2 版權(quán)所有 2008 AtTask公司 保留所有權(quán)利 本出版物的任何部分未經(jīng) AtTask公司的書面同意，不得以任何形式，任何方法進(jìn)行復(fù)制、傳播或存儲(chǔ)在檢索系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，不論是電子、機(jī)械、影印、音像或其它形式，但法律允許除外。 在美國(guó)出版 第一版 2008年 5月（版本號(hào) 20081003） 3 目 錄 致初次參加 task訓(xùn)練營(yíng)人員： 我們很高興您能參加此次項(xiàng)目管理高級(jí) 訓(xùn)練營(yíng) 培訓(xùn) 會(huì)議，通過此次訓(xùn)練營(yíng)您可以了解除了基本的應(yīng)用外，在 task應(yīng)用程 序中還可以做些什么。隨著視野的開闊，您最初的需求之外您也會(huì)使用 task軟件，并且看到您投資的真正回報(bào)。 您參加的訓(xùn)練營(yíng)會(huì)議主要關(guān)注高級(jí)項(xiàng)目管理特征 task。大多數(shù)主題都涵蓋了項(xiàng)目管理基礎(chǔ)訓(xùn)練營(yíng)的課程。 當(dāng)您從本訓(xùn)練營(yíng) 歸來之后，您的用戶將會(huì)把你看做內(nèi)部 task使用的老師。我們想送給您已經(jīng)準(zhǔn)備好回去回答和陳述您的同事的答案，從而當(dāng)您在培訓(xùn)您自己的組織時(shí)，能夠輕松自如的使用本手冊(cè)。 祝您有一個(gè)非常愉快的訓(xùn)練體驗(yàn) 客戶服務(wù)部 AtTask公司7 8 第一章 系統(tǒng)設(shè)置 正如項(xiàng)目管理基礎(chǔ)訓(xùn)練手冊(cè)中所述，系統(tǒng)設(shè)置時(shí)有好幾種與 IT（信息技術(shù)）相關(guān)的配置，在邁克爾斯科特在 task中開始進(jìn)行項(xiàng)目管理前，這些設(shè)置是非常必要的。盡管這些配置中的大多數(shù)可以或應(yīng)該由 IT技術(shù)人員處理，但是還有一少部分需要邁克爾好好地了解。在本章中，您將學(xué)習(xí)如何設(shè)置客戶信息、配置電子郵件、設(shè)置復(fù)雜的口令和修改 幫助地址鏈接（ Help URL） 的鏈接。 9 10 第一節(jié) 客戶信息 系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，首先推薦的步驟是輸入與 task客戶有關(guān)的基本信息（在本例中， Dunder Mifflin），這個(gè) 設(shè)置會(huì)影響到 task基本 數(shù)據(jù)（例如時(shí)間、日期或語言）的顯示。 輸入公司的基本信息 1、在擴(kuò)展應(yīng)用菜單中，點(diǎn)擊“ Setup（設(shè)置） ” 2、 從上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Customer Info $ Edit Customer” $ Time Zone = Eastern Standard Time (US & Canada). $ Locale = English (United States). $ Currency = Dollars (United States of America). 3、如果您不想，您可以不設(shè)置公司的地址，但是您選擇的時(shí)區(qū)、場(chǎng)所和貨幣將會(huì)影響 task顯示時(shí)間、日期、語言以及貨幣單元符號(hào)。所以選擇一個(gè)最適合您的，這里邁克爾選擇了： $ Time Zone = 東部標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間（美國(guó)和加拿大） $ Locale = 英語（美國(guó)） $ Currency = 美元 (美國(guó) ) 4. 點(diǎn)擊“ Submit” 注意： 場(chǎng)所（ Locale）設(shè)置只會(huì)影響發(fā)送的電子郵件的語言設(shè)置。 圖 1 客戶信信頁面 還有一件事情就是你可能需要不時(shí)的檢查您正在使用的 task的版本以及激活許可證文件的數(shù)量。 檢查 task的版本 1、在擴(kuò)展應(yīng)用菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 2、從上下文菜單中點(diǎn)擊“ System Settings $ Current Version ” 檢查激活許可文件的數(shù)量 1、從擴(kuò)展應(yīng)用菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 2、從上下文菜單中點(diǎn)擊“ System Settings $ Licenses” 11 12 第二節(jié) 小組成員之間的通信 正如您在項(xiàng)目管理基礎(chǔ)學(xué)生指南中所學(xué)的哪樣，您可以在 task 中使用便條（ Note）與您小組中的其他成員進(jìn)行通信。便條是一些內(nèi)部記錄，這些記錄可以當(dāng)作 task內(nèi)部 消息 和電子郵件消息 進(jìn)行發(fā)送 ，還可以將這些記錄簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)成便條嗯無需按照消息進(jìn)行發(fā)送。 