1、 岳陽市檔案局 張 尤 新 一、收集工作的意義 1、存在和發(fā)展的條件 2、集中統(tǒng)一管理的途徑 3、衡量館室工作的標尺 4、業(yè)務環(huán)節(jié)的基礎二、收集工作的要求二、收集工作的要求 完整、準確、成套、及時完整、準確、成套、及時 1 1、門類、種類齊全。、門類、種類齊全。 包括文書、科技包括文書、科技( (產(chǎn)品、設產(chǎn)品、設備、科研、基建）、專業(yè)、會計備、科研、基建）、專業(yè)、會計檔案等。檔案等。 2 2、載體類型齊全。、載體類型齊全。 目前包括紙質、聲像、電子、榮目前包括紙質、聲像、電子、榮譽實物、產(chǎn)品標本等。譽實物、產(chǎn)品標本等。 3 3、各種稿本、各種稿本( (版本版本) )齊全。齊全。 4 4、各類活

2、動文件材料齊全成套。、各類活動文件材料齊全成套。 5 5、印鑒、簽署完備、圖物相符。、印鑒、簽署完備、圖物相符。 6 6、各類文件均應按歸檔制度中規(guī)、各類文件均應按歸檔制度中規(guī)定的時間按時歸檔定的時間按時歸檔三、收集的途徑和方式三、收集的途徑和方式 1 1、建立健全文件材料歸、建立健全文件材料歸檔制度；檔制度； A A、歸檔制度的內(nèi)容。、歸檔制度的內(nèi)容。 歸檔范圍；歸檔范圍； 歸檔時間；歸檔時間； 歸檔份數(shù)；歸檔份數(shù)； 歸檔要求與手續(xù)。歸檔要求與手續(xù)。 B B、確定歸檔范圍的方法：打破、確定歸檔范圍的方法：打破檔案門類（種類）的界限，按單位檔案門類（種類）的界限，按單位內(nèi)設機構確定各類文件材料

3、的歸檔內(nèi)設機構確定各類文件材料的歸檔范圍。首先分別列出每個機構應承范圍。首先分別列出每個機構應承擔的各項工作，然后分別列出每項擔的各項工作，然后分別列出每項工作應該形成哪些文件材料的名稱。工作應該形成哪些文件材料的名稱。最后在每個機構后面再加上上、同、最后在每個機構后面再加上上、同、下級來文即可。下級來文即可。如：辦公室：如：辦公室： a a、綜合工作：行政會議記、綜合工作：行政會議記錄、工作計劃、總結、工作動錄、工作計劃、總結、工作動態(tài)、信息、大事記、制度匯態(tài)、信息、大事記、制度匯編、綜合情況匯報等。編、綜合情況匯報等。 b b、財務工作：計劃、總結、財、財務工作：計劃、總結、財務檢查、審計

4、工作的材料、所需務檢查、審計工作的材料、所需資金報告、資產(chǎn)登記清冊、財務資金報告、資產(chǎn)登記清冊、財務報表、帳簿、憑證等。報表、帳簿、憑證等。 c c、后勤工作：計劃、帳冊、基、后勤工作：計劃、帳冊、基建工作中形成的文件材料建工作中形成的文件材料( (具體范具體范圍詳見圍詳見GB/T50318-2001)GB/T50318-2001)等。等。 f f、上、同、下級來文、上、同、下級來文 C C、確定各類文件材料的歸檔時間。、確定各類文件材料的歸檔時間。 a a、文書、電子文件材料在第二年、文書、電子文件材料在第二年度的第一季度底以前歸檔。度的第一季度底以前歸檔。 b b、基建文件材料在基建工程竣

5、工、基建文件材料在基建工程竣工驗收決算結束后驗收決算結束后1 13 3個月內(nèi)歸檔，工個月內(nèi)歸檔，工期較長者分階段歸檔。期較長者分階段歸檔。 c c、產(chǎn)品文件材料在產(chǎn)品設計定型、產(chǎn)品文件材料在產(chǎn)品設計定型批量生產(chǎn)后歸檔，產(chǎn)品檢驗檢測材料批量生產(chǎn)后歸檔，產(chǎn)品檢驗檢測材料在第二年一季度歸檔。在第二年一季度歸檔。 d d、科研文件材料在項目鑒定驗收、科研文件材料在項目鑒定驗收后歸檔，周期較長者可分年度歸檔。后歸檔，周期較長者可分年度歸檔。 e e、設備文件材料，外購設備在設、設備文件材料，外購設備在設備開箱驗收時歸檔，自制設備視產(chǎn)品備開箱驗收時歸檔，自制設備視產(chǎn)品文件材料歸檔，設備檢修文件材料在文件材

