1、分發(fā)編號(hào)：后勤采購(gòu)管理辦法單位：財(cái)務(wù)管理委員會(huì)發(fā)布/修訂日期：2011.03.01目錄第1章 總則 .0第2章 后勤采購(gòu)組織 .1第3章 采購(gòu)備用金管理 .3第4章 采購(gòu)實(shí)施 .3第5章 財(cái)務(wù)控制 .22第6章 附則 .23附件：后勤采購(gòu)業(yè)務(wù)審批權(quán)限列表25集團(tuán)后勤采購(gòu)管理辦法編號(hào)：QB/JD.CG002QB/JD.CG002公司/ /中心：財(cái)務(wù)管理委員會(huì)起草：日期：版本號(hào)：第 A A 版第 0 0 次修改審核：日期：批準(zhǔn)：日期：第1章總則1.1目的為了加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)所屬公司后勤物資及服務(wù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管 理，規(guī)范采購(gòu)行為，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于集團(tuán)所

2、屬分子公司及工廠的后勤物資及服務(wù)的采 購(gòu)。1.3后勤物資及服務(wù)采購(gòu)分類1.3.1辦公類：辦公文具、辦公設(shè)備、辦公家具、寬帶、固話等。1.3.2宣傳印制類：橫幅、公司定制品（印有公司標(biāo)識(shí)的名片、單據(jù)、信封、紙杯、信紙、筆記本、辦公文具等）、廣告、海報(bào)、宣傳 手冊(cè)、DV宣傳片、掛歷、營(yíng)銷促銷品等。1.3.3勞保清潔及宿舍用品:手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹 布、掃把、拖把、膠桶、床上用品、床、窗簾、柜子、工作服等1.3.4公共設(shè)施類：水龍頭、水管、照明燈、電線、門、窗、玻 璃、設(shè)施維護(hù)等1.3.5招待類：水果、零食、煙、酒、礦泉水、果盤、茶杯、茶、禮品等1 / 281.3.6技術(shù)檢測(cè)類：容器、工具

3、、儀器儀表、試劑、藥品等1.3.7生產(chǎn)維護(hù)類：生產(chǎn)機(jī)器零配件、五金工具等1.3.8食堂物資：鍋、碗、瓢、盆、油、調(diào)味劑、米、面、粉、 菜、煤球、煤氣等1.3.9保險(xiǎn)類：社會(huì)保險(xiǎn)、意外傷害險(xiǎn)、財(cái)險(xiǎn)。1.3.10能源類：水、電、煤、氣、生產(chǎn)用油等1.4不相容職務(wù)1.4.1請(qǐng)購(gòu)與審批。請(qǐng)購(gòu)人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審批。1.4.2供應(yīng)商的選擇與審批。選擇供應(yīng)商的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審 批。1.4.3采購(gòu)合同的擬訂、審核與審批。合同擬定、審核、審批等 工作應(yīng)由不同的人員負(fù)責(zé)。1.4.4采購(gòu)、驗(yàn)收與記錄。采購(gòu)、驗(yàn)收與會(huì)計(jì)記錄等工作應(yīng)由不 同的人員擔(dān)任， 以保證采購(gòu)數(shù)量的真實(shí)性和采購(gòu)價(jià)格、 質(zhì)量的合規(guī)性、 采購(gòu)記錄和會(huì)

4、計(jì)核算的正確性。1.4.5付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。付款的申請(qǐng)人、審批人與執(zhí)行 人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，避免因付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資 金損失或信用受損。第2章 后勤采購(gòu)組織2.1后勤采購(gòu)工作小組2.1.1后勤采購(gòu)工作小組機(jī)構(gòu)公司設(shè)立后勤采購(gòu)工作小組，由各部門各派一人組成，組長(zhǎng)由總經(jīng)理任命。后勤采購(gòu)工作小組不設(shè)專職，所有組員均為兼職。2 / 282.1.2后勤采購(gòu)工作小組職責(zé)2.1.2.1負(fù)責(zé)與各部門的溝通協(xié)調(diào)。 當(dāng)某項(xiàng)物資的選購(gòu)需要專業(yè) 性判斷時(shí)，后勤采購(gòu)工作小組應(yīng)與需求部門協(xié)調(diào)， 由需求部門安排專 業(yè)人員協(xié)助采購(gòu)員采購(gòu)，提供專業(yè)性采購(gòu)建議。2.1.2.2協(xié)同采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督。2

