進行知識管理主要有以下幾步 1 建立專門的知識管理部門 并設立知識主管 知識主管的主要任務是指導企業(yè)建立完善的知識管理體系 將企業(yè)的知識資源 轉化為最大的收益 激勵員工進行知識共享和創(chuàng)新 提高企業(yè)的競爭力 其主 要職責是 了解公司的環(huán)境和公司本身 理解公司內(nèi)的信息需求 建立和造就 一個能夠促進學習 積累知識和信息共享的環(huán)境 使每個人都認識到知識共享 的好處 并為公司的知識庫作貢獻 監(jiān)督保證知識質量 深度 風格 并與公 司的發(fā)展一致 其中包括信息的更新等 保證知識庫設施的正常運行 加強知 識集成 產(chǎn)生新的知識 促進知識共享的過程等等 2 促進知識共享 鼓勵知識創(chuàng)新 營造良好環(huán)境 企業(yè)實施知識管理 關鍵在于營造一個利于促進知識共享 鼓勵知識創(chuàng)新的工 作環(huán)境 在這種環(huán)境內(nèi) 人們相互信任 關系融洽 暢所欲言 氣氛輕松 思 想活躍 其中信任尤為重要 因為每個人的思想都是不同的 要想達到企業(yè)內(nèi) 的知識共享 每個員工的想法 點子 建議 意見 都應受組織和其他員工所 理解和尊重 此外輕松活躍的氣氛也是十分重要的 在輕松活躍的工作氛圍中 員工心情舒暢 可以盡情構思 無限想象 從而新想法 新點子 新思維層出 不窮 知識創(chuàng)新潛能得到極大發(fā)揮 3 不斷 e 化企業(yè) 建立企業(yè)的信息網(wǎng)絡 現(xiàn)代企業(yè)可以借助信息技術 構建一個信息網(wǎng)絡 作為聯(lián)系員工 交流信息 共享知識 合作創(chuàng)新的媒介 例如 安達信咨詢公司通過 Notes 軟件把大約 2 萬名咨詢?nèi)藛T連接在一個名為 知識交易所 的網(wǎng)絡上 這個 知識交易所 擁有 2000 多個數(shù)據(jù)庫 通過這一網(wǎng)絡 該公司的咨詢?nèi)藛T不僅可以一天 24 小時使 用上述數(shù)據(jù)庫 而且可以彼此交流最新想法 共享知識 共同創(chuàng)新 在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)中還應建立企業(yè)知識庫 集中存儲企業(yè)活動過程中所需要的各種 信息和數(shù)據(jù) 以及員工的建議 4 引入激勵機制 建立評價體系 知識分為顯性知識和隱性知識 顯性知識是指已經(jīng)凝固在一定物質載體上的人 類智慧 隱性知識是指存儲于人們大腦的經(jīng)歷 經(jīng)驗 技巧 訣竅等尚未公開 的秘密知識或只可意會難于表達的知識 隱性知識往往具有獨占性 開發(fā)利用 價值比較高 顯性知識實現(xiàn)共享 可以借助于一定的技術和媒體實現(xiàn) 但隱性 知識的共享 取決于企業(yè)員工的個人意愿 在傳統(tǒng)觀念中 人們認為自己的隱 性知識是其個人價值所在 如果把這部分知識拿出去共享 他就可能因沒有價 值而失寵甚或丟掉工作 而知識管理不僅僅提倡 知識就是力量 更重視 共享 知識就是力量 因此 必須建立一套有效的激勵機制和評價體系 鼓勵員工提 供自己的隱性知識供企業(yè)共享 并積極進行知識創(chuàng)新 5 雇傭愿意共享知識的員工 若你希望有共享知識的員工 最好是從開始做起 專家談到 要創(chuàng)立一個員 工共享知識的文化必須從招聘員工這一步開始 因此 我們僅招聘那些我們的 員工感覺能夠與之進行良好工作的人員 所以 公司的應聘過程通常持續(xù)連續(xù) 幾天 要求應聘者與現(xiàn)在的員工進行廣泛的商業(yè)及社會交流 這種過程最后以 群體討論的形式達到高潮 員工將對應聘者的表現(xiàn)評估 只要有一個反對意見 應聘者就不能錄取 此外 公司還以員工回答了多少公布的問題 多快能回答 問題 當他們獲得答案后 是否能經(jīng)常總結問題并將問題及時公布于公司內(nèi)部 