6、料歸檔，設備檢修文件材料在設備檢修結束后歸檔。設備檢修結束后歸檔。 f f、會計核算材料，在會計年度終、會計核算材料，在會計年度終了以后，在財務部門保管一年，期滿了以后，在財務部門保管一年，期滿后向檔案室歸檔。后向檔案室歸檔。 g g、聲像文件材料，在單個、聲像文件材料，在單個原材料用完后一周內(nèi)歸檔。原材料用完后一周內(nèi)歸檔。 h h、榮譽實物隨時歸檔。、榮譽實物隨時歸檔。 i i、業(yè)務檔案按業(yè)務主管部、業(yè)務檔案按業(yè)務主管部門的規(guī)定時間進行。門的規(guī)定時間進行。 D D、歸檔份數(shù)的確定。、歸檔份數(shù)的確定。 紙質文件材料一般歸檔紙質文件材料一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的一份，重要的、使用頻繁的應歸

7、檔兩份，電子文件應歸應歸檔兩份，電子文件應歸檔三份（一份提供利用、一檔三份（一份提供利用、一份封存保管、一份異地保份封存保管、一份異地保存）。存）。 E E、歸檔的要求與手續(xù)。、歸檔的要求與手續(xù)。 a a、凡歸檔的文件材料必須、凡歸檔的文件材料必須完整、齊全、準確、系統(tǒng)。完整、齊全、準確、系統(tǒng)。 b b、凡歸檔的需永久、長期、凡歸檔的需永久、長期保存的紙質文件材料保存的紙質文件材料, ,不允許出不允許出現(xiàn)紅、純蘭墨水、鉛筆、圓珠筆、現(xiàn)紅、純蘭墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙、熱敏紙等不耐久字跡材復寫紙、熱敏紙等不耐久字跡材料。料。 c c、電子文件歸檔時，必須、電子文件歸檔時，必須制作一份紙制文件材

8、料一并歸檔制作一份紙制文件材料一并歸檔 d d、重要成果、重點工程項目文、重要成果、重點工程項目文件材料的歸檔要撰寫歸檔文件材料說件材料的歸檔要撰寫歸檔文件材料說明書。明書。 說明書的內(nèi)容：工程項目名稱、說明書的內(nèi)容：工程項目名稱、代號；任務來源、依據(jù)，進行過程，代號；任務來源、依據(jù)，進行過程，技術水平，經(jīng)濟效益，文件材料完整技術水平，經(jīng)濟效益，文件材料完整齊全準確狀況；項目主要負責人，文齊全準確狀況；項目主要負責人，文件材料整理人、撰寫人、日期等。件材料整理人、撰寫人、日期等。 e e、凡歸檔的文件材料、凡歸檔的文件材料, ,歸檔歸檔者必須編制移交目錄一式兩份，者必須編制移交目錄一式兩份，交

9、接雙方按清冊認真清點無誤后，交接雙方按清冊認真清點無誤后，在清冊上履行簽字手續(xù)。在清冊上履行簽字手續(xù)。 歸檔制度應與本單位管理制歸檔制度應與本單位管理制度相銜接，要用本單位紅頭文件度相銜接，要用本單位紅頭文件發(fā)至各內(nèi)設機構執(zhí)行。發(fā)至各內(nèi)設機構執(zhí)行。 2 2、檔案部門（人員）、檔案部門（人員）要關心文件材料的形成；要關心文件材料的形成； 3 3、指導和協(xié)助各業(yè)務、指導和協(xié)助各業(yè)務部門做好平時歸檔工作；部門做好平時歸檔工作； 4 4、要注意做好臨時性、要注意做好臨時性、突發(fā)性工作文件材料的收集；突發(fā)性工作文件材料的收集； 5 5、突破收集的難點、突破收集的難點 領導手中的文件材料，政領導手中的文件

10、材料，政工、工會、榮譽實物、聲像、工、工會、榮譽實物、聲像、電子，領導題詞、會議記錄、電子，領導題詞、會議記錄、設備說明書等。設備說明書等。 四、確保文件材料四、確保文件材料齊全的十種方法齊全的十種方法 制度約束、范圍限定、制度約束、范圍限定、 考核獎懲、宣傳教育、考核獎懲、宣傳教育、 跟蹤追擊、主動服務、跟蹤追擊、主動服務、 領導表率、平時歸卷、領導表率、平時歸卷、 蓋印把關、責任協(xié)定。蓋印把關、責任協(xié)定。 一、整理工作的內(nèi)容一、整理工作的內(nèi)容： 區(qū)分全宗、分類、組卷、區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件材料的整理，案卷卷內(nèi)文件材料的整理，案卷封面的編目，案卷排列封面的編目，案卷排列, ,案卷案卷

