1、檔案管理制度(試行為加強(qiáng)本公司檔案工作,規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。一、檔案的定義公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、文件資料的收集管理1. 公司各部門須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2. 文件資料的收集由各部門指定人員負(fù)責(zé)整理。3. 歸檔資料根據(jù)公司及各部門工作情況可實(shí)行“月度”“季度”及“年度”歸檔制度。(平時(shí)以立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。4. 根據(jù)歸檔期要求,由總部檔案管理人員分別向各部門負(fù)責(zé)人收集應(yīng)歸檔的原始資料。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極、主

2、動(dòng)配合。5. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由各級(jí)檔案管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。6. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)由部門負(fù)責(zé)人確定是否歸檔。凡機(jī)密文件必須連同原件一起收入歸檔。7. 歸檔文件要根據(jù)文件形成的日期、內(nèi)容按序進(jìn)行排列。8. 永久、長(zhǎng)期保管的案卷,須填寫案卷目錄,并在文件右上角進(jìn)行編號(hào)。9. 案卷要有卷邊,要準(zhǔn)確填寫各項(xiàng)目,填寫時(shí)文件簡(jiǎn)練,標(biāo)題準(zhǔn)確。10. 檔案管理人員如因工作變動(dòng)或因故離職時(shí),應(yīng)將經(jīng)辦的檔案資料向接交人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。三、歸檔范圍1. 公司員工個(gè)人履歷、勞動(dòng)、工資、福利方面的檔案資料。2. 重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、發(fā)言、會(huì)議記錄等相關(guān)資料。

3、3. 公司對(duì)外部的正式文函及與有關(guān)單位來往的文書、信函等。4. 公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。5. 公司簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。6. 公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等相關(guān)資料;四、歸檔要求1. 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。2. 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,如發(fā)現(xiàn)殘缺應(yīng)及時(shí)追查原因,并將文件補(bǔ)齊后方能歸檔。3. 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,相關(guān)文電應(yīng)合一歸檔。4.

4、 不同年度的文件應(yīng)單獨(dú)立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在對(duì)應(yīng)的年份進(jìn)行立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕的年份。5. 檔案文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)文件在前,請(qǐng)示文件在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件資料可依其形成規(guī)律或特點(diǎn),保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6. 案卷封面,應(yīng)用鋼筆按規(guī)定逐項(xiàng)書寫,字跡要工整、清晰。五、檔案的利用1. 公司檔案原則上只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫檔案借閱審批單,報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可借閱。2. 檔案資料須按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。3. 檔案借閱的

5、最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。4. 借閱人員必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案資料內(nèi)容,不得擅自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人,如發(fā)現(xiàn)遺失或泄漏必須及時(shí)匯報(bào),并視情節(jié)輕重承擔(dān)相應(yīng)處罰責(zé)任直至法律責(zé)任。5. 借閱人員必須愛護(hù)檔案保持整潔,不得擅自在檔案資料中寫字、畫線、做記號(hào)、涂改、裁剪,未經(jīng)許可不得抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影等。6. 外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱,且檔案不得帶離檔案室。7. 外單位須摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理審批同意后放可執(zhí)行。摘抄材料帶離時(shí),檔案管理員應(yīng)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核、簽章。六、檔案的銷毀

6、1. 未經(jīng)公司批準(zhǔn),任何個(gè)人或部門不得擅自銷毀公司檔案資料。2. 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀處理,要銷毀的檔案資料須經(jīng)過認(rèn)真鑒定,同時(shí)填寫檔案資料銷毀審批表并按程序進(jìn)行審批后方可銷毀。3. 審批程序:檔案管理人員填寫公司檔案資料銷毀審批表部門負(fù)責(zé)人行政部總經(jīng)理總裁4. 檔案管理人員須認(rèn)真核對(duì)獲批準(zhǔn)銷毀的檔案,并對(duì)公司檔案資料銷毀審批表做好登記、歸檔,永久保存。5. 檔案管理員在銷毀檔案資料時(shí),必須由行政部指定專人協(xié)同監(jiān)督銷毀,防止失密。七、檔案管理人員職責(zé)1. 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)自覺遵守檔案管理制度,遵紀(jì)守法、忠于職守、保守保密、維護(hù)公司檔案的完整和安全。2. 按規(guī)定做好文件資料的收集、整理

7、、分類、歸檔等工作。3. 依據(jù)檔案保管期限表做好檔案保管工作,每季梳理一次檔案,做好到期檔案的善后工作,并及時(shí)更新文件索引,以便查找。4. 對(duì)檔案的保管、借閱、銷毀等應(yīng)立時(shí)登記、造冊(cè),做到賬、物、卡相符。5. 保證文件材料歸卷使用的“案卷類目”條款簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。6. 接收檔案須認(rèn)真驗(yàn)收,辦理交接手續(xù);7. 按規(guī)定做好檔案借閱登記表記錄工作,熟悉檔案的種類、數(shù)量、存放位置,查檔迅速準(zhǔn)確,認(rèn)真檢查到期歸還的資料是否完整無缺,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理;8. 檔案保管應(yīng)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。8. 對(duì)檔案進(jìn)行定期保養(yǎng)、