1、工程資料管理制度第一章 總則1.1 以確保施工技術(shù)文件收集整理，并順利實(shí)現(xiàn)工程檔案移交和歸檔。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合神 * 煤集團(tuán)公司煤制油項(xiàng)目工程建設(shè)的具體情況，特制定本細(xì)則。1.2 施工單位的基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目 , 從開工到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料, 包括施工活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。1.3 基本建設(shè)工程檔案資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法，各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料

2、，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。1.4 本管理制度依：神寧煤制油 2014 191 號(hào)文件及其文件內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ 28-2002）建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（ 50328-2001）建筑工程資料管理規(guī)程（ 64/266- 2010）神* 夏煤業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司工程建設(shè)項(xiàng)目檔案有關(guān)管理規(guī)定1.5 本制度適用于中國(guó)化學(xué)工程第六建設(shè)油品項(xiàng)目部所有項(xiàng)目管理人員和施工隊(duì)所有參與資料管理的人員。第二章 工程檔案管理制度2.1 檔案資料管理2.1.1 施工檔案資料工作是施工建設(shè)過程的一部分，納入施工建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理

3、本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。2.1.2 為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，配置資料庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。2.1.3 工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。2.1.4 設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（ 歸檔的發(fā)給施工單位的 ） 統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必

4、須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。2.1.5 購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。2.2 歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.2.1 凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（ 即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔 ） 。2.2.2 施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（ 含工程聯(lián)系單） 等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g 以上的白色書寫材料書寫并原件（ 如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能

5、作為原件; 驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名 ） 歸檔。2.2.3 調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。2.2.4 主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（ 帶項(xiàng)目紅章的文件） 歸檔。2.2.5 書寫規(guī)定 A） 書寫字跡工整，圖樣清晰。 B） 書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。 C） 文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求 ; 漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。2.2.6 書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范, 裝訂邊空白間距應(yīng)為 25 ，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和

6、留有信息。2.2.7 來往郵件的收集：與外交流的郵件必須用項(xiàng)目公共郵箱，傳遞進(jìn)來的文件資料員及時(shí)通知相應(yīng)主體，便于及時(shí)處理郵件。郵箱里的文件原則上沒有項(xiàng)目經(jīng)理（主任）紙板批示可刪除哪些文件之外，其它的不允許刪除。第三章工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1 各單位提供給工程部的工程文件（ 工程技術(shù)文件、圖紙資料） 由檔案資料室統(tǒng)一接收 ; 上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。3.1.2 工程部其它部門或個(gè)人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。3.

7、1.3 設(shè)備文件，物資組匯同有關(guān)部門對(duì)設(shè)備開箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。3.1.4 檔案資料室對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。3.1.5 檔案資料室對(duì)接工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件接收總登記帳和分類帳（ 簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳） ，并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索。3.1.6 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門。3.1.7 對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。3.1.8

8、 檔案資料室僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳; 對(duì)分發(fā)各部門的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè)。3.2 工程文件資料發(fā)放3.2.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。3.2.2 呈送上級(jí)單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。3.2.3 檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料 （ 當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時(shí)） ，檔案資料室僅提供施工單位（隊(duì)）一套或二套文件，不足部分施工單位（隊(duì)）可委托檔案資料室向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量; 設(shè)備資料文件不足部分，由資料室自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋復(fù)

9、制件印章。3.2.4 分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?.2.5 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位（隊(duì)）應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面通知檔案資料室 ; 檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。3.3 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定3.3.1 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。3.3.2 設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料室歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料室向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。3.3.3 凡涉及設(shè)

10、計(jì)修改、變更，檔案資料室應(yīng)及時(shí)在歸檔圖紙的副本對(duì)應(yīng)卷冊(cè)圖紙目錄上加蓋設(shè)計(jì)修改印章，并將變更單復(fù)印件及時(shí)放入卷冊(cè)內(nèi)。第四章 檔案部門職責(zé)參與施工的單位（隊(duì)）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)施工的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照項(xiàng)目部要求移交項(xiàng)目部。項(xiàng)目部各機(jī)構(gòu) : 負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到的有關(guān)施工項(xiàng)目的前期、技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理，同時(shí)整理現(xiàn)場(chǎng)的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、 （ 竣工圖 ） 、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文 件。第五章 聲像檔案管理辦法5.1 建設(shè)工程聲像檔案主要是指在施工活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、

11、底片 （ 包括反轉(zhuǎn)片 ） 、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記 錄。5.2 項(xiàng)目各部門及施工隊(duì)（單位）給資料室提供的聲像檔案主要有: 施工中的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。5.3 照片檔案應(yīng)符合以下要求: （1） 主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁（2） 能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置; （3） 以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片 （ 照片 ）; （4） 使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工, 光學(xué)分辨率不得小于 400 萬有效像素 （ 不允許插值） 。5.4 錄像檔案應(yīng)符合以下要求: （1） 主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、

