轉(zhuǎn) Word， PDF， PPT， TXT 之間的轉(zhuǎn)換方法（好東西，以后整理課件就不會(huì)那么麻煩了。） 2012-1-19 13:55 閱讀 (1) 轉(zhuǎn)載自 付霞 下一篇：炒蔬菜不變色的小 . | 返回日志列表 贊 轉(zhuǎn)載 分享 評(píng)論 復(fù)制地址 編輯 一、把 PPT 轉(zhuǎn) WORD 形式的方法 1利用 大綱 視圖 打開(kāi) PPT 演示文稿，單擊 大綱 ，在左側(cè) 幻燈片 /大綱 ” 任務(wù)窗格的 “ 大綱 ” 選項(xiàng)卡里單擊一下鼠標(biāo)，按 Ctrl+A組合健全選內(nèi)容，然后使用 Ctrl+C組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇 復(fù)制 命令，然后粘貼到 Word 里。 提示：這種方法會(huì)把原來(lái)幻燈片中的行標(biāo)、各種符號(hào)原封不動(dòng)的復(fù)制下來(lái)。 2利用 發(fā)送 功能巧轉(zhuǎn)換 打 開(kāi)要轉(zhuǎn)換的 PPT 幻燈片，單擊 文件 發(fā)送 MicrosoftWord 菜單命令。然后選擇 只使用大綱 單選按鈕并單擊 確定 按鈕，等一會(huì)就發(fā)現(xiàn)整篇 PPT 文檔在一個(gè) Word文檔里被打開(kāi)。 提示： 在轉(zhuǎn)換后會(huì)發(fā)現(xiàn) Word 有很多空行。在 Word 里用替換功能全部刪除空行可按 Ctrl+H打開(kāi) 替換 對(duì)話框，在 查找內(nèi)容 里輸入 pp，在 替換為 里輸入 p，多單擊幾次 全部替換 按鈕即可。 (可在英文狀態(tài)下用 Shift+6鍵來(lái)輸入。 )3利用 另存為 直接轉(zhuǎn)換 打開(kāi)需要轉(zhuǎn)換的幻燈 片，點(diǎn)擊 文件 另存為 ，然后在 保存類型 列表框里選擇存為 rtf格式?，F(xiàn)在用 Word打開(kāi)剛剛保存的 rtf 文件，再進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嫾纯蓪?shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換。 4 PPTConverttoDOC 軟件轉(zhuǎn)換 PPTConverttoDOC 是綠色軟，解壓后直接運(yùn)行，在運(yùn)行之前請(qǐng)將 Word 和 PPT 程序都關(guān)閉。選中要轉(zhuǎn)換的 PPT 文件，直接拖曳到 PPTConverttoDOC程序里。單擊工具軟件里的 開(kāi)始 按鈕即可轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換結(jié)束后程序自動(dòng)退出。 提示： 如果選中 轉(zhuǎn)換時(shí)加分隔標(biāo)志 ，則會(huì)在轉(zhuǎn)換好的 word 文檔 中顯示當(dāng)前內(nèi)容在原幻燈片的哪一頁(yè)。轉(zhuǎn)換完成后即可自動(dòng)新建一個(gè) Word 文檔，顯示該 PPT 文件中的所有文字。 ps： 第四種慎用 ,百度上很多所謂的那個(gè)軟件都是有病毒的 ,毒性不小 ,一般的殺毒軟件查不出 PDF 文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多，但倘若要從里面提取些資料，實(shí)在是麻煩的可以。 二、把 PDF 轉(zhuǎn)換成 Word 的方法 Adobe Acrobat 7.0 Professional 是編輯 PDF 的軟件。 用 Adobe Acrobat 7.0 Professional 打開(kāi)他另存為 WORD 試試看。 或者用 ScanSoft PDF Converte，安裝完成后不須任何設(shè)置，它會(huì)自動(dòng)整合到 Word 中。當(dāng)我們?cè)?Word 中點(diǎn)擊 “ 打開(kāi) ” 菜單時(shí)，在 “ 打開(kāi) ” 對(duì)話框的 “ 文件類型 ” 下拉菜單中可以看到 “PDF” 選項(xiàng)，這就意味著我們可以用 Word 直接打開(kāi) PDF 文檔了 ! ScanSoft PDF Converter 的工作原理其實(shí)很簡(jiǎn)單，它先捕獲 PDF 文檔中的信息，分離文字、圖片、表格和卷，再將它們統(tǒng)一成 Word 格式。由于 Word 在打開(kāi) PDF 文檔時(shí)，會(huì)將 PDF 格式轉(zhuǎn)換成 DOC格式，因此打開(kāi)速度會(huì)較一般的文件慢。打開(kāi)時(shí)會(huì)顯示 PDF Converter 轉(zhuǎn)換進(jìn)度。