1、公司行政接待操作手冊一、目的為樹立公司良好形象， 擴大公司對外聯(lián)系和交流， 本著“熱情禮 貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待， 嚴格標準，統(tǒng)一管理”的原則。二、范圍本標準適用于公司各種對外接待工作和各部門。三、管理行政綜合部為公司接待工作的歸口管理部門， 負責接待工作的安 排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務， 提供后勤保障； 公司各部門在接到重要來訪預約后， 可報行政綜合部， 并協(xié)助擬定接待計劃， 需公司領(lǐng)導出面、 行政綜合部協(xié)調(diào)的重要接待， 一般情況下應提前 2 天告知行政綜合部。 行政綜合部在一天內(nèi)負責擬 定接待計劃并于發(fā)起部門會商同意。四、計劃與準備1、行政綜合部在

2、接到公司領(lǐng)導通知或相關(guān)部門來訪預約時，對 來賓接待，應了解來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數(shù)、 生活習慣、 本地逗留日期、 目的和要求等。 在這基礎(chǔ)上擬定接待計劃， 排出行程計劃單，酌情安排接待標準。2、行政綜合部根據(jù)來賓情況按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導、陪同 人員、落實會晤時間及場所。3、行政綜合部根據(jù)來賓情況提前按接待標準預定好宴請來賓的 酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準；需住宿的應提前按接待標準預約好來賓下榻酒店。4、行政綜合部根據(jù)擬接待來賓的等級分類及總經(jīng)理室要求計劃 安排來賓用餐酒店、游覽路線、購物商場、娛樂項目。5、因會議需要行政綜合部須準備安排會場花卉、水果、煙茶、 音響設(shè)

3、備、投影設(shè)備、領(lǐng)導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排 禮儀人員，并安排現(xiàn)場攝影攝像等。6、行政綜合部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安 全性能良好， 接送人員負責協(xié)作行政綜合部接待人員協(xié)調(diào)安排， 統(tǒng)一 調(diào)度。7、如有需要行政綜合部應根據(jù)情況提前為客戶購買或預訂車票 及機票。8、現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人為全程陪同客戶的現(xiàn)場負責任，應按照行程計劃 單所列的事項向第一責任人 （接待負責的行政副總經(jīng)理， 董事會秘書） 報告每一階段接待落實情況及存在問題，協(xié)調(diào)解決方案報第一責任 人。五、接待標準一級接待標準：一級接待來賓應為： 副廳級及以上政府、 學校、科研院所、 事業(yè)、 企業(yè)單位領(lǐng)導； 或公司認定為特別重

4、要客戶的主要負責任人及其陪同 人員或直系親屬等。全程陪同人員： 行政副總經(jīng)理或董事秘書、 行政綜合部工作人員。1、迎接：總經(jīng)理、行政副總經(jīng)理、行政綜合部經(jīng)理在機場、車 站門口迎接。執(zhí)行董事在公司樓下迎接；2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、行政綜合部經(jīng)理陪同，由行政綜合部經(jīng)理沿途介紹公司基本情況以及到達項目地后詳細介紹項目的相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙 擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào) 試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。一般安排在公司會議室進 行，如需安排在公司外場所進行的

5、按照公司會議費及會議管理規(guī)定 提前2天報行政綜合部；4、用餐標準：消費控制在 2000 元左右/頓；酒水、香煙應按 照禮品領(lǐng)用管理向行政綜合部提前領(lǐng)用；5、下榻賓館標準：行政綜合部根據(jù)情況預定五星級及同等類型酒店單間；6、行政綜合部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前安排制定旅行社計劃云南省內(nèi)參觀游覽路線。7、行政綜合部根據(jù)領(lǐng)用公司已儲備的禮節(jié)性禮品一般不超過1000元/份；如需要購買的按照業(yè)務費用管理辦法提前2天向行政綜合部報批，并有行政綜合部統(tǒng)一購買；8車輛：人數(shù)在兩人以內(nèi)的安排豪華系列轎車（寶馬、路虎）迎接；兩人以上的安排7座商務車；由行政綜合部指派駕臨超過 5年的司機。如公司車輛在當時無法到位

6、滿足需要行政綜合部負責外借車 輛或者向指定旅行社租用車輛。9、送往：由行政副總經(jīng)理、董事會秘書、行政部經(jīng)理陪同來賓 到機場、車站送行，行政經(jīng)理應提前聯(lián)系并辦理好登機或等車票證， 協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。特別重要貴賓需要安排頭等等候室的， 應至少提前3個小時通知行政 綜合部；10、一級接待的交通、住宿費用由公司負責統(tǒng)一報銷； 一般預訂 經(jīng)濟艙位，特別重要來賓經(jīng)執(zhí)行董事批準后可預訂頭等艙位。二級標準：二級接待來賓應為：處級以上副廳級以下政府、學校、科研院所、 事業(yè)、企業(yè)單位領(lǐng)導；或公司認定為重要客戶的主要負責任人或主要 部門負責人等。陪同人員：行政綜合部經(jīng)理、相