5、.1.2.3負(fù)責(zé)后勤采購(gòu)評(píng)估工作。2.2各部門職責(zé)2.2.1公司后勤物資及服務(wù)采購(gòu)歸口行政部門集中辦理，其他部 門不得擅自采購(gòu)。行政部門應(yīng)分別設(shè)置行政內(nèi)勤（兼任計(jì)劃管理員）、采購(gòu)員及倉(cāng)庫(kù)保管員等崗位。2.2.2公司總部總裁辦下設(shè)行政部， 設(shè)置行政內(nèi)勤及采購(gòu)員崗位， 負(fù)責(zé)母公司范圍內(nèi)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，八字門行政部安排保管員負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)物 資保管及發(fā)放。其他子公司按2.2.1要求自行設(shè)置相關(guān)崗位，履行后 勤采購(gòu)職責(zé)。2.2.3各公司行政部下設(shè)食堂組，食堂采購(gòu)員實(shí)施物資采購(gòu)，食 堂組長(zhǎng)負(fù)責(zé)食堂物資的驗(yàn)收和管理。2.2.4需求部門負(fù)責(zé)填制采購(gòu)申請(qǐng)，并參與供應(yīng)商甄選過(guò)程。2.2.5財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)的監(jiān)督、預(yù)算控制

6、、報(bào)賬審核及付款。2.2.6倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、存儲(chǔ)與發(fā)放。公司分設(shè) 后勤物資倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)機(jī)器零配件倉(cāng)庫(kù)、技術(shù)檢測(cè)物資倉(cāng)庫(kù)，分別由行 政部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)質(zhì)量部門安排相應(yīng)倉(cāng)庫(kù)和保管員進(jìn)行物資管 理。食堂物資放廚房存儲(chǔ)，不單獨(dú)設(shè)立倉(cāng)庫(kù)，由食堂組長(zhǎng)兼任保管員， 負(fù)責(zé)食堂物資管理。2.2.7各部門各司其職，相互銜接的同時(shí)形成相互制衡機(jī)制3 / 28第3章 采購(gòu)備用金管理3.1備用金3.1.1公司采購(gòu)采取備用金制，行政部門采購(gòu)員備用金額度為3000元，食堂采購(gòu)員備用金額度為5000元。3.1.2備用金采取借款方式， 由采購(gòu)員填寫借款單， 經(jīng)部門主管、 財(cái)務(wù)主管及總經(jīng)理審批后，交會(huì)計(jì)開(kāi)具現(xiàn)金付

7、款憑證，由出納支付現(xiàn) 金，賬面掛采購(gòu)員個(gè)人往來(lái)。3.1.3采購(gòu)員可在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)動(dòng)用備用金進(jìn)行采購(gòu)。備用金 如不足以支付采購(gòu)款，可按借款審批程序臨時(shí)借支現(xiàn)金。報(bào)賬后再?zèng)_ 抵借支，并按額度補(bǔ)足備用金。3.1.4備用金一年一清， 每年12月份還清備用金借款， 次年1月 再重新借支備用金。3.2現(xiàn)金交易范圍3.2.1一千元以下的零星采購(gòu)；3.2.2供應(yīng)商要求現(xiàn)金交易；3.2.3緊急采購(gòu)且不能及時(shí)辦理銀行支付手續(xù)；3.2.4除以上情況外，一律不得進(jìn)行現(xiàn)金交易，均通過(guò)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬 付款。第4章 采購(gòu)實(shí)施4.1辦公、宣傳印制、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資的 采購(gòu)4.1.1采購(gòu)申請(qǐng)4.1.1.1需求部門