這里我們?cè)俸?jiǎn)單回顧一下與小組成員進(jìn)行通信的一些方法： $為了給某個(gè)對(duì)象發(fā)送一個(gè)與變更有關(guān)的便條，簡(jiǎn)單地對(duì)對(duì)象做一個(gè)更改，例如任務(wù)，然后在對(duì)話框中（這個(gè)對(duì)話框會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在屏幕的底部）輸入一條便條。 $ 為了將便條當(dāng)作消息發(fā)送，點(diǎn)擊 小組成員名稱附近的 復(fù)選框（ CheckBox），選擇您想發(fā)送的小組成員名稱。 $點(diǎn)擊電子郵件復(fù)選框 靠近電子郵件的圖標(biāo)（） 使用電子郵件發(fā)送此消息 $ 為了回復(fù)便條，點(diǎn)擊主頁（ Home）上的新消息圖標(biāo)（），然后點(diǎn)擊緊鄰您想要回復(fù)信息的回復(fù)（ reply)圖標(biāo) 。 $ 為了創(chuàng)建一條新便條，不依賴于您對(duì)對(duì)象所做的任何更改，您可以在項(xiàng)目屏幕上點(diǎn)擊“ Attachments $ New Note ” $ 為了從項(xiàng)目屏幕上查看所有便條點(diǎn)擊“ Attachments $ All Notes ” 第三節(jié) 電子郵件 配置 電子郵件配置會(huì)影響 task如何將電子郵件發(fā)送給各個(gè)用戶。作為基礎(chǔ)電子郵件配置的一部分，您需要完成下列工作： 1、 指定 您電子郵件服務(wù)器的主機(jī)名稱 2、 為 由 task創(chuàng)建的發(fā)出的電子郵件指定一個(gè)默認(rèn)的電子郵件地址 指定電子郵件服務(wù)器的主機(jī)名稱和默認(rèn)的電子郵件地址 1、從擴(kuò)展應(yīng)用菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 2，從上下文菜單中點(diǎn)擊“ System Settings $ Preferences ” 3、從工作區(qū)點(diǎn)擊“ Email Preferences ” 4、在“ Mail Setup”區(qū)域下方，在 Mail Server Hostname域中 輸入電子郵件服務(wù)器的主機(jī)名稱 。如果您是即時(shí)用戶，那么電子郵件地址應(yīng)該是 . 5、在 System Email Address域中為發(fā)出的 task電子郵件指定一個(gè)默認(rèn)的電子郵件地址（例如， ） 圖 2 電子郵件設(shè)置頁面 13 14 第四節(jié) 復(fù)雜口令 task 允許您決定是否強(qiáng)迫用戶使用安全的（復(fù)雜的） 口令，如果確定使用復(fù)雜口令： $ 口令長(zhǎng)度至少為六個(gè)字符長(zhǎng)度 $ 口令應(yīng)包含下列字符集中 的字符： o 大寫字母 o 小字字母 o 阿拉伯?dāng)?shù)字 o 特殊字符 (例如 ?、 &、 %等等 ) $ Users will be asked to change their password every 90 days. 開啟復(fù)雜口令 1、從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup “ 2、從上下文菜單中點(diǎn)擊“ System Settings $ Preferences ” 3、從工作區(qū)點(diǎn)擊“ General Preferences ” 4、找到 Passwords區(qū)域，然后在 Require Complex Passwords 域中指定 Yes 。 第五節(jié) 修改 Help Icon的 URL鏈接地址 當(dāng)您在您的公司中設(shè)法幫助普通 task用戶學(xué)習(xí)如何使用 task時(shí)，您可能會(huì)創(chuàng)建一個(gè)自定義的培訓(xùn)站點(diǎn)，如果確實(shí)是這樣的話，您可以允許用戶通過從 Help icon ( ) 修改 URL鏈接的方法來訪問這個(gè)站點(diǎn)，而你仍然可以使用您培訓(xùn)站點(diǎn)上的 task在線幫助站點(diǎn)地址 (/help) ，這樣您的用戶可以同時(shí)訪問這兩個(gè)站點(diǎn)。 修改 Help Icon的 URL鏈接地址 1、從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 2、從上下文菜單中點(diǎn)擊“ System Settings $ Preferences ” 3 從工作區(qū)點(diǎn)擊“ General Preferences ” 4、找到 URL Configuration區(qū)域，在 Help URL域中輸入您的站點(diǎn)的 URL地址 圖 3 通用參數(shù)屏幕， Help URL 15 16 第六節(jié) 導(dǎo)出 task數(shù) 據(jù) 在 task中，您可以從各種查找、列表和報(bào)告中導(dǎo)出數(shù)據(jù)。例如，您可以將 任務(wù)列表導(dǎo)出到某種格式。 task中所有的列表都可以使用這種功能。 task為您提供了集中可選擇的格式 T $ PDF格式 $ 微軟 Excel表格 (或 CSV格式 ) $ Tab Delimited格式 (或 TSV格式 ) $ HTML格式 (Zip壓縮格式 ) 導(dǎo)出列表 1. 