1、檔案的整理方法概述文件整理方法案卷級(jí)整理方法文件級(jí)整理方法第一節(jié) 歸檔文件的整理單位與裝訂v 2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布了歸檔文件整理規(guī)則，該規(guī)則以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，對(duì)原有的歸檔文件整理方法“立卷”進(jìn)行了改革，推行文件級(jí)整理，大幅度簡化了整理中的手中操作。v 從2001年開始，檔案整理不再以“案卷”級(jí)來整理了，即取消案卷，直接采取“文件級(jí)”整理。一、歸檔文件的整理單位一、歸檔文件的整理單位 v “件件”即歸檔文件的整理單位，一般以每份文即歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。文件的正本與定稿為一件；正文與附件件為一件。文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文

2、件處理單為一件；復(fù)制件與原件為一件；正文與文件處理單為一件；復(fù)制件與原件作為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、圖冊(cè)、作為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、圖冊(cè)、名冊(cè)等按本來的裝訂方式一冊(cè)或一本為一件；來文名冊(cè)等按本來的裝訂方式一冊(cè)或一本為一件；來文與復(fù)文可作為一件，也可分別為一件。與復(fù)文可作為一件，也可分別為一件。 二、文件的修整二、文件的修整 文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。下進(jìn)行。 需保管需保管3030年以上的文件要進(jìn)行修整，年以上的文件要進(jìn)行修整，保管保管1010年以下的文件保持原狀就行了，減年以下的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動(dòng)。少

3、不必要的勞動(dòng)。（一）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱（一）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱 修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。v修補(bǔ)主要針對(duì)一些有空洞、殘缺或折疊處已磨損的文件，包括補(bǔ)缺和托補(bǔ)。v托裱則是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。修復(fù)破損檔案的“神醫(yī)妙手”李新生一些需要修補(bǔ)搶救的舊檔案專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案進(jìn)行修裱，抹上專用的糨糊之后，將檔案晾干 修裱晾干后的檔案，再用兩個(gè)10公斤重的鐵碼放在木板上壓平對(duì)于一些不平整的頁碼，技術(shù)人員用熨斗熨平之后，再裝訂成冊(cè)v（二）對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制（二）對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制v 檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長短的

4、重要因素。v 一般來說，最耐久的字跡材料是墨和墨汁、黑色油墨；比較耐久的是彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等；不耐久的是純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油鉛筆等。v（三）去除文件上易銹蝕的金屬物（三）去除文件上易銹蝕的金屬物 最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長了生銹。大頭針等，防止時(shí)間長了生銹。v（四）對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊（四）對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊 歸檔文件盒尺寸是按照歸檔文件盒尺寸是按照A4 規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁數(shù)多的要單

5、張折疊。文件頁數(shù)多的要單張折疊。三、文件的裝訂三、文件的裝訂 （一）排放：（一）排放：歸檔文件應(yīng)按歸檔文件應(yīng)按“件件”裝訂。裝訂。“件件”內(nèi)排序內(nèi)排序，順序如下：順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后；中文本在前，外文在后 。有文件處理單的，可放在最前面作為首頁。v（二）對(duì)齊v裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。v1、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；2、采用左側(cè)裝訂的應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。v（三）裝訂方式v1、總的要求：v（1）符合檔案保護(hù)的要求。裝訂用品必須對(duì)歸檔

6、文件無害，不影響檔案的保存壽命。v（2）選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡便易行。（1）線裝式：這是目前采用最多的方法，除了較厚的文件使用“三孔一線”裝訂外，其他文件都是使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊。 優(yōu)點(diǎn)：這種裝訂方法比較簡單易行，而且這種材料從檔案保護(hù)的角度看，無疑是最好的選擇。 缺點(diǎn)：這種方式針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷，而且也不利于重復(fù)裝訂。2、幾種常見的裝訂方法 注：裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊，一個(gè)單位的裝訂方式注：裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊，一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。（