11、目錄的編制。目錄的編制。 二、整理工作的原則：二、整理工作的原則： 遵循文件材料的形成規(guī)律，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分不同價值，便于保管和利用。 三、整理的步驟：三、整理的步驟： 1 1、編制檔案分類方案。、編制檔案分類方案。 A A、編制分類方案的要求：、編制分類方案的要求： 包容性、包容性、 嚴整性、嚴整性、 穩(wěn)定性。穩(wěn)定性。 包容性包容性：就是指分類方案要包含立檔單：就是指分類方案要包含立檔單位全部檔案的內(nèi)容，并留有擴充類目的余地。位全部檔案的內(nèi)容，并留有擴充類目的余地。 嚴整性嚴整性：一是同級類目（同位類）

12、要相：一是同級類目（同位類）要相互排斥，同級類目之間是平行關系，不能交互排斥，同級類目之間是平行關系，不能交叉。二是上、下位類目之間是從屬關系，即：叉。二是上、下位類目之間是從屬關系，即：上位類要包容下位類，下位類要從屬上位類。上位類要包容下位類，下位類要從屬上位類。 穩(wěn)定性穩(wěn)定性：指一個單位的檔案分類方案要：指一個單位的檔案分類方案要保持相對穩(wěn)定，不能隨意變更。前提是前兩保持相對穩(wěn)定，不能隨意變更。前提是前兩性必須符合要求。性必須符合要求。 B B、確定每種（類）檔案的、確定每種（類）檔案的分類方法。分類方法。 文書檔案文書檔案：年度：年度問題或問題或年度年度機構；機構； 基建檔案基建檔案：

13、性質：性質項目；項目； 設備儀器檔案設備儀器檔案：性質：性質型型號；號； 產(chǎn) 品 檔 案產(chǎn) 品 檔 案 ： 性 質： 性 質 型 號型 號（系列、規(guī)格）；（系列、規(guī)格）； 科研檔案科研檔案：性質：性質課題；課題； 會計檔案會計檔案：年度：年度類型類型保管保管期限；期限； 聲像、電子、榮譽實物檔案聲像、電子、榮譽實物檔案：年度年度規(guī)格（類型）規(guī)格（類型）期限；期限； 照片檔案照片檔案：年度：年度 問題問題期限。期限。 C C、對每種檔案進行具體的、對每種檔案進行具體的分類，確定相應的各級類目。分類，確定相應的各級類目。 a a、文書檔案的分類一般有：、文書檔案的分類一般有：年度年度問題；年度問題

14、；年度機構。機構。如黨政機關按問題分類時一般可如黨政機關按問題分類時一般可分為：分為： 黨群類（綜合、組織、宣傳、黨群類（綜合、組織、宣傳、紀檢、監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)、工、青、婦、紀檢、監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)、工、青、婦、協(xié)）協(xié)） 行政類（綜合、文秘、信息、行政類（綜合、文秘、信息、人事、勞資、教育、計生、醫(yī)衛(wèi)、人事、勞資、教育、計生、醫(yī)衛(wèi)、財務、統(tǒng)計、后勤）財務、統(tǒng)計、后勤） 業(yè)務類（綜合業(yè)務類（綜合）年度年度機構（略）機構（略） b b、科技檔案的分類，一般的、科技檔案的分類，一般的生產(chǎn)型企業(yè)有如下幾種科技檔案：生產(chǎn)型企業(yè)有如下幾種科技檔案： 產(chǎn)品檔案（產(chǎn)品檔案（C C） C1C1產(chǎn)品綜合產(chǎn)品綜合 C2C2產(chǎn)品

15、（系列）產(chǎn)品（系列） C2.1C2.1產(chǎn)品（規(guī)格）產(chǎn)品（規(guī)格） 設備檔案（設備檔案（S S） S1S1設備綜合設備綜合 S2S2專用設備專用設備 S2.1S2.1系列專用設備系列專用設備 S2.1.1S2.1.1系列專用設系列專用設備（規(guī)格）備（規(guī)格） S3S3通用設備通用設備S3.1S3.1車床車床S3.1.1S3.1.1普通車床普通車床S3.1.1.1S3.1.1.1C630C630普通車床普通車床S3.2S3.2鉆床鉆床S3.2.1S3.2.1搖臂鉆床搖臂鉆床S3.2.2S3.2.2普通鉆床普通鉆床基基建檔案（建檔案（J J）J1J1基建綜合基建綜合J2J2辦公建筑辦公建筑J3J3生產(chǎn)建