7、關(guān)部門經(jīng)理1、迎接：由行政綜合部人員到公司駐地門口迎接，引導來賓。2、參觀：行政綜合部經(jīng)理、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由行政綜合部經(jīng) 理沿途介紹公司基本情況以及到達項目地后詳細介紹項目的相關(guān)信 息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、 室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、 燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放 于接待室。4、用餐標準：消費控制在 1000 元左右/頓；酒水、香煙應按 照禮品領(lǐng)用管理向行政綜合部提前領(lǐng)用；5、下榻賓館標準：行政綜合部根據(jù)情況預定四星級或同等類型 酒店；6、 行政綜合部領(lǐng)用禮節(jié)性禮品，標準不超過500元。7、行政綜合部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前安排昆明市內(nèi)計劃

8、參觀游覽路線。8、送往：行政部經(jīng)理陪同來賓到機場、車站送行，行政經(jīng)理應 提前聯(lián)系并辦理好登機或等車票證，協(xié)助來賓辦理好行李托運手續(xù)； 待來賓入閘后， 送行人員方可離開。 特別重要貴賓需要安排頭等等候 室的，應至少提前 3 個小時通知行政綜合部；10、二級接待的來回交通費由來賓承擔； 住宿費用及游覽計劃費 用由公司承擔。三級標準：三級接待來賓應為：處級以下政府、學校、科研院所、事業(yè)、企 業(yè)單位領(lǐng)導；或公司認定為一般客戶的主要負責任人等。陪同人員：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員1、迎接：有相關(guān)部門一般員工到場迎接；2、用餐標準為： 500 元以內(nèi) / 頓；3、住宿為三星級或同等類型酒店。4、三級級接待可

9、由行政部安排 200 元標準禮品；5、送往：由相關(guān)部門一般員工同來賓到機場、車站送行，陪同 人員應提前聯(lián)系并辦理好登機或等車票證， 協(xié)助來賓辦理好行李托運 手續(xù)；待來賓入閘后，送行人員方可離開。6、車輛：由申報部門向行政綜合部按照車輛管理規(guī)定使用公司 工勤車輛；5、三級接待住宿費一般由客戶承擔，經(jīng)申報部門主管副總經(jīng)理 同意可報銷住宿費用。四級標準四級接待來賓應為：非公司在冊公司客戶及其關(guān)系人、總經(jīng)理室成員的一般關(guān)系人等。四級接待不設(shè)接送及招待環(huán)節(jié)。行政綜合部可按申報部門要求協(xié)助預訂交通工具票證、 聯(lián)系酒店 及旅行社。六、接待禮儀：1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、

10、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時 : 提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見 介紹主賓時，要注意順序。 注意把握迎候時間， 提前等候于迎接地點， 接待人員引見介紹主賓時， 要注意順序 （遵守介紹時的先后次序。 正 規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹 職務高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先 介紹個人， 后介紹集體。 在接待外國來訪者時， 若賓主雙方皆不止一 個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。 不過在介紹各方人士時， 通常應當由尊而卑， 按照其職務的高低， 依 次而行。來訪時主人先伸

11、手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主 人再相握。 握手的力度以不握疼對方的手為限度， 初次見面時， 時間 一般控制在 3 秒內(nèi)。介紹時就把身份、 地位低的一方介紹給相對而言 身份、地位較為尊貴的一方。 ）6、接受名片時： 要以恭敬的態(tài)度雙手接受， 默讀一下后鄭重收入 口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人 腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng) 導，后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招 手待客人遠去，方可離開。七、注意事項 接

12、待中涉及機要事務、秘密文件、重要會議，要特別注意保密， 接待中既要熟練介紹公司情況， 又要內(nèi)外有別， 嚴守本公司商業(yè)機密， 對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。安排一級及二級接待應提前指定全程陪同人員作為現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人， 如無特殊情況不得離場， 因故離場的應立即更換現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人， 確保一 二級接待全程皆有現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人。八、信息反饋現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)人應及時安照行程計劃表匯報時間， 向第一責任人匯報 行程進展情況，并負責撰寫接待情況簡報報公司總經(jīng)理室。九、商務接待中的座次安排（一）關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置， 副主陪在主陪的對面， 1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪 的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置 是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。中餐桌主陷西餐桌（二）儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對 等，按主客左右排列。（三）關(guān)于乘車的座次安排（商務車參照）小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3 號座位在