會(huì)議的籌劃與管理 童小清 會(huì)務(wù)工作的重要性 會(huì)務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，會(huì)務(wù)工作的好壞，直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果。加強(qiáng)會(huì)務(wù)工作科學(xué)化、規(guī)范化和制度化建設(shè)，做好各類會(huì)議的服務(wù)工作，是會(huì)議取得預(yù)期效果的重要保證。 會(huì)務(wù)工作 一、會(huì)前準(zhǔn)備工作 二、會(huì)中服務(wù)工作 三、會(huì)后有關(guān)工作 一、會(huì)前準(zhǔn)備工作 （一）組織會(huì)務(wù)班子，明確工作職責(zé)。 （二）會(huì)議審批。 （三） 制訂會(huì)議方案 。一般包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、內(nèi)容、日程、時(shí)間、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì)人員、經(jīng)費(fèi)來源、組織機(jī)構(gòu)、材料準(zhǔn)備和其他事項(xiàng)。制定會(huì)議方案要遵循合理、精簡、節(jié)儉的原則，科學(xué)籌劃，精打細(xì)算。召開電視電話會(huì)議一般不超過 1個(gè)小時(shí)。會(huì)議方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。 （四） 制發(fā)會(huì)議通知 。會(huì)議通知包括以下內(nèi)容： 1.會(huì)議名稱。 2.會(huì)議內(nèi)容。 3.參加會(huì)議人員。 4.會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)。 5.其他事項(xiàng) 。 如發(fā)言材料準(zhǔn)備、報(bào)名單、派記者報(bào)道等。報(bào)名單宜采用傳真形式。參會(huì)對象一般不得由他人代會(huì)，如有特殊情況不能按要求參會(huì)的，須請假并說明原因，承辦人要及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí)要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)。 （五） 印制會(huì)議材料 。包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議典型材料、會(huì)議指南等。 會(huì)議指南 包括以下內(nèi)容： 一是 會(huì)議日程 。應(yīng)明確會(huì)議期間每天上午、下午的議程、主持人、會(huì)議地點(diǎn)等。 二是 會(huì)議須知 。主要明確用餐地點(diǎn)、作息時(shí)間、會(huì)議紀(jì)律等。 三是 人員名單 。包括與會(huì)人員的姓名、性別、單位職務(wù)、住房號。必要時(shí)，還應(yīng)明確會(huì)場座位、乘坐車號、用餐桌號等。 四是 分組名單 。會(huì)議分組討論時(shí)，應(yīng)明確與會(huì)人員的編組、召集人、聯(lián)絡(luò)員、討論地點(diǎn)等。 （六） 會(huì)議證件 。大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證，包括請柬、出席證、列席證、代表證、記者證、工作證、車輛通行證等。會(huì)務(wù)人員應(yīng)留有備用證件，以便與會(huì)人員遺忘、丟失時(shí)補(bǔ)領(lǐng)。領(lǐng)導(dǎo)同志出席會(huì)議的證件應(yīng)提前請秘書領(lǐng)取或提前送到。 （七） 會(huì)場布置 。會(huì)場布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。 1.設(shè)置會(huì)標(biāo) 。 2.確定會(huì)議桌擺放形式 。匯報(bào)會(huì)、座談會(huì)、小型工作會(huì)議，可以不設(shè)主席臺(tái)，會(huì)場可以設(shè)置成方形、長方形、回字形、圓形等。報(bào)告會(huì)設(shè)主席臺(tái)。 3.布置主席臺(tái) 。包括主席臺(tái)設(shè)置、座次安排、擺放席簽、話筒、鮮花等。需要另設(shè)發(fā)言席的，通常放在主席臺(tái)右側(cè)前方位置。 4.安排主席臺(tái)座次 。按照行政級別高低排位，高者在前，低者在后；同一級別同一單位的，除任職文件另有規(guī)定外，按任職先后排序；同一級別不同單位的，按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)排序。 人員的先后順序確定后，在排位的技術(shù)層面上，先確定主位 1號，距離主位越近的席次和席位越高，距主位越遠(yuǎn)的席次和席位越低，座次按左右依次排列。按照面向代表席的方向，如果人數(shù)為單數(shù)，中間為 1，左為 2，右為 3，左右順排；如果人數(shù)是雙數(shù)，則以中為準(zhǔn)，其左為 1，右為 2，左右順排。 如果是報(bào)告會(huì)，一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人相間排列辦法安排。匯報(bào)、座談式桌型，來賓與主人相向而坐，來賓座位面對門口，主人坐在來賓對面，座次安排同主席臺(tái)。 