1、產(chǎn)品應(yīng)用(技術(shù)類) _檔案管理高端OA 產(chǎn)品部李壯志時(shí)間安排預(yù)計(jì)總用時(shí)：60分鐘一、內(nèi)容介紹（40分鐘）二、系統(tǒng)演示 （13分鐘）三、提問(wèn)問(wèn)題（3分鐘）四、交流討論（4分鐘）內(nèi) 容第一節(jié)、檔案基本概念第二節(jié)、檔案系統(tǒng)配置第三節(jié)、檔案各數(shù)據(jù)庫(kù)說(shuō)明第四節(jié)、檔案歸檔第五節(jié)、檔案申請(qǐng)第六節(jié)、檔案處理第七節(jié)、其他說(shuō)明內(nèi)容總結(jié)第一節(jié)檔案基本概念檔案基本概念（一）注意是“企業(yè)檔案管理”，不是國(guó)家正規(guī)的檔案館的檔案管理；檔案歸檔有兩種方式，一種是按卷整理，一種是按件整理，按件整理是國(guó)家在2000年發(fā)布的一種新的簡(jiǎn)便的歸檔方法，主要原因是以前的按卷的歸檔方式太麻煩，現(xiàn)在國(guó)家基本上推薦這種方式，但因?yàn)闀r(shí)間還不長(zhǎng)，

2、所以很多企業(yè)目前還是按卷或者是兩種方式都有，兩種方式都有的另一個(gè)原因是根據(jù)檔案類型的不同，有些檔案適合按件歸檔（比如文書(shū)檔案），而有些檔案適合于按卷整理（比如科技檔案、財(cái)務(wù)檔案）；本系統(tǒng)的采用的是按件歸檔，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況（一個(gè)企業(yè)一般只有一個(gè)全宗），本系統(tǒng)目前只支持單個(gè)全宗；檔案基本概念（二）檔案整理時(shí)，一般都要進(jìn)行類別劃分，劃分的種類有多種，常用的是按問(wèn)題或者組織進(jìn)行劃分（還可以按地理位置、按作者等），系統(tǒng)目前采用按組織（問(wèn)題）進(jìn)行劃分；檔案顯示時(shí)也可以按多種方式進(jìn)行顯示，系統(tǒng)采用目前比較常用的“年度+類別+保管期限”這種方式進(jìn)行顯示，除了這種方式，還有“年度+保管期限+類別”或者“類別

3、+年度+保管期限”等等，就是這三個(gè)名稱來(lái)回組合，采用不同方式的主要根據(jù)是檔案的多少；第二節(jié)檔案系統(tǒng)配置檔案系統(tǒng)配置l類別及權(quán)限；l件號(hào)生成方式及如何擴(kuò)展；l檔號(hào)生成方式；l分庫(kù)機(jī)制；l其他配置；第三節(jié)檔案各數(shù)據(jù)庫(kù)說(shuō)明檔案各數(shù)據(jù)庫(kù)說(shuō)明Z.A.17.00 檔案管理首頁(yè)Z.A.17.01 檔案管理配置庫(kù)Z.A.17.02 檔案管理流程審批庫(kù)Z.A.17.03 檔案管理內(nèi)容庫(kù)Z.A.17.04 檔案管理附件庫(kù)Z.A.17.05 檔案管理借閱申請(qǐng)庫(kù)Z.A.17.06 檔案管理變更庫(kù)Z.A.17.07 檔案管理顯示框架Z.A.17.08 檔案管理索引庫(kù)Z.A.17.09 檔案管理利用庫(kù)Z.A.17.10