16、筑生產(chǎn)建筑J3.1J3.1J3.2 J3.2 按工藝流程排列按工藝流程排列J3.3J3.3 J4J4生活建筑生活建筑 J4.1J4.1食堂食堂 J4.2J4.2宿舍樓宿舍樓 J4.2.1J4.2.1區(qū)宿舍樓區(qū)宿舍樓 J4.2.1.1J4.2.1.1區(qū)第一區(qū)第一棟宿舍棟宿舍 科研檔案（科研檔案（K K）K1K1課題研究課題研究K2K2方面的技術改造方面的技術改造c c、會計檔案的分類、會計檔案的分類1 1 會計報表會計報表1.11.1會計年報會計年報1.21.2會計月季報會計月季報2 2 會計帳簿會計帳簿2.12.1銀行現(xiàn)金日記帳銀行現(xiàn)金日記帳2.22.2總帳、明細帳總帳、明細帳3 3 會計憑證

17、會計憑證d.d.聲像檔案的分類聲像檔案的分類1 1 照片（底片）照片（底片）2 2 錄音帶錄音帶3 3 錄像帶錄像帶e.e.電子檔案的分類電子檔案的分類1 1 磁帶磁帶2 2 磁盤磁盤3 3 光盤光盤 f.f.榮譽實物檔案榮譽實物檔案 1 1 錦旗、證書、獎狀錦旗、證書、獎狀 2 2 獎匾獎匾 3 3 獎杯獎杯 g.g.業(yè)務檔案業(yè)務檔案 根據(jù)業(yè)務主管部門的規(guī)根據(jù)業(yè)務主管部門的規(guī)定執(zhí)行（略）定執(zhí)行（略） D D、撰寫分類方案編制說、撰寫分類方案編制說明（包括分類方案的目的、明（包括分類方案的目的、依據(jù)，每種檔案的分類方依據(jù)，每種檔案的分類方法以及代字代號的使用方法以及代字代號的使用方法等）。法等

18、）。 2 2、分別對各類檔案進行系統(tǒng)整理。、分別對各類檔案進行系統(tǒng)整理。 A A、文書文件材料的整理。、文書文件材料的整理。首先要弄清首先要弄清“件件”的概念，一般來說的概念，一般來說“件件”份。份。 8 8個方面的文件可視為一件，即：個方面的文件可視為一件，即：正本與定稿；法律法規(guī)的歷次修改稿和正本與定稿；法律法規(guī)的歷次修改稿和定稿；正文與附件；有價值的文件處理定稿；正文與附件；有價值的文件處理單和正文；原件與復印件；轉發(fā)文與被單和正文；原件與復印件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文；報表、名冊、會議記錄；請示轉發(fā)文；報表、名冊、會議記錄；請示與批復。與批復。 整理順序：整理順序： 按件裝訂按件裝訂編頁號編

19、頁號蓋檔號章（并蓋檔號章（并填寫相關內(nèi)容）填寫相關內(nèi)容）分年度分年度分問題（或分問題（或機構）機構）分期限分期限文件排列文件排列編件號編件號定盒定盒填寫歸檔文件目錄填寫歸檔文件目錄填寫備考表填寫備考表打印文件目錄（一式四份）打印文件目錄（一式四份）填寫卷填寫卷盒封面盒封面裝盒裝盒卷盒排列卷盒排列編盒號編盒號上上架架裝訂文件目錄。裝訂文件目錄。 以件為單位的裝訂方法：齊左以件為單位的裝訂方法：齊左上邊，小于上邊，小于1616開用紙的要裱糊成開用紙的要裱糊成A A4 4，大于，大于A A4 4的要折疊成的要折疊成A A4 4。檔號章：檔號章： 蓋在每件文件首頁的正上方的正蓋在每件文件首頁的正上方的

20、正中央。中央。全宗號全宗號年度年度件號件號問題或問題或機構機構保管期限保管期限 年度：以第一份文件的落款日期為年度：以第一份文件的落款日期為準，填寫準，填寫4 4位數(shù)。位數(shù)。 分問題：一般的行政事業(yè)單位可以分問題：一般的行政事業(yè)單位可以只分三個類，即：黨群類、行政類、業(yè)只分三個類，即：黨群類、行政類、業(yè)務類，市委辦、市政府辦形成的文件材務類，市委辦、市政府辦形成的文件材料較多，一般可按系統(tǒng)加設幾個類目。料較多，一般可按系統(tǒng)加設幾個類目。生產(chǎn)型企業(yè)應按生產(chǎn)型企業(yè)應按工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則則設置四個類目，即：黨群類、行政設置四個類目，即：黨群類、行政類、經(jīng)營類、生技類。非生產(chǎn)型企業(yè)

21、則類、經(jīng)營類、生技類。非生產(chǎn)型企業(yè)則可參照行政事業(yè)單位或生產(chǎn)型企業(yè)執(zhí)行?？蓞⒄招姓聵I(yè)單位或生產(chǎn)型企業(yè)執(zhí)行。 分機構：按單位內(nèi)設實體機構設置相分機構：按單位內(nèi)設實體機構設置相應類目（文書立卷改革后一般不宜采用）。應類目（文書立卷改革后一般不宜采用）。 定期限：定期限：永久永久：一般是涉及本單位機：一般是涉及本單位機構、主要領導人以及主要職能任務的文件構、主要領導人以及主要職能任務的文件材料。材料。3030年：年：一般是涉及本單位比較重要一般是涉及本單位比較重要的事項和上級業(yè)務主管部門下發(fā)的需要貫的事項和上級業(yè)務主管部門下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的文件材料。徹執(zhí)行的文件材料。1010年：年：近階段有參考