網(wǎng)上等標準來對員工進行績效評估 6 建立知識管理的反饋系統(tǒng) 知識管理的實施過程中難免會出現(xiàn)一些問題和變化 通過知識管理的反饋系統(tǒng) 可以及時地將這些信息反饋給知識主管 便于知識主管能夠快速準確地采取相 應的措施 解決出現(xiàn)的問題 以便使企業(yè)的知識管理成本降到最小 使知識管 理能夠順利進行 從而提高企業(yè)的知識管理效用 除這些方面外 企業(yè)還應采取更新經(jīng)營管理理念 與其他企業(yè)開展合作性競爭 保護自身知識產(chǎn)權和無形資產(chǎn)等措施 知識管理 如何識別與規(guī)避風險知識管理 如何識別與規(guī)避風險 一一 2007 8 10 作者 賈文玉 編輯 問天 點擊進入論壇 一家從事專業(yè)軟件開發(fā)的高科技公司 最近在考慮啟動知識管理項目 對于這家公司來說 知識管理不是一個新名詞了 2003 年 企業(yè)的一位負責研發(fā)的項目經(jīng)理就在很多場合向公 司各層面介紹過這個概念 甚至還約了幾位同事在公司內(nèi)部做了一個簡單的 BBS 請大家 共享軟件編程工作中的經(jīng)驗和技巧 開始階段 大家都很積極的參與進來 可沒過幾個月 這 BBS 就變得悄無聲息了 當年的項目經(jīng)理 現(xiàn)在已經(jīng)升格為負責產(chǎn)品研發(fā)的副總裁 回頭看 2 年前自己啟動的這個 BBS 已經(jīng)有 10 個月沒有新的文檔更新了 最近這位副總裁決心從公司層面來推動一個 全員參與的知識管理項目 他擔心的是 這次項目會不會再重蹈覆轍呢 知識管理項目 通?？梢苑譃樗拇箅A段 即知識管理規(guī)劃 知識梳理 系統(tǒng)選型與實施 持續(xù)改進 在項目各階段 企業(yè)都可能面臨各種風險 在討論這些風險之前 我們先看看 這四大階段 企業(yè)都要做哪些工作 在知識管理規(guī)劃階段 企業(yè)面臨三項主要工作 一是明細未來的發(fā)展戰(zhàn)略 總結企業(yè)的核 心成功要素 判斷知識管理的支撐點 比如 以產(chǎn)品研發(fā)為主的企業(yè) 知識管理主要應用 在研發(fā)部門 以銷售導向 終端控制為主的銷售型企業(yè) 其知識管理的核心應用應當在市 場營銷部門 以客戶服務為導向的服務業(yè) 知識管理有助于提高對客戶知識的管理和客戶 服務經(jīng)驗的管理 不同企業(yè)的業(yè)務模式 發(fā)展戰(zhàn)略 關鍵成功要素決定了知識管理的總體 戰(zhàn)略和核心應用 二是制定知識管理藍圖 知識管理藍圖幫助企業(yè)明確開展知識管理工作 的知識藍圖 管理藍圖 IT 藍圖 文化藍圖 這為企業(yè)的 KM 工作明確了總體的發(fā)向 三 是企業(yè)知識管理的計劃分解 這幫助企業(yè)解決在什么時間投入哪些資源實現(xiàn)什么目標的問 題 在知識梳理階段 企業(yè)面臨四項工作 一是業(yè)務流程梳理 首先必須從核心業(yè)務和管理流 程的梳理開始 明確企業(yè)關鍵流程 這有助于之后知識內(nèi)容分析 這項工作的成果是企業(yè) 的總體流程體系 二是知識內(nèi)容分析 基于業(yè)務流程梳理 分析與判斷流程關鍵點上的顯 性與隱形知識 這項工作涉及到與業(yè)務流程各節(jié)點的員工的多次訪談與交流 分析他們在 工作過程中產(chǎn)生或總結的知識內(nèi)容在知識內(nèi)容分析階段 企業(yè)還應當制定知識分類的原則 構建知識分類體系 通過上述流程梳理和知識內(nèi)容分析的工作 企業(yè)即可構建知識網(wǎng)絡圖 和知識歷程圖 在系統(tǒng)選型與實施階段 企業(yè)必須根據(jù)知識管理規(guī)劃的藍圖和知識梳理的成果 選擇合適 的軟件系統(tǒng)進行支撐 系統(tǒng)選型前還需要判斷是購買成形的商用軟件還是自行設計定制軟 件 在選擇軟件系統(tǒng)實施公司時 必須考慮的要素包括 1 投標人的資格與資信 