1、 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準備一、會前準備二、會務實施二、會務實施三、會后總結和決算三、會后總結和決算四、中小型會議的會務管理四、中小型會議的會務管理目錄目錄 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 目錄目錄會前準備會前準備 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會場勘察會場勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會務分工會務分工 制定會議費預算制定會議費預算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容會務工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的會務工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的目的、主題、時間、參會人員（類型、

2、人目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、各項工作負責人、各項活動的推進時間等各項工作負責人、各項活動的推進時間等策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容案例：案例：9999年代理會及年代理會及聯(lián)歡會策劃實施案聯(lián)歡會策劃實施案 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 策劃案的內(nèi)策劃案的內(nèi)容容會務工作要保證策劃案會務工作要保證策劃案的順利實現(xiàn)的順利實現(xiàn) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 成立成立TEAMTEAM

3、組組TEAM組組負負 責責 人人職職 責責總總 指指 揮揮整整 個個 活活 動動 的的 總總 負負 責責 、 總總 協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負負 責責 常常 務務 工工 作作策策 劃劃 組組會會 議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎獎 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎獎 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作 、 娛娛 樂樂 活活 動動 策策 劃劃 會會 務務 組組負負 責責 參參 會會 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關關 物物 資資 、 資資 料料 的

4、的 準準 備備 ， 費費 用用 的的 預預 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會會 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會會 議議 資資 料料 的的 整整 理理 、 匯匯 編編 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱會場院勘察俗稱“踩點踩點”是會前必須要做是會前必須要做的基礎性工作的基礎性工作 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察勘察原則：勘察原則：會務工作為會議內(nèi)容服務會務工作為會議內(nèi)容服務以策劃案為依據(jù)，方便操以策劃案為

5、依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議作、節(jié)約資金，保證會議 順利進行順利進行 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察 會場方面會場方面賓館的軟硬件賓館的軟硬件 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會場勘察會場勘察 餐飲方面餐飲方面租車問題租車問題價格問題價格問題起草協(xié)起草協(xié)議的內(nèi)議的內(nèi)容和注容和注意事項意事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 協(xié)議協(xié)議是會務組與是會務組與賓館合作的基礎和標賓館合作的基礎和標準，要細致、全面、準，要細致、全面、對等、漏

6、洞。對等、漏洞。 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 1、 會議日期會議日期2、 住房標準及費用住房標準及費用3、 場地安排及費用場地安排及費用內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 4、 餐飲及費用餐飲及費用5、 甲方對乙方的規(guī)定甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定乙方對甲方的規(guī)定7、 結算等結算等內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及 會前準備會前準備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議王朝酒店的協(xié)議 會議的組織和管理會議的

7、組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工人人員員分分工工負負責責人人會會 前前會會 中中會會 后后總總負負責責會會務務總總協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、考考察察、簽簽約約、預預算算、組組織織等等 內(nèi)內(nèi)外外溝溝通通、協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、處處理理突突發(fā)發(fā)事事件件結結算算、善善后后、總總結結物物資資組組采采購購會會議議物物品品、印印刷刷、制制作作、旗旗、落落實實設設備備分分發(fā)發(fā)物物資資歷歷、采采購購會會中中物物品品食食品品、保保證證設設備備到到位位結結帳帳、剩剩余余物物資資處處理理簽簽到到組組邀邀請請、人人員員落落實實、房房間間餐餐桌桌車車輛輛分分配配簽簽到到、發(fā)發(fā)資資料料、安安排排代代表表的的食食宿宿、訂

8、訂餐餐落落實實退退房房、回回收收問問卷卷、結結帳帳車車輛輛調(diào)調(diào)度度尋尋租租車車資資源源、簽簽約約、接接站站場場地地租租用用、領領導導行行程程接接站站組組織織、車車輛輛調(diào)調(diào)節(jié)節(jié)器器度度交交警警聯(lián)聯(lián)系系、司司機機安安排排結結帳帳 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工案例：案例：9999代理會人員分代理會人員分 工職責工職責 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工案例：案例：20002000年代理會年代理會邀請信邀請信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言2 2、會議日程、會議日程3 3、注意事項、注意事項4 4、

9、入住賓館地點及電話、入住賓館地點及電話5 5、回執(zhí)、回執(zhí) 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 會務組的分工會務組的分工 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 制定會議預算制定會議預算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 制定會議預算制定會議預算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準備會前準備 - - 制定會議預算制定會議預算案例：案例：9999年代理會預算表年代理會預算表 9999年代理會費用申年代理會費用申 請文件請文件 會議的組織和管理會議的組織和管理 案例案例案例：西安活動費用使用案例：西安活動費用使用 審批、報銷

10、規(guī)定審批、報銷規(guī)定 關于參加西安活關于參加西安活 動的人員通知動的人員通知 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施會務的會務的實施實施 會務組：出發(fā)時會務組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容 簽到注意事項簽到注意事項 會議期間的工作會議期間的工作 會議結束的工作會議結束的工作 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 出發(fā)時間出發(fā)時間 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 簽到簽到 關鍵點：住房鑰匙關鍵點：住房鑰匙簽到臺簽到臺住房分配住房分配其它其它 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 簽到簽到 案例：案例： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 開會期間開會期間 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 會議結束會議結束 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務的實施會務的實施 - - 會議結束會議結束案例：意見反饋樣式案例：意見反饋樣式 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結和決算會后總結和決算會后的總會后的總結和決算結和決算 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結和決算會后總結和決