檔案庫房管理制度一、為了維護(hù)庫房管理秩序，保證檔案資料的完整與安全，非庫房管理人員不得進(jìn)入庫房。二、認(rèn)真做好防高溫高濕，防光，防盜，防霉，防蟲，防暑，防塵，防有害氣體，防震，防雷擊工作。加強(qiáng)電源，消防器材管理。庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，生火，存放易燃易爆物品。庫房窗，門要及時關(guān)閉上鎖。做好對平時溫濕度測試和記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)庫房的溫濕度。三、對庫房內(nèi)檔案的保管情況，每月進(jìn)行一次抽查，每季進(jìn)行一次大查，并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并進(jìn)行妥善處理。四、接收，移出，借閱，銷毀檔案資料和工作人員調(diào)動必須嚴(yán)格手續(xù)。檔案資料要進(jìn)行消毒，殺蟲處理，定期更換防蟲藥物。建立檔案資料，檢索工具，設(shè)施設(shè)備的統(tǒng)計臺帳，做到帳物相符。五、檔案資料排放要整齊有序，調(diào)出的案卷入時入庫，對號入座，不得放在辦公室。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生，不準(zhǔn)堆放公私雜物。六、檔案管理人員要忠于職守，充分履行自己的職責(zé);不失密，不泄密，不得私自將檔案資料帶出庫外或摘抄有關(guān)內(nèi)容。對違反規(guī)定造成不良后果者追究其責(zé)任。檔案查閱利用制度一，查閱利用我館檔案資料，利用者須憑本人在工作單位或鄉(xiāng)鎮(zhèn)，村委會，居委會介紹信;查閱利用開放檔案亦可憑本人身份證。二，查閱檔案資料，利用者須填寫查閱利用檔案資料申請單。三，利用者領(lǐng)出，交還檔案必須當(dāng)面清點(diǎn)，并只能在查閱室查閱檔案;不得抄閱與介紹信和申請單上無關(guān)的檔案資料;不得將檔案資料轉(zhuǎn)給他人抄閱。四，查閱檔案時不準(zhǔn)在閱覽室吸煙，喝茶，喧鬧;不準(zhǔn)在檔案資料上圈點(diǎn)，劃線，折疊，抽頁，裁剪;不準(zhǔn)在檔案原件和檔案館出示的檔案證明上涂改。違者造成不良后果的依法追究責(zé)任。五，摘抄，復(fù)制檔案資料須經(jīng)接待人員同意并使用檔案館統(tǒng)一印制的檔案史料摘錄卡。制發(fā)檔案證明由接待人員摘抄或復(fù)印，經(jīng)核對無誤后加蓋業(yè)務(wù)專用章，否則不能作憑證使用。六，查閱機(jī)密性質(zhì)的檔案，必須經(jīng)縣委主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不予接待。七，館藏檔案的公布，出版權(quán)屬于我館所有，未經(jīng)我館同意，任何機(jī)關(guān)和個人無權(quán)公布，出版。檔案銷毀制度為了提高館藏質(zhì)量，有效地保護(hù)檔案，對確認(rèn)失去保管價值的檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行銷毀。銷毀檔案必須經(jīng)本館鑒定小組嚴(yán)格鑒定后進(jìn)行，嚴(yán)禁任何個人擅自銷毀。檔案銷毀前，必須造具銷毀清冊，輸審批手續(xù)，報縣委分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，銷毀1949年以前的歷史檔案，必須同時報國家檔案局批準(zhǔn)。銷毀檔案時，必須指定銷毀地點(diǎn)，并派出兩個以后監(jiān)銷人員實(shí)施。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作廢品賣給收購商，或作其它用途，嚴(yán)防泄密。銷毀清冊應(yīng)歸檔保存，以便日后查考。檔 案 保 密 制 度 一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行檔案法和保密法，共同保守檔案機(jī)密。 二、對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 三、對機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。 四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機(jī)密。 五、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。 六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售。 七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。 檔 案 統(tǒng) 計 制 度 一、檔案工作人員應(yīng)及時對檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等情況及案卷數(shù)量準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計，做到帳物相符。 二、檔案統(tǒng)計要及時，數(shù)字要準(zhǔn)確。對各類檔案資料的查閱、借閱、提供利用效果要逐朋逐時做好記錄登記，做到欄目齊全，內(nèi)容清楚。 三、按規(guī)定和要求及時填報各種登記和統(tǒng)計表冊。 四、定期或不定期地對所管檔案及利用情況進(jìn)行分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效服務(wù)。 檔案利用制度一、凡到檔案室查閱，了解檔案資料的，必須辦理登記手續(xù)；外單位的讀者必須持有單位介紹信或身份證明文件，經(jīng)辦公室主任或業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意；必要時，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽字方可查閱。原則上只允許查找本單位的檔案二、利用檔案應(yīng)該有記錄，利用檔案的單位或個人，經(jīng)批準(zhǔn)辦理登記手續(xù)后，檔案人員應(yīng)該填寫利用信息反饋表，寫明日期、利用檔案單位、利用人姓名、利用檔號、利用效果。 三、檔案人員應(yīng)該根據(jù)利用檔案單位或個人的需要，主動、及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料。 四、利用檔案的單位或個人、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印、轉(zhuǎn)借或破壞檔案材料。 五、借閱和歸還檔案時，檔案人員應(yīng)詳細(xì)檢查，以保證檔案的完整和安全。 六、檔案的保密程度有其時間性，隨時間的變遷，應(yīng)及時調(diào)整密級，以擴(kuò)大檔案的利用范圍。七、國土及房地產(chǎn)檔案按國家相關(guān)規(guī)定辦理。檔案員崗位職責(zé)一 認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法和國家檔案工作的方針，政策，嚴(yán)格遵守本處檔案工作各項規(guī)章制度二 認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，積極做好檔案開發(fā)利用，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。