公司財務管理基礎13PPT課件講義（第四）業(yè)務流程控制公司內部控制是一項龐大而又極其復雜的系統(tǒng)工程，涉及到生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)或方面，不僅包括董事長、總經(jīng)理等高層管理人員，也包括每一個員工。由于公司實施的內部控制措施和方法，是體現(xiàn)在具體業(yè)務層面上的，所以從業(yè)務流程入手進行內部控制，有利于內部控制措施與具體業(yè)務融合。這樣，就要求我們將經(jīng)營過程分為若干業(yè)務循環(huán)，然后按環(huán)節(jié)去實施控制措施。這就必然要有業(yè)務流程劃分公司業(yè)務流程圖正因為公司的生產(chǎn)經(jīng)營過程是如此三個循環(huán)過程或稱作環(huán)節(jié)，所以本部分講述內容就按照業(yè)務流程的三個環(huán)節(jié)講述控制辦法。主要有下面四節(jié)內容1業(yè)務流程控制概述2采購與付款控制3存貨與生產(chǎn)控制4銷售與收款控制下面我們分別研究各個具體內容。1業(yè)務流程控制概述所謂業(yè)務流程就是指處理某一具體經(jīng)濟業(yè)務的工作程序和先后進行順序。我們已經(jīng)明確三個循環(huán)過程，也稱為環(huán)節(jié)，真正控制這些環(huán)節(jié)，必須按下列五個方面進行工作，所以，在本節(jié)我要講述五個問題（1）設定該環(huán)節(jié)控制目標（2）明確該環(huán)節(jié)的信息傳遞流程（3）崗位分工與授權管理（4）找出常見的內部控制缺陷（5）設置控制關鍵點（1）設定該環(huán)節(jié)控制目標控制目標是實施內部控制的最終目的，也是評價內部控制的主要標準和依據(jù)。因此，公司實施各業(yè)務環(huán)節(jié)控制時，首先應確定控制目標，然后依據(jù)這個具體目標找出控制要素和關鍵控制點，這樣，才能保證控制達到理想程度。控制目標是分為基本目標與具體目標的，這里要按生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務流程的循環(huán)環(huán)節(jié)控制，所指目標當然是具體目標。只有具體目標一個個分別實現(xiàn)，基本目標才能實現(xiàn)。因為各個業(yè)務流程環(huán)節(jié)的業(yè)務有本質區(qū)別，所以，要一個個分別設置具體目標。每一個具體目標實現(xiàn)了，總結一次，就會鼓舞士氣，激勵人們去實現(xiàn)下一環(huán)節(jié)的具體目標。每一具體環(huán)節(jié)的具體目標都實現(xiàn)了，基本目標也就實現(xiàn)了。（2）明確該環(huán)節(jié)的信息傳遞流程整個公司生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務流程應該是采購供應環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)，稱為供產(chǎn)銷三個業(yè)務環(huán)節(jié)；但同時又是公司資金運動的貨幣資金儲備資金生產(chǎn)資金成品資金貨幣資金的循環(huán)過程。要控制這些環(huán)節(jié)或過程，必須設置若干崗位，實行具體操作分工，所以，公司必須進行整個流程中那個崗位與那個崗位銜接，信息（業(yè)務憑證或資金）向那個方向傳遞。這個信息傳遞路線必須明確，而且其傳遞路線不合理，就會效率低下，而且產(chǎn)生漏洞和風險。在這里會計的作用明顯，一定以會計需要為主，實施完整的會計控制，避免損失，堵塞一切漏洞。（3）進行崗位分工和授權管理進行崗位分工和授權管理是公司內部控制的主要措施。