12、鏡頭平穩(wěn)（2） 需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、建筑特色等; （3） 報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（ 或以上素質(zhì)的格式 ） 。 文字說明包括: 工程名稱、建設(shè)單位名稱、設(shè)計(jì)單位、施工單位、地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。第六章 檔案、資料、圖書借閱制度本項(xiàng)目部全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為推動(dòng)施工前進(jìn)，發(fā)展服務(wù)的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù):6.1 借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（ 注明 :

13、 用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間 ） 。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。6.2 借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。6.3 絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。6.4 外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)同意，紙板批準(zhǔn)方能借閱。6.5 借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄

14、錄和轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要及時(shí)寫出丟失報(bào)告，在沒有做出處理前停止借閱。6.6 借閱時(shí)間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)項(xiàng)目主任批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。6.7 凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)檔案室如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。第七章設(shè)計(jì)修改通知單

15、、工程聯(lián)系單管理規(guī)定7.1 設(shè)計(jì)變更制度7.1.1 應(yīng)盡量減少施工中的設(shè)計(jì)變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。7.1.2 各現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，把好工程質(zhì)量關(guān)，并努力降低施工成本。在工程開工前，仔細(xì)研究圖紙，并圖紙會(huì)審，將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決，對(duì)工程圖紙不齊全的部分，需及時(shí)反饋甲方讓設(shè)計(jì)修改圖紙。7.1.3 工程設(shè)計(jì)變更的具體經(jīng)辦人是項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)與公司總工及使用施工隊(duì)、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位單位聯(lián)系，并負(fù)責(zé)分發(fā)設(shè)計(jì)變更通知單。7.1.4 所有設(shè)計(jì)變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內(nèi)補(bǔ)辦完設(shè)計(jì)變更通知單

16、。7.1.5 設(shè)計(jì)院以郵寄、傳真等方式的設(shè)計(jì)變更資料，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)處理變更發(fā)放卡，資料室轉(zhuǎn)發(fā)技術(shù)負(fù)責(zé)人、專業(yè)工程師組織實(shí)施。7.1.6 各專業(yè)工程師在接到設(shè)計(jì)變更資料后應(yīng)當(dāng)天分發(fā)到施工隊(duì)。7.1.7 設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結(jié)果，并匯報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理。7.1.8 經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記，作為今后結(jié)算的依據(jù)。7.2 簽證管理制度7.2.1 簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價(jià)和工期，所有現(xiàn)場(chǎng)管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標(biāo)文件。7.2.2 發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)甲方批準(zhǔn)后，且在確保工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和

17、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持不變的前提下，辦理簽證。工程施工現(xiàn)場(chǎng)簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)管理人員共同簽證，嚴(yán)禁事后補(bǔ)簽。7.2.3 現(xiàn)場(chǎng)簽證單由施工單位報(bào)送，經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師和項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。7.2.4 一次性簽定金額在10 萬元以內(nèi)，或工期延誤在5 天以內(nèi)，由現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。超出上述金額（ 或天數(shù) ） ，需項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可上報(bào)簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場(chǎng)代表可先作處理，但必須按審批程序及時(shí)補(bǔ)辦簽證手續(xù)。7.2.5 工程使用材料的質(zhì)量、價(jià)格如有特殊情況需簽證時(shí)，以工作聯(lián)系單形式反應(yīng)給甲方。7.2.6 已審核同意的簽證，施工

18、隊(duì)必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工隊(duì)承擔(dān)。由于施工隊(duì)對(duì)施工圖閱讀不仔細(xì)等原因造成的返工不予認(rèn)可，因此延誤工期由施工隊(duì)負(fù)責(zé)。7.2.7 凡涉及到施工單位（隊(duì)）為評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術(shù)設(shè)施和部分材料、人工的費(fèi)用，應(yīng)由施工單位（隊(duì)）自行承擔(dān)，項(xiàng)目部不再承擔(dān)。第八章工程竣工圖編制管理規(guī)定8.1 編制竣工圖的形式和深度8.1.1 凡按圖施工沒有變動(dòng)的，在原施工圖上加蓋竣工圖標(biāo)志后，即作為竣工圖。8.1.2 凡在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位（隊(duì)）負(fù)責(zé)在原施工圖 （ 必須是新藍(lán)圖 ） 上注明修改的部分， 并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說明。加蓋竣工圖標(biāo)志后，即作為竣工圖。8.1.3 凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改