22、利用價值的文件材料。近階段有參考利用價值的文件材料。 一般來說：本級永久、一般來說：本級永久、3030年較多，黨年較多，黨政上級政上級1010年多，業(yè)務主管上級年多，業(yè)務主管上級3030年多，同年多，同級、下級級、下級1010年多。年多。 文件材料排列：同一問題或同一性質文件材料排列：同一問題或同一性質的問題應排列在一起，排列時可按級別、的問題應排列在一起，排列時可按級別、重要程度和時間順序進行，幾個問題排列重要程度和時間順序進行，幾個問題排列時應按重要程度或分類方案中問題的先后時應按重要程度或分類方案中問題的先后次序排列。次序排列。 編件號：一個問題或一個機構每年應編件號：一個問題或一個機構

23、每年應編編3 3個流水號。個流水號。 如黨群類：永久如黨群類：永久1 1X X，3030年年1 1y y，1010年年1 1Z Z。 行行 政政 類：永久類：永久1 1i i，3030年年1 1iiii，1010年年1 1iiiiii。 業(yè)業(yè) 務務 類：永久類：永久1 1A A，3030年年1 1B B，1010年年1 1C C。XX年全部年全部文書文件材料文書文件材料分問題分問題黨群類黨群類行政類行政類業(yè)務類業(yè)務類永久永久30年年10年永久永久30年年10年年永久永久30年10年分期限分期限分期限分期限分期限分期限編件號1X1Y1Z1i1ii1iii1I1III1II 定盒：在同一年度，同一

24、問題或定盒：在同一年度，同一問題或機構，機構， 同一保管期限下進行，同一同一保管期限下進行，同一問題的文件材料一般不應出現(xiàn)在同一問題的文件材料一般不應出現(xiàn)在同一保管期限的兩個卷盒里面。保管期限的兩個卷盒里面。填寫歸檔文件目錄：填寫歸檔文件目錄： 件號件號 責任者責任者文號文號題題 名名日期日期 頁數(shù)頁數(shù) 備注備注 件號件號：盒內(nèi)文件排列的順序號。：盒內(nèi)文件排列的順序號。 責任者責任者：文件材料的制發(fā)機關或個：文件材料的制發(fā)機關或個人，機關名稱原則上不用簡稱。人，機關名稱原則上不用簡稱。 文號文號：紅頭文件填寫發(fā)文字號，：紅頭文件填寫發(fā)文字號，如如“岳檔發(fā)岳檔發(fā)200612200612號號”，圖

25、紙?zhí)顖D，圖紙?zhí)顖D號。號。 題名題名：一般按原文標注，如遇：一般按原文標注，如遇“通知通知”、“通告通告”等文件材料，則等文件材料，則必須重新擬制題名，但應加必須重新擬制題名，但應加“ ” ”如如 關于關于問題的通知問題的通知 。 日期日期：一般照錄，以第一份文件為準，一般照錄，以第一份文件為準，無日期的要進行考證后再填，年、月、日，無日期的要進行考證后再填，年、月、日，要用要用8 8位數(shù)填寫。位數(shù)填寫。 頁數(shù)頁數(shù)：填寫每件文件材料的總頁數(shù)，填寫每件文件材料的總頁數(shù)，不要與頁次（張?zhí)枺┗鞛橐徽?。不要與頁次（張?zhí)枺┗鞛橐徽劇?填寫備考表：整理時，應填寫盒內(nèi)文填寫備考表：整理時，應填寫盒內(nèi)文件材料的

26、完整、齊全狀況，對有請示無批件材料的完整、齊全狀況，對有請示無批復、有正件無附件、有打印件無底稿等現(xiàn)復、有正件無附件、有打印件無底稿等現(xiàn)象要如實記錄在備考表內(nèi)。有紅、純蘭墨象要如實記錄在備考表內(nèi)。有紅、純蘭墨水等字跡材料的也應注明。水等字跡材料的也應注明。 填寫卷盒封面：填寫卷盒封面： 卷盒正面卷盒正面 雙線上填寫立檔雙線上填寫立檔 單位名稱。以印鑒全單位名稱。以印鑒全 稱為準，字的長度齊稱為準，字的長度齊 雙線兩端，高度應大雙線兩端，高度應大 于或等于單位紅頭文于或等于單位紅頭文 件字樣。一般雕章直件字樣。一般雕章直 接蓋上去就行了。接蓋上去就行了。 背脊背脊全宗號全宗號年年 度度期期 限限

