1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上信息化系統(tǒng)建設項目中的溝通管理摘要：XX年X月，我參與了某單位的信息化系統(tǒng)建設項目工作，在項目中作為項目經理擔任管理工作。該系統(tǒng)投資規(guī)模較大，開發(fā)周期較短，質量要求高。雖然公司以前也做過其他單位的信息化系統(tǒng)建設，但該單位的業(yè)務特殊性，項目復雜，涉及的干系人眾多，溝通管理的好壞決定了項目的成功失敗，我們項目組感到很大的壓力，項目的風險很大！我綜合運用項目經理的理論、技術并結合實際項目情況采取措施，加強項目干系人的分析與管理，提高項目組對溝通重要性認識，加大內部外部溝通的力度，并根據(jù)該項目的具體情況制定了合理的溝通計劃，使用多種溝通技巧和項目實施情況報告形式，確保系統(tǒng)如期

2、按質完成。XX年X月下旬開發(fā)完畢并通過用戶驗收。日前運行狀況良好，受到客戶的一致好評。1、 引言影響項目成功的三個主要因素（用戶參與、高層支持及清晰的需求定義）都依賴于擁有良好的溝通技能。項目溝通管理過程包括確保項目信息及時、恰當?shù)厣?、收集、分發(fā)、存儲、檢索，以及最終處置所必須的各個過程。主要包括溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告、干系人管理等過程。2 、信息化系統(tǒng)建設項目簡介XX年X月，我參加了*信息化系統(tǒng)建設項目，擔任項目經理工作。本系統(tǒng)包括視頻會議子系統(tǒng)、遠程提訊子系統(tǒng)、安防監(jiān)控子系統(tǒng)、公共廣播子系統(tǒng)、網絡電話等系統(tǒng)，并且還得符合保密局的保密要求， 該信息化建設系統(tǒng)投資規(guī)模較大，開包含的工作

3、量較大，周期要求較短，質量要求高，有一定的難度和復雜性。在當時國內*業(yè)如此規(guī)模還不多見，加之新技術的各種不確定因素， 而且該項目涉及的干系人面廣人多，因此，加強項目的溝通管理非常重要，溝通是否有效，渠道是否順暢直接關系到項目的成敗，項目組感到很大的壓力。根據(jù)該項目的具體情況，我制定了合理的溝通計劃，使用多種溝通技巧和項目實施情況報告形式，確保系統(tǒng)如期按質完成。3 溝通管理在該項目中的應用3.1 制定切實可行的溝通計劃 第一、實行全面的干系人溝通分析我們要做的主要工作是確定項目的所有干系人，了解每個干系人的基本情況。我們制作了包括項目組成員、項目組上級領導、行政、業(yè)務、技術支持人員等的聯(lián)系人列表

4、。需要了解每個干系人對項目的期望，想要的得到的項目信息及時間。確定工作匯報方式，明確什么時間、以什么形式向誰匯報。在該項目中，我們采取的方法是：項目組成員對項目經理通過EMAIL發(fā)送周報；項目經理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發(fā)月報的方式；緊急情況通過電話及時溝通；每兩周項目組進行一次當前工作溝通會議；每周同客戶和上級進行一次口頭匯報。第二、采用合理的信息溝通形式信息包括姓名、所屬部門、郵箱、座機、手機、職能等，做到簡潔明了。把聯(lián)系人列表發(fā)送給每個干系人，并及時更新，以保證溝通渠道的暢通。另外還編制了項目文檔模板，包括會議紀要、工作報告、開發(fā)文檔等，統(tǒng)一文件格式，使文檔管理規(guī)范化。第三，建

5、立規(guī)范的重大問題報告制度另外，項目組實施了重大問題報告評估制度。這里所謂的重大問題，指的是影響項目進度成本及質量的需求變更、人員調整等。比如，由于分配到本項目組的開發(fā)人員并不是非常固定，有時需要支持公司其他的項目，項目組及相關人員會及時開會評估對項目可能產生的影響。事實證明，我們通過采用這些方法、過程和文檔模板，使項目組成員之間、與其他干系人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率，保證了項目按計劃完成。 3.2 使用多種溝通技巧 在任何項目中實施過程中，為了提高溝通的效率和效果，需要把握一些基本原則，而且項目進展的不同階段以及對待不同的溝通對象，也要使用多種溝通方法。第一、運用科學的溝通技巧會議

6、會議是項目溝通的一種重要形式。如何組織高效的會議也是項目經理需要考慮的問題。在本項目中，我們的做法是：事先在溝通計劃中制定例會制度；明確會議的目的和希望解決的問題；會議前將會議資料發(fā)到參會人員；由專人記錄會議紀要；會議最后要有結論。按照這種方法，節(jié)約了時間和會議成本，有效解決了項目中遇到的問題，保證項目正常實施。此外，在需求分析階段，作為項目經理，需要經常與用戶進行溝通。為了準確把握用戶的需求，獲取更多的信息，需要召開的需求討論會，由客戶方代表和開發(fā)小組的項目經理、系統(tǒng)分析員、主要開發(fā)人員參加，雙方就項目的目標、范圍、系統(tǒng)所需功能、性能方面的要求展開討論。這種會議召開多次，每次對需求進一步細化

7、，對某些不明確或認識不統(tǒng)一的地方逐一確認，直到雙方對需求達成共識。第二、使用合理的非正式溝通技巧為了及時了解項目的真實情況，包括項目的當前時刻，時間、成本、資源消耗，還需多少時間、成本、資源，項目中遇到的問題等信息，與項目開發(fā)團隊成員的及時進行非正式的溝通是必不可少的。除了正式的會議外，我們還要根據(jù)具體情況采用非正式溝通的方式，與客戶拉近距離，在輕松和隨意的談話中獲得更多的隱性需求信息。3.3實施進展情況報告 信息化建設系統(tǒng)的實施直接關系到某公司業(yè)務的開展，開發(fā)方和客戶方的高層很關心項目的狀態(tài)和進展問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質量是否有保障等等。對于項目經理來說，就應該及時給相關人員

8、反饋這些信息，特別是將會有延期、將添加項目成本、質量將會有問題的苗頭等，必須提早匯報，以及時調整工作計劃。 在本項目中我們采用定期匯報、階段評審和重大問題報告評估三種形式報告項目進展情況。定期報告就是在某一特定時間內將完成的工作量向干系人匯報，報告的時間和頻度在溝通計劃中制定，報告的主要內容包括：項目當前狀態(tài)、進度完成情況、當前問題、解決辦法、下階段計劃等。在項目進行到重要階段或里程碑式的項目發(fā)展階段，就要進行階段評審。如需求評審、概要設計、詳細設計評審、測試計劃評審等。在出現(xiàn)重大問題時，進行緊急報告評估，內容包括：當前發(fā)現(xiàn)的問題、相關影響、如何解決、問題緊迫性等。 項目干系人對及時取得項目情況表示滿意，并對得到的信息及時反饋，共同解決項目執(zhí)行中的問題。 4、小結主動溝通、良好的溝通技巧有助于項目經理控制項目進度和成本，保證項目成功。正是由于在項目的建設中良好的溝通和沖突管理，才保證了項目如期完成。目前系統(tǒng)運行正常，受到了客戶和本公司領導的一致好評，對項目給予了較高的評價。當然，每個