8、在每月25日前提出下月物資采購(gòu)申請(qǐng)， 經(jīng)部門 主管批準(zhǔn)后交行政部門。 單件采購(gòu)金額在500元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。4 / 284.1.1.2行政內(nèi)勤在倉(cāng)庫(kù)保管員的配合下提出常備用料的采購(gòu)申 請(qǐng)。4.1.1.3采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日 期、參考價(jià)格、用途、質(zhì)量要求、交貨期等信息。如難以描述物資特 征的，應(yīng)提供樣品；宣傳印制品應(yīng)提供設(shè)計(jì)樣稿。4.1.1.4行政部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容 包括采購(gòu)申請(qǐng)的各欄填寫是否清楚、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān) 負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。4.1.2采購(gòu)計(jì)劃4.1.2.1行政內(nèi)勤于每月月底前根據(jù)各部門的采購(gòu)申請(qǐng)匯

9、總制定 月度采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)行政主管審核后報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.2.2行政內(nèi)勤應(yīng)審查各部門申請(qǐng)采購(gòu)的物資是否能由現(xiàn)有庫(kù) 存滿足。只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿足的請(qǐng)購(gòu)物資才能列入采購(gòu)計(jì)劃中。4.1.2.3對(duì)于無(wú)法于需用日期內(nèi)辦妥的采購(gòu)申請(qǐng)，行政部門應(yīng)及 時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。4.1.2.4采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門， 以便于公司資金的安排。4.1.2.5未列入采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的物資不得采購(gòu)。如確屬臨時(shí)性急需 物資，應(yīng)填寫緊急采購(gòu)申請(qǐng)表， 經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn) 后才能列入采購(gòu)范圍，單件500元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。4.1.3供應(yīng)商及采購(gòu)方式選擇4.1.3.1采購(gòu)人員應(yīng)視采購(gòu)量、 金額大小及供應(yīng)情況，分

10、別采取 定點(diǎn)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、網(wǎng)購(gòu)（網(wǎng)上招標(biāo)、定點(diǎn)網(wǎng)購(gòu)或詢 比價(jià)網(wǎng)購(gòu)）等不同的采購(gòu)方式實(shí)施采購(gòu)，確定供應(yīng)商及價(jià)格。4.1.3.2公司一次性采購(gòu)量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定 供應(yīng)商及價(jià)格，由行政部門負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財(cái)務(wù)部門參與招標(biāo)過(guò) 程。如全年耗用量大5 / 28的辦公文具、公司定制品、勞保用品；一次性訂 購(gòu)量大的工作服、掛歷、宿舍用品；全年耗費(fèi)金額大的寬帶、手機(jī)、 固話等通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等均可采用招標(biāo)方式采購(gòu)；4.1.3.3日常采購(gòu)量或金額較大的物資，由行政部和財(cái)務(wù)部共同 確定定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂長(zhǎng)期議價(jià)采購(gòu)合同，實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)。辦公設(shè)備、 辦公家具、宣傳印刷品、營(yíng)銷促銷品、勞保用品、照明燈等物資均可 采用定點(diǎn)采購(gòu)方式；4.1.3.4無(wú)法招標(biāo)或定點(diǎn)采購(gòu)的物資，可采用詢比價(jià)方式采購(gòu)， 向三個(gè)以上的供應(yīng)商詢價(jià)后填制供應(yīng)商詢價(jià)表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理 審批后擇優(yōu)選購(gòu)，如公共設(shè)施維護(hù)等物資。4.1.4合同的簽訂與撤銷4.1.4.1采取招標(biāo)采購(gòu)及定點(diǎn)采購(gòu)的應(yīng)簽訂采購(gòu)合同，明確約定 并準(zhǔn)確闡述采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格