27、問題或機構問題或機構起起止止件件號號室室館館盒盒 號號要求：背脊字樣除盒號外一律要要求：背脊字樣除盒號外一律要求求“蓋印蓋印”。 中文字的字體應一致，阿拉伯數(shù)中文字的字體應一致，阿拉伯數(shù)字大小應一致。字大小應一致。 檔案室的起止件號的寫法，起號檔案室的起止件號的寫法，起號 應頂室字的應頂室字的“”，止號齊線，其他項，止號齊線，其他項目蓋印均齊下線。目蓋印均齊下線。盒號：卷盒盒號：卷盒 分保管期限混年度排列，分保管期限混年度排列，盒號可用鉛筆填寫，盒號是若干年三盒號可用鉛筆填寫，盒號是若干年三個流水號。如：個流水號。如：永久：永久： 20032003年年 20042004年年 20052005年

28、年 黨黨群群類類1-3行行政政類類4-5業(yè)業(yè)務務類類6-8黨黨群群類類9-11行行政政類類12-14業(yè)業(yè)務務類類15-22黨黨群群類類23-30行行政政類類31-40業(yè)業(yè)務務類類41-473030年：年：1 1X X1010年：年： 1 1y y 排架方法：面對案卷，自左至右，排架方法：面對案卷，自左至右，自上而下，按自上而下，按“之之”字排列。字排列。 B B、科技文件材料的整理。、科技文件材料的整理。 基建文件的材料整理：基建文件的材料整理： 分項目分項目按階段（前期準備、設計、施工、按階段（前期準備、設計、施工、竣工驗收、管理維修）組織文件材料竣工驗收、管理維修）組織文件材料定案卷定案卷

29、卷內(nèi)文件材料排列卷內(nèi)文件材料排列編頁號編頁號蓋檔號章（填寫檔蓋檔號章（填寫檔號和序號）號和序號）填寫卷內(nèi)目錄填寫卷內(nèi)目錄填寫備考表填寫備考表擬寫擬寫案卷題名案卷題名劃定保管期限和密級劃定保管期限和密級案卷排列案卷排列填填寫案卷封面寫案卷封面編制分類目錄編制分類目錄上架。上架。 分項目：就是按基建工程檔案的最低一級類分項目：就是按基建工程檔案的最低一級類目進行整理，具體來說，就是要分到某一個子項目進行整理，具體來說，就是要分到某一個子項目或目或“一棟一棟”房屋（或某一個單項工程），我們房屋（或某一個單項工程），我們在整理文書檔案時是一年一年的整理，整理基建在整理文書檔案時是一年一年的整理，整理基

30、建檔案時，就應該一個項目（一棟房子）一個項目檔案時，就應該一個項目（一棟房子）一個項目的進行整理。的進行整理。 按階段：工程項目有大有小，文按階段：工程項目有大有小，文件材料有多有少，因此我們在整理基建件材料有多有少，因此我們在整理基建文件材料時，應視該項目文件材料的多文件材料時，應視該項目文件材料的多少，分別按不同階段來組織案卷，將同少，分別按不同階段來組織案卷，將同一個階段的文件材料相對組織在一起。一個階段的文件材料相對組織在一起。 卷內(nèi)文件材料排列：卷內(nèi)只有文字卷內(nèi)文件材料排列：卷內(nèi)只有文字材料時，按重要程度分問題根據(jù)其邏輯材料時，按重要程度分問題根據(jù)其邏輯關系排列，只有圖紙時，按圖紙目

31、錄或關系排列，只有圖紙時，按圖紙目錄或按隸屬關系和圖號排列，圖文混合的，按隸屬關系和圖號排列，圖文混合的，一般是文字在前，圖樣在后。一般是文字在前，圖樣在后。 編頁號：以案卷為單元，每個案編頁號：以案卷為單元，每個案卷編一個流水號，不能若干卷一個流卷編一個流水號，不能若干卷一個流水號，位置編在右下角（筒子頁反面水號，位置編在右下角（筒子頁反面可編左下角）。小于可編左下角）。小于1616開紙張的應進開紙張的應進行裱糊，每小張均應編一個頁號，大行裱糊，每小張均應編一個頁號，大張圖紙折疊成張圖紙折疊成A A4 4的也只編一個頁號。的也只編一個頁號。圖紙的折圖紙的折疊疊方法：正面向內(nèi)，手風琴方法：正面