轉(zhuǎn)換完畢后可以看到，文檔中的文字格式、版面設(shè)計(jì)保持了原汁原味，沒(méi)有發(fā)生任何變化，表格和圖片也完整地保存下來(lái)了，可以輕松進(jìn)行編輯。 除了能夠在 Word 中直接打開(kāi) PDF 文檔外，右擊 PDF 文檔，在彈出菜單中選擇 “Open PDF in Word” 命令也可打開(kāi)該文件。另外，它還會(huì)在 Outlook 中加入一個(gè)工具按鈕，如果收到的電子郵件附件中有 PDF 文檔，就可以直接點(diǎn)擊該按鈕將它轉(zhuǎn)換成 Word 文件。 有時(shí)我們?cè)诰W(wǎng)上搜索到 PDF 格式的文件，同樣可以通過(guò)右鍵菜單的相關(guān)命令直接在 Word 中打開(kāi)它。 三、 Word 轉(zhuǎn)換成 PPT 的方法 我們通常用 Word 來(lái)錄入、編輯、打印材料，而有時(shí)需要將已經(jīng)編輯、打印好的材料，做成 PowerPoint 演示文稿，以供演示、講座使用。如果在 PowerPoint 中重新錄入，既麻煩又浪費(fèi)時(shí)間。如果在兩者之間，通過(guò)一塊塊地復(fù)制、粘貼，一張張地制成幻燈片，也比較費(fèi)事。其實(shí)，我們可以利用 PowerPoint 的大綱視圖快速完成轉(zhuǎn)換。 首先，打開(kāi) Word 文檔，全部選中，執(zhí)行 “ 復(fù)制 ” 命令。然后，啟動(dòng) PowerPoint，如果是 Word 2002 版，選擇 “ 普通 ” 視圖，單擊 “ 大綱 ” 標(biāo)簽（如圖 1）；如果沒(méi)有 “ 大綱 ” 和 “ 幻燈片 ” 選項(xiàng)卡，顯示的方法是在 “ 視圖 ” 菜單上，單擊 “ 普通（恢復(fù)窗格） ” 或在窗口的左下角，單擊普通視圖（恢復(fù)窗格）按鈕；如果是 Word 97/2000 版，可直接選擇 “ 大綱 ” 視圖，將光標(biāo)定位到第一張幻燈片處，執(zhí)行 “ 粘貼 ” 命令，則將 Word 文檔中的全部?jī)?nèi)容插入到了第一幻燈片中。接著，可根據(jù)需要進(jìn)行文本格式的設(shè)置，包括字體、字號(hào)、字型、字的顏色和對(duì)齊方式等；然后將光標(biāo)定位到需要?jiǎng)澐譃橄乱粡埢脽羝帲苯影椿剀囨I，即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片；如果需要插入空行，按 Shift+Enter。 經(jīng)過(guò)調(diào)整，很快就可以完成多張幻燈片的制作（如圖 2）。最后，還可以使用 “ 大綱 ”工具欄，利用 “ 升級(jí) ” 、 “ 降級(jí) ” 、 “ 上移 ” 、 “ 下移 ” 等按鈕進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)整。 反之，如果是將 PowerPoint 演示文稿轉(zhuǎn)換成 Word 文檔，同樣可以利用 “ 大綱 ” 視圖快速完成。方法是將光標(biāo)定位在除第一張以外的其他幻燈片的開(kāi)始處，按 BackSpace（退格鍵），重復(fù)多次，將所有的幻燈片合并為一張，然后全部選中，通過(guò)復(fù)制、粘貼到 Word 中即可。 四、將 PDF 轉(zhuǎn)換成 TXT 的方法 方法一： 用以上方法將 PDF 轉(zhuǎn) DOC，再用 WORD 將 DOC 轉(zhuǎn) TXT 方法二：用 PDF2TXT 3.1 漢化版 PDF2TXT 3.1 漢化版可以快速把 .pdf 文件轉(zhuǎn)換為 .txt 或 .htm(.html)文件的小工具 .操作簡(jiǎn)單 ,快捷注： Adobe Acrobat Reader6.0 以上版本可以直接把 PDF 文件另存為 txt 文件。 五、 PDF 轉(zhuǎn) BMP 方法一：用 PDFTOOLS PDF 是 Adobe 公司開(kāi)發(fā)的作為全世界可移植電子文檔的通用格式，它能夠正確保存源文件的字體、格式、顏色和圖片，使文件的交流可以輕易跨越應(yīng)用程序和系統(tǒng)平臺(tái)的限制。但是，一些文檔的特殊操作（如提取 PDF 文檔中的一段文字或圖片）對(duì)于一般用戶來(lái)說(shuō)，不是那么容易上手的。不過(guò)現(xiàn)在有了 PDFTools 這款神奇工具后，你就可以輕松地把 PDF 文檔的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成 HTM、 TXT 和 BMP 這三種常用的文件格式。 為了 PDFTools 能更好地為我們服務(wù)，我們首先得對(duì)它進(jìn)行一番設(shè)置。在主界面中點(diǎn)擊菜單 “ 文件 設(shè)置 ” 或直接按 “Ctrl D” 組合鍵調(diào)出設(shè)置對(duì)話框。在 “ 常規(guī)設(shè)置 ” 標(biāo)簽頁(yè)中設(shè)置頁(yè)面的轉(zhuǎn)換范圍，默認(rèn)為全部轉(zhuǎn)換，你可以點(diǎn)擊下拉按鈕，選擇 “ 選擇指定頁(yè) ” 后，輸入轉(zhuǎn)換的起始頁(yè)和停止頁(yè)。