7、2）粘接式A、使用漿糊及膠水粘貼的辦法裝訂文件。v優(yōu)點(diǎn)：這種方法成本比較較低。v缺點(diǎn)：但存在可逆性差、影響復(fù)印掃描的缺點(diǎn)，而且發(fā)生錯(cuò)裝、漏裝時(shí)，拆除很不方便，極易撕壞紙張。B、采用熱熔膠封裝，使用成本高不易推廣。檔案熱熔裝訂機(jī)v（3）封套：v使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將文件以件為單位夾裝其中。v優(yōu)點(diǎn)：這種方法方便整理工作，而且能對(duì)檔案起很好的保護(hù)作用。v缺點(diǎn)：這種方法成本比較高，且不利于文件的安全，它不會(huì)在文件上留有裝訂痕跡，比較容易被不法利用者換頁，此外使用無酸紙封套會(huì)增加檔案的厚度，占用存貯空間，在文件量大的單位并不實(shí)用。 v（4）變形材料v目前變形材料裝訂主要是兩種：

8、v 一種是用塑料制品裝訂，但塑料制品強(qiáng)度、韌度不夠，年久會(huì)變硬斷裂，因此不是一種好的檔案裝訂材料。v 另一種則是目前檔案界爭議最多的，即用鋼釘、不銹鋼夾等金屬制品裝訂，這種方法應(yīng)該是所有裝訂方法中最為簡單方便的，但對(duì)材質(zhì)選擇有較高的要求，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，其成本非常高。v 不銹鋼釘裝訂方式：在文件左側(cè)裝訂，不銹鋼釘裝訂方式：在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘就夠了。一般訂兩只釘就夠了。小結(jié)v 現(xiàn)有的裝訂方式和用品各有利弊，在實(shí)際操作中，可以把幾種裝訂方式和用品配合起來使用。其中線裝是要提倡的方法。v 例如永久、長期保管的那部分檔案比較重要、珍貴，可以采用線裝，為了避免因針角過密而折斷，可

9、以用紙把軋邊的左上角包起來，這樣能起到一定的保護(hù)作用。對(duì)于短期保管、非進(jìn)館范圍的檔案，可以采用不銹鋼釘這種最方便的辦法來裝訂。同一種保管期限中的文件裝訂方式應(yīng)保持一致。 第二節(jié) 歸檔文件的分類v歸檔文件的分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)整體的過程。一、分類方法v（一）年度分類法v1、定義：就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。這是運(yùn)用得最廣泛的分類方法。v 2、優(yōu)點(diǎn)：可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況，并且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。v3、應(yīng)注意的問題v（1）一

10、般以文件的簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。v（2）幾份文件作為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。v（3）文件沒有標(biāo)注日期的，應(yīng)通過各種手段考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期。v4、專門年度的分類方法v專門年度：就是根據(jù)工作和生產(chǎn)上的特殊需要，對(duì)于一個(gè)年度的起止日期不以1月1日至12月31日來計(jì)算，而是另外專門規(guī)定的一種起止日期來計(jì)算。v（二）機(jī)構(gòu)分類法v1、定義：就是根據(jù)文件處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件分類。v2、優(yōu)點(diǎn)：v（1）能最好地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系。v（2）由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某方面的職能和任務(wù)，按機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便

11、于按照一定的專題查找和利用檔案。v（三）問題分類法v1、定義：就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對(duì)歸檔文件分類。v2、優(yōu)點(diǎn)：可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。v3、類別設(shè)置：大多參照本單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別。v如：將黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的文件劃為“行政類”。v（四）保管期限分類法v1、定義：就是根據(jù)劃定的不同的保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。v永久、長期（1650）、短期（115年）v2、優(yōu)點(diǎn)：v（1）能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對(duì)性地采取整理和保