32、向內(nèi)，手風琴式，規(guī)格式，規(guī)格A4A4，標題露外。，標題露外。 檔號章：檔號章： 檔號：檔號檔號：檔號= =分類號分類號+ +案卷號案卷號檔檔 號號序序 號號 分類號：科技檔案的種類代字分類號：科技檔案的種類代字和各級類目的代號，一般是以某科和各級類目的代號，一般是以某科技檔案的第一個漢語拼音字母代表技檔案的第一個漢語拼音字母代表某種科技檔案，如某種科技檔案，如“C”C”，代表產(chǎn)品，代表產(chǎn)品檔案，檔案，“S”S”代表設備儀器檔案，代表設備儀器檔案，“J”J”代表基本建設檔案，代表基本建設檔案，“K”K”代代表科研檔案，各級類目的代號則用表科研檔案，各級類目的代號則用阿拉伯數(shù)字表示，書寫時，代字與

33、阿拉伯數(shù)字表示，書寫時，代字與一級類目實行聯(lián)寫，如一級類目實行聯(lián)寫，如“J1”J1”代表代表基建綜合，一級及其以下各級類目基建綜合，一級及其以下各級類目之內(nèi)則用之內(nèi)則用“ ” ”隔開。如隔開。如C2.1C2.1，S3.1.1.1S3.1.1.1等。等。 案卷號：以最低一級類目為單案卷號：以最低一級類目為單元進行編制，它是分別以一項工程元進行編制，它是分別以一項工程或一棟房子，一臺設備，一個產(chǎn)品，或一棟房子，一臺設備，一個產(chǎn)品，一個課題為單元編流水號。檔號的一個課題為單元編流水號。檔號的書寫方法，分類號與案卷號之間用書寫方法，分類號與案卷號之間用“”隔開，如：隔開，如：S3.1.1.1S3.1.

34、1.12 2。檔號章一般加蓋在每份科技文件材檔號章一般加蓋在每份科技文件材料的右上方（只有實行不裝訂的案料的右上方（只有實行不裝訂的案卷才加蓋檔號章）。卷才加蓋檔號章）。 序號：用阿拉伯數(shù)字從序號：用阿拉伯數(shù)字從1 1起依次起依次標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。標注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。 內(nèi)目與備考表，類似文書檔案內(nèi)目與備考表，類似文書檔案（略）（略） 案卷題名：要求：準確、簡明，案卷題名：要求：準確、簡明，主要包括項目名稱或代字代號及其結主要包括項目名稱或代字代號及其結構、階段的名稱和文件材料的名稱。構、階段的名稱和文件材料的名稱。如：如：“C630C630普通車床說明書普通車床說明書”，“C

35、630C630普通車床床頭箱剖面圖普通車床床頭箱剖面圖”，“岳陽市政府辦公大樓水電施工圖岳陽市政府辦公大樓水電施工圖”，“辦公樓辦公樓1 13 3層結構竣工圖層結構竣工圖”。 密級：一般以卷內(nèi)文件材密級：一般以卷內(nèi)文件材料最高密級為準，一般分絕密、料最高密級為準，一般分絕密、機密、秘密三種。機密、秘密三種。 案卷排列：原則上按分類案卷排列：原則上按分類方案和科技文件材料的自然形方案和科技文件材料的自然形成規(guī)律進行。成規(guī)律進行。填寫案卷封面：填寫案卷封面： 檔號檔號 案卷題名案卷題名 立卷單位立卷單位 起止日期起止日期 保管期限保管期限 密密 級級 背脊可只填檔號，案卷題名背脊可只填檔號，案卷題

36、名可寫可不寫?？蓪懣刹粚?。 科技檔案總目錄：不分種類，科技檔案總目錄：不分種類，按移交（接收）進館（室）時間按移交（接收）進館（室）時間順序以案卷為單元進行登記。順序以案卷為單元進行登記。 科技檔案分類目錄：以科技檔案分類目錄：以“種種”類為單位進行編制。在總目錄的類為單位進行編制。在總目錄的基礎上再建分類目錄?；A上再建分類目錄。 設備或機械產(chǎn)品文件材料整理：設備或機械產(chǎn)品文件材料整理： 分型號（機械產(chǎn)品）分型號（機械產(chǎn)品）按結構按結構（或按工序）組織文件材料（單一產(chǎn)（或按工序）組織文件材料（單一產(chǎn)品按產(chǎn)品的加工過程或按產(chǎn)品設計、品按產(chǎn)品的加工過程或按產(chǎn)品設計、試制、鑒定、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)