如 投標人自身規(guī)模和實力 投標人是否具有成熟的項目相關軟件產(chǎn)品等 2 投標人在的 客戶情況 如投標公司的客戶數(shù)量及相應名單 投標人是否擁有大型企業(yè)集團軟件項目的 經(jīng)驗 3 投標人的相關項目實施方法 如投標人關于信息系統(tǒng)開發(fā) 實施的方法 完 整的項目實施計劃等 4 投標人對項目實施的相關風險認識 如判斷投標人不太成功 的軟件項目 5 系統(tǒng)的技術性能 如系統(tǒng)是否存在用戶限制 產(chǎn)品成熟穩(wěn)定性等 6 系統(tǒng)的功能特性 如信息發(fā)布 文檔管理 文檔檢索等 7 項目開發(fā)和實施服務 如投標人對項目需求的理解程度 項目開發(fā)和實施團隊情況 投標人對該項目的承諾等 通過綜合分析產(chǎn)品和實施方的能力 最終確定 KM 系統(tǒng)的合作方 開展實施工作 KM 系統(tǒng)實施完畢 并不代表 KM 項目的結束 企業(yè)還需要開展持續(xù)改進工作 在這個階 段 企業(yè)需要隨時監(jiān)控業(yè)務流程的運作 軟件系統(tǒng)的效率 企業(yè)文化的塑造 專業(yè)人才隊 伍的維護與激勵等情況 以業(yè)務流程的持續(xù)改進為例 企業(yè)在一定的時間段內(nèi)可以針對現(xiàn) 有的所有流程進行分析 挑選問題 抱怨最大的流程進行重點分析和改進 以專業(yè)人才隊 伍的維護為例 KM 項目結束后 一批經(jīng)過歷練的經(jīng)驗豐富的管理和業(yè)務人才需要以新的 非項目形式的管理和激勵方式 這些工作均納入到持續(xù)改進階段逐步完成 知識管理項目的四個階段 蘊含著各種風險 我們從企業(yè)的五大管理要素模型 戰(zhàn)略 組 織 績效 流程 文化 對這些風險展開描述和解析 表 1 描述了這些風險 表 1 知識管理項目各階段的風險 知識管理項目的四大階段 風險類型 知識管理規(guī)劃 知識梳理 系統(tǒng)選型與實施 持續(xù)改進 戰(zhàn)略 戰(zhàn)略支撐風險 知識遴選風險 項目控制風險 戰(zhàn)略模糊風險 組織 組織設計風險 知識協(xié)同風險 系統(tǒng)支撐風險 組織渙散風險 績效 變革推進風險 制度保障風險 制度保障風險 人員流失風險 流程 共識達成風險 流程調整風險 系統(tǒng)支撐風險 持續(xù)發(fā)展風險 文化 文化慣性風險 知識共享風險 系統(tǒng)使用風險 文化弱化風險 戰(zhàn)略支撐風險 知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃 必須從企業(yè)整體戰(zhàn)略出發(fā) 知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃成果應 當支撐企業(yè)戰(zhàn)略 企業(yè)面臨的風險在于 如何形成支撐企業(yè)整體戰(zhàn)略的知識管理戰(zhàn)略 上 文也提及 戰(zhàn)略重點決定了知識管理應用的重點 這也是體現(xiàn) KM 項目的價值所在 起步 階段的規(guī)劃失誤將直接導致知識管理走向失敗 組織設計風險 對于大型企業(yè)而言 知識管理工作需要一個專門的組織完成 知識規(guī)劃階 段需要考慮該組織的架構及其團隊構成 不同的團隊構成會直接影響該組織對于知識管理 的推動力 變革推進風險 企業(yè)順利開展知識管理 必須將員工績效考核策略直接掛鉤 這對于很多 企業(yè)來說 績效考評的調整會受到既得利益者的反對 如何推動這場變革 企業(yè)面臨很大 的風險 共識達成風險 企業(yè)內(nèi)部不同部門和團隊 對于知識管理的理解 看法都不同 有些部門 對此感到恐懼 擔心部門利益受損 這與大家對知識管理的認識程度差異密切相關 企業(yè) 必須考慮如何讓知識管理在企業(yè)內(nèi)部達成共識 讓所有人理解知識管理對于他們的意義和 