1、第2章 利用Excel 2007分類匯總數(shù)據(jù),創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表并使用記錄單 數(shù)據(jù)列表的篩選與排序 分類匯總和列表的使用,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表并使用記錄單,數(shù)據(jù)列表概述 創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表 在記錄單中輸入數(shù)據(jù) 修改、刪除和搜索記錄,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表并使用記錄單,Excel 2007中文版操作簡潔，不要求用戶具有特別強(qiáng)的專業(yè)知識，提供的服務(wù)功能強(qiáng)大，可以完成數(shù)據(jù)列表的篩選、排序、分類和查詢等功能。 當(dāng)然，Excel 2007中文版也仍然存在如下的局限性： （1）表格容量有限 數(shù)據(jù)表的容量有限，不能勝任大規(guī)模數(shù)據(jù)庫的管理，每張工作

2、表最多可以容納65536行256列單元，每個(gè)單元可以容納最多32767個(gè)字符（Byte）。 （2）數(shù)據(jù)完整性差 在數(shù)據(jù)完整性方面還有很多不足，最常見的就是不允許把文本內(nèi)容輸入到數(shù)字序列中。 （3）數(shù)據(jù)存放占用存儲空間大 在系統(tǒng)資源利用方面，整個(gè)數(shù)據(jù)列表內(nèi)容都存放在內(nèi)存中，每張數(shù)據(jù)表存放的不僅是數(shù)據(jù)內(nèi)容，還包括數(shù)據(jù)格式等。相比純數(shù)據(jù)而言，所占用的存儲空間更大，降低了整個(gè)操作系統(tǒng)的工作效率，造成了資源的浪費(fèi)。 另外，Excel 2007中文版提供了第3方數(shù)據(jù)庫文件格式的轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入/導(dǎo)出功能，這樣，就可以與各類專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行協(xié)同數(shù)據(jù)處理，彌補(bǔ)其自身的不足。,數(shù)據(jù)列表概述,高效辦公“職”通車Exc

3、el數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表并使用記錄單,創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表,利用創(chuàng)建工作表的方法創(chuàng)建一張如圖2-1所示的數(shù)據(jù)列表，其中，列項(xiàng)稱為字段，行項(xiàng)稱為記錄，此工作表共有6列5行，即6個(gè)字段5個(gè)記錄。 創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表要注意如下所述的幾個(gè)問題：,圖2-1 數(shù)據(jù)列表,（1）不要在同一個(gè)工作表中建立多份數(shù)據(jù)表。 （2）為區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)表和其他數(shù)據(jù)表（例如篩選條件數(shù)據(jù)表），其間要留有空行和空列，同時(shí)還要注意，不要在各記錄（各行）和各字段（各列）之間放置空行和空列。 （3）為了便于區(qū)分字段名，字段名最好與數(shù)據(jù)庫中其他數(shù)據(jù)應(yīng)用不一樣的格式。,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,創(chuàng)建數(shù)據(jù)列表并使用記錄單,在記錄單

4、中輸入數(shù)據(jù),當(dāng)行數(shù)和列數(shù)較多時(shí)，數(shù)據(jù)輸入就很麻煩，此時(shí)在工作表中直接輸入數(shù)據(jù)，既沒有效率又容易出錯(cuò)，還不便與修改，但使用Excel的記錄單功能則可以輕松解決這個(gè)問題。通過記錄單操作不僅可以修改和刪除數(shù)據(jù)，也可以查找記錄，比直接編輯工作表還要方便很多。 利用記錄單功能輸入數(shù)據(jù)時(shí)，需要注意：在Excel 2007中的某些命令（比如記錄單功能）只能從“Excel 選項(xiàng)”對話框的所有命令列表中訪問。若要在Excel 2007 中使用“記錄單”命令，則需要將其添加到快速訪問工具欄。,在窗口上方單擊菜單按鈕，在彈出的下拉菜單中單擊【Excel選項(xiàng)】按鈕，選擇【Excel選項(xiàng)】對話框中的“自定義”選項(xiàng)卡。

5、在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中，單擊“其他命令”選項(xiàng)，在下方的命令列表框中選擇“記錄單”選項(xiàng)。 在“自定義快速訪問工具欄”框中，選擇“用于所有文檔(默認(rèn))”，選擇要添加的命令“記錄單”之后，單擊【添加】按鈕。 單擊“上移”和“下移”箭頭按鈕，將這些命令在“快速訪問工具欄”上將其按順序排列。最后單擊【確定】按鈕，即可完成“記錄單”命令在Excel 2007中的添加操作。,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,數(shù)據(jù)列表的篩選與排序,自動(dòng)篩選與高級篩選 按列和多列排序 自定義排序和按行排序,篩選數(shù)據(jù)功能就是挑選符合條件的數(shù)據(jù)，并以特有的方式表現(xiàn)出來。數(shù)據(jù)篩選是數(shù)據(jù)庫中常見的操作，Exc

