社會其它相關(guān)論文-有效發(fā)揮高校院（系）資料室職能的對策淺探【摘要】高校院(系)資料室是高校圖書情報組織的一部分，是教師教學(xué)和科研的前哨。目前，有相當(dāng)多的高校二級院(系)資料室存在著職能不完善的狀況，只是做些資料的保存、整理及借閱的工作，而編制文獻目錄、文獻索引、專題文摘，搜集和整理專題參考資料，提供情報咨詢等工作，根本沒有開展。針對這些問題，本文提出了解決的對策?！娟P(guān)鍵詞】高校院(系)資料室職能資料對策一、目前，高校院(系)資料室職能不完善的表現(xiàn)及原因高校院(系)資料室是高校圖書情報系統(tǒng)的組成部分，是直接為本系本學(xué)科的教學(xué)和科研服務(wù)的基層專業(yè)情報資料綜合服務(wù)機構(gòu)。其職能是否完善，直接決定著其服務(wù)質(zhì)量。其職能完善，才能為教學(xué)和科研提供良好的服務(wù)，推進教學(xué)和科研活動的開展；若其職能不完善，必然服務(wù)不良，影響教學(xué)和科研活動的開展。那么，目前高校院(系)資料室的職能是否完善呢?通過對遼寧省3所高校院(系)資料室的調(diào)查，表明相當(dāng)多的高校的資料室的職能存在著不完善的狀況，相當(dāng)多的高校院(系)資料室只是做些資料的保存、整理及借閱的工作，編制文獻目錄、文獻索引、專題文摘，搜集和整理專題參考資料，提供情報咨詢等工作，根本沒有開展。絕大多數(shù)資料室也只為本單位的教師和學(xué)生服務(wù)，不對學(xué)院以外師生開放.與圖書館和其他院系資料室缺乏溝通、交流和聯(lián)系。這種封閉的運作模式嚴(yán)重影響了室藏信息的開放性和文獻資源的共享，其利用率得不到提高，資源處于嚴(yán)重的浪費狀態(tài).不利于教學(xué)和科研工作的開展。造成這種情況的主要原因一般有四種。1.缺乏專職的資料室管理人員高校合并后，規(guī)模擴大了，但人員(特別是教輔人員)的編制卻相對壓縮了。因此很多新建立的二級學(xué)院根本不設(shè)專職的圖書資料管理人員，只是設(shè)立一個兼職的圖書資料管理人員，甚至有一些資料室還處于名存實亡的癱瘓狀態(tài)。2.缺乏資金投入，導(dǎo)致資料缺少，設(shè)備落后，條件不具備據(jù)調(diào)查，不少高校對資料室缺乏資金上的支持，使其資金極為困難，資料難以購進，設(shè)備難以更新，使職能的完善缺乏物資技術(shù)條件的支持。3.制度不完善，沒有要求資料室擔(dān)負(fù)其應(yīng)盡的職能據(jù)調(diào)查，不少院校把資料工作擺在可有可無的地位，沒有認(rèn)識到情報資料工作的重要地位和重大作用，把情報資料工作當(dāng)成誰都可以干的簡單工作，把系部資料室當(dāng)成了“第二辦公室”，把資料員當(dāng)成了未明身份的“行政候補”或“機動干事”，根本就沒有要求資料員做這些工作。4.資料員缺乏有效的激勵機制，資料員動力不足，不愿擔(dān)負(fù)某些職能據(jù)調(diào)查，很多資料室的工作全靠資料員的責(zé)任心來維持，完善資料室的職能，提高服務(wù)質(zhì)量，與資料員職稱的晉升、事業(yè)的發(fā)展關(guān)系不大，也得不到相應(yīng)的稱賞。沒有有效的激勵機制及評價獎懲機制，完善資料室的職能便不能成為資料員內(nèi)在的需要，資料員自然動力不足，不愿擔(dān)負(fù)。二、高校院(系)資料室職能完善的標(biāo)準(zhǔn)要完善高校院(系)資料室的職能，必須先明確高校院(系)資料室職能完善的標(biāo)準(zhǔn)，資料員到底應(yīng)該干些什么工作。若非如此，完善高校院(系)資料室的職能便無從著手。職能完善的高校院(系)資料室，應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)以下職能。1.資料的保存和整理這是高校院(系)資料室最基本的職能，是其開展良好服務(wù)的前提，若這項工作做不好，擔(dān)負(fù)其他職能就無從談起。目前的高校院(系)資料室，對資料的保存尚還重視，但對資料的整理卻很不到位。如沒有對購置的資料分類編目，對資料的擺放也很隨意，沒有按目錄分類有序擺放，致使資料的查找十分困難，難以準(zhǔn)確掌握資料的借出狀況，難以查驗資料的丟失情況，導(dǎo)致了資料的難以查找和大量丟失。