1、.上誠文件和資料的管理規(guī)范編 號版 本1.0修改狀態(tài)文件和資料的管理規(guī)范1 目的保證與質量體系有關的文件和資料得到有效控制和管理，始終保持適用性。并保證各部門和各場所使用有效的文件，防止誤用失效和作廢的文件。2 范圍：公司內所有的文件和資料，包括服務于各個工程項目的建設過程前、中、后的外來的文件與資料。3 定義3.1 質量文件質量體系文件。3.2 外來文件包括外來的文書、技術文件、傳真、數據文件等。3.3 圖紙公司與項目有關的所有工程圖紙。3.4 技術文件與工程相關的、各部門簽發(fā)的技術性文件、國家標準、地方法規(guī)、主管部門規(guī)定等。3.5 行政文件公司或各部門簽發(fā)的文書型文件。3.6 外發(fā)文件以公

2、司名義發(fā)放的正式文件。3.7 合同文件經營合同、合作合同。以上文件歸檔保存年限按有關規(guī)定執(zhí)行。4 職責4.1 總經理各類文件的審定、簽發(fā)，對有關保密級文件的歸檔、調用的核準。4.2 各部門經理審核部門文件、部門間流轉文件，監(jiān)督各類文件的歸檔工作。4.3 項目資料崗負責對本項目的所有文件進行歸檔、整理。4.4 信息部負責對各類文件的歸檔、整理工作，協(xié)助各部門人員對各類資料的查閱。4.5 相關技術人員確保經手文件的完整、整潔、保密。5 程序5.1 質量文件文件格式：本公司質量手冊的制訂，修訂依目的、范圍、內容、參考資料等四段落的標準格式擬定，程序文件則由制訂，修訂單位依業(yè)務需求，按文件控制的目的、

3、范圍、定義、職責、流程、參考資料、附件等七段落的標準格式擬定。5.2 質量手冊及程序文件外其余質量文件能顯示：5.2.1 文件名稱5.2.2 制訂,審查核準人員的簽章及日期5.2.3 版次及其修訂日期5.3 文件類別：M：質量手冊W：作業(yè)指導書P：程序文件T：技術文件5.4 文件編號規(guī)則信息部制定文件編號規(guī)則，規(guī)定質量手冊、程序文件、作業(yè)文件和質量記錄的編號方法。所有經編碼的質量文件，其號碼不得重復。已編碼的質量文件，雖經增訂修訂，其編碼仍維持不變。本公司訂的質量文件均自第1.0版開始。5.5 編制文件：5.5.1 管理者代表確定質量體系的結構，列出質量手冊和程序文件的清單，并由管理者代表組織

4、各部門進行編寫。5.5.2 各部門指定熟悉業(yè)務并有ISO9001基礎知識的人員作為文件的起草者。5.5.3 各部門確定和編寫本部門所需的作業(yè)文件、質量記錄。5.5.4 管理者代表協(xié)調文件編寫工作的標準化，包括統(tǒng)一文件編寫格式和風格、編號等。5.6 文件的審批：5.6.1 質量手冊由管理者代表審核，總經理批準。程序文件由管理者代表組織各職能部門會審，取得一致意見后交總經理批準。5.6.2 體系作業(yè)文件由編寫部門主管審核，總經理批準。5.6.3 規(guī)章制度由編寫部門主管審核，總經理批準。5.6.4 技術文件（含圖紙）的編制由項目經理審核，部門總監(jiān)批準執(zhí)行。5.6.5 外來文件的審核由項目經理或總監(jiān)審

5、核批準，重要文件須經總經理審閱后簽發(fā)。5.7 分發(fā)：5.7.1 本公司的質量文件（除圖紙、技術規(guī)范）由信息部在公司內部網上發(fā)行，發(fā)放日期應早于文件生效日期。對發(fā)行的文件，文件制作人應填“文件資料發(fā)行申請表”交管理者代表批準后，由信息部按規(guī)定編號并根據確定發(fā)放范圍在網上設置權限進行發(fā)布。在公司的經營活動中，各部門從網上下載的文件均為非受控。5.7.2 本公司的圖紙的管理，經總監(jiān)審核簽字，均應以藍圖形式保存。5.7.3 信息部根據項目對本公司的圖紙進行編號、分類整理歸檔。5.7.4 信息部按有關規(guī)定將藍圖分發(fā)給各職能部門。并由收文單位在“文件資料發(fā)行簽收單”上簽名以示收文作好記錄。5.7.5 項目