主 席 臺(tái) 代 表 席 1 3 2 5 4 主 席 臺(tái) 代 表 席 1 3 2 4 1 3 2 5 4 8 6 12 10 7 9 11 13 14 15 16 17 18 1 3 2 5 4 7 6 9 8 六 七 八 九 10 11 12 13 14 1 3 2 5 4 1 3 2 5 4 客 方 主 方 4 6 2 3 1 5 3 5 1 4 2 6 主 方 客 方 5.設(shè)置會(huì)場提示 。如設(shè)置“會(huì)議入口處、簽到處、某某會(huì)議在某某會(huì)議室召開、會(huì)場內(nèi)請勿吸煙、會(huì)議期間請關(guān)閉手機(jī)”等。 （八） 后勤服務(wù)工作 。大型會(huì)議要對與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、集體照相、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排，為與會(huì)人員預(yù)定車、船、機(jī)票等。 （九） 進(jìn)行會(huì)前檢查 。包括檢查照明、音響、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備完好情況，席簽姓名打印、位置擺放是否正確，環(huán)境是否衛(wèi)生整潔等。 （十） 向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況 。 二、會(huì)中服務(wù)工作 會(huì)務(wù)人員提前 1小時(shí)到達(dá)會(huì)場，反復(fù)檢查會(huì)場準(zhǔn)備情況。 （一） 做好簽到工作 。及時(shí)統(tǒng)計(jì)核對人數(shù)，發(fā)現(xiàn)未到會(huì)的，應(yīng)及時(shí)催促。到會(huì)情況要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 （二） 搞好會(huì)議材料分發(fā) 。涉密的會(huì)議材料會(huì)后收回。 （三） 組織人員進(jìn)場 。住地與會(huì)場不在一起的，要提前引導(dǎo)與會(huì)人員乘車前往開會(huì)地點(diǎn)。大型會(huì)議車輛較多時(shí)，應(yīng)與公安交警部門聯(lián)系開道車，必要時(shí)對車輛通行路線進(jìn)行交通管制。會(huì)務(wù)人員要引導(dǎo)與會(huì)人員及時(shí)進(jìn)入會(huì)場，并在指定位置就座。找準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)座位，提醒領(lǐng)導(dǎo)提前 3 5分鐘進(jìn)場并引導(dǎo)就座。 （四） 安排錄音和記錄 。重要會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)全程錄音，指定專人記錄。負(fù)責(zé)記錄的人，一般不同時(shí)做其它服務(wù)工作。記錄人會(huì)后負(fù)責(zé)整理形成會(huì)議紀(jì)要。 （五） 組織頒獎(jiǎng)儀式 。會(huì)務(wù)人員應(yīng)預(yù)先組織上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人員進(jìn)行排練，明確上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的線路、批次，前后順序和頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)，或工作人員進(jìn)行模擬演練，以免出錯(cuò)。頒獎(jiǎng)時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)在場指揮、引導(dǎo)；安排服務(wù)人員適時(shí)播放音樂、為頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)遞送獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)品、證書等。 （六） 掌握會(huì)場動(dòng)態(tài) 。會(huì)間要密切關(guān)注會(huì)場情況，隨時(shí)掌握會(huì)場動(dòng)態(tài)，認(rèn)真、及時(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的有關(guān)事項(xiàng)。做好內(nèi)外聯(lián)系、信息傳遞等工作。隨時(shí)注意并維持好會(huì)場內(nèi)外秩序，會(huì)間從嚴(yán)控制非參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場。 三、會(huì)后有關(guān)工作 （一）會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席簽等。 （二）跟蹤督查會(huì)議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況。 （三）及時(shí)整理會(huì)議記錄、錄音，形成會(huì)議紀(jì)要。 （四）會(huì)議文件材料及時(shí)存檔。如市政府及辦公室召開的會(huì)議，一般要留 3套材料存檔，一套完整的會(huì)議材料包括會(huì)議通知、簽到單等）送交檔案室，一套附在文件、會(huì)議紀(jì)要、抄告單后面，一套辦會(huì)處室留存?zhèn)洳椤?（五）費(fèi)用結(jié)算。