未注冊(cè)版本只能轉(zhuǎn)換 PDF 文檔的前五頁(yè)內(nèi)容。 “ 輸出設(shè)置 ” 框的內(nèi)容是設(shè)置輸入圖片的像素和 JPEG 圖片質(zhì)量。選中 “ 轉(zhuǎn)換后瀏覽 ” 的復(fù)選框，那么當(dāng)文檔轉(zhuǎn)換完成后，程序就會(huì)調(diào)出對(duì)應(yīng)程序打開(kāi)轉(zhuǎn)換后的文件。 “PDF2HTM” 標(biāo)簽頁(yè)只有一 “ 使用完全處理模式 ” 復(fù)選框，依實(shí)際情況決定。 六、 PDF 轉(zhuǎn) HTM 的方法 HTM 是網(wǎng)頁(yè)的通用格式，但 PDFTools 轉(zhuǎn)換 HTM 文件后，所形成的 HTM 文件并不包含有 PDF 文檔中的文字，而是將 PDF 文檔的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成 JPG 圖像文件，然后再用 HTML 語(yǔ)言將圖片嵌入到網(wǎng)頁(yè)中。生成的 HTM 文件是一個(gè)框架網(wǎng)頁(yè)，即左邊是各頁(yè)面的鏈接窗口，右邊的 內(nèi)容就是 JPG 圖片了。如果你用的是 IE6 的話，當(dāng)鼠標(biāo)移到右邊窗口后，就會(huì)浮出一排快捷工具欄。 首先選擇菜單 “ 工具 PDF 轉(zhuǎn) HTM” ，使其轉(zhuǎn)為 HTM 模式。接著打開(kāi)文件有多種操作方式：通過(guò)菜單 “ 文件 打開(kāi) ” 直接按 “Ctrl F” 鍵后調(diào)出打開(kāi)對(duì)話框選擇文件，或者直接把待轉(zhuǎn)換的 PDF 文檔拖到 PDFTools 主界面中，軟件馬上開(kāi)始轉(zhuǎn)換。轉(zhuǎn)換后的文件是保存在源文件中，而且還有相應(yīng)名稱的子文件夾，里面就是一些 JPG 圖片和其它資源。最后彈出一個(gè)提示窗口，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 即可。 一、誤刪資料恢復(fù) 一不小心，刪錯(cuò)了，還把回收 站清空了，咋辦?。?只要三步，你就能找回你刪掉并清空回收站的東西 步驟： 1、單擊 “ 開(kāi)始 運(yùn)行，然后輸入 regedit （打開(kāi)注冊(cè)表） 2、依次展開(kāi)： HEKEY LOCAL MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/ CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左邊空白外點(diǎn)擊 “ 新建 ” ，選擇： “ 主鍵 ” ，把它命名為 “ 645FFO40 5081 101B 9F08 00AA002F954E” 再把右邊的 “ 默 認(rèn) ” 的主鍵的鍵值設(shè)為 “ 回收站 ” ，然后退出注冊(cè)表。就 OK啦。 3、要重啟計(jì)算機(jī)。 只要機(jī)器沒(méi)有運(yùn)行過(guò)磁盤整理。系統(tǒng)完好 .任何時(shí)候的文件都可以找回來(lái)。 也許你已經(jīng)在 Excel中完成過(guò)上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用 Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為 Excel也不過(guò)如此，甚至了無(wú)新意。但我們平日里無(wú)數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過(guò)是 Excel全部技巧的百分之一。本專題從 Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于 Excel的別樣風(fēng)情。 一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯 示 在工資表中，如果想讓大于等于 2000 元的工資總額以 “ 紅色 ” 顯示，大于等于 1500元的工資總額以 “ 藍(lán)色 ” 顯示，低于 1000元的工資總額以 “ 棕色 ” 顯示，其它以 “ 黑色 ” 顯示，我們可以這樣設(shè)置。 1.打開(kāi) “ 工資表 ” 工作簿，選中 “ 工資總額 ” 所在列，執(zhí)行 “ 格式 條件格式 ” 命令，打開(kāi) “ 條件格式 ” 對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中 “ 大于或等于 ” 選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值 “ 2000” 。