1、秘書需要具備的幾種能力秘書需要具備的幾種能力能力:(一)較高的文字水平秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù),就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿.因此,秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí),還要掌握一定的寫作規(guī)律.漢語詞語浩瀚,文體廣博,這為文字工作者提供了良好的條件.但是,寫作是一種綜合能力的表現(xiàn),要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一,既要有好的表現(xiàn)形式,又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容,并不是一件輕而易舉的事.這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐,熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧,隨時(shí)注意積累資料,不斷提高寫作水平.要注意文風(fēng)的改革,培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力.(二)較強(qiáng)的組織能力現(xiàn)

2、代的秘書人員,既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動(dòng)者,而是具有一定的組織和管理能力的人才.根據(jù)職責(zé)的要求,秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng),如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力,就無法把工作搞好.對此,秘書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時(shí)多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn).另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn),統(tǒng)籌安排工作.(三)準(zhǔn)確的判斷能力皮貝克(美國人才代征聘專家)說:“最重要的才能莫過于能作出正確的判斷,而這種特殊才能將是電腦永遠(yuǎn)無法取代的.”為了實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示

3、,商務(wù)秘書必須正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖.不論是日常的還是突然而來的工作,商務(wù)秘書必須從各個(gè)角度對問題進(jìn)行思考和分析,盡快地作出判斷,準(zhǔn)確無誤地應(yīng)付,或者當(dāng)機(jī)立斷地去做,不致出現(xiàn)失誤或漏洞.艾科卡(美國企業(yè)界的傳奇人物,美國克萊斯勒汽車公司總裁)說過:“如果你已經(jīng)有了95%的資料,但想再取得其余的5%,卻還得花費(fèi)六個(gè)月.到了那時(shí),市場行情已經(jīng)變了,你的資料也過時(shí)了.生活的全部要點(diǎn)就是:選擇時(shí)機(jī).”可見在如今的“商戰(zhàn)”中,商務(wù)秘書成熟敏捷的判斷力更為重要.(四)敏捷的應(yīng)變能力秘書的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù),減少外界一般性事物對上司的干擾,這需要秘書的隨機(jī)應(yīng)變.在一些正式或非正式場合中,秘書是

4、上司的代表和發(fā)言人,這要求秘書默契地配合上司,幫上司打圓場,為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系.在面對一些緊急情況時(shí),有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)做出處理方案,這也是秘書要具備的非常重要的能力之一.(五)廣泛的社交能力當(dāng)前,社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門”活動(dòng).社交對于秘書人員來說同樣重要.首先,社交可以開闊視野,增長知識(shí).在廣泛的社交中,可以博采眾長,學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)以豐富自己.知識(shí)出才智,智是謀之本,這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用.其次,社交是辦事的輔助.秘書人員辦理公務(wù),聯(lián)系事務(wù),自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率.(六)掌握

5、外語的能力隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,越來越多的管理者要到國外進(jìn)行投資、經(jīng)濟(jì)管理或進(jìn)行國際貿(mào)易交際、商務(wù)談判,簽訂合同等,這就要求商務(wù)秘書具備一定的外語能力.現(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的企業(yè),也要求商務(wù)秘書人員掌握1一2門外語,能夠利用外語閱讀或查閱資料,并熟練掌握外語會(huì)話、寫作的能力.(七)計(jì)算機(jī)操作能力美國在線公司總裁史蒂夫,凱斯說:“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時(shí),這會(huì)以前所未有的方式讓人掌握主動(dòng)權(quán).他們隨時(shí)都能獲得有關(guān)他們關(guān)心問題的信息,這會(huì)在一個(gè)比較完善的市場為他們提供比較完善的信息.”商務(wù)秘書需要閱讀、收集大量信息,或進(jìn)行日常事務(wù)處理,或進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算,都離不開計(jì)算機(jī).利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)資

6、源共享,快捷地了解世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀,節(jié)約人力和時(shí)間.隨著電子商務(wù)的興起和發(fā)展,不斷提高計(jì)算機(jī)操作能力對商務(wù)秘書而言是大勢所趨.(八)創(chuàng)新能力創(chuàng)新能力也是21世紀(jì)檢驗(yàn)各類人才素質(zhì)高低的一個(gè)重要尺度.商務(wù)秘書的創(chuàng)新能力,是指創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖,為領(lǐng)導(dǎo)工作提供最佳服務(wù)的能力.商務(wù)秘書參謀作用發(fā)揮如何,在很大程度上取決于其創(chuàng)新能力的強(qiáng)弱.美國學(xué)者、管理專家加里哈梅爾曾說:“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財(cái)富的唯一途徑.”沒有創(chuàng)新的意識(shí),沒有創(chuàng)新的思維,沒有創(chuàng)新的膽略,是不可能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的參謀建議的.(九)運(yùn)用WTO規(guī)則的能力WTO的核心是一整套進(jìn)行國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來的游戲規(guī)則體系,是一種崇尚公平、開放、規(guī)范競爭的規(guī)則網(wǎng)絡(luò).中國加入WTO后,如何適應(yīng)新的游戲規(guī)則下的競爭,并運(yùn)用這些規(guī)則參與競爭,是必須首先解決的關(guān)鍵問題.中國企業(yè)在這一方面的能力還很薄弱,龍永圖曾對此感慨地說:“入世后我們最大的風(fēng)險(xiǎn)不