價值 文化慣性風險 企業(yè)原有的文化 有可能與知識管理不相匹配 企業(yè)需要逐步調整和塑造 企業(yè)文化 以支撐知識管理工作的順利開展 固有的企業(yè)文化存在一定時間的慣性 如何 盡快調整文化的慣性 是企業(yè)面臨的一個挑戰(zhàn) 知識遴選風險 在知識梳理階段 如何選擇能夠支撐核心業(yè)務和管理活動開展的知識 企 業(yè)面臨知識遴選的風險 若梳理的知識為非核心知識 則 KM 無助于企業(yè)業(yè)務和管理活動 的順利開展 將導致企業(yè)員工對知識管理的不信任感增強 知識協(xié)同風險 不同部門 團隊的知識 存在協(xié)同的風險 在未實施知識管理前 不同部 門之間的知識沒有缺乏正式的溝通渠道 很多企業(yè)存在 部門墻 打破這堵墻 實現(xiàn)知識 協(xié)調 會面臨各利益團體的挑戰(zhàn) 流程調整風險 知識梳理前 企業(yè)通常需要開展流程梳理和調整的工作 明確核心業(yè)務和 管理流程后 才能明確關鍵控制點上的知識 流程調整后 員工的工作方式和流程會發(fā)生 改變 如何讓員工適應這種調整 企業(yè)需要做很多工作 知識共享風險 這是知識管理面臨的最大挑戰(zhàn)之一 在企業(yè)內(nèi)部塑造知識共享的文化 讓 所有員工積極主動的共享他們的顯性知識和隱形知識 對于許多傳統(tǒng)企業(yè)來說是很難做到 的 項目控制風險 企業(yè)在實施知識管理項目的過程中如何有效把握項目的進程 如項目推進 組織不力 項目時間和進度失控 實施成本超出預算 實施質量難以保證等等 這是知識 管理項目的控制風險 制度保障風險 若企業(yè)只指望從技術上給知識管理提供支撐 而不能通過制度來保證企業(yè) 知識管理活動的進行 進而塑造新的企業(yè)文化 那企業(yè)知識管理活動就存在失敗的風險 知識管理項目的最終用戶是全體員工 讓如此眾多的最終用戶改變?nèi)粘５墓ぷ髁晳T是一件 工作很大而且困難的事情 如何讓員工能夠在工作中自覺地使用知識管理系統(tǒng)來貢獻和共 享知識呢 除了系統(tǒng)使用方便 簡單 有效 并且能夠滿足公司業(yè)務在知識管理方面的要 求等技術因素之外 更為重要的是建立一套嚴格的管理制度進行保證 系統(tǒng)支撐風險 挑選合適的知識管理系統(tǒng)軟件支持知識管理 存在系統(tǒng)支撐風險 主要包 括知識管理系統(tǒng)軟件本身存在的功能風險以及企業(yè)選擇軟件時的選型風險 軟件功能不符 合企業(yè)需求 集成開放性不足 成熟穩(wěn)定性差強人意 缺乏軟件供應和服務商的評估手段 選型時無所適從 盲目決策等都會最終造成知識管理項目的失敗 系統(tǒng)使用風險 主要是指企業(yè)在知識管理軟件系統(tǒng)上線運行之后 企業(yè)員工卻不能經(jīng)常性 地使用系統(tǒng) 也不能對知識管理系統(tǒng)進行維護 從而難以保證知識管理系統(tǒng)中知識的數(shù)量 和質量 在 惡性循環(huán) 中使知識管理系統(tǒng)逐漸成為一個華而不實的擺設 戰(zhàn)略模糊風險 知識管理項目結束后 其他的戰(zhàn)略會隨著時間的推移逐步調整 知識管理 戰(zhàn)略也需要緊密跟隨企業(yè)整體戰(zhàn)略做調整 否則很容易出現(xiàn)戰(zhàn)略模糊風險 導致 KM 在支 撐企業(yè)戰(zhàn)略方面力度不足 組織渙散風險 全職或兼職的知識管理團隊 在項目期間會投入很大的精力參與工作 進 入項目結束后的持續(xù)改進期 團隊容易出現(xiàn)精力不集中 企業(yè)知識管理工作也面臨組織渙 散的風險 人員流失風險 知識管理項目結束后 一批專業(yè)的 KM 從業(yè)人員已經(jīng)成長起來 企業(yè)必須 采用一套好的績效管理體系維持這批專業(yè)人員的穩(wěn)定性 否則企業(yè)將面臨 KM 專業(yè)人士的 流失風險 持續(xù)發(fā)展風險 主要是指企業(yè)對