單擊 “ 格式 ” 按鈕，打開(kāi) “ 單元格格式 ” 對(duì)話框，將 “ 字體 ” 的 “ 顏色 ” 設(shè)置為 “ 紅色 ” 。 2.按 “ 添加 ” 按鈕，并仿照上面 的操作設(shè)置好其它條件 (大于等于 1500，字體設(shè)置為 “ 藍(lán)色 ” ；小于 1000，字體設(shè)置為 “ 棕色 ” )。 3.設(shè)置完成后，按下 “ 確定 ” 按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。 二、建立分類下拉列表填充項(xiàng) 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用 “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。 1.在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 (如 “ 工業(yè)企業(yè) ” 、 “ 商業(yè)企業(yè) ” 、 “ 個(gè)體企業(yè) ” 等 )分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。 2.選中 A列 (“ 工業(yè)企業(yè) ” 名稱所在列 )，在 “ 名稱 ” 欄內(nèi)，輸入 “ 工業(yè)企業(yè) ” 字符后，按 “ 回車 ” 鍵進(jìn)行確認(rèn)。 仿照上面的操作，將 B、 C 列分別命名為 “ 商業(yè)企業(yè) ” 、 “ 個(gè)體企業(yè) ” 3.切換到 Sheet1 中，選中需要輸入 “ 企業(yè)類別 ” 的列 (如 C列 )，執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 有效性 ” 命令，打開(kāi) “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 對(duì)話框。在 “ 設(shè)置 ” 標(biāo)簽中，單擊 “ 允許 ” 右側(cè)的下拉按鈕，選中 “ 序列 ” 選項(xiàng)，在下面的 “ 來(lái)源 ” 方框中，輸入 “ 工業(yè)企業(yè) ” ， “ 商業(yè)企業(yè) ” ， “ 個(gè)體企業(yè) ” 序列 (各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi) )，確定退出。 再選中需要輸 入企業(yè)名稱的列 (如 D列 )，再打開(kāi) “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 對(duì)話框，選中 “ 序列 ” 選項(xiàng)后，在 “ 來(lái)源 ” 方框中輸入公式： =INDIRECT(C1)，確定退出。 4.選中 C列任意單元格 (如 C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的 “ 企業(yè)類別 ” 填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的 D列單元格 (如 D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印 “ 企業(yè)類別 ” 列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選 “ 隱藏 ” 選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。 三、建立 “ 常用文檔 ” 新菜單 在菜單欄上新建一個(gè) “ 常用文檔 ” 菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。 1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選 “ 自定義 ” 選項(xiàng)，打開(kāi) “ 自定義 ” 對(duì)話框。在 “ 命令 ” 標(biāo)簽中，選中 “ 類別 ” 下的 “ 新菜單 ” 項(xiàng)，再將 “ 命令 ” 下面的 “ 新菜單 ” 拖到菜單欄。 按 “ 更改所選內(nèi)容 ” 按鈕，在彈出菜單的 “ 命名 ” 框中輸入一個(gè)名稱 (如 “ 常用文檔 ” )。 2.再在 “ 類別 ” 下面任選一項(xiàng) (如 “ 插入 ” 選項(xiàng) )，在右邊 “ 命令 ” 下面任選一項(xiàng) (如 “ 超鏈接 ” 選項(xiàng) )，將它拖到新菜單 (常用文檔 )中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名 (如 “ 工資 表 ” 等 )，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。 3.