1、 大連智云自動化裝備股份有限公司會議管理制度文件編號DLZY-MG 版本/修訂V/0第 1 頁共 10 頁大連智云自動化裝備股份有限公司會議管理制度 文件編號DLZY-HRD-001頁 次版 本修改、討論版. V01生效日期擬制審核批準1 大連智云自動化裝備股份有限公司會議管理制度文件編號JRL-MG 版本/修訂V/0第 7 頁共 10 頁1、 目的為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。2、 適用范圍適用于公司及各部門的工作及專題會議。3、 定義31會議主辦部門： 指會議召集部門；32公司級會議：指公司總經(jīng)理級人員參加、涉及公司經(jīng)營管理相關(guān)事項、跨部門或部級以上會議。包

2、括董事會、總經(jīng)理辦公會、公司年會、公司月度工作計劃會、周質(zhì)詢會、經(jīng)營例會、生產(chǎn)計劃會、經(jīng)濟分析會、月度質(zhì)量分析會、管理分析會；33專題會議：指圍繞一個專題展開的會議。包括技術(shù)交底、技術(shù)審查、生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程管理、預(yù)算管理、合同評審等會議。4、職責41總經(jīng)理：審批公司月度會議計劃、會議變更通知；42總經(jīng)辦：負責會議的統(tǒng)籌及本制度的執(zhí)行監(jiān)督、負責編制公司月度計劃、負責督導(dǎo)重點事項跟蹤表中相關(guān)工作、負責公司級會務(wù)服務(wù)、負責會議室管理；43會議主辦部門：負責會議的組織工作、負責對違反本制度的行為提出處罰、負責準備會議資料、負責按公司月度會議計劃電話通知參會人；44主持人：負

3、責會議主持、負責引導(dǎo)會議作出結(jié)論、負責明確會后跟蹤事項；44參會人員：按要求提交或?qū)懞脮h發(fā)言稿（有固定格式時，按固定格式填寫。Eg:<周計劃周結(jié)果>）4、 會議類別及安排41公司例會名稱內(nèi)容參加人員頻度/時間主持人記錄人地點備注董事會（高管會）1、公司經(jīng)營戰(zhàn)略、方針、政策、規(guī)章制度的審定；董事長、董事及會議指定人員 每季末董事長董事會秘書會議指定1、會議議題由各董事提前二周匯總至?xí)h組織者；2、公司經(jīng)營計劃、投資方案、預(yù)算及決算的審定、調(diào)整；2、會議具體事項由會議組織者請示董事長后確定并提前通知各與會人員；3、重要的組織人事調(diào)整等事項的研討、審定。3、會議記錄發(fā)放范圍：董事長、董

4、事及各相關(guān)人員?？偨?jīng)理辦公會公司經(jīng)營管理等重要事項的研討、確定；總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)辦主任列席、議題相關(guān)部門人員不定期總經(jīng)理總經(jīng)理秘書會議指定1、 會前由總辦秘書負責收集會議議題，將會議相關(guān)材料整理發(fā)放至各領(lǐng)導(dǎo)醞釀；2、 會議研究通過的決議、文件具有管理約束力，會后總辦形成會議紀要，公司領(lǐng)導(dǎo)會簽后，督辦落實。3、 會議記錄發(fā)放范圍：會議相關(guān)人員。經(jīng)營例會1、公司經(jīng)營戰(zhàn)略、方針、政策、機構(gòu)設(shè)置等經(jīng)營決策的研討、確定。董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)辦主任列席、議題相關(guān)部門人員每月總經(jīng)理總經(jīng)理秘書會議指定1、會議議題由議題部門提前一周匯總至總經(jīng)辦；2、討論公司年度經(jīng)營計劃和投資方案；審議通過公司內(nèi)

5、部管理機構(gòu)設(shè)置方案；審議通過公司的基本管理制度；討論確定公司年度薪酬方案；2、會議具體事項及參加人員由總經(jīng)辦請示總經(jīng)理后確定并提前通知各與會人員；3、聽取部門向公司請示報告的重要事項。3、會議記錄發(fā)放范圍：與會及相關(guān)人員。公司月度工作計劃會1、 上月計劃執(zhí)行情況總結(jié)、分析； 2、 本月計劃的審核、確認、分解，各部門須協(xié)調(diào)事宜?？偨?jīng)理、副總；各部（室）負責人每月27日常務(wù)副總經(jīng)理會議指定會議指定1、 部門總結(jié)、計劃一周前匯總至總經(jīng)辦；2、 會后總經(jīng)辦形成公司月度工作計劃，下發(fā)督辦。周質(zhì)詢會1、 上周計劃執(zhí)行情況總結(jié)、分析；2、 本周計劃的審核、確認，各部門須協(xié)調(diào)事宜?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理、各部（室）