三 認(rèn)真做好檔案材料的收集，整理，立卷，收歸工作；做好超保管期限檔案的銷毀工作。四 掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行檔案材料的輸入和檢索，提高管理水平。五 管理和維護(hù)檔案的設(shè)備，建立各項管理臺帳，并定期做好檔案統(tǒng)計工作。六 嚴(yán)守國家機(jī)密，確保檔案的完整和安全。七 做好檔案室的“八防”工作，即 防火 防盜 防潮 防光 防鼠 防污染。八 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作。檔案移交 交接登記制度為加強(qiáng)我處檔案的綜合管理，規(guī)范檔案的收集，整理和歸檔，確保檔案的完整，準(zhǔn)確，根據(jù)檔案法，城市建設(shè)檔案管理規(guī)定（建設(shè)部90號令），建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范結(jié)合我處實(shí)際，特制定本規(guī)定。一 凡本處工作，業(yè)務(wù)活動范圍內(nèi)已完成的，記載工作主要過程和現(xiàn)狀，有保存，利用價值的和上級部門有緊密聯(lián)系的文件，圖紙，電子文本等，均應(yīng)歸檔。二 檔案資料的收集包括文書檔案，基建檔案，設(shè)備儀器檔案，會計檔案，聲像檔案，實(shí)物檔案，業(yè)務(wù)檔案、房地產(chǎn)管理檔案等。三 沒有明確歸檔范圍的歸檔文件應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按不同價值進(jìn)行收集四 各類業(yè)務(wù)檔案的收集由各室業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集整理后，移交處檔案室檔案的整理 檔案歸檔文件的質(zhì)量要求：一 以原件歸檔，內(nèi)容須真實(shí)，準(zhǔn)確，與實(shí)際符合。二 歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水，純藍(lán)墨水，圓珠筆 復(fù)寫紙， 鉛筆等。三 歸檔文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4 （297mm X 210mm），圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。四 歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大，耐久性強(qiáng)的紙張。存檔文件不得使用傳真紙歸檔。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用復(fù)印件。五 電子歸檔文件是記載重要文件的主要修改過程和辦理情況，具有保存價值的電子文件。電子歸檔文件要保持電子文件的真實(shí)性，完整性，有效性，并保證管理工作的連續(xù)性。對同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容相關(guān)說明及描述上，保持一致。六 檔案收集齊全后，進(jìn)行檔案立卷工作。檔案立卷應(yīng)遵循歸檔文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)關(guān)系，便于檔案的保管和利用。立卷方法可按年度，機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類有文號的按文號依次排列，如規(guī)劃工程科的建筑工程規(guī)劃許可證，建設(shè)處施工許可證檔案按年度文號內(nèi)容分類，一個文號形成一個案卷，依次排列。無文號的歸檔文件整理后排序。七 卷內(nèi)目錄的編制：檔案分類后卷內(nèi)文件的排序，必須按問題結(jié)合時間，工作流程進(jìn)行排列。有固定卷內(nèi)目錄須按卷內(nèi)目錄排列并填寫，相應(yīng)內(nèi)容或打印輸出，如：房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案等。無固定卷內(nèi)目錄的卷內(nèi)文件排列好后，要進(jìn)行計算機(jī)錄入并打印。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件（歸檔文件）首頁之前，樣式應(yīng)符合卷內(nèi)目錄 規(guī)范。序號：以一份文件為單位的用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注（連續(xù)編號）。責(zé)任者:填寫文件的 直接形成單位，有多個責(zé)任者時，選擇一個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。文件編號：填寫工程文件原有的問號或圖號。文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。日期：填寫文件形成的日期。頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。案卷題名：應(yīng)簡明準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。當(dāng)同一類文件數(shù)量較多，可以組成多卷時，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號，括號內(nèi)以簡短文字概括本卷內(nèi)容。編制單位：填寫卷內(nèi)文件的形成單位，主要責(zé)任者或立卷單位（部門），有多個形成單位時，選擇其中一個主要的其余用“等”代替。編制日期：填寫卷內(nèi)全部文件的起止日期。八 檔案資料的收集整理應(yīng)由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，由各室領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)督促落實(shí)。業(yè)務(wù)人員須按上述規(guī)范對歸檔文件進(jìn)行立卷和整理后經(jīng)各室領(lǐng)導(dǎo)審核，才能移交給處檔案室接收。檔案室應(yīng)對各處（室）檔案整理，歸檔提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助 。 檔案的移交歸檔一 檔案歸檔時間原則定為翌年第一季度。也可根據(jù)各室業(yè)務(wù)程序和工作特點(diǎn)，分階段歸檔。 對聲像檔案，實(shí)物檔案，設(shè)備儀器檔案應(yīng)即時歸檔。二 房地產(chǎn)產(chǎn)生的有關(guān)資料如拆遷協(xié)議，房地產(chǎn)，抵押，交易，測量，等原件，須按相應(yīng)檔案類別的標(biāo)準(zhǔn)，整理歸檔后，移交檔案室。三 檔案室的接收檔案以室或隸屬單位為接收對象，各室移交檔案室的檔案，應(yīng)符合上述規(guī)范要求，填寫檔案移交清冊一式兩份，雙方簽名蓋章后各持一份。檔案的裝訂一 我處移交檔案室的歸檔文