選中 “ 常用文檔 ” 菜單中某個(gè)菜單項(xiàng) (如 “ 工資表 ” 等 )，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選 “ 分配超鏈接 打開(kāi) ” 選項(xiàng)，打開(kāi) “ 分配超鏈接 ” 對(duì)話框。通過(guò)按 “ 查找范圍 ” 右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿 (如 “ 工資 .xls” 等 )文件夾，并選中該工作簿文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。 4.以后需要打開(kāi) “ 常用文檔 ” 菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi) “ 常用文檔 ” 菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng) 即可。 提示：盡管我們將 “ 超鏈接 ” 選項(xiàng)拖到了 “ 常用文檔 ” 菜單中，但并不影響 “ 插入 ” 菜單中 “ 超鏈接 ” 菜單項(xiàng)和 “ 常用 ” 工具欄上的 “ 插入超鏈接 ”按鈕的功能。 四、制作 “ 專業(yè)符號(hào) ” 工具欄 在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的 “ 專業(yè)符號(hào) ” 工具欄。 1.執(zhí)行 “ 工具 宏 錄制新宏 ” 命令，打開(kāi) “ 錄制新宏 ” 對(duì)話框，輸入宏名 ?如 “ fuhao1” ?并將宏保存在 “ 個(gè)人宏工作簿 ” 中，然后 “ 確定 ” 開(kāi)始錄制。選中 “ 錄制宏 ” 工具欄上的 “ 相對(duì)引用 ” 按鈕，然后將需要 的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中，再單擊 “ 錄制宏 ” 工具欄上的 “ 停止 ” 按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入 “ 宏 ” 。 2.打開(kāi) “ 自定義 ” 對(duì)話框，在 “ 工具欄 ” 標(biāo)簽中，單擊 “ 新建 ” 按鈕，彈出 “ 新建工具欄 ” 對(duì)話框，輸入名稱 “ 專業(yè)符號(hào) ” ，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。 切換到 “ 命令 ” 標(biāo)簽中，選中 “ 類別 ” 下面的 “ 宏 ” ，將 “ 命令 ” 下面的 “ 自定義按鈕 ” 項(xiàng)拖到 “ 專業(yè)符號(hào) ” 欄上 (有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕 )。 3.選中其中一個(gè) “ 自定義按鈕 ” ，仿照第 2個(gè)秘技的第 1點(diǎn)對(duì)它 們進(jìn)行命名。 4.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選 “ 指定宏 ” 選項(xiàng)，打開(kāi) “ 指定宏 ” 對(duì)話框，選中相應(yīng)的宏 (如 fuhao1等 )，確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來(lái)。 5.關(guān)閉 “ 自定義 ” 對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用 “ 專業(yè)符號(hào) ” 工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。 五、用 “ 視面管理器 ” 保存多個(gè)打印頁(yè)面 有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用 “ 視面管理器 ” 吧。 1.打開(kāi)需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行 (或列 )標(biāo)上拖拉，選中它 們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選 “ 隱藏 ” 選項(xiàng)，將不需要打印的行 (或列 )隱藏起來(lái)。 2.執(zhí)行 “ 視圖 視面管理器 ” 命令，打開(kāi) “ 視面管理器 ” 對(duì)話框，單擊 “ 添加 ” 按鈕，彈出 “ 添加視面 ” 對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱 (如 “ 上報(bào)表 ” )后，單擊 “ 確定 ” 按鈕。 3.將隱藏的行 (或列 )顯示出來(lái)，并重復(fù)上述操作， “ 添加 ” 好其它的打印視面。 