37、等試制、鑒定、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等階段）階段）定案卷定案卷卷內(nèi)文件材料排列卷內(nèi)文件材料排列編頁號編頁號蓋檔號章（填寫檔號和序蓋檔號章（填寫檔號和序號）號）填寫卷內(nèi)目錄填寫卷內(nèi)目錄填寫備考表填寫備考表擬寫案卷題名擬寫案卷題名劃定保管期限和密級劃定保管期限和密級案卷排列案卷排列填寫案卷封面填寫案卷封面編制分編制分類目錄類目錄上架。上架。 科研文件的材料整理：科研文件的材料整理： 分課題分課題按階段（論證、立項、按階段（論證、立項、設計、試驗、鑒定、轉讓）設計、試驗、鑒定、轉讓）定案卷定案卷卷內(nèi)文件材料排列卷內(nèi)文件材料排列編頁號編頁號蓋檔蓋檔號章（填寫檔號和序號）號章（填寫檔號和序號）填寫卷內(nèi)填寫卷

38、內(nèi)目錄目錄填寫備考表填寫備考表擬寫案卷題名擬寫案卷題名劃定保管期限和密級劃定保管期限和密級案卷排列案卷排列填填寫案卷封面寫案卷封面編制分類目錄編制分類目錄上架。上架。 C C、會計核算材料的整理。、會計核算材料的整理。 背脊背脊會計報表的整理：分年度會計報表的整理：分年度分期限分期限編編頁號頁號填內(nèi)目填內(nèi)目填備考表填備考表擬寫案卷題擬寫案卷題名名打印內(nèi)目（一式四份）打印內(nèi)目（一式四份）填寫案卷填寫案卷封面封面裝訂裝訂案卷排列案卷排列編案卷號編案卷號填填寫案卷寫案卷 正正 面面目錄目錄上架。上架。 岳陽市檔案局岳陽市檔案局報報 表表 類類 市檔案局二市檔案局二年會計年報年會計年報表表全宗號全宗號

39、目錄號目錄號案卷號案卷號保管期限保管期限年年 度度 會計帳簿的整理：分年度會計帳簿的整理：分年度分分期限期限編頁號編頁號擬寫案卷題名擬寫案卷題名在在帳簿封面右上角標注目錄號和案卷帳簿封面右上角標注目錄號和案卷號號填寫案卷封面填寫案卷封面裝盒裝盒編制案編制案卷目錄卷目錄上架。上架。 會計憑證的整理：分年度會計憑證的整理：分年度套盒套盒填寫卷盒封面填寫卷盒封面案卷排列案卷排列編案編案卷號（不允許超過三位數(shù)）卷號（不允許超過三位數(shù)）編制編制案卷目錄案卷目錄上架。上架。 D D、非紙質文件材料的整理。、非紙質文件材料的整理。 照片檔案的整理：分年度照片檔案的整理：分年度分問題分問題定期限定期限填寫照片

40、說明填寫照片說明編張?zhí)柧帍執(zhí)枠俗俗⒁娞枀⒁娞柼顚懢韮?nèi)目錄填寫卷內(nèi)目錄填寫備考表填寫備考表編編冊號冊號擬寫案卷題名擬寫案卷題名案卷排列案卷排列編制編制案卷目錄案卷目錄上架。上架。 參見號：與其它載體檔案的對應號：參見號：與其它載體檔案的對應號：可以是照片檔案檔號與紙質檔案檔號對應，可以是照片檔案檔號與紙質檔案檔號對應，如如11113 32525：J1.1J1.15 5，也可以是照片檔，也可以是照片檔案檔號與電子檔案檔號對應，如：案檔號與電子檔案檔號對應，如：11113 32525：14141818等。等。 電子檔案的整理：分年度電子檔案的整理：分年度分問題（機構）分問題（機構）分期限分期限擬

41、寫擬寫目錄（內(nèi)容與成份）目錄（內(nèi)容與成份）編盒號（張編盒號（張?zhí)枺┨枺┨顚憛⒁娞柼顚憛⒁娞柧幹凭幹瓢妇砟夸洶妇砟夸浬霞?。上架?榮譽實物檔案的整理：分年度榮譽實物檔案的整理：分年度分類型分類型標注檔號（右上角，按標注檔號（右上角，按級別、時間順序）級別、時間順序）建目錄建目錄上架上架（上墻）。（上墻）。 一、全宗內(nèi)目錄號的編制方一、全宗內(nèi)目錄號的編制方法法 目錄號：即案卷目錄本的代號。目錄號：即案卷目錄本的代號。 在一個全宗內(nèi)有多少本案卷目在一個全宗內(nèi)有多少本案卷目錄就有多少個目錄號，目錄號采取錄就有多少個目錄號，目錄號采取阿拉伯數(shù)字進行編制，每個立檔單阿拉伯數(shù)字進行編制，每個立檔單位都要編制位都要編制“單位全宗內(nèi)目錄單位全宗內(nèi)目錄號編排一覽表號編排一覽表”。 如：如：岳陽市檔案局全宗內(nèi)目錄號編排一覽表岳陽市檔案局全宗內(nèi)目錄號編排一覽表目錄目錄號號案卷目錄名稱案卷目錄名稱案卷案卷起止年代起止年