12、護(hù)措施。v（2）同時(shí)為庫房排架管理、檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。二、復(fù)式分類法與分類方案v在機(jī)關(guān)檔案室的實(shí)際工作中，歸檔文件數(shù)量較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。（一）年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限例： 2001年： 辦公室永久、長期、短期 v 人事處永久、長期、短期v 管理處永久、長期、短期v 2002年： 辦公室永久、長期、短期 v 人事處永久、長期、短期v 管理處永久、長期、短期v v 2003年：v例：2001年： 黨群類永久、長期、短期 業(yè)務(wù)類永久、長期、短期 行政類永久、長期、短期 2

13、002年：黨群類永久、長期、短期 業(yè)務(wù)類永久、長期、短期 行政類永久、長期、短期 2003年：（二）保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）v永久：2001年 辦公室、人事處、管理處 2002年 辦公室、人事處、管理處 2003年 長期：2001年 辦公室、人事處、管理處 2002年 辦公室、人事處、管理處 2003年 短期：2001年 辦公室、人事處、管理處 2002年 辦公室、人事處、管理處 2003年 （三）年度保管期限v 2001年：永久、長期、短期 2002年：永久、長期、短期 2003年：永久、長期、短期 （四）保管期限年度小結(jié)v 各個(gè)單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況制定出不同的分類方案。一般來說三級(jí)復(fù)

14、式分類法適用于機(jī)構(gòu)規(guī)模比較大， 歸檔文件數(shù)量較多的單位。二級(jí)復(fù)式分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單，規(guī)劃較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。第三節(jié) 歸檔文件的排列和編號(hào)v一、歸檔文件的排列v歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則結(jié)合時(shí)間、重要程度（一）不同事由間的歸檔文件排列 1、按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； 2、按事由的重要程度排列； （二）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 1、 按文件形成時(shí)間的先后順序； 2、按文件的重要程度排列。二、 歸檔文件的編號(hào)v通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，為將來的查找利用提供條件。v編號(hào)的項(xiàng)目，是以歸檔章

15、的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。v歸檔章格式（其規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻的6格） 全宗號(hào)全宗號(hào) 年度年度 室編件號(hào)室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問題機(jī)構(gòu)或問題保管期限保管期限 館編件號(hào)館編件號(hào)16mm45mm必備項(xiàng)v（一）件號(hào)v即歸檔文件的排列順序號(hào)，包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。v1、室編件號(hào)：即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào)。室編件號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。編號(hào)示意圖1： 2002年辦公室 永1.2.3短1.2.3 長1.2.3.業(yè)務(wù)處 永1.2.3 長1.2.3 短1.2.3 編號(hào)示意圖2： 2002年

16、 永1n 短1n 長 1 nv2、館編件號(hào)v館編件號(hào)的設(shè)置主要是出于館室銜接的需要。v 各級(jí)檔案室的永久、長期檔案移交進(jìn)館時(shí)，由于各種原因往往需要鑒定、整理等局部調(diào)整，如將部分檔案抽出、補(bǔ)入等，使目錄中的件號(hào)出現(xiàn)段號(hào)和跳號(hào)等現(xiàn)象，從而增加了檔案管理的難度，因此有必要重新編制件號(hào)。v（二）全宗號(hào)：是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。v（三）年度：指歸檔文件形成的年度。填寫此項(xiàng)時(shí)，應(yīng)采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2001”，不能簡化為“01”。v（四）保管期限：保管期限分為永久、長期、短期，簡稱為永、長、短，代碼為Y、C、D，填寫時(shí)可直接采用簡稱或代碼。選擇項(xiàng)目v 機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)為選擇項(xiàng)目

17、，因?yàn)樵谶x擇分類方法時(shí)，對(duì)于文件數(shù)量少或內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡單的機(jī)關(guān)，只選擇年度、保管期限兩種分類法即可滿足整理工作的需要，無需再分機(jī)構(gòu)（問題）。但對(duì)許多機(jī)關(guān)來說，選擇機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類還是必要的，在編號(hào)時(shí)也必須相應(yīng)編制機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)。 20 2004 25 永久永久 22 2005 16 辦公室辦公室 永久永久 v 機(jī)關(guān)單位根據(jù)各自的不同情況，可能需要在歸檔章上增加其他選擇項(xiàng)目，這時(shí)可在歸檔章的右側(cè)按8X15mm增加空格填寫。v歸檔章一般加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號(hào)填寫用黑色或藍(lán)黑墨水筆填歸檔章用紅色印泥加蓋，檔號(hào)填寫用黑色或藍(lán)黑墨水筆填寫。寫。最容易出現(xiàn)的問題：