崗位分工又稱職責分工，就是要求公司根據(jù)不相容職務分離的原則，合理設計生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務流程鏈條上的工作崗位，明確崗位職責權限，實行崗位責任制，達到各個崗位相互制衡的機制。授權管理又稱為授權批準控制，要求公司明確規(guī)定各個工作崗位的權力，使用范圍，程序及責任。各級管理層必須在授權的范圍內行使職權，經(jīng)辦人員也必須在授權范圍內辦理業(yè)務。這是業(yè)務流程控制的極其重要問題，必須杜絕非崗位人員進行操作，更要杜絕超越授權行使職責，一旦發(fā)生就會破壞整個企業(yè)的內部控制，使生產(chǎn)經(jīng)營過程混亂，效益低下。（4）分析常見的內部控制缺陷準確的說，公司的每一個業(yè)務循環(huán)運行過程中，都存在著風險，比如記錄錯誤、違章操作、非法交易、欺詐舞弊等等。因此，公司必須在事前對該循環(huán)過程可能出現(xiàn)的錯誤和問題進行分析、梳理，然后有針對性的制定防范措施，彌補內部控制缺陷，有的放矢進行業(yè)務流程控制。這個過程實質上是對風險進行評估，是對可能出現(xiàn)的錯誤和問題進行預計和設想，目的是保證業(yè)務流程控制有效、順利進行。（5）設置內部控制關鍵點公司內部控制要遵循成本效益原則，這就制約著內部控制不可能面面俱到，不分大小輕重，一律進行控制。而是抓住關鍵的控制環(huán)節(jié)，有針對的進行控制，有針對性的設計內部控制制度。我們這里所說的關鍵點就是業(yè)務流程中容易產(chǎn)生風險的環(huán)節(jié)或者崗位，抓住了關鍵點，就等于抓住牛鼻子，也就是抓住主要矛盾，其他矛盾也就迎刃而解了。內部控制規(guī)范就是以關鍵點為核心，制定員工操作規(guī)范和業(yè)務操作指南，也是檢查和監(jiān)督的重點部位。2采購與付款控制采購是公司開展業(yè)務活動的基本前提，建立和完善采購與付款控制制度，是控制業(yè)務過程的第一步，倘若發(fā)生任何差錯和舞弊，都將影響整個業(yè)務活動正常進行。因此公司必須按照企業(yè)內部控制應用指引第7號采購業(yè)務規(guī)定，結合本單位實際制定控制措施，并嚴格組織實施。在這一部分我主要講述以下4個問題（1）采購預付款的控制目標（2）采購預付款的業(yè)務流程（3）具體控制的要點（4）采購與付款常見的弊端。（1）采購預付款的控制目標采購預付款的基本控制目標是規(guī)范采購預付款行為，防范采購預付款過程中的差錯和舞弊發(fā)生，提高采購活動的經(jīng)濟效益。為了實現(xiàn)這個目標，所生產(chǎn)的商品與勞務必須滿足銷售的要求，并在一個合適的時間范圍內以最合理的價格獲得，確保已采購的和公司有效運營所必須的商品和勞務有責任人員承擔責任。要準確反映公司對外負債情況，保證應付賬款的真實、合理以及授權支付，合理揭示采購業(yè)務中所享受的折扣與折讓情況等。（2）采購預付款的業(yè)務流程采購預付款的業(yè)務流程包括商品與勞務采購相關的所有活動，這些業(yè)務活動的最終結果，都要反映到“存貨”總賬和相應的明細賬中。以大型工業(yè)制造公司為例，其業(yè)務流程一般包括五個環(huán)節(jié)（3）具體控制要點請購環(huán)節(jié)請購人員必須是獲得授權的生產(chǎn)管理或采購部門人員，而且必須根據(jù)采購預算或者實際需要開立申請，堅決杜絕無計劃采購、不及時采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行。訂貨環(huán)節(jié)訂貨必須是采購部門的獲得授權的人員，而且實行輪崗制度。小額零星采購，就近直接購買。大額或重要物資訂貨時一定要招標，貨比多家，不準從一家供貨商進貨。價格上必須要多家對比，考慮性價比，運輸途程，供應時間，信用狀況，交貨條件，結算方式，違約責任等綜合考慮。采購人員一般不許一人進行大宗采購，而且必須講明價格折扣情況，必要時要有監(jiān)督人員進行事后調查回訪，堅決杜絕采購業(yè)務人員私自拿回扣。