6、負責人每周一上午 8：30總經(jīng)理或副總總經(jīng)辦指定人員三樓會議室1、每周最后一個工作日上午10：30點前，以郵件形式將周計劃/周結(jié)果傳至指定郵箱；2、未完成事項，填寫重點事項跟蹤表，總經(jīng)辦（3S秘書組）按期督辦。生產(chǎn)計劃會1、 計劃部門報告項目進度；2、 各部門提出需要協(xié)調(diào)事宜3、 常務(wù)副總部署重點工作。計劃部、生產(chǎn)部、采購部、資材部、售后服務(wù)部、外協(xié)、質(zhì)管部、車間主任、調(diào)度每周1、計劃部提前一天下達會議通知；2、計劃部負責做會議記錄及會議內(nèi)容傳達。經(jīng)濟分析會總經(jīng)理、副總經(jīng)理；各部（室）負責人半年常務(wù)副總經(jīng)理會議指定會議指定財務(wù)部負責組織、撰寫會議紀要。月 度質(zhì)量分析會1、 公司質(zhì)量狀況的月度總

7、結(jié)與分析；2、 月度重點品質(zhì)工作計劃的評估和確認；3、 主要質(zhì)量問題的原因分析和對策制定及重大質(zhì)量改善項目的確認；4、 質(zhì)量管理決策的研討、確認、發(fā)布?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理；管理者代表、質(zhì)管部部長、生產(chǎn)、物流、技術(shù)、采購部長月度質(zhì)管部經(jīng)理質(zhì)管部經(jīng)理會議指定1、 其他臨時指定人員由質(zhì)管部提前一天通知；2、 會議紀要由質(zhì)管部負責發(fā)放到相關(guān)部門管理分析會部門工作中需要解決的問題、部門間需協(xié)調(diào)的問題、公司整體存在的問題、分析原因、提出解決方案和整改方案?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理；各部（室）負責人每季行政副總總辦主任會議指定1、 各部門將議案一周前匯總至總經(jīng)辦；2、會后總經(jīng)辦下發(fā)紀要、督辦。公司年會1、上年度公司工

8、作總結(jié)；2、表彰先進3、下年度工作部署公司所有管理人員、職工代表（總經(jīng)辦組織，各部門協(xié)助）每年1月總經(jīng)辦會議指定部門工作周例會公司部門成員每周各部門部門決定42技術(shù)例會項目名稱內(nèi)容參加人員頻度主持人記錄人地點備注X會（投標）投標方案任務(wù)分解；最終主要數(shù)據(jù)確定；效益預(yù)測。技術(shù)委員會成員、技術(shù)中心經(jīng)理、計劃人員投標前經(jīng)營副總會議指定會議指定1、完成投標方案制定；A會（技術(shù)交底）將簽訂的工程項目合同、技術(shù)協(xié)議移交技術(shù)中心，未盡事宜必要說明，制定初步設(shè)計方案。經(jīng)營部項目主管、技術(shù)中心經(jīng)理、總工程師、計劃及其它相關(guān)人員合同協(xié)議簽訂后經(jīng)營副總會議指定會議指定1、經(jīng)營部將簽訂的工程合同信息傳達技術(shù)中心。2、

9、會議紀要存檔于設(shè)備檔案。B會（技術(shù)審查）對主管設(shè)計師完成的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計進行討論優(yōu)化：技術(shù)中心經(jīng)理、經(jīng)營部項目主管、總工程師、技術(shù)委員會相關(guān)人員及主管設(shè)計師總體設(shè)計完成后技術(shù)中心會議指定會議指定會議紀要，存檔于設(shè)備檔案（1）總體聯(lián)系尺寸、工件姿態(tài)、機床結(jié)構(gòu)方式是否滿足技術(shù)協(xié)議要求（機床總圖）（2）定位點、夾緊點、封堵（裝配）等位置是否正確，方式結(jié)構(gòu)是否合理（工序圖、各組總圖）（3）液壓元器件的選用是否符合技術(shù)協(xié)議要求（液壓原理圖）（4）電氣元器件的選用是否符合技術(shù)協(xié)議要求，元器件的排布是否合理（電氣原理圖、元件布置圖）C會（場內(nèi)驗收）預(yù)驗收前驗收，做階段性評價。（1） 外觀（2） 操作性（3）

