合同管理 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)合同法并結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本制度。 第二條 本制度適用于本公司及各分、子公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于以下合同形式： 1、 公司進(jìn)行資本運(yùn)作所簽訂的合同，包括股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、收購或出售資產(chǎn)合同、與他人合同新設(shè)公司合同、委托理財(cái)合同、托管合同、其他對(duì)外投資合同等； 2、 對(duì)外擔(dān)保合同； 3、 公司經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的合同，包括購銷合同、借款合同、租賃合同、承攬合同、建設(shè)安裝工程合同、貨物運(yùn)輸合同、倉儲(chǔ)合同、保險(xiǎn)合同、委托合同、技術(shù)合同、保管合同及其他各類經(jīng)濟(jì)合同等。 第二章 合同的簽訂 第三條 合同作為明確合同雙方權(quán)利和義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故公司進(jìn)行資本運(yùn)作和經(jīng)營管理活動(dòng)，根據(jù)需要采用書面形式與外界簽訂合同，有關(guān)部門修改和補(bǔ)充合同的文書、圖表、傳真等均視為合同的組成部分。 第四條 公司的合同由法人或法人授權(quán)被委托人對(duì)外簽訂，被委托人必須持有法人授權(quán)委托書（附件一）并嚴(yán)格按照法人授權(quán)委托書的授權(quán)范圍行使權(quán)利，保證所簽合同的有效可行。法人、法人授權(quán)的被委托人以外的其他個(gè)人不得以公司或個(gè)人名義對(duì)外簽訂合同。 第五條 公司對(duì)外簽訂合同之前應(yīng)先由經(jīng)辦人填寫合同審批表（1）（附件二）并將合同初稿一起報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批完成之后由經(jīng)辦人填寫合同同審批表（2）（附件三）并將合同正式稿一起報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后合同即蓋章成立。 具體的審批流程及權(quán)限詳見第三章。 第六條 公司對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)簽約方進(jìn)行資信調(diào)查，包括資金、技術(shù)、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量以及信譽(yù)等，如必要還應(yīng)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查研究和分析，掌握對(duì)方的履約能力。 第七條 公司對(duì)外簽訂的一般合同由各級(jí)經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等），數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和酬金；履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款；重要合同由法律工作人員負(fù)責(zé)擬稿。 第八條 本制度第二條第1、2 點(diǎn)所指的合同及超過30萬以上的公司經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的合同須根據(jù)公司章程及董事會(huì)決議規(guī)定經(jīng)過董事會(huì)或股東大會(huì)批準(zhǔn)，未經(jīng)過公司董事會(huì)或股東大會(huì)的批準(zhǔn)，一律不得擅自對(duì)外簽訂該類合同。 第九條 公司簽訂的合同凡須國家有關(guān)部門和機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、備案的合同，應(yīng)及時(shí)上報(bào)批準(zhǔn)或備案。 第三章 合同審批的流程及權(quán)限 第十條 關(guān)于合同的審批流程及權(quán)限如下： 第十一條 針對(duì)緊急采購，每次對(duì)于10 萬元以內(nèi)的預(yù)算（每月不超過2 次，合計(jì)20 萬元），直接由總經(jīng)理審批簽字，公司財(cái)務(wù)確認(rèn)通過后支付款項(xiàng)，后由相關(guān)經(jīng)辦人補(bǔ)合同及審批手續(xù)。 第十二條 針對(duì)每月超過2 次緊急采購，對(duì)于10 萬以內(nèi)的預(yù)算，由總經(jīng)理、公司財(cái)務(wù)及董事會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后支付款項(xiàng)，后由相關(guān)經(jīng)辦人補(bǔ)合同。 第十三條 對(duì)于10 萬以上預(yù)算外的緊急采購，需要由董事長授權(quán)總經(jīng)理及匯特公司財(cái)務(wù)授權(quán)先行支付，后補(bǔ)合同（短信郵件電話）。 