18、最容易出現(xiàn)的問題：（歪章）（歪章）（用藍(lán)色、黑色印泥）（用藍(lán)色、黑色印泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對(duì)）（位置不對(duì)）（不按規(guī)定填寫）（不按規(guī)定填寫）第四節(jié) 歸檔文件的編目及裝盒v一、歸檔文件的編目v歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄v歸檔文件目錄由二部分構(gòu)成： 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面 件號(hào)：填寫歸檔章上的室件號(hào)：填寫歸檔章上的室編件號(hào)。編件號(hào)。 責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。填寫責(zé)任關(guān)或署名者的名稱。填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)

19、省略，原文上沒者多的可適當(dāng)省略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。 文號(hào)：填寫文件的發(fā)文文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫完整，不得省略。如蘇政填寫完整，不得省略。如蘇政20068號(hào)。號(hào)。 題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。要素，填寫時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。（1）沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，不能揭示文件內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題，外加）沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，不能揭示文件內(nèi)容的，要自擬

20、標(biāo)題，外加“ ”。 如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)1999180號(hào)文件的通知 應(yīng)重?cái)M題名為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)河南省檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見的通知 再如： 安陽市檔案局通報(bào) 應(yīng)重?cái)M題名為： 安陽市檔案局關(guān)于市直機(jī)關(guān)達(dá)標(biāo)升級(jí)情況的通報(bào)（2）副題名與并列提名需要時(shí)與正題名一并抄錄。）副題名與并列提名需要時(shí)與正題名一并抄錄。（3）正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，在正題名后抄錄附件題目，外加（）。）正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，在正題名后抄錄附件題目，外加（）。 如：安陽市委關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安陽市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）（4）來文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明）來文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題

21、名后注明“（附請(qǐng)示）（附請(qǐng)示）”； 日期：文件的形成時(shí)間，日期：文件的形成時(shí)間，以以8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如如20020909或或2002.09.09。 （國家標(biāo)準(zhǔn)中年月日之間不加（國家標(biāo)準(zhǔn)中年月日之間不加點(diǎn)點(diǎn)”.“，檔案管理軟件自動(dòng)生，檔案管理軟件自動(dòng)生成，因此只要統(tǒng)一用或不用就成，因此只要統(tǒng)一用或不用就可以）?？梢裕?頁數(shù)：每一件歸檔文件頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有書寫的頁的總頁數(shù)。文件中有書寫的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。多份面為一頁，空白頁不計(jì)。多份文件為一件時(shí)，統(tǒng)計(jì)頁數(shù)應(yīng)是文件為一件時(shí)，統(tǒng)計(jì)頁數(shù)應(yīng)是各文件的總數(shù)。各文件的總數(shù)。 備注：用于填寫歸檔

22、備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、移交、包括密級(jí)、缺損、修改、移交、銷毀等。內(nèi)容較多、難以填寫銷毀等。內(nèi)容較多、難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注時(shí)，可在備注欄中加注“”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。 特別提示：日期的特別提示：日期的書寫方式不得省略，不書寫方式不得省略，不能只寫月日，要寫全年能只寫月日，要寫全年月日。月日。件號(hào)件號(hào)責(zé)任者責(zé)任者 文號(hào)文號(hào)題題 名名 日期日期 頁數(shù)頁數(shù)備備注注00001國家檔案國家檔案局局檔辦檔辦20048號(hào)號(hào)國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知案安全保

