1、PDA在其2018年5月/6月PDA制藥科學(xué)與技術(shù)期刊上發(fā)表了題為PDA討論要點：文檔/數(shù)據(jù)管理與控制以及數(shù)據(jù)可靠性為準(zhǔn)備檢查的最正確實踐PDAPointstoConsider:BestPracticesforDocument/DataManagementandControlandPreparingforDataIntegrityInspections的文章，該文章包括對11個數(shù)據(jù)完整性相關(guān)的問題的解答，如下：Question1:CopiesofGMPRecords疑問1:GMP記錄的拷貝背景：在日常的工作中，公司有很多正當(dāng)理由解釋為什么他們需要拷貝GMP記錄。這些記錄中有批號、批數(shù)據(jù)、測試結(jié)

2、果或其他數(shù)據(jù)。例如，公司為技術(shù)服務(wù)團(tuán)隊提供一份批記錄的掃描件以供他們進(jìn)行調(diào)查。特別是最近的483缺陷信中，在碎紙機中發(fā)現(xiàn)了包含批次信息的文件問題較為突出，在何種條件下按照非受控、非GMP記錄的方式來處理這些GMP復(fù)印件的拷貝并不清楚。如要求這些文件由質(zhì)量部發(fā)放、管理和銷毀則對行業(yè)強加負(fù)擔(dān)。關(guān)鍵是公司要能夠證明他們?nèi)绾文鼙ＷC原始記錄就是原始得記錄并且記錄中的數(shù)據(jù)符合ALCOA原則。問題：可以認(rèn)為GMP拷貝件例如原始數(shù)據(jù)的打印件或一份紙質(zhì)原始記錄的照片/掃描件本身就是GMP文件嗎？解釋：只要公司對原始GMP文件有完全的控制權(quán)且原始GMP文件按照公司既定的制度進(jìn)行保存，那么就可以按需制作或銷毀拷貝件

3、。只有在GMP文件的拷貝件上記錄了額外的GMP信息例如原始數(shù)據(jù)，那么這種拷貝件才需要保存。作為對GMP記錄維持控制的一部分，最好確保拷貝件可以非常容易和原件區(qū)分開來例如在拷貝件上印上拷貝章”和/或在原件上印上原件”章。Question2:DocumentsnottraditionallyconsideredGMPrecords疑問2:傳統(tǒng)上不認(rèn)為是GMP文件的文件背景：在最近的483缺陷信中，我們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)上不認(rèn)為是GMP文件的文件例如電子郵件和其他通訊件正成為檢查對象并被列為缺陷項。那么對當(dāng)前監(jiān)管機構(gòu)對于何種文件如電子郵件、生產(chǎn)計劃等認(rèn)為為GMP文件合適的定義，將會對行業(yè)有所幫助。公司經(jīng)常為便

4、于工作進(jìn)行一些生產(chǎn)和質(zhì)量相關(guān)活動的非正式溝通。一封關(guān)于批放行的郵件可能本質(zhì)上相當(dāng)于一名職工打給另外一名職工通知批次已放行的書面記錄。如要求對所有這些文件進(jìn)行正式的控制或要求這些文件不能被隨意打印和丟棄/銷毀/粉碎，將會對公司和他們的質(zhì)量部門造成沉重的負(fù)擔(dān)。問題：如果公司文件明確規(guī)定哪些屬于記錄系統(tǒng)，那么含有批相關(guān)的信息，如產(chǎn)品名稱、批號或測試結(jié)果的郵件或其他紙質(zhì)文件是否被認(rèn)為是GMP記錄？解釋：一份文件是否被認(rèn)為是GMP記錄，取決于這份文件的生成是否符合GMP要求見數(shù)據(jù)可靠性和cGMP合規(guī)性行業(yè)指南，2016年4月草案，當(dāng)所有數(shù)據(jù)的生成滿足GMP要求時，那么該記錄就是cGMP記錄”。例如如果電

5、子郵件作為批放行的記錄，那么它就是GMP記錄。如果電子郵件只是用來通知批已放行并且批放行的記錄系統(tǒng)并不是電子郵件，那么這個電子郵件就不是GMP記錄。類似的，草稿版風(fēng)險評估和調(diào)查報告等。這些記錄都不是GMP記錄，除非經(jīng)過審核和定稿。如果公司將電子郵件用于GMP用途，最好有相應(yīng)的控制程序，通過SOP來管理。Question3:PersonalDiaries疑問3:私人筆記背景：職工用私人筆記或者紙張來記錄一些非GMP的東西，例如工作安排、培訓(xùn)注釋、人員信息等。這些記錄通常在行業(yè)內(nèi)不認(rèn)為是GMP記錄。如果要求將這些記錄轉(zhuǎn)為GMP記錄事實上反而可能會阻礙他們寫下對時間有效管理或加強自身學(xué)習(xí)有用的信息。