驗收環(huán)節(jié)有效的訂單合同代表公司已授權倉庫保管部門接受供應商提供的商品或勞務。公司應根據(jù)財政部內部會計控制規(guī)范采購與付款的規(guī)定建立驗收制度。授權倉庫或專門的驗收部門對所購商品或勞務進行驗收，并出具驗收報告。對不合格的商品或勞務，通知采購部門與供應商聯(lián)系，協(xié)商處理意見。對于退貨、換貨或折讓等方式解決的，應協(xié)助采購部門辦理手續(xù)或退回貨物。驗收崗位人員必須對入庫的貨物負全部責任，堅決杜絕不檢驗、不經(jīng)計量就直接入庫；更要杜絕沒見實物就簽收入庫單。采購人員只有憑“入庫單”、供貨單位開具的“專用發(fā)票”才能到財會結算，由財會根據(jù)合同及約定的付款方式辦理貨款結算及記賬，注銷采購人員責任。同時采購物資的責任轉移到倉庫保管部門。付款環(huán)節(jié)公司采購商品或勞務后，凡由倉庫保管部門入庫的必須填制“入庫單”或“驗收單”，一式三份，一份交由保管記賬，一式存根，一式交給采購經(jīng)手人員到財會報賬。財會根據(jù)“入庫單”登記總賬和明細賬，解脫采購責任，明確保管責任；同時根據(jù)合同與供貨單位開具的“專用發(fā)票”核對，按規(guī)定的結算方式付款。對于不需要立即付款的應記入“應付賬款”。對于公司購貨業(yè)務發(fā)生的應付款，應由財會部門授權專人負責，定期與對方核對賬項，保證無誤。應付款項到達合同規(guī)定或者約定的付款日前一天，由授權人員開具公司自制的“付款憑單”，送授權領導批準，交由現(xiàn)金出納按時付款，現(xiàn)金出納人員沒有得到批準的“付款憑單”絕對不允許支付款項。付款憑單制度既可以控制出納人員付款，又可以防止重復支付貨款。采購商品或勞務的貨款絕對不允許支付現(xiàn)金。除非結算起點以下的尾數(shù)清算或者零星的其他費用，不便于銀行結算的。內部審計部門應定期審查會計部門的應付賬款賬目和支付貨款的內部控制制度執(zhí)行情況。（4）采購與付款業(yè)務常見弊端公司采購與付款環(huán)節(jié)常見的弊端主要表現(xiàn)一下幾個方面，這些弊端如果不加以合理控制，可能會導致采購成本上升，現(xiàn)金大量流失，甚至公司的財務被侵吞。盲目采購或采購不及時采購部門或采購人員沒有按照預算或采購計劃進行采購，造成超儲積壓或供應脫節(jié)。其原因一是控制制度不健全，對需求和市場估計不足；二是采購人員故意所為，以獲取私利而盲目采購。案例1某公司倉庫中積壓了大量過時的原材料，經(jīng)追查原因，主要是以前沒有建立請購制度，由業(yè)務員決定采購，供應商趁機把過時的材料推銷給了采購業(yè)務員王某，然后每噸按一百元給業(yè)務員王某提取了現(xiàn)金回扣，王某共計獲取私利5千元，結果造成企業(yè)積壓40噸過時的原材料。如果清倉處理這批原材料，公司要損失4萬元。采購中價格不實由于采購價格不透明，采購人員在采購時接受各種形式的回扣，是較為普遍的現(xiàn)象，這就導致采購價格虛高；或者有的業(yè)務員勾結供應商虛開發(fā)票，截留資金，使采購質量難以保證，同時給公司造成損失。案例2現(xiàn)在許多醫(yī)療公司在銷售藥品時，都會給醫(yī)院采購人員和醫(yī)生銷售傭金，有時傭金高達40，這樣“重賞”之下，所導致的后果是，促使醫(yī)生開大藥方，一場感冒就得上千元。這就加大了群眾的就醫(yī)成本，導致醫(yī)患關系極度緊張，有的醫(yī)生因為開大處方每月獲得的銷售傭金比工資還多。案例3某公司的采購員張某利用內部控制制度不健全，在自己一人與供貨商談判的情況下，與供貨方勾結，把采購價格每公斤提高了一元，然后供貨方按每公斤07元給其現(xiàn)金回扣，張某一次訂貨30噸，給公司造成損失3萬元，張某自己卻中飽私囊21萬元。結果公司成本增高，產(chǎn)品銷售及其不利。入庫驗收有漏洞