6、完成后，各職能部門應匯總項目進行過程中所有圖紙資料并交信息部，信息部應根據“文件資料發(fā)行簽收單”上的記錄加以核對并進行歸檔、標識等。5.7.6 技術文件由項目經理根據工程的具體情況填寫“文件資料發(fā)行申請表”交總經理批準后發(fā)行，由信息部根據規(guī)定對本公司的技術文件進行編號、分類并蓋受控章。分發(fā)到收文單位時，應由收文單位在“文件資料發(fā)行簽收單”上簽名以示收文。同時應及時報信息部歸檔。5.7.7 工程項目完成后，各部門有關人員應根據“文件資料發(fā)行簽收單”上記錄，匯總項目進行過程中所有技術文件并交信息部核對并進行歸檔、標識等。5.7.8 外來文件由信息部根據綜合部的審批后的意見，進行分發(fā)，日常流轉文件直

7、接分發(fā)給各部門相關技術人員，重要文件須經總經理室審閱后簽發(fā)，所有文件應在“文件資料發(fā)行簽收單”做好分發(fā)記錄。同時應及時報信息部分類歸檔。工程管理中外來文件管理見“工程管理文件管理程序”。5.7.9 行政文書文件，均應經公司總經理核準后簽發(fā)。5.7.10 文件分發(fā)工作由公司綜合部負責，分發(fā)范圍由總經理確定。5.7.11 文件分發(fā)后，應及時報信息部歸檔。5.7.12 已發(fā)行的受控文件/圖紙不得影印，部門如因業(yè)務需要應提出申請，經項目經理同意后由信息部門發(fā)行。公司內不得使用未有任何可使用標識的復印件，一經發(fā)現(xiàn)立即由信息部門收回銷毀。5.7.13 當文件使用人的文件/圖紙破損嚴重，影響使用時，應到信息

8、部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號，破損文件/圖紙由信息部門銷毀。5.7.14 當文件/圖紙使用人將文件丟失后，當事人應辦理領用手續(xù)，但必須在領用審批表中說明丟失原因。補發(fā)的文件應有新的分發(fā)號，同時通告原文件分發(fā)號作廢。5.8 回收：5.8.1 各部門的舊版技術文件/圖紙，于新版分發(fā)時由文件控制部門回收。5.8.2 回收的受控文件/圖紙，由信息部保留一份原稿并加蓋作廢章，其余回收的受控文件于收齊后銷毀。5.9 培訓：發(fā)行的文件，應由部門主管組織相關人員進行培訓，以確保質量文件為相關人員了解，作為執(zhí)行作業(yè)的依據。5.10 執(zhí)行：各部門作業(yè)時，應確實依最

9、新版的質量文件/圖紙執(zhí)行。5.11 發(fā)現(xiàn)問題：各部門作業(yè)中發(fā)現(xiàn)質量文件不適合本部門操作時，可填寫“文件變更申請單”，請原編制單位修改，若文件的變更為原制訂單位，則不必填寫“文件變更申請單”。5.12 變更：5.12.1 制(修)訂單位在各部門反應質量文件問題時，應邀集有關單位人員溝通與探討其問題內容，并尋求解決的可行方案，以作為重新修訂的參考依據。文件更改的審核和批準一般由原審批職能部門或人員進行，若原審批人不在職時可由接替其職務的人員審批。外來質量文件的問題則由主辦單位反映給原制(修)訂單位，修訂后的文件應由原審批者審批。5.12.2 質量文件更改批準后，由信息部在網絡上實施更改。文件更改時

10、應在更改的條款前注明更改標記，同時注明更改生效日期。5.12.3 信息部按經審批“文件資料發(fā)行申請表”的名單設置權限發(fā)布修改后的文件更正頁或整本文件，同時收回作廢的舊頁或整本文件到規(guī)定的文件夾（c:windows/）。并在封面注明更改生效日期。5.12.4 技術文件、圖紙更改批準后，由各職能部門實施更改。修改后由信息部發(fā)放到具體部門，同時收回作廢圖紙并在“文件資料發(fā)行簽收單”上作好記錄并交信息部處置。5.13 文件的換版：文件經多次修改（手冊文件修改狀態(tài)0從9到時，程序文件修改狀態(tài)從0到5時）或文件需進行大幅度修改時，應進行換版。原版文件作廢，發(fā)布新版文件。作業(yè)文件一經修改應進行修改其修訂編號。5.14 文件的管理：5.14.1 文件經編寫審核批準后，原版文件交由信息部門歸檔登記保管，并列入“受控文件