6、問題：何種條目/信息可以記錄到私人筆記中并且不會被認(rèn)為是GMP記錄?解釋：如果注釋和筆記用于私人以及非正式的記錄，并且不屬于執(zhí)行或記錄GMP活動記錄系統(tǒng)，那么它們就不會被認(rèn)為是GMP記錄。這些記錄在私人筆記本上的非正式的記錄可能包括工作計劃、培訓(xùn)注釋、執(zhí)教思想、個人信息等。公司可以考慮控制和抽查這些私人筆記本以保證它們確實只被用于非GMP用途。公司同樣可以培訓(xùn)職工關(guān)于什么可以以及什么不適合記錄在私人筆記本上。Question4:DraftsofGMPdocuments疑問4:GMP文檔的草稿件背景：公司會產(chǎn)生很多cGMP文檔的草稿件。令人感到迷惑的是這些文檔是否都需要存檔,如果是的話工作量會非

7、常繁重。問題：GMP文檔的草稿件是否需要存檔，例如風(fēng)險評估報告、調(diào)查報告以及驗證報告?解釋：一旦最終的GMP文檔記錄定稿，這些文檔定稿過程中的草稿件和文檔就不在需要留存，包括調(diào)查過程中使用或產(chǎn)生的草稿件和文檔。定稿的文檔則是正式的記錄。當(dāng)一份GMP文檔得到正式批準(zhǔn)后，GMP變更控制程序即開始生效。作為GMP文檔維持控制的一部分，最好確保那些草稿件可以和最終的文檔易于區(qū)分例如在草稿件上蓋上草稿”章。Question5:EmailsasGMPrecords疑問5:郵件作為GMP記錄背景：公司通常都會在GMP和非GMP的活動中使用電子郵件。許多公司都不清楚哪些用途屬于GMP用途以及公司是否因需要為電

8、子郵件的用途而將整個電子郵件系統(tǒng)變成GMP系統(tǒng)。I可題：電子郵件是否被認(rèn)為是GMP記錄?解釋：電子郵件是否是GMP記錄取決于他們是否是用于GMP活動或內(nèi)容的溝通還是用于記錄GMP決策。例如，如果電子郵件用于批放行的記錄系統(tǒng)，那么這些郵件就屬于GMP記錄。公司需要有程序清晰規(guī)定記錄系統(tǒng)是什么。如果電子郵件只是用來通知產(chǎn)品已經(jīng)被處理，而正式的決定是按照SOP在別處記錄，那么這種電子郵件就不是GMP記錄。類似地，如果按照公司SOP,電子郵件作為質(zhì)量問題升級的正式系統(tǒng)，那么那些電子郵件就是GMP記錄。而如果電子郵件只是用于信息參考，說明下發(fā)生了問題升級并且有獨立的系統(tǒng)來記錄這次問題升級，那么這種電子郵

9、件就不屬于GMP記錄。用于GMP用途的電子郵件需要在相關(guān)的SOP中進(jìn)行詳細(xì)的描述。為建立一個獨立于電子郵件系統(tǒng)的GMP記錄以及為防止電子郵件系統(tǒng)用于GMP記錄系統(tǒng),公司可以考慮對所有GMP記錄相關(guān)的電子郵件進(jìn)行打印、簽名/簡簽以及簽日期。這些工作都需要按照書面的SOP進(jìn)行。Question6:BusinessrecordsthatarenotGMPrecords疑問6:不屬于GMP記錄的業(yè)務(wù)記錄背景：最近的檢查開始關(guān)注不屬于GMP記錄的業(yè)務(wù)記錄，例如安全錄像影像、GMP文件草稿，例如調(diào)查、非受控的文件拷貝件以及安全密匙卡訪問系統(tǒng)。FDA可能選擇檢查這些項目且甚至可能把他們作為GMP違規(guī)定論的一

10、種方式。然而，盡管這些記錄被檢查，但并不是意味著它們屬于GMP記錄。否則質(zhì)量部門需要審核和控制這些記錄，這會造成巨大的負(fù)擔(dān)。問題：如果這些非GMP記錄，如全錄像鏡頭、GMP文檔例如調(diào)查的草案、非受控的文件拷貝件以及安全密匙卡訪問系統(tǒng)受到檢查，是否意味著它們被認(rèn)為是GMP記錄？解釋：不。只有當(dāng)所有數(shù)據(jù)的產(chǎn)生完全符合cGMP要求時，它們才會被認(rèn)為是cGMP記錄。但事實上非GMP記錄也可能會受到監(jiān)管機構(gòu)的檢查或成為檢查時提出的GMP相關(guān)的缺陷，但這并不會使它們成為GMP記錄。然而如果一個系統(tǒng)用于為GMP活動或GMP結(jié)果提供書面的證據(jù)，那么它就是GMP系統(tǒng)。例如密匙卡訪問系統(tǒng)用于記錄職工的退出和進(jìn)入并