10、安全性（4） 功能檢查（是否滿足技術(shù)協(xié)議的各項功能要求）（5） 精度檢查（調(diào)試過程中的精度檢查報告）生產(chǎn)部、經(jīng)營部、技術(shù)中心預(yù)驗收前生產(chǎn)部會議指定會議指定1、預(yù)驗收前驗收，做階段性評價。2、會議紀要，存檔于設(shè)備檔案D會（場內(nèi)驗收）對預(yù)驗收整改后的設(shè)備進行驗收（1）確認預(yù)驗收中所提問題整改情況（2）確定發(fā)貨時間。生產(chǎn)部、經(jīng)營部、技術(shù)中心出廠前生產(chǎn)部會議指定會議指定1、出廠前驗收，做階段性評價。2、會議紀要，存檔于設(shè)備檔案E會（項目總結(jié)）對終驗收完成后的項目進行最終總結(jié)，對完成情況作出客觀評價。生產(chǎn)部、經(jīng)營部、技術(shù)中心項目完成經(jīng)營部會議指定會議指定會議紀要，存檔于設(shè)備檔案，作為對項目負責人的考核依

11、據(jù)。備注：臨時性會議中關(guān)鍵性決定形成會議紀要報總經(jīng)理秘書。5、會議計劃與統(tǒng)籌51每月27日前，總經(jīng)辦與各部門協(xié)調(diào)，確定下月計劃召開的各類公司級會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，會同公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、部門例會，編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負責人。52凡總經(jīng)辦已列入月度會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時會議時，會議主辦部門需提前2天完成會議提議和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)理同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。53會議安排原則：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：董事會、總經(jīng)理辦公會、公司年會、公司月度工作計劃會、專題

12、會、部門工作周例會。54因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。6、會議準備 61會議通知規(guī)定：6.1.1已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整時，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接電話通知參會人員；6.1.2屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖已列入月度會議計劃，但需對會議議題、會議資料、會務(wù)安排等作特別說明時；（3）其它主辦人認為需另行通知的情況。6.1.3會議通知需提前2天以上發(fā)出，通知與會人及會務(wù)服務(wù)部門；6.1.4會議有變更時,統(tǒng)一用會議變更通知單的形式發(fā)出。6.2會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定: 6

13、.2.1會議主辦部門需提前準備好會議資料（如:會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人需提交資料等）；落實并布置會場，準備好會議所需的各種設(shè)施、用品等。6.2.2公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一由總經(jīng)辦負責。6.2.3各部門召開會議需用公司會議室的，需向總經(jīng)辦提出書面申請，由總經(jīng)辦統(tǒng)籌安排。7、會議組織7.1會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則7.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：7.2.1主持人需不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。7.2.2主持人需于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中需注意的問題等，進行必要的說明。7.2.3會

14、議進行中，主持人需根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。7.2.4屬討論、決策性議題的會議，主持人需引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項需加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦需加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。7.2.5主持人需將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。8、參會人員須遵守以下規(guī)定：8.1需準時到會，并在會議簽到表上簽到；8.2會議發(fā)言需言簡意賅，緊扣議題；8.3遵循會議主持人對議程控制的要求；8.4屬工作部署性質(zhì)的會議，原

15、則上不在會上進行討論性發(fā)言；8.5遵守會議紀律，與會期間需將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；8.6做好本人的會議紀錄。9、會議記錄9.1公司各類會議均需設(shè)專用記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。9.2會議記錄需遵守以下規(guī)定9.2.1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議記錄表；9.2.2會議記錄需盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；9.2.3對會議已議決事項，需在原始記錄中括號注明“議決”字樣；9.2.4會議原始記錄需于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；9.2.5負責會議考勤記

16、錄，并報會議主持人核準；9.2.6做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。10、會議紀要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：10.1公司級會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由總經(jīng)辦存檔備查；10.2各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查；10.3會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱需嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11、會議跟進11.1會議決議、決策事項需會后跟進落實的,填寫重點事項跟蹤表，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，按

17、主持人指定落實； 11.2會議跟進結(jié)合會議決議、紀要及會議原始記錄，依據(jù)重點事項跟蹤表；11.3總經(jīng)辦負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將其作為考核當事人工作的依據(jù)；11.4部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。12、公司級會議的保密12.1與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。12.2會議議決事項，需嚴格保密，除按規(guī)定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。12.3故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負面影響的大小作出相需處罰。13、處罰131遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到者，計為遲到；每次樂捐10元；13. 2早退：凡參加會議人員，未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場者，計為早退; 每次樂捐10元；13.3缺席：擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議者，計為缺席,每次樂捐20元；13.4晚于規(guī)定時間提交周計劃周結(jié)果者，每晚1小時，樂捐10元，直接上級20元；晚于15小時視同未提交。未提交周計劃周經(jīng)果者, 每次樂捐20元，直接上級