使用 task的導(dǎo)航屏幕導(dǎo)航到您想要導(dǎo)出的列表。接著，從導(dǎo)航菜單中點(diǎn)擊“ Find Object”然后 填充查詢屏幕獲取對(duì)象報(bào)告。 2.在所 有列表中，點(diǎn)擊緊鄰您想要導(dǎo)出的對(duì)象的選擇圖標(biāo)，使用鍵盤選擇多個(gè)列表 3. 點(diǎn)擊導(dǎo)出圖標(biāo) 4.在導(dǎo)出菜單中選擇您想將數(shù)據(jù)導(dǎo)出的格式，如上述列出的四種格式。 5. 根據(jù)您使用的操作系統(tǒng)，您可以選擇打開或保存文件。及尅將文件保存到硬盤驅(qū)動(dòng)器也可以使用相關(guān)的程序打開文件。 圖 4 導(dǎo)出菜單 第二章 組織設(shè)置 To make sense out of his data, 邁克爾有必要在 task中設(shè)置他的組織信息。這些信息包括他的公司、公司中的團(tuán)體（例如部門等）、單個(gè)用戶（雇員或承包人），還包括組織圖 表。他還可以員工所從事的工作創(chuàng)建工作角色、工作進(jìn)度表、以及重新編制時(shí)間表，以保持工作時(shí)間的跟蹤。在本章中邁克爾會(huì)完成這些所有的工作。 18 第一節(jié) 創(chuàng)建新用戶 項(xiàng)目管理就是管理那些分配了任務(wù)人。 task有很多先進(jìn)的功能用于創(chuàng)建和管理用戶。用戶和任務(wù)是項(xiàng)目管理的核心。邁克爾需要為心痛添加一個(gè)新的用戶 Artemus Boswell ，這個(gè)用戶作為區(qū)域經(jīng)理助理，向 Dwight Schrute匯報(bào)工作。通過下面的步驟，您將會(huì)學(xué)會(huì)如何在 中添加一個(gè)新的用戶。 創(chuàng)建新用戶 1、從主頁屏幕上的導(dǎo)航菜單中選 擇“ Create $ User ”，然后您可以選擇“ Resource Management $ User Management $ New User ” 2、現(xiàn)在您可以看到 Contact Information屏幕，用下列信息填寫該屏幕上的各個(gè)域： a.名字 (必須 )： Artemus b.姓 (必須 )： Boswell c. 用戶名 (必須 )： arty d. 口令 (必須 )： user e. 口令 (確認(rèn) ) (必須 ): user f. 電子郵件地址 (必須 ): g. 職稱 : Assistant (to the) Assistant (to the) Regional Manager h. 電話號(hào)碼 : (123)456-7890 i. 地址 : 100 Paper Way j. 將 Address2留為空白 k. 城市 : Scranton l. 州 : PA m. 郵政編碼 : 18000 n. 國(guó)家 : USA 圖 5 聯(lián)系信息屏幕 3、現(xiàn)在點(diǎn)擊 Related Information選 項(xiàng)卡，輸入這些信息： a. 從 Access Level下拉菜單 中為 Artemus選擇一個(gè)訪問等級(jí)預(yù)置的訪問等級(jí)如下所示： Executive, Group Administrator, Help Desk Requestor, Individual Contributor, Multi-Group Administrator, Project Manager, System Administrator, and Timesheet User。為 Artemus選擇項(xiàng)目經(jīng)理（ Project Manger）訪 問等級(jí)，在這個(gè)等級(jí)上，他可以訪問和編輯他自己項(xiàng)目中的信息和功能。 b. 輸入主頁團(tuán)體（ Home Group ） (必須 )。從下拉菜單中選擇“ Administration.” (這個(gè)團(tuán)體已經(jīng)建立 ) 。一個(gè)用于可以從屬于多個(gè)團(tuán)體，但是這對(duì)于 Artemus來說并不需要，所以無需檢查 Other Groups區(qū)域中的其它任何團(tuán)體。與團(tuán)體有關(guān)的更多信息，請(qǐng)參見下面的 “Groups”節(jié)。 c. 從 Portal Profile菜單上選擇“ Project Manger”。系統(tǒng)管理員管理著入口描述文件（ Portal Profile），這個(gè)文件決定著在應(yīng)用程序主頁屏幕上顯示什么選項(xiàng)卡以及其它的信息。在本手冊(cè)中，您可以學(xué)到更多關(guān)于入口描述文件的知識(shí)。 d. 從 Schedule菜單中選擇“ Scranton Branch Schedule”，已經(jīng)為您設(shè)置好了這個(gè)日程進(jìn)度表。 task中的日程進(jìn)度表決定著用戶使用的正常工作時(shí)間和天數(shù)。這些工資時(shí)間和天數(shù)可能會(huì)隨著用戶的不同而有所不同，但是并不總是這樣。您將學(xué)會(huì)如何在“ Schedules”區(qū)域后創(chuàng)建日程進(jìn)度表。 e. 接下來，您可以選擇一個(gè)默認(rèn)的工作角色。工作角色指的是在公司中一個(gè)人 應(yīng)該承擔(dān)的任務(wù)或作用，例如工程師或經(jīng)理。默認(rèn)的工作角色是用戶的主工作角色。他或她可能還有其它的工作角色，但是默認(rèn)的工作角色是主要工作角色。