第十四條 審批流程中應(yīng)以簽字或電子簽名的形式進(jìn)行審核。對(duì)于出現(xiàn)特殊、緊急情況而不能按正常流程審批時(shí)可先行電話或傳真申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)審批人同意后先執(zhí)行相關(guān)流程，后由權(quán)限人進(jìn)行補(bǔ)簽。 （根據(jù)采購部對(duì)項(xiàng)目小組等商品簽訂合同的流程，現(xiàn)將此經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在簽訂合同審批1、2的流程明確如下： 審批表1：項(xiàng)目小組采購人員項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理合同審批1結(jié)束 審批表2：項(xiàng)目服務(wù)小組采購人員項(xiàng)目服務(wù)小組負(fù)責(zé)人集團(tuán)公司律師公司會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理超30報(bào)執(zhí)行董事合同審批2審批結(jié)束） 第十五條 合同訂立后的款項(xiàng)支付使用公司統(tǒng)一的支付憑單進(jìn)行請(qǐng)款、審批、支付。 第四章 合同的履行及保管 第十六條 公司簽訂的合同原件應(yīng)交于法律部門保管，各業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)部保留合同復(fù)印件。(在建期間合同原件財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)歸檔保管。) 第十七條 每一合同履行完畢或長期合同的每一階段完成，經(jīng)辦人應(yīng)即使將有關(guān)部門資料整理清楚，交合同管理部門存檔。 第十八條 合同履約過程中發(fā)生違約事項(xiàng)，應(yīng)按合同條款規(guī)定處理，合同經(jīng)辦人不得自行決定免罰。 第十九條 合同履行過程中的變更、解除、合同爭(zhēng)議等重要事項(xiàng)，其協(xié)商結(jié)果須形成書面協(xié)議，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并依上述十四條流程履行審核手續(xù)。 第二十條 合同訂立后在履行過程中，合同經(jīng)辦人應(yīng)進(jìn)行合同跟蹤及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況和定期匯報(bào)，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及早采取措施，防患于未然，避免損失的發(fā)生。 第五章 法律事務(wù)部的責(zé)任 第二十一條 公司由法律工作人員根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，對(duì)合同進(jìn)行監(jiān)督管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由公司法律工作人員對(duì)各部門實(shí)行指導(dǎo)。 第二十二條 公司法律工作人員對(duì)有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)要出具法律意見書，供法定代表人或代理人參考，對(duì)合同條款的不當(dāng)之處提出修改意見。 第二十三條 負(fù)責(zé)對(duì)生效的合同，建立檔案，進(jìn)行分類、整理、立卷、統(tǒng)一裝訂歸檔，如需調(diào)閱，根據(jù)權(quán)限調(diào)用； 第二十四條 負(fù)責(zé)及時(shí)對(duì)有關(guān)合同進(jìn)行審查，提供有關(guān)的法律咨詢； 第二十五條 負(fù)責(zé)與公司聘請(qǐng)的律師事務(wù)所保持經(jīng)常的聯(lián)系，對(duì)公司重大合同起草和簽訂做前期準(zhǔn)備工作，并提供決策參考。 第二十六條 負(fù)責(zé)站在客觀的立場(chǎng)對(duì)合同實(shí)行審查和監(jiān)督，摒棄各部門受自身利益驅(qū)使忽視公司整體利益現(xiàn)象，維護(hù)公司整體利益。 第二十七條 負(fù)責(zé)強(qiáng)化履約意識(shí)，減少公司糾紛，使公司能以重合同、守信用的良好形象展現(xiàn)在社會(huì)公眾面前。 第六章 考核與獎(jiǎng)罰 第二十八條 合同管理列入有關(guān)部門、崗位的考核范圍。 第二十九條 公司根據(jù)管理情況，對(duì)合同管理成績顯著者予以獎(jiǎng)勵(lì)。 第三十條 公司對(duì)以下情況依據(jù)情節(jié)輕重決定處罰： 1、 應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立的； 2、 合同經(jīng)辦人在簽訂、履行合同時(shí)未盡責(zé)盡力的； 3、 合同經(jīng)辦人、主管遺失或擅自銷毀合同或附件的； 4、 應(yīng)追究而未追究對(duì)方違約責(zé)任的； 5、 其他違反本制度的行為。 