11、且作為無菌核心區(qū)域進(jìn)行的培養(yǎng)基灌裝所花時間是否合規(guī)的監(jiān)控記錄，那么它就是作為GMP用途在使用并且必須在公司制度中明確規(guī)定。然而，如果這個系統(tǒng)只是偶爾在某個GMP調(diào)查中進(jìn)行審核評估以確保職工沒有在無菌核心區(qū)域逗留太久，那么這個系統(tǒng)就不應(yīng)該是GMP系統(tǒng)。當(dāng)然從這個系統(tǒng)得到的任何文檔都可以作為調(diào)查的一部分并應(yīng)留存可以是紙質(zhì)或電子格式OQuestion7:Useofshredders疑問7:碎紙機的使用背景：沒有任何GMP要求禁止在工廠擺放或使用碎紙機。但是根據(jù)最近和碎紙機以及粉碎相關(guān)的缺陷項，更多的碎紙機和文檔管理的指南會帶來更多的幫助。Issue:Whatrestrictionspertainto

12、theplacementanduseofshredders?問題：碎紙機擺放和使用相關(guān)的限制有哪些？解釋：在工廠中并不限制擺放和使用碎紙機。但是，因為存在GMP記錄會被粉碎的風(fēng)險，建議公司禁止在GMP相關(guān)活動進(jìn)行的地方擺放碎紙機或其他未經(jīng)授權(quán)的文件銷毀設(shè)施，特別是原始記錄生成的區(qū)域，包括生產(chǎn)部、倉庫和實驗室區(qū)域，這些區(qū)域中存在的風(fēng)險更為嚴(yán)重。可以在一些不產(chǎn)生GMP記錄和/或文檔的區(qū)域放置碎紙機，當(dāng)然最好有控制程序。這些部門包括人力資源部、財務(wù)部和/或其他管理區(qū)域。對于碎紙機的使用，可以通過公司決定的任何方式銷毀非GMP記錄，包括粉碎只要不違反公司的文檔留存政策。只有當(dāng)GMP文檔過兒保存有效期時

13、，它們才可以被銷毀，或者用真實副本取代原始記錄。為保護(hù)機密，在沒有碎紙機的區(qū)域公司可以選擇提供安全文件箱來保存該區(qū)域需要銷毀的記錄。如果安全箱放在GMP區(qū)域或附近，建議公司建立相應(yīng)的制度明確如何完成銷毀。例如，某些情況如審計期間或疑心文檔或數(shù)據(jù)管理不當(dāng)?shù)那闆r下，質(zhì)量部門審核安全文件箱內(nèi)的文件可能比較合適。在研發(fā)部門，可能存在GMP和非GMP研究。明智的做法是制定相應(yīng)的制度和控制措施防止研發(fā)部門內(nèi)未經(jīng)授權(quán)的GMP記錄銷毀行為。類似地，對于修正液例如修正筆和便簽條例如便利貼的防止也沒有任何限制，但是也建議在GMP區(qū)域禁止放置和使用。Question8:Retentionofclosedcircui

14、ttelevision(CCTV)疑問8:監(jiān)控錄像CCTV的保存Context:Firmsareunclearwhatisrequiredforretentionofclosedcircuittelevision(CCTV)footage.背景：公司不清楚對于閉路電視CCTV的留存有何要求。Issue:ForhowlongdoesafirmneedtoretainCCTVfootage?問題：公司需要保存CCTV影像多久？解釋：一些從攝像機中得到的CCTV影像并不是用于GMP用途，例如安全錄像。這些影像應(yīng)按照公司相應(yīng)的制度和留存政策進(jìn)行處理。一般來說，對于CCTV的使用并沒有GMP要求。如果C

15、CTV影像用于GMP用途，例如批的放行，那么這些影像應(yīng)按照GMP文檔進(jìn)行留存，因為它們是支持批處置原始數(shù)據(jù)的一部分。對無菌工藝模擬/培養(yǎng)基灌裝進(jìn)行錄像以及對這些錄像的保存并不是GMP要求，除非錄像被用作GMP操作活動的主要文件資料，而沒有其他方式的記錄例如在工藝模擬批生產(chǎn)時，重要的活動并沒有記錄在批記錄或控制記錄中。然而需要注意的是，cGMP期望對煙霧研究驗證進(jìn)行錄像。這份錄像是支持受控環(huán)境確認(rèn)的原始數(shù)據(jù)并且該錄像應(yīng)按照GMP記錄來保存。另外在制定公司制度時也需要考慮本地數(shù)據(jù)隱私需求。Question9:Datacapturecapabilities疑問9:數(shù)據(jù)采集功能背景：需要生產(chǎn)和實驗室設(shè)