從 Default Job Role菜單中為 Artemus選擇 Project Manager工作角色。在接下來的章節(jié)中您可以了解更多關(guān)于工作角色的信息。 20 f. 在 Job Roles 菜單中，您可以為用戶選擇一個(gè)或多個(gè)可能從事的工作角色。這些工作角色對(duì)于默認(rèn)工作角色來說都是次要的。使用 Control (Windows平臺(tái) ), Command (Mac平臺(tái) ) , 或 Shift鍵選擇多個(gè)工作角色。 g. 工作時(shí)間類型可以幫助您跟蹤用戶所從事的工作的種類或他或她缺勤的種類 (生病或度假 )。在時(shí)間表中會(huì)使用這些工作時(shí)間類型，在時(shí)間表中用戶可以記錄他們工作所耗費(fèi)的時(shí)間。在本章后面的章節(jié)中您可以了解到更多關(guān)于“ Hour Types”的信息 l。在 Default Hour Type 中為 Arty選擇 Project Time 。這是主工作時(shí)間類型。 h. 從工作時(shí)間類型菜單中選擇一個(gè)或多個(gè)將要應(yīng)用到用戶的工作時(shí)間類型。使用 Control (Windows平臺(tái) ), Command (Mac平臺(tái) ) , 或 Shift鍵來選擇一個(gè)或多個(gè)工作時(shí)間類型。 i.現(xiàn)在從 Recurring Timesheet菜單中選擇一個(gè)描述文件。從描述文件列表中選擇 Project Manager Timesheet 。系統(tǒng)管理員可以重新編制一個(gè)新的時(shí)間表。描述文件是一個(gè)時(shí)間表特征的集合，這些特征可以使時(shí)間表自動(dòng)設(shè)置。與這些描述文件有關(guān)的更多信息，請(qǐng)參見本章后面的“ Recurring Timesheet” 章節(jié) j. 從 Time Zone菜單中選擇一個(gè)時(shí)區(qū)，邁克爾使用東部標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間（美國(guó)和加拿大）， 因?yàn)?Scranton在那個(gè)時(shí)區(qū)。 k. 從描述文件的長(zhǎng)長(zhǎng)的列表中，邁克爾在場(chǎng)所（ Locale）下拉菜單中選擇了英語（美國(guó)） l. Resource Pools（資源池） 用于在資源預(yù)算中規(guī)劃項(xiàng)目?，F(xiàn)在跳過這個(gè)菜單 m. FTE 是“ Full Time Equivalent ”的所寫，它與 task Capacity Planner一同使用 (僅限于 task Enterprise)，我們也可以跳過這個(gè)菜單。 n. 在 Cost Per Hour域中輸入 25.00；在 Billing Per Hour域中數(shù)入 32.00. 這些數(shù)量在隨后的跟蹤項(xiàng)目和任務(wù)中的可記賬費(fèi)用時(shí)可以用到。 o. 最后，確保選中了 Is Active ，這樣就可以像系統(tǒng)中的使用中用戶一樣顯示出來了。 圖 6 相關(guān)信息選項(xiàng)卡 4. 最后我們要做的就是向組織圖表中添加 Artemus，這是一個(gè)內(nèi)置在 task中的功能。 a. 點(diǎn)擊 Org Chart 選項(xiàng)卡 b.在 Company下拉菜單中輸入公司名稱。您應(yīng)該在下拉菜單中找到 Dunder Mifflin Paper Co.，如果在下拉菜單中沒有找到您所要查找的公司名稱，那么您可以點(diǎn)擊查找（雙眼望遠(yuǎn)鏡圖標(biāo)）圖標(biāo)來進(jìn)行查找。在本章后面的章節(jié)中您將會(huì)學(xué)到如何在 “Companies,”中創(chuàng)建一個(gè)公司。 c. 在 Reports To 菜單中，選擇 Michael Scott，如果您沒有找到，可以使用查找功能（是一個(gè)雙眼望遠(yuǎn)鏡圖標(biāo)） 21 22 d. 在 Direct Reports菜單中，您可以選擇其它需要向 Arty匯報(bào)的用戶。這里我們選擇 Dwight Schrute，他將向 Arty匯報(bào)，也許他還會(huì)喜歡這個(gè)工作。 e. 信不信由你，現(xiàn)在準(zhǔn)備好點(diǎn)擊 Submit ！ 圖 7 Org Chart屏幕 即時(shí)創(chuàng)建對(duì)象 當(dāng)您查看相關(guān)信息（ Related Information） 頁面時(shí)，您會(huì)看到幾個(gè)“ +”圖標(biāo)。點(diǎn)擊其中人任何一個(gè)圖標(biāo)就可以創(chuàng)建一個(gè)相應(yīng)的對(duì)象，例如新的訪問等級(jí)、團(tuán)體、日程進(jìn)度表、工作時(shí)間類型和再生性時(shí)間表。這是一個(gè)向 task 添加任務(wù)的簡(jiǎn)便方法，無需按照常規(guī)的步驟創(chuàng)建。這就是所謂的“ inline object creation”。 第二節(jié) 公司 邁克爾創(chuàng)建自己的分支部門作為一個(gè)公司是非常必要的。如果要將他的這個(gè)組織作為公司列出來，需要在 task中創(chuàng)建一個(gè)組織圖表，這很可能是邁克爾將來所想要的。 