23、管的通知20040305200002浙江省檔浙江省檔案局案局浙檔浙檔 200456號(hào)號(hào)浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家檔國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見理的幾點(diǎn)意見的通知的通知20040610300003杭州市人杭州市人民政府民政府杭政杭政200412號(hào)號(hào)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）建設(shè)的決定（附：市民公約）200402208v歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排v歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面v歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目歸檔文件目錄封面 歸

24、檔文件目錄 全宗名稱： 中 國 銀 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 機(jī) 構(gòu)：行長辦公室 （問題）二、歸檔文件的裝盒v 裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。v裝盒的要求： 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。檔案盒封面 （全宗名稱）（全宗名稱）封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。統(tǒng)一采用黑色字體。封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。統(tǒng)一采用黑色字體。檔案盒盒脊 (館館) (室室)全宗號(hào)全宗號(hào)年年 度度保管期限保管期限機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問題問題)起起

25、止止件件號(hào)號(hào) 盒號(hào)盒號(hào)檔案盒在盒脊設(shè)置全宗檔案盒在盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）選填項(xiàng)。設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）選填項(xiàng)。用黑色或藍(lán)黑墨水加蓋印用黑色或藍(lán)黑墨水加蓋印章或書寫。章或書寫。 起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件一件文件和最后一件文件的件號(hào)。的件號(hào)。 盒號(hào)即檔案盒的排列盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，檔案室可根據(jù)需要序號(hào)，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。（如分類方用鉛筆編制。（如分類方案為案為“保管期限年度保管期限年度”的，的，2008年度的歸檔文年度的歸檔文件，永久件，永久1n盒，盒，30年年1

26、n盒，盒， 10年年1n盒）。盒）。 備考表正常情況下不填寫備考表正常情況下不填寫內(nèi)容。出現(xiàn)文件收集不完整、內(nèi)容。出現(xiàn)文件收集不完整、破損，文件簽署不完整等情況破損，文件簽署不完整等情況時(shí)才要在此處進(jìn)行說明，歸檔時(shí)才要在此處進(jìn)行說明，歸檔文件是復(fù)制件要說明原件在何文件是復(fù)制件要說明原件在何處。檔案保管中出現(xiàn)移出、增處。檔案保管中出現(xiàn)移出、增補(bǔ)、修改、銷毀等情況時(shí)也要補(bǔ)、修改、銷毀等情況時(shí)也要在備考表中說明。在備考表中說明。 填寫負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文填寫負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的檔案人員姓名。件的檔案人員姓名。 填寫負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文填寫負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。一般件整理質(zhì)量的人員姓名

27、。一般由檔案室負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)由檔案室負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后填寫。可直接簽署，責(zé)人審核后填寫?？芍苯雍炇?，也可蓋章。也可蓋章。 填寫該盒歸檔文件整理完填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。畢的日期。三、排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位文書檔案分類方案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。 回顧歸檔文件整理流程： 1、做好文件材料的鑒定； 2、區(qū)分文件保管期限； 3、一般以每份文件作為一件進(jìn)行歸檔； 4、對(duì)歸檔文件進(jìn)行拆釘、修整、裝釘處理； 5、一般按文件形成時(shí)間排列編件號(hào)； 6、蓋歸檔章； 7、編制歸檔文

28、件目錄 8、按不同年度、不同期限、不同機(jī)構(gòu)裝盒?？己苏碣|(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)： 1、歸檔是否齊全，保管期限劃分是否準(zhǔn)確；2、裝訂方式及材料是否符合檔案保護(hù)要求；3、分類是否科學(xué)合理；4、編號(hào)時(shí)有無重號(hào)、斷號(hào)現(xiàn)象；5、編目是否規(guī)范、準(zhǔn)確；6、裝盒是否符合要求；7、備考表是否已填寫。作業(yè)v某單位有辦公廳、組織部、宣傳部三個(gè)部門，在檔案整理過程中他們采用了年度保管期限機(jī)構(gòu)分類法，請(qǐng)制定出分類方案，試畫出該單位2001年2003年檔案的上架示意圖。 傳統(tǒng)整理方法以卷為管理單位v 案卷是按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本