4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開(kāi) “ 視面管理器 ” ，選中需要打印的表格名稱，單擊 “ 顯示 ” 按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái)，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的 “ 打印 ” 按鈕 ，一切就 OK了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ?可采用自定義序列來(lái)排序。 1.執(zhí)行 “ 格式 選項(xiàng) ” 命令，打開(kāi) “ 選項(xiàng) ” 對(duì)話框，進(jìn)入 “ 自定義序列 ” 標(biāo)簽中，在 “ 輸入序列 ” 下面的方框中輸入部門排序的序列 (如 “ 機(jī)關(guān) ,車隊(duì) ,一車間 ,二車間 ,三車間 ” 等 )，單擊 “ 添加 ” 和 “ 確定 ” 按鈕退出。 2.選中 “ 部門 ” 列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 排序 ” 命令，打開(kāi) “ 排序 ” 對(duì)話框，單擊 “ 選項(xiàng) ” 按鈕，彈出 “ 排序選項(xiàng) ” 對(duì)話框 ，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次 “ 確定 ” 按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。 七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái) 工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來(lái)了。 1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 (區(qū)域 )，執(zhí)行 “ 格式 單元格 ” 命令，打開(kāi) “ 單元格格式 ” 對(duì)話框，在 “ 數(shù)字 ” 標(biāo)簽的 “ 分類 ” 下面選中 “ 自定義 ” 選項(xiàng)，然后在右邊 “ 類型 ” 下面的方框中輸入 “ ； ” (三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào) )。 2.再切換到 “ 保護(hù) ” 標(biāo)簽下，選中其中的 “ 隱藏 ” 選項(xiàng)，按 “ 確定 ” 按鈕退出。 3.執(zhí)行 “ 工具 保護(hù) 保護(hù)工作表 ” 命令，打開(kāi) “ 保護(hù)工作表 ” 對(duì)話框，設(shè)置好密碼后， “ 確定 ” 返回。 經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái)，就是使用 Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。 提示：在 “ 保護(hù) ” 標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除 “ 鎖定 ” 前面復(fù)選框中的 “” 號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。 八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn) 在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ? 選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù) 有效性 ” 命令，打開(kāi) “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 對(duì)話框，切換到 “ 輸入法模式 ” 標(biāo)簽下，按 “ 模式 ” 右側(cè)的下拉按鈕，選中 “ 打開(kāi) ” 選項(xiàng)后， “ 確定 ” 退出。 以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法 (輸入法列表中的第 1個(gè)中文輸入法 )自動(dòng)打開(kāi)，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。 九、讓 “ 自動(dòng)更正 ” 輸入統(tǒng)一的文本 你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報(bào)而煩惱呢 ?那就往下看吧。 1.執(zhí)行 “ 工具 自動(dòng)更正 ” 命令，打開(kāi) “ 自動(dòng)更正 ” 對(duì)話框。 2.