圖 8 公司主頁屏幕 創(chuàng)建公司 1在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 23 2、從上下文菜單中選擇 Organizational Setup $ Companies $ New Company. 3、輸入公司的名稱 -Dunder Mifflin Paper Co. 4、點(diǎn)擊“ Submit” 查找公司 1、在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ”，使用下列其中一種方法： a. 在上下文菜單中選擇 Organizational Setup $ Companies，將會(huì)在工作區(qū)顯示一個(gè)已經(jīng)存在的公司的列表 b. 您還可以在上下文菜單中點(diǎn)擊 Search Companies，來搜索已經(jīng)存在的公司。 i c. 最快捷的方法是點(diǎn)擊 Find 下拉菜單們飯后輸入公司名稱，點(diǎn)擊“ Submit” 在系統(tǒng)所有的公司中進(jìn)行搜索。 24 編輯公司 1、在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup” 2、在上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Companies” 3、在工作區(qū)查找并點(diǎn)擊您想要編輯的公司的名稱 4、在上下文菜單中點(diǎn)擊“ Edit Company” 5、編輯您想要更改的信息 6、點(diǎn)擊“ Submit ” 刪除公司 1、在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 2、在上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Companies” 3、在工作區(qū)點(diǎn)擊緊鄰您想要?jiǎng)h除的公司 名稱附近的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標(biāo)。使用 Control (Windows平臺(tái) )或 Command(Mac平臺(tái) )鍵選擇多個(gè)公司。 4、點(diǎn)擊刪除圖標(biāo)，完成刪除。 第三節(jié) 團(tuán)體 正如您在 Scranton Branch組織中所看到那樣，一共有六個(gè)不同的部門 (管理部門、銷售部門、統(tǒng)計(jì)部門、客戶服務(wù)部門、人力資源部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門 )。作為基礎(chǔ)系統(tǒng)設(shè)置的一部分，邁克爾需要在 task中創(chuàng)建這些部門或團(tuán)體。 在 task中，團(tuán)體和訪問等級(jí)綁定在一起，您屬于哪個(gè)團(tuán)體會(huì)影響您所擁有的訪問等級(jí) 訪問等級(jí)決定了您在應(yīng)用程序中所 能進(jìn)行的操作。一般來說，您不想設(shè)置很多團(tuán)體。例如，您的公司可能不要為每一個(gè)部門設(shè)置一個(gè)團(tuán)體。實(shí)際上，對(duì)于某些組織來說，一個(gè)默認(rèn)的團(tuán)體就足夠了。 創(chuàng)建團(tuán)體 1、您可以從導(dǎo)航菜單上選擇“ Create $ Group”來創(chuàng)建一個(gè)團(tuán)體。您還可以從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ”然后選擇“ Organizational Setup $ Groups $ New Group ”來創(chuàng)建團(tuán)體。 2、輸入團(tuán)體的名稱 3、為團(tuán)體添加一個(gè)描述 4點(diǎn)擊“ Submit ” 查找團(tuán)體 1、在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊 “ Setup ” 2、然后從上下完菜單中選擇“ Organizational Setup $ Groups ”，在這里您將會(huì)看到一個(gè)之前在 task中已經(jīng)創(chuàng)建的所有團(tuán)體的列表。 3、您還可以點(diǎn)擊上下文菜單中的“ Search Groups ”來查找已存在的團(tuán)體 26 編輯團(tuán)體 1、在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ” 2、在上下文菜單中點(diǎn)擊是“ Organizational Setup $ Groups ” 3、在工作區(qū)查找并點(diǎn)擊您想要編輯的團(tuán)體的名稱 4、在上下文菜單中 點(diǎn)擊“ Edit Group ” 5、編輯你所想要修改的信息 6點(diǎn)擊“ Submit ” 刪除團(tuán)體 1、在擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Setup ”。然后在上下文菜單中選擇“ Organizational Setup $ Groups” 2、在工作區(qū)點(diǎn)擊緊鄰您想要?jiǎng)h除的團(tuán)體名稱附近的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標(biāo)。使用 Control (Windows平臺(tái) )或 Command(Mac平臺(tái) )鍵選擇多個(gè)團(tuán)體。 