29、單位之一。它是組成全宗的基本單位。v 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的文件，根據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成案卷。立卷工作的內(nèi)容包括：組成案卷單位、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的封裝。v 立卷工作是文書工作的重要組成部分。一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法1、年度分類法 將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分門別類。 一般文件歸入文件形成年度，對(duì)跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度。2、組織機(jī)構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類。3、問題分類法 將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分門別類。（二）常用的復(fù)

30、式分類方法v（1）年度與組織機(jī)構(gòu)分類法v如：年度如：年度組織機(jī)構(gòu)分類法組織機(jī)構(gòu)分類法 v 20002000年年 辦公室辦公室 20012001年年 辦公室辦公室 人事處人事處 人事處人事處 業(yè)務(wù)處業(yè)務(wù)處 業(yè)務(wù)處業(yè)務(wù)處 v組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)年度分類法年度分類法 v 辦公室辦公室 20002000年年 人事處人事處 20002000年年 20012001年年 20012001年年 20022002年年 20022002年年 v2）年度與問題分類法v如：年度如：年度問題分類法問題分類法 v 20002000年年 黨群類黨群類 20012001年年 黨群類黨群類 行政類行政類 行政類行政類 教學(xué)類教學(xué)類

31、 教學(xué)類教學(xué)類 外事類外事類 外事類外事類 v問題問題年度分類法年度分類法 v 綜合類綜合類 20002000年年 業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類 20002000年年 20012001年年 20012001年年 20022002年年 20022002年年 二、立卷組合方法 立卷立卷“六個(gè)特征六個(gè)特征”，即問題，即問題 、作者、名稱（文種）、時(shí)間、作者、名稱（文種）、時(shí)間、地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷。地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷。1 1、按問題立卷、按問題立卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組成案卷。這是運(yùn)用得最廣泛的一種主要方法。 如：“關(guān)于xx工廠擴(kuò)建、購買設(shè)備問題”的文件 “關(guān)于農(nóng)村生產(chǎn)責(zé)任制問題”的

32、文件2 2、按作者立卷、按作者立卷 將同一作者的一些文件組成案卷。是實(shí)際工作中采用較多的一種方法。 如：“中共xx縣委”形成的文件 “中共xx省委組織部”形成的文件3 3、按文種（名稱）立卷、按文種（名稱）立卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷。 如：安陽市2000年各項(xiàng)工作計(jì)劃 安陽市常委會(huì)議記錄 4 4、按時(shí)間立卷、按時(shí)間立卷 按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組成案卷。 如：安陽師范學(xué)院2000年第一季度文件 5 5、按地區(qū)立卷、按地區(qū)立卷 將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷。如：中共安陽市委關(guān)于內(nèi)黃縣整黨工作中若干問題的指示和情況匯集 6 6、按收發(fā)

33、文機(jī)關(guān)立卷、按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷 將本單位與某單位針對(duì)某一問題或幾個(gè)問題的來往文件組成案卷。如：中共河南省委關(guān)于興修水庫和荒山綠化問題與林州縣委的來往文件 安陽師范學(xué)院關(guān)于招生問題與河南高等教育局的來往文件 實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個(gè)以上的特征來組成一個(gè)案卷實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個(gè)以上的特征來組成一個(gè)案卷 如“ 市委黨委會(huì)1999年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、時(shí)間和名稱三個(gè)立卷特征三、卷內(nèi)文件整理( (一一) )檢查調(diào)整組卷檢查調(diào)整組卷1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間的有聯(lián)系；2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一年度立卷的文件；3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多少；4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物等，及時(shí)進(jìn)行修整。( (二二) )卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)1、卷內(nèi)文件排列 可按時(shí)間、問題、地區(qū)、作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)、文種及文件的重要程度、涉及人物的姓氏筆畫等方法排列。注意文件間的聯(lián)系，保持來文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。2、卷內(nèi)文件編號(hào) 文件頁碼用頁碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。 （三）編制卷內(nèi)文件目錄（三）編制卷