第七章 附則 第三十一條 本制度由法律事務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋，其他關(guān)于合同的制度、通知等如與本制度有沖突以本制度為準(zhǔn)。 第三十二條 本制度適用于本公司及參股各公司. OA平臺(tái)合同審批及注意事項(xiàng) 通一設(shè)定（按公司制度試定，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施），具體操作統(tǒng)一培訓(xùn)。 進(jìn)入辦公平臺(tái)后-流程中心-待辦流程 注:所有先發(fā)貨后收款的銷售業(yè)務(wù)都必須有合同和訂單支持。 合同項(xiàng)目分類 項(xiàng)目臨時(shí)合同/項(xiàng)目臨時(shí)支付 經(jīng)營采購合同/經(jīng)營采購支付 日常費(fèi)用合同/日常費(fèi)用支付 銷售采購合同/銷售采購支付 中標(biāo)審批（30萬以上） 物流銷售合同/物流銷售支付 項(xiàng)目臨時(shí)合同與項(xiàng)目臨時(shí)支付 適用條件： 適用于前期非正式注冊(cè)的新公司，即未辦理營業(yè)執(zhí)照的公司。 注意事項(xiàng)： 各合同發(fā)起人須開通項(xiàng)目臨時(shí)合同與臨時(shí)支付的權(quán)限，總分公司也要分開。 經(jīng)營采購合同與經(jīng)營采購支付 適用條件： 適用于正式注冊(cè)的公司（已辦理營業(yè)執(zhí)照備案），主要用于項(xiàng)目工程的經(jīng)營采購合同及支出。 注意事項(xiàng)： 1、金額為30萬以上的采購合同，需招投標(biāo)，需多走一個(gè)“中標(biāo)審核”流程，通過后再走“合同審批”，付款時(shí)再走“支付審批”。 2、是否為重大合同：對(duì)外投資、收購兼并、合資合作、在建項(xiàng)目土建安裝合同、金額超過30萬為重大合同。 3、項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門：項(xiàng)目籌建期間的土建合同和其他相關(guān)的合同。 4、對(duì)于非采購合同項(xiàng)下的采購支付（即未簽訂合同的經(jīng)營采購支付，通常是指10000元以下的零星采購，且不提供售后服務(wù)或質(zhì)保），在發(fā)起采購支付時(shí)，須選紙質(zhì)合同支付，此時(shí)，須在備注中注明是無合同支付。 5、日常費(fèi)用 （1）合同支付：是指已發(fā)起合同審批流程的合同支付，按正常流程進(jìn)行審核支付。 （2）非合同支付，主要用于日常費(fèi)用支出。 （3）紙質(zhì)合同支付，用于發(fā)起人未走OA合同審批流程的支付（或合同發(fā)起人與支付人非同一人），以附件形式掛入相關(guān)紙質(zhì)合同即可。此項(xiàng)應(yīng)有總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)的手寫簽字審批。 日常費(fèi)用合同與日常費(fèi)用支付 日常費(fèi)用合同（除經(jīng)營采購合同外）：主要用于房租合同、行政手續(xù)類（安評(píng)、環(huán)評(píng)、消防等）合同、電器購買合同、車輛購置合同等 日常費(fèi)用支付：主要指日常費(fèi)用合同項(xiàng)下的支付及非合同項(xiàng)下的日常費(fèi)用，如福利、招待、辦公、交通、通訊、行政等費(fèi)用 銷售采購合同/銷售采購支付 銷售采購合同 銷售采購支付，主要是指銷售人員的銷售費(fèi)用，適用于銷售部的費(fèi)用報(bào)銷，招商，市場(chǎng)產(chǎn)品開發(fā)支出等。 工資支付與財(cái)務(wù)專用支付 工資支付：主要適用于工資支付的審批及五險(xiǎn)一金的審批 五險(xiǎn)一金的上交審批走工資支付流程。 財(cái)務(wù)專用支付：主要適用于稅金支付與銀行手續(xù)費(fèi)支付。 合同訂立與審核 哪些業(yè)務(wù)必須訂立合同呢？ 參考條件 技術(shù)參數(shù)特殊約定 質(zhì)量保證 分期付款 一些其他的特別約定 貨到付款 款到發(fā)貨 配送合同 售后服務(wù) 注：銷售訂單視同銷售合同 銷售合同條款審核及執(zhí)行 1、主體資格審查 2、合同生效期審核 3、是否在特殊條款約定 4、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)條款 5、回款開票約定是否符合稅法規(guī)定 6、開票單位和合同簽訂單位一致，開票內(nèi)容和合同簽訂銷售內(nèi)容一致 7、關(guān)注客戶存在壞賬損失的風(fēng)險(xiǎn) 采購業(yè)務(wù) 內(nèi)容審核 A、合同采購的內(nèi)容與所約定的發(fā)票性質(zhì)是否相符合 B、付款條款是否應(yīng)有質(zhì)保而沒有，預(yù)付款比例條款約定是否合理 C、涉及外匯結(jié)付匯的發(fā)票合同約定的時(shí)間要求 D、合同內(nèi)容涉稅不合規(guī)范的描述如職工福利用、進(jìn)口設(shè)備安裝服務(wù)費(fèi)等 蓋章審核 A、合同蓋章應(yīng)審核合同審批手續(xù)是否齊備、合規(guī)、完整。 B、合同樣本與審批提交的樣本內(nèi)容是否一致（內(nèi)容包括附件，誤寫的靈活處理）