4、檔案管理輔助功能庫(kù)第四節(jié)檔案歸檔檔案歸檔(一)l檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，主要就是填寫(xiě)編目信息和編號(hào)信息，編目就是檔案的一些基本字段的設(shè)置，編號(hào)就是設(shè)置類別、流水號(hào)和檔號(hào)；系統(tǒng)采用了標(biāo)準(zhǔn)的檔案編目和編號(hào)字段；l不同的歸檔方式（按件、按卷），其檔案號(hào)的組成是不一樣的，對(duì)于按件歸檔，要求檔號(hào)是由：全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限號(hào)、年度、件號(hào)組成；但標(biāo)準(zhǔn)中不要求這幾個(gè)字段的組成順序，系統(tǒng)支持隨意設(shè)置順序；l對(duì)于件號(hào)的生成方式，標(biāo)準(zhǔn)中也沒(méi)有明確限制，所以每個(gè)企業(yè)組成方式也不同，目前系統(tǒng)支持兩種件號(hào)生成方式，并可以根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展；l系統(tǒng)進(jìn)行檔案年度劃分，每個(gè)年度的檔案歸到該年度的檔案庫(kù)中，對(duì)于檔案的附件采用了自動(dòng)分庫(kù)

5、處理；可以查看每個(gè)檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)量和文檔個(gè)數(shù)以及附件分庫(kù)情況；l可以為每年的檔案建立多個(gè)檔案盒，并且按標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)檔案盒的信息，在歸檔時(shí)每個(gè)檔案都隸屬于一個(gè)檔案盒，方便以后查詢統(tǒng)計(jì)；檔案歸檔(二)l可以為每年的檔案建立多個(gè)檔案盒，并且按標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)檔案盒的信息，在歸檔時(shí)每個(gè)檔案都隸屬于一個(gè)檔案盒，方便以后查詢統(tǒng)計(jì)；l系統(tǒng)中用到的一些選項(xiàng)字段完全自定義配置：保管期限、保密級(jí)別、載體類型、文種等；l歸檔時(shí)，可以直接從收發(fā)文和簽報(bào)庫(kù)中進(jìn)行歸檔，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將收發(fā)文和簽報(bào)的附件和相關(guān)內(nèi)容繼承過(guò)來(lái)，也可以手工進(jìn)行收發(fā)文簽報(bào)的歸檔內(nèi)容填寫(xiě)；l系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)規(guī)則生成件號(hào)和檔號(hào)；l歸檔結(jié)束后，檔案會(huì)自動(dòng)拷貝到相應(yīng)的檔案庫(kù)

6、中，并建立索引；l如何擴(kuò)展檔案來(lái)源？重點(diǎn)；第三節(jié)檔案申請(qǐng)檔案申請(qǐng) 檔案申請(qǐng)分權(quán)限申請(qǐng)和檔案借閱； 對(duì)于發(fā)布出來(lái)的檔案，其索引是公開(kāi)的，但檔案本身是受閱讀權(quán)限控制的； 如果沒(méi)有查閱具體檔案的權(quán)限（一般為電子檔案），則可以進(jìn)行檔案查詢權(quán)限申請(qǐng)； 對(duì)于實(shí)物檔案，可以進(jìn)行檔案借閱，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)流程處理檔案借閱信息，對(duì)于到期借閱，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行催還； 駁回處理。第四節(jié)檔案處理檔案處理對(duì)于已歸檔的檔案，管理員可以進(jìn)行重新簽定：變更密級(jí)、變更保管期限、銷(xiāo)毀；管理員可以發(fā)布與檔案相關(guān)的信息，也可以進(jìn)行檔案編研結(jié)果的發(fā)布；最新的檔案和發(fā)布的信息會(huì)在首頁(yè)進(jìn)行顯示；提供按條件進(jìn)行檢索和全文檢索兩種方式，方便查詢；日志功能：對(duì)檔案的刪除、修改、銷(xiāo)毀等進(jìn)行日志記錄查詢；統(tǒng)計(jì)功能：可以統(tǒng)計(jì)所有檔案、已銷(xiāo)毀檔案到Excel文件。內(nèi)容總結(jié)內(nèi)容總結(jié) 檔案有很多國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，所以對(duì)一些比較常用的概念要熟悉； 企業(yè)的檔案管理不像正規(guī)的檔案館對(duì)檔案管理要求