6、el 2007為用戶提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)篩選功能，允許用戶根據(jù)需要選擇自動(dòng)篩選或高級篩選，方便地從龐大的數(shù)據(jù)庫中挑出符合條件的數(shù)據(jù)。,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,數(shù)據(jù)列表的篩選與排序,當(dāng)用戶需要篩選的數(shù)據(jù)條件要求比較簡單時(shí)，可以使用Excel2007中文版提供的自動(dòng)篩選功能，比如要在如圖2-12所示的數(shù)據(jù)庫中，挑選出數(shù)學(xué)成績是86分的記錄。 具體的操作步驟如下： 單擊如圖2-12所示數(shù)據(jù)表中包含數(shù)據(jù)信息的任意一個(gè)單元格之后，選擇【開始】【編輯】【排序和篩選】【篩選】命令項(xiàng)，此時(shí)數(shù)據(jù)庫中每個(gè)字段名右側(cè)將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向下的三角按鈕，如圖2-12所示。 單擊“數(shù)學(xué)”字段右端的向下三角按鈕

7、，在彈出的下拉菜單中選擇“86”命令項(xiàng)之后，單擊【確定】按鈕，此時(shí)工作表中將只顯示數(shù)據(jù)成績是86分的記錄，其中作為篩選依據(jù)的字段和篩選出的行標(biāo)題變?yōu)樗{(lán)色，如圖2-13所示。,自動(dòng)篩選與高級篩選,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,圖2-12 篩選數(shù)據(jù)庫,圖2-13 篩選結(jié)果,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,數(shù)據(jù)列表的篩選與排序,按列和多列排序,這里介紹一下Excel 2007版默認(rèn)的升序排列優(yōu)先級： 數(shù)字：從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序。 字母：按ASCII進(jìn)行排序。 邏輯值：FALSE排在TRUE之前。 錯(cuò)誤值：所有錯(cuò)誤值的優(yōu)先級相同。 空格：空格始終排在最后。 漢

8、字：可以根據(jù)漢語拼音的字母順序或漢字的筆畫多少進(jìn)行排序。,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,分類匯總和列表的使用,簡單的分類匯總 多級分類匯總 分級顯示數(shù)據(jù) 創(chuàng)建并使用列表,分類匯總包括兩部分：先對一個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，再對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。使用Excel 2007版提供的分類匯總功能，可以使用戶更方便地對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總。,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,分類匯總和列表的使用,簡單的分類匯總,對于需要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)庫，要求該數(shù)據(jù)庫的每個(gè)字段都有字段名，也就是數(shù)據(jù)庫的每列都有列標(biāo)題。Excel 2007版是根據(jù)字段名來創(chuàng)建數(shù)據(jù)組、進(jìn)行分類匯總的。 另

9、外，在對某一列進(jìn)行分類匯總時(shí)，應(yīng)該先對該列進(jìn)行排序，這樣對該列進(jìn)行的分類匯總，究會(huì)按一定的次序給出排列結(jié)果，否則會(huì)出現(xiàn)偏離預(yù)期的結(jié)果。如圖2-39所示即為先對“商品數(shù)量”列進(jìn)行升序排列，再按照“訂貨單位”列進(jìn)行匯總所顯示的結(jié)果。,圖2-39 分類匯總結(jié)果,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,分類匯總和列表的使用,多級分類匯總,分類匯總后的結(jié)果如果仍不能滿足用戶的需要，則可以對匯總的結(jié)果進(jìn)行再次分類匯總，從而滿足用戶的需求。一次分類匯總稱之為一級分類匯總（或者簡單分類匯總），再次分類匯總稱之為多級分類匯總。 在對其進(jìn)行分類匯總之前，需要先對“訂貨單位”數(shù)據(jù)組和“商品型號”數(shù)據(jù)組進(jìn)行排序

10、（升序或降序）。 按照一級分類匯總的方法，對數(shù)據(jù)庫中的“訂貨單位”先進(jìn)行分類匯總。 選擇【數(shù)據(jù)】【分級顯示】【分類匯總】命令項(xiàng)，即可打開如圖2-40所示的【分類匯總】對話框。 在“分類字段”下拉列表中選擇“商品型號”命令項(xiàng)，在“匯總方式”下拉列表中選擇“求和”命令項(xiàng)，并在“選定匯總項(xiàng)”列表框中勾選“合計(jì)”復(fù)選框，并且選擇下方的“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框，取消對“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框的選擇。 最后單擊【確定】按鈕，即可完成兩級分類匯總，結(jié)果如圖2-41所示。,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,圖2-41 二級分類匯總結(jié)果,圖2-40 【分類匯總】對話框,高效辦公“職”通車Excel數(shù)據(jù)圖表范例應(yīng)用,分類匯總和列表的使用,創(chuàng)建并使用列表,Excel所提供的列表功能和自動(dòng)篩選功能有些類似，實(shí)際上就是自動(dòng)篩選、排序和匯總等多個(gè)功能的集合。但列表功能在使用上有其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，使用更加靈活，能很方便地處理多組數(shù)據(jù)，且將數(shù)據(jù)庫中的某個(gè)區(qū)域指定為列表后，用戶就可以只對選定的區(qū)域（列表）內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分