為除此弊，必須對購置的資料進行分類編目，并以此有序擺放，借出的圖書還回后還應(yīng)放回原處，使其存放位置有序化、固定化。應(yīng)將資料的分類和擺放情況登記造冊，并錄入計算機，這樣便可使資料的品種、多少和擺放狀況一目了然，并可準(zhǔn)確掌握資料的丟失狀況。2.資料的借閱這是高校院(系)資料室的基本服務(wù)項目。擔(dān)負(fù)好此項職能，資料必須及時收回，處于循環(huán)流動狀態(tài)，如資料借而不還，流轉(zhuǎn)不暢，必會降低資料的利用率，影響教學(xué)和科研活動的開展。目前高校院(系)資料室廣泛存在著資料借而不還，流轉(zhuǎn)不暢的現(xiàn)象，嚴(yán)重降低了資料的利用率，影響了教學(xué)和科研活動的開展。造成這種局面，是因缺乏有效的約束機制，無法對借而不還的行為加以有效的約束，如有的單位雖然規(guī)定了資料的借閱期限及續(xù)借和獎懲的對策，但資料員與師生都是本單位的職工，資料員難以撕破面皮，向師生催要。解決這一問題，最有效的就是實行借書證制度。單位給每個職工發(fā)一定量的借書證，每借一本書押一張借書證，還書時歸還借書證，借書證用完則不可再借。這樣，師生借到的書達(dá)到定額時，為借新書，就不得不歸還舊書，師生手中積壓的資料就不會超過定額，資料就會處于循環(huán)流動的狀態(tài)，徹底解決資料借而不還，流轉(zhuǎn)不暢的頑疾。3.編制文獻目錄或文獻索引這是方便師生了解資料室資料收藏狀況和查找資料，提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。若沒有文獻目錄，師生就難以準(zhǔn)確了解資料室所藏圖書的數(shù)量和種類，難以有效地加以利用。文獻索引是師生查找資料的指路燈，可大大方便資料的查找；若沒有文獻索引，資料就會查找困難，大大降低其利用率，使大量資料被閑置而得不到利用。查找資料當(dāng)然可以借助既有的一些工具和方法，如圖書館目錄、期刊索引、電子計算機文獻數(shù)據(jù)庫等，但這并非針對本資料室的文獻，難以完全適應(yīng)本資料室的情況，不能滿足本資料室?guī)熒男枰榉奖銕熒鷮Ρ举Y料室文獻的利用，針對本資料室的文獻編制文獻索引必不可少。目前，高校院(系)資料室對編制文獻目錄或文獻索引，有的作了，但還有相當(dāng)多的卻未作。但若要切實為科研服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，則此項工作必作，只提供低層次的服務(wù)，難以滿足科研的需要。4.編制專題文摘高校教師搞科研，一般都是根據(jù)自己的特長而形成相對穩(wěn)定的研究領(lǐng)域。為更好地為科研服務(wù)，高校院(系)資料室應(yīng)據(jù)此而編制專題文摘，這可讓研究者及時準(zhǔn)確地掌握自己研究領(lǐng)域的研究動態(tài)、主要成就和相關(guān)的各種觀點，有力地促進科研活動的開展。5.搜集和整理專題參考資料資料室的書刊資料，對各個研究專題而言，都是散見各處，不便研究者利用的。為了方便研究者對資料的利用，高校院(系)資料室應(yīng)將本單位研究專題的相關(guān)參考資料進行搜集和整理，即先將他們搜集到一塊，然后再據(jù)其內(nèi)容和重要程度進項分類整理。6.提供情報咨詢有的師生對如何利用圖書資料不太精通，大多對資料室的書刊資料難以透徹了解，對本單位資料室自己研究專題的相關(guān)資料更難以準(zhǔn)確了解，因此資料員應(yīng)提供情報咨詢服務(wù)以克服師生的這些困難。該項服務(wù)以協(xié)助檢索、解答咨詢、專題文獻報道、情報檢索服務(wù)等方式向師生提供事實、數(shù)據(jù)和文獻線索，可有效發(fā)揮資料室的情報功能，開發(fā)文獻資源，提高文獻利用率，是提高服務(wù)質(zhì)量，滿足師生需要的有效途徑。三、有效發(fā)揮高校院(系)資料室職能的對策針對目前高校院(系)資料室存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下措施：1.破除“重藏輕用”的觀念，擴大資料的利用率高校院(系)資料室的職能不完善，與“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念有關(guān)。我國古代的“藏書樓”即以藏書為職能，不以供人利用為職能。高校院(系)資料室受此傳統(tǒng)的影響，有的只注重對書刊資料的保存