在 “ 替換 ” 下面的方框中輸入 “ pcw” (也可以是其他字符， “ pcw” 用小寫 )，在 “ 替換為 ” 下面的方框中輸入 “ 電腦報(bào) ” ，再單擊 “ 添加 ” 和“ 確定 ” 按鈕。 3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入 “ pcw” 字符 ?此時(shí)可以不考慮 “ pcw” 的大小寫 ?，然后確認(rèn)一下就成了。 十、在 Excel中自定義函數(shù) Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)： 1.執(zhí)行 “ 工具 宏 Visual Basic 編輯器 ” 菜單命令 (或按 “ Alt+F11” 快捷鍵 )，打開(kāi) Visual Basic 編輯窗口。 2.在窗口中，執(zhí)行 “ 插入 模塊 ” 菜單命令，插入一個(gè)新的模塊 模塊 1。 3.在右邊的 “ 代碼窗口 ” 中輸入以下代碼： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。 以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。 提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。 十一、表頭下面襯張圖片 為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能 不能只襯在表頭下面呢 ? 1.執(zhí)行 “ 格式 工作表 背景 ” 命令，打開(kāi) “ 工作表背景 ” 對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下 “ 插入 ” 按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。 2.在按住 Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格 (區(qū)域 )中拖拉，同時(shí)選中這些單元格 (區(qū)域 )。 3.按 “ 格式 ” 工具欄上的 “ 填充顏色 ” 右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的 “ 調(diào)色板 ” 中，選中 “ 白色 ” 。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格 (區(qū)域 )下面就沒(méi)有襯圖片了 (其實(shí)，是圖片被 “ 白色 ” 遮蓋了 )。 提示 ?襯 在單元格下面的圖片是不支持打印的。 十二、用連字符 “ &” 來(lái)合并文本 如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符 “ &” 就能將它搞定 (此處假定將 B、 C、 D列合并到一列中 )。 1.在 D列后面插入兩個(gè)空列 (E、 F列 )，然后在 D1單元格中輸入公式： =B1&C1&D1。 2.再次選中 D1單元格，用 “ 填充柄 ” 將上述公式復(fù)制到 D列下面的單元格中， B、 C、 D列的內(nèi)容即被合并到 E列對(duì)應(yīng)的單元格中。 3.選中 E列，執(zhí)行 “ 復(fù)制 ” 操作，然后選中 F列，執(zhí)行 “ 編輯 選擇性粘貼 ” 命令 ，打開(kāi) “ 選擇性粘貼 ” 對(duì)話框，選中其中的 “ 數(shù)值 ” 選項(xiàng)，按下 “ 確定 ” 按鈕， E列的內(nèi)容 (不是公式 )即被復(fù)制到 F列中。 4.將 B、 C、 D、 E 列刪除，完成合并工作。 提示：完成第 1、 2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除 B、 C、 D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第 3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的 “ 值 ” 。 生成績(jī)條 常有朋友問(wèn) “ 如何打印成績(jī)條 ” 這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或 VBA的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。 此處假定學(xué)生成績(jī)保存 在 Sheet1工作表的 A1至 G64單元格區(qū)域中，其中第 1行為標(biāo)題，第 2行為學(xué)科名稱。 1.切換到 Sheet2 工作表中，選中 A1 單元格，輸入公式： =IF(MOD(ROW()， 3)=0， ， IF(0MOD?ROW()， 3(=1， sheet1！ A， INDEX(sheet1！ $A： $G，INT(ROW()+4)/3)+1)， COLUMN()。 2.再次選中 A1單元格，用 “ 填充柄