16、備均具備廣泛的數(shù)據(jù)采集功能。公司不清楚他們是否可以關(guān)閉這些不需要的功能和/或依賴備用的記錄保存系統(tǒng)。Issue:Ifapieceofproductionorlaboratoryequipmenthaselectronicdatastoragecapability,isafirmrequiredtoutilizethatcapability?問題：如果某臺生產(chǎn)或?qū)嶒炇以O(shè)備具有電子數(shù)據(jù)存儲功能，公司是否必須使用這種功能？解釋：如果生產(chǎn)或?qū)嶒炇以O(shè)備采集的數(shù)據(jù)被用于GMP,那么這項功能必須被使用，除非另外有符合GMP要求且可靠和完整的替代紙質(zhì)或電子文檔系統(tǒng)。請注意如果電子原始數(shù)據(jù)是動態(tài)的，那么固定/靜

17、態(tài)的紙質(zhì)或電子記錄可能并不屬于原始記錄的完整拷貝，因為這種記錄可能會喪失電子系統(tǒng)采集到的GMP數(shù)據(jù)。同樣，如果系統(tǒng)具有電子審計追蹤功能，則該功能不應(yīng)被關(guān)閉以支持手動審計追蹤，因為手動審計追蹤必然沒有自動審計追蹤可靠。如果自動化數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)被關(guān)閉，最好記錄下關(guān)閉這個系統(tǒng)的合理理由。公司應(yīng)準(zhǔn)備好在檢查期間如有必要的話詳細(xì)闡明這個理由，包括所有GMP要求的數(shù)據(jù)都已經(jīng)被采集的證據(jù)以及合適的話有另外備用的系統(tǒng)留存。如果某個電子數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)沒有被關(guān)閉并且沒有用于GMP用途，公司應(yīng)在其制度中清晰標(biāo)明哪些是產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，哪些不是產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。建議公司在其制度中規(guī)定審核這些沒有關(guān)閉系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。這樣做

18、的原因是這些系統(tǒng)采集到的數(shù)據(jù)有可能受到FDA的檢查并且可能會成為數(shù)據(jù)完整性缺陷。例如兩臺不同的系統(tǒng)中數(shù)據(jù)相互矛盾。Question10:QualityPlans疑問10:質(zhì)量計劃背景：因為擔(dān)憂質(zhì)量計劃可能會成為483缺陷的來源，公司可能會不愿意建立和記錄質(zhì)量討劃質(zhì)量系統(tǒng)改良的目標(biāo)和時間線。Issue:Ifafirmhasaqualityplan,willanFDAinvestigatorusethatplanasthebasisfor483observations?問題：如果公司有質(zhì)量計劃，F(xiàn)DA檢查員會不會在質(zhì)量計劃上提出483缺陷？解釋：如果公司有質(zhì)量計劃，檢查員可能會評估計劃的充分性以及

19、計劃是否被完整且及時地執(zhí)行。事實上，如果公司的質(zhì)量計劃合理的話，盡管不會防止483的發(fā)出，但是可以作為公司自我認(rèn)同以及解決問題決心的證據(jù)。公司計劃的充分性和執(zhí)行計劃取得的進(jìn)展可能會作為監(jiān)管者視為公司主觀積極的指標(biāo)。將質(zhì)量計劃作為檢查出負(fù)面問題的路標(biāo)會阻礙計劃的制定，而監(jiān)管者通常鼓勵公司如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)完整性問題主動積極地去解決，而不是等到被檢查出來。Question11:Questioninginvestigatoractionsinthefield現(xiàn)場質(zhì)詢檢查員的行為背景：現(xiàn)場檢查的FDA檢查員不盡相同，而且檢查可以以多種方式開展。一些公司不確定如果他們覺得檢查員行為不當(dāng)或者沒有任何原因檢查了非

20、GMP下的記錄、文件或廠房設(shè)施,他們應(yīng)該怎么做。Issue:IfafirmbelievesthatanFDAinvestigatorisactinginappropriatelyorinspectingnon-GMPrecords,documentsorfacilitieswithoutanapparentcause,whatshouldthefirmdo?問題：如果公司堅信FDA檢查員行為不當(dāng)或者檢查了非GMP下的記錄、文件或廠房設(shè)施而沒有任何確切的理由，公司應(yīng)該怎么做？解釋：法律規(guī)定了FDA對制藥廠、倉庫、公司或?qū)嶒炇业臋z查范圍包括了其中所有的事情包括記錄、文件、紙張、工藝、控制以及廠房設(shè)施只要”和摻假或是冒牌藥或其他違反了食品藥品和化裝品法案的行為有關(guān)。唯一明確的是FDA檢查授權(quán)沒