人事系列文件人事檔案管理制度一、目的將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化；維護(hù)人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞；便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。二、適用范圍適合公司總部及分（子）公司三、人事檔案分類員工人事檔案分為以下五大類：1、入職檔案（1）個(gè)人簡歷、員工信息表（2-3-1附件2）、面試結(jié)果評(píng)價(jià)表（2-1-1附件5）、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。（2）勞動(dòng)合同（2-5-1附件1）、保密協(xié)議（2-5-1附件6）、補(bǔ)充協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。2、培訓(xùn)檔案新員工入職培訓(xùn)試卷、試用期工作記錄；參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)效果評(píng)估表；培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議等。3、崗位檔案崗位說明書（2-3-1附件3）、職務(wù)任命書；崗位變動(dòng)申請(qǐng)、崗位變更記錄等。4、薪酬考核檔案員工轉(zhuǎn)正審核表（2-1-1附件9）、員工試用期總結(jié)表；季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談?dòng)涗?；工作記錄、調(diào)薪申請(qǐng)單、調(diào)薪/降薪記錄。5、其他檔案個(gè)人黨、團(tuán)相關(guān)資料；各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄；辭職（離職）申請(qǐng)表（2-1-1附件10）、離職移交表（2-1-1附件11）、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等、四、人事檔案的歸檔管理（一）、歸檔程序1、首先對(duì)各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。2、按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。3、在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。4、將新材料放入檔案。（二）、人事檔案的核查核對(duì)檢查和核對(duì)是保證人事檔案管理完整、安全的重要手段。1、檢查的內(nèi)容：查看有無霉?fàn)€，蟲蛀；查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯(cuò)誤等；2、檢查時(shí)間：每月定期進(jìn)行一次。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)；（1）、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后；（2）、對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。（3）、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。（三）、人事檔案的轉(zhuǎn)遞1、檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：2、取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案，在檔案底賬上注銷。3、填寫轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單。4、按發(fā)文要求包裝、密封。5、在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。6、收檔單位在收到檔案，核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。五、人事檔案利用的方式1、查閱設(shè)立檔案查閱資料室以供查閱。各級(jí)員工可以申請(qǐng)查閱自己的檔案；各級(jí)管理人員可以查閱權(quán)限內(nèi)所屬下級(jí)人員的人事檔案；無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。2、借出使用相關(guān)人員為完成某項(xiàng)人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時(shí)采用的方式。借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時(shí)間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進(jìn)行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。3、出具證明材料一般由于使用人因入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實(shí)情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認(rèn)真校對(duì)、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。4、人事檔案利用的手續(xù)通過以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。5、查閱手續(xù)查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔申請(qǐng)，在申請(qǐng)中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人力資源部審核批準(zhǔn)。人力資源部對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。6、外借手續(xù)遵循以下流程：（1）、借檔人員寫出借檔申請(qǐng)，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似；（2）、借檔人員（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字；（3）、人力資源部對(duì)其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字；（4）、歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷。7、出具證明材料的手續(xù)單位、部門或個(gè)人需要由人力資源部出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：（1）、由有關(guān)人員(部門)提出申請(qǐng)，說明要求出具證明材料的理由；（2）、人力資源部按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；（3）、證明材料由人力資源部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。六、人事檔案保密規(guī)定及保存期限（一）公司設(shè)專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對(duì)各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。（二）公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對(duì)于已辭職、辭退人員的個(gè)人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