4、點(diǎn)擊刪除圖標(biāo)，完成刪除。 第四節(jié) 日程進(jìn)度表 您可以為某個(gè)項(xiàng)目分配一個(gè)日程進(jìn)度表， 也可以使用系統(tǒng)中已經(jīng)存的默認(rèn)工作日程進(jìn)度表（ Default Work Schedule）或者是使用“ +”圖標(biāo)即時(shí)創(chuàng)建的日程進(jìn)度表。日程進(jìn)度表設(shè)置了您預(yù)期工作的天數(shù)和工作時(shí)間以及您的項(xiàng)目的時(shí)間框架。例如默認(rèn)工作日程進(jìn)度表設(shè)置的工作天數(shù)是從星期一到星期五，上午 9點(diǎn)到下午 5點(diǎn)，明天工作 8小時(shí)。 創(chuàng)建新的日程進(jìn)度表 1. 在主頁（ Home）屏幕，點(diǎn)擊“ Setup ”。接著點(diǎn)擊“ Time and Expense Management”，然后點(diǎn)擊“ Schedules ”。從上下文菜單中點(diǎn)擊“ New Schedule ”。創(chuàng)建用戶時(shí)，您仍然可以在相關(guān)信息（ Related Information）選項(xiàng)卡上 點(diǎn)擊“ +”圖標(biāo)。 2. 現(xiàn)在您應(yīng)該看到了“ Schedule Details ”屏幕。在這里您可以輸入日程進(jìn)度表的名稱，不論是這個(gè)日程進(jìn)度表是否是其它項(xiàng)目默認(rèn)的日程進(jìn)度表、屬于哪一個(gè)團(tuán)體和時(shí)區(qū)。再點(diǎn)擊“ Submit ”之前，必須點(diǎn)擊“ Schedule ”選項(xiàng)卡，設(shè)置該日程進(jìn)度表。 圖 9 日程進(jìn)度表詳細(xì)信息屏幕 27 28 3、在 Schedule選項(xiàng)卡中，使用鼠標(biāo)指針點(diǎn) 擊和 /或拖拽您想在日程進(jìn)度表中所想要的工作時(shí)間。然后釋放鼠標(biāo)按鈕，該日程進(jìn)度表會(huì)在右邊以文本框的形式出現(xiàn)。當(dāng)點(diǎn)擊編輯日程進(jìn)度表圖標(biāo)時(shí)，您會(huì)在右邊看到一個(gè)小的對(duì)話框，在這個(gè)對(duì)話框上您可以使用下來菜單編輯日程進(jìn)度表。點(diǎn)擊刪除圖標(biāo)刪除日程進(jìn)度表的一部分。您還必須使用向下滑動(dòng)下拉滾動(dòng)條點(diǎn)擊該選項(xiàng)卡上的“ Submit”。 圖 10 日程進(jìn)度表選項(xiàng)卡 4、最后，如果對(duì)日程進(jìn)度表還有一些異議，例如休假天數(shù)或當(dāng)正常工作時(shí)間不同時(shí)，點(diǎn)擊“ Schedule Exceptions ”選項(xiàng)卡，然后編輯有異議的天數(shù)。日程進(jìn)度表編輯和刪除圖標(biāo)所起到的作用和他們?cè)?Schedule選項(xiàng)卡上所起的作用相同。 圖 11 日程進(jìn)度表異常 查找日程進(jìn)度表 1、在主頁（ Home）屏幕上點(diǎn)擊“ Setup ” 2、然后點(diǎn)擊“ Time and Expense Management ”，接著點(diǎn)擊“ Schedules ” 3、在這里當(dāng)您點(diǎn)擊“ Search Schedules ”時(shí)，您將會(huì)看到“ Search Schedules ”，輸入一個(gè)日程進(jìn)度表名稱或部分名稱或選擇一個(gè)團(tuán)體。您還可以直接點(diǎn)擊“ Submit ”，無需添加任何搜索條件，從返回的日程進(jìn)度表中查找。 圖 12 搜索日程進(jìn)度表屏幕 29 30 第五節(jié) 工作角色 正如您已經(jīng)學(xué)的那樣，工作角色是一個(gè)人在公司中扮演的角色或所從事的工作。例如工程師或經(jīng)理。邁克爾購(gòu)買 task后，他決定雇傭一名學(xué)徒，但是他還不知道到底誰能夠勝任這個(gè)工作，但是他決定在 task中創(chuàng)建這個(gè)職位或角色。這一節(jié)我們將會(huì)學(xué)到邁克爾是如何做到這一 點(diǎn)的。 查看當(dāng)前系統(tǒng)中的工作角色 1. 在 task的主頁（ Home）屏幕中選擇“ Resource Management $ Job Roles ” ，屏幕上會(huì)出現(xiàn)當(dāng)前系統(tǒng)中的所有工作角色。 圖 13 工作角色主頁屏幕 創(chuàng)建工作角色 1. 從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊 Resource Management. 2. 從上下文菜單中選擇 Job Roles $ New Job Role. 3. 輸入工作角色名稱 Apprentice. 4. 輸入對(duì)工作角色的描述 5. 點(diǎn)擊 Submit. 注意 : 需要引起重視的是，默認(rèn)情況下項(xiàng)目經(jīng)理不能在 task中創(chuàng)建用戶角色。只有系統(tǒng)管理員或具有同等權(quán)利的用戶才可以設(shè)置用戶角色。這里邁克爾充當(dāng)系統(tǒng)管理員。 查找工作角色 1. 從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Resource Management” 2. 從上下文菜單中點(diǎn)擊 Job Roles”，您將會(huì)看到一個(gè)包含所有工作角色的列表。 31 3. 在上下文菜單中點(diǎn)擊“ Search Job Roles”。 在域中輸入 查詢條件，點(diǎn)擊 “ Submit”。如果沒有任何查詢條 件，直接點(diǎn)擊“ Submit” 也會(huì)生成與 Resource Management $ Job Roles相同或非常相似的結(jié)果 . 編輯工作角色 1. 從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Resource Management” 2. 在上下文菜單中點(diǎn)擊“ Job Roles”。在工作區(qū)查找并點(diǎn)擊您所想要編輯的工作角色。 3、在上下文菜單中點(diǎn)擊“ Edit Job Role ”。為了編輯多個(gè)工作角色，點(diǎn)擊緊鄰您所想要編輯的工作角色的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標(biāo)。使用 Control (Windows平臺(tái) ), Command (Mac平臺(tái) ), 和 Shift 鍵來選擇多個(gè)工作角色。然后點(diǎn)擊編輯圖標(biāo)。 4. 編輯您所想要修改的信息 5. 點(diǎn)擊 Submit. 32 刪除工作角色 1. 從擴(kuò)展應(yīng)用程序菜單中點(diǎn)擊“ Resource Management ” 2. 在上下文菜單中點(diǎn)擊“ Job Roles” 3. 在工作區(qū)，點(diǎn)擊緊鄰您所想要?jiǎng)h除的工作角色的高亮顯示區(qū)或選擇圖標(biāo)。使用 Control (Windows平臺(tái) ), Command(Mac平臺(tái) ), 和 Shift 鍵選擇多個(gè)工作角色。 4. 點(diǎn)擊刪除圖標(biāo)，完成刪除。 第六節(jié) 再現(xiàn)時(shí)間表 系統(tǒng)管理員再次創(chuàng)建了一個(gè)再現(xiàn)時(shí)間表。再現(xiàn)時(shí)間表是時(shí)間表特征的集合，這些特征可以使時(shí)間表的創(chuàng)建變得簡(jiǎn)單或自動(dòng)創(chuàng)建時(shí)間表，正如您在本節(jié)中所看到的那樣。邁克爾的新用戶 Artemus需要一個(gè)新的再現(xiàn)時(shí)間表，現(xiàn)在我們來看看邁克爾是如何為他創(chuàng)建的： 查看再現(xiàn)時(shí)間表列表 1. 從主頁（ Home） 上選擇 “ Setup $ Time and Hour Management $ Manage Recurring Timesheets“ 2. 您將會(huì)在 task中 看到當(dāng)前的列表 創(chuàng)建新的再現(xiàn)時(shí)間表 1. 在主頁（ Home） , 點(diǎn)擊“ Setup $ Time and Hour Management $ Manage Recurring Timesheets” 2. 點(diǎn)擊 New Recurring Timesheet. 3. 在“ Recurring Timesheet Details”屏幕上的 Name 域中輸入描述文件的名稱： Scranton Timesheet，這是一個(gè)必要的域。 4. 如果您愿意，可以輸入描述信息 5. 從 Pay Period Type菜單中 選擇一個(gè)支付周期類型（這也是一個(gè)必要的域）您可以選擇每周、每?jī)芍?、每半月和自定義支付周期。接下來的域根據(jù)支付周期進(jìn)行變化。支付周期選擇每?jī)芍堋?6. 周期起始時(shí)間（ Period Starts On）會(huì)根據(jù)支付周期的變化進(jìn)行更改。 您必須輸入一個(gè)有效起始日期（ Effective Start Date）。下面您將會(huì)看到根據(jù)類型所產(chǎn)生的變化： a. 每月 (默認(rèn) )。從 1日到 31日之間選擇一個(gè)日期。 b. 每周。從星期日到星期六之間選擇一個(gè)日期。 c. 雙周 (每?jī)芍?). 也是從星期 日到星期六之間選擇一個(gè)日期。這里選擇星期日 。 d. 半月 (大約每十五天 ). 從 1日到 16日或 13日到 28日之間選擇一個(gè)日期 。 33 34 e. 自定義。 除了輸入一個(gè)有效起始日期 （ Effective Start Date），您還必須輸入一個(gè)有效終止日期（ Effective End Date）。這是唯一的一個(gè)不可再現(xiàn)選項(xiàng)，所以 Is Recurring 域也消失了。 7. 在適當(dāng)?shù)挠蛑休斎胗行鹗既掌冢?Effective Start Date）或使用 通過點(diǎn)擊日歷圖片輸入日期。 這是一個(gè)必要的域。 8. 如果可適用 (Period Starts On是自定義的 )，通過在域中輸入一個(gè)日期您還可以輸入一個(gè)有效終止日期（ Effective End Date）或著點(diǎn)擊日歷圖標(biāo)適用日歷小程序輸入日期。 9. 從“ Approver”下拉菜單中選擇一個(gè)核準(zhǔn)人 。對(duì)于 Artemu來說，我們選擇邁克爾斯科特。當(dāng)時(shí)間表提交之后核準(zhǔn)人有權(quán)批準(zhǔn)或拒絕該時(shí)間表。您可以點(diǎn)擊雙望遠(yuǎn)鏡圖標(biāo)來查找核準(zhǔn)人。核準(zhǔn)人不會(huì)再列表中出現(xiàn)，但是已經(jīng)存在域系統(tǒng)中。 10.在工作時(shí)間類型（ Hour Types）菜單中 ，您可以 選擇一個(gè)或多個(gè)您希望出現(xiàn)在列表中的工作時(shí)間類型。適用 Control (Windows平臺(tái) ), Command(Mac平臺(tái) ), 和 Shift 鍵來選擇多個(gè)工作時(shí)間類型。 11. 完成之后，點(diǎn)擊 Submit. 圖 14 新的再現(xiàn)時(shí)間表屏幕 第七節(jié) 個(gè)人休假 邁克爾可以再 task中設(shè)置他的個(gè)人休假時(shí)間。當(dāng)進(jìn)行任務(wù)安排時(shí)， task會(huì)將個(gè)人休假時(shí)間考慮進(jìn)去。例如，如果邁克爾有一個(gè)任務(wù)，這個(gè)任務(wù)計(jì)劃兩周完成，但是在這兩周的時(shí)間內(nèi)他還安排了三天休假時(shí)間，那么 task會(huì)任務(wù)時(shí)間再添加三天時(shí)間 ，解決休假的時(shí)間。下面我們來看看它是如何做到的 設(shè)置個(gè)人休假 6. 在應(yīng)用程序主頁（ Home）屏幕上 點(diǎn)擊“ My Profile Information” 7. 在上下文菜單中點(diǎn)擊“ Personal Time.” 8.如果必要的話，點(diǎn)擊日歷頂端右邊的左右箭頭 () ，滾動(dòng)到合適的年份。 9. 在日歷中點(diǎn)擊您想要作為個(gè)人休假時(shí)間的日期和天數(shù)。當(dāng)您點(diǎn)擊時(shí)，工作日會(huì)變成紅色并且會(huì)在日歷右邊的休假日期行中列出休假日期。 10.為了取消部分工作日，點(diǎn)擊靠近休假日期（ Days Off） 的 “ e”圖 標(biāo)，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小對(duì)話框。點(diǎn)擊對(duì)話框的全部休假日期，這樣他就不會(huì)被選中。點(diǎn)擊 OK，這個(gè)日期就會(huì)出現(xiàn)在 Partial Days的下方，并且還會(huì)變綠 11. 點(diǎn)擊日歷上的顏色為紅色或綠色的日期，刪除個(gè)人時(shí)間。 12. 完成之后，點(diǎn)擊 Submit，保存您的個(gè)人休假時(shí)間；或者點(diǎn)擊 Cancel，放棄您的更改。 注意： 您不能使用鍵盤控制操作，例如 Control/Command或 Shift鍵來選擇相鄰的日期。每一天都需要點(diǎn)擊。 35 36 圖 15 個(gè)人時(shí)間安排工具 第八 節(jié) 與用戶一起工作 通過這些創(chuàng)建用戶的過程以及其它相關(guān)的對(duì)象，邁克爾已經(jīng)準(zhǔn)備與用戶一起做點(diǎn)工作。下面是他所采取的一些步驟： 查找用戶 1. 在導(dǎo)航菜單中選擇“ Find $ Users” 2. 進(jìn)入搜素屏幕，首先點(diǎn)擊“ Submit ”，這時(shí)您會(huì)看到一個(gè)包含系統(tǒng)中所有用戶的列表或者您可以輸入一些查詢條件，例如 ID（編號(hào)）、 Name（名稱）、 Company Name（公司名稱）或 Project Name（項(xiàng)目名稱），然后繼續(xù)下一步 . 3. 點(diǎn)擊 Submit后 ,會(huì)產(chǎn)生一個(gè)用戶列表 圖 16 用 戶列表 37 38 編輯用戶 1. 在用戶列表中，點(diǎn)擊您想要編輯的用戶的名稱，您可以看到用戶詳細(xì)信息屏幕 2. 點(diǎn)擊 Edit User（編輯用戶）。 現(xiàn)在您可以編輯創(chuàng)建該用戶時(shí)所輸入的所有域。為了一次能夠編輯多個(gè)用戶，點(diǎn)擊緊鄰您所想要編輯的用戶名稱的高亮顯示區(qū)域或選擇圖標(biāo)。使用Control (Windows平臺(tái) ), Command (Mac平臺(tái) ), 和 Shift 鍵來選擇多個(gè)用戶。然后點(diǎn)擊編輯圖標(biāo)批量編輯用戶；或者點(diǎn)擊工作簿圖標(biāo)在工作簿中編輯用戶。 3. 點(diǎn)擊 Submit，保存您的更改。 圖 17 批量編輯用戶 圖 18 在工作簿中編輯用戶 從外部數(shù)據(jù)源中導(dǎo)入用戶 1. 在導(dǎo)航菜單中選擇 Create $ User. 2. 然后在上下文菜單中點(diǎn)擊 Import Users（導(dǎo)入用戶） . 3. 上傳包含用戶數(shù)據(jù)的 CSV文件或 TSV文件。文件必須包含必要的值：名字、姓、用戶名、口令和電子郵件地址。其他的域可能也有用處，但是并不必要。 4. 點(diǎn)擊 Next（下一步）后 ，您有機(jī)會(huì)將 CSV或 TSV文件 的所有域與 task的中的域名稱進(jìn)行匹配。您必須至少保持前面幾步提到的域與文件中的域相互匹配。選擇其它您想要包含的通用選項(xiàng)，例如主團(tuán)體、公司、訪問等級(jí)和默認(rèn)工作角色等。另外，您還可以指示 task導(dǎo)入文件的第一行是否是標(biāo)題行。 5. 點(diǎn)擊 Ne