1、整理課件1商務(wù)英語(yǔ)寫作課程復(fù)習(xí)課商務(wù)英語(yǔ)寫作課程復(fù)習(xí)課直播課堂直播課堂授課者授課者:李藝倩李藝倩整理課件2 “商務(wù)英語(yǔ)寫作商務(wù)英語(yǔ)寫作”課程簡(jiǎn)介課程簡(jiǎn)介 是教育部是教育部“中央廣播電視大學(xué)人中央廣播電視大學(xué)人才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點(diǎn)才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點(diǎn)”專專科英語(yǔ)專業(yè)（商務(wù)傾向）第一學(xué)年的科英語(yǔ)專業(yè)（商務(wù)傾向）第一學(xué)年的選修課程之一。選修課程之一。 本課程以介紹商務(wù)交往中的應(yīng)用本課程以介紹商務(wù)交往中的應(yīng)用問題寫作為主要內(nèi)容，通過對(duì)各種應(yīng)問題寫作為主要內(nèi)容，通過對(duì)各種應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)、布局以及寫作原則、規(guī)用文的結(jié)構(gòu)、布局以及寫作原則、規(guī)范要求等方面的說明，學(xué)習(xí)者在掌握范要求等方面的說明，

2、學(xué)習(xí)者在掌握有關(guān)部門的商務(wù)文體寫作方法的同時(shí)，有關(guān)部門的商務(wù)文體寫作方法的同時(shí)，獲得商務(wù)交往的獲得商務(wù)交往的“實(shí)習(xí)實(shí)習(xí)”過程，從而過程，從而達(dá)到有效地進(jìn)行商務(wù)交往的目的。達(dá)到有效地進(jìn)行商務(wù)交往的目的。整理課件3一、考試性質(zhì)一、考試性質(zhì)為了科學(xué)、公平、準(zhǔn)確、規(guī)范地測(cè)試為了科學(xué)、公平、準(zhǔn)確、規(guī)范地測(cè)試考生的商務(wù)英語(yǔ)寫作運(yùn)用能力，以及考生的商務(wù)英語(yǔ)寫作運(yùn)用能力，以及邏輯思維能力。邏輯思維能力。整理課件4二、考試內(nèi)容和形式要求二、考試內(nèi)容和形式要求 學(xué)生應(yīng)掌握商務(wù)英語(yǔ)的基本語(yǔ)法和學(xué)生應(yīng)掌握商務(wù)英語(yǔ)的基本語(yǔ)法和常用詞匯，具有一定的語(yǔ)言運(yùn)用能常用詞匯，具有一定的語(yǔ)言運(yùn)用能力，并能夠用英語(yǔ)寫商務(wù)信函：要力，

3、并能夠用英語(yǔ)寫商務(wù)信函：要求學(xué)生能根據(jù)命題要求，在一個(gè)半求學(xué)生能根據(jù)命題要求，在一個(gè)半小時(shí)內(nèi)完成包括通知、介紹信、備小時(shí)內(nèi)完成包括通知、介紹信、備忘錄、商務(wù)信函在內(nèi)的四則短文，忘錄、商務(wù)信函在內(nèi)的四則短文，要求作文內(nèi)容切題、完整，條理清要求作文內(nèi)容切題、完整，條理清楚，語(yǔ)句連貫通順，語(yǔ)法基本正確。楚，語(yǔ)句連貫通順，語(yǔ)法基本正確。整理課件5考試形式考試形式閉卷、筆試。閉卷、筆試?？荚嚂r(shí)間為小時(shí)。共分為三部分：考試時(shí)間為小時(shí)。共分為三部分：整理課件6 第一、應(yīng)用文（第一、應(yīng)用文（3030分）分）Write a letter according to the following situation.

4、包括：包括：Introduction, Notice, Appointment, 整理課件7評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)說明：說明：格式、版面格式、版面 5 5分分內(nèi)內(nèi) 容容 2020分（清楚、合理）分（清楚、合理）拼法及其它拼法及其它 5 5分分整理課件8Introduction （介紹信）介紹信）介紹信是介紹本來互不相識(shí)的兩個(gè)介紹信是介紹本來互不相識(shí)的兩個(gè)人（或公司）相互了解認(rèn)識(shí)的信函，人（或公司）相互了解認(rèn)識(shí)的信函，是在商業(yè)和社交活動(dòng)中常見的書信是在商業(yè)和社交活動(dòng)中常見的書信形式。形式。一般地，私人性的介紹信可以是熟一般地，私人性的介紹信可以是熟人或朋友之間的介紹認(rèn)識(shí)；而另一人或朋友之間的介紹認(rèn)識(shí)；

5、而另一些正式的介紹函則可以用于商業(yè)公些正式的介紹函則可以用于商業(yè)公司以及商業(yè)伙伴之間的引見。司以及商業(yè)伙伴之間的引見。整理課件9介紹信比口頭介紹要正式得多，要求對(duì)方介紹信比口頭介紹要正式得多，要求對(duì)方接待被介紹人并提供必要的幫助，所以對(duì)接待被介紹人并提供必要的幫助，所以對(duì)方一般不會(huì)回絕。但要注意的是，在寫信方一般不會(huì)回絕。但要注意的是，在寫信前，一定要確信對(duì)方會(huì)欣然同意。前，一定要確信對(duì)方會(huì)欣然同意。介紹信通常比較短小精悍，要寫明被介紹介紹信通常比較短小精悍，要寫明被介紹人的姓名、來歷、職業(yè)以及要求相間的目人的姓名、來歷、職業(yè)以及要求相間的目的和原因，還應(yīng)寫明寫信人與之的關(guān)系以的和原因，還應(yīng)寫

6、明寫信人與之的關(guān)系以及被介紹人或公司的能力和可靠性等。在及被介紹人或公司的能力和可靠性等。在懇求對(duì)方被介紹人或公司提供必要的便利懇求對(duì)方被介紹人或公司提供必要的便利后，應(yīng)對(duì)方表示感謝。后，應(yīng)對(duì)方表示感謝。整理課件10The start: We are pleased to introduce-This is to introduce-The end: We shall be most grateful if +that 從句從句-We shall appreciate any help +that從句從句-整理課件11Example寫一封介紹信：特此介紹本公司新寫一封介紹信：特此介紹本公司新任

7、出口部經(jīng)理大衛(wèi)任出口部經(jīng)理大衛(wèi)李先生，他將李先生，他將拜訪本公司在波士頓的顧客。他將拜訪本公司在波士頓的顧客。他將介紹本公司的最新產(chǎn)品，并樂意提介紹本公司的最新產(chǎn)品，并樂意提供所需的任何技術(shù)資料。供所需的任何技術(shù)資料。 整理課件12 Dear Sirs, We are pleased to introduce Mr. David Lee, our new export manager, who is visiting our customers in Boston. He will tell you about our latest products and will be glad to h

8、elp you with any technical information you may require. Yours faithfully - 被介紹人的姓名、來歷、職業(yè)被介紹人的要求相被介紹人的要求相見的目的和原因見的目的和原因整理課件13Notice(通知通知,通告通告)英文中英文中Notice有通知和啟事兩種含有通知和啟事兩種含義。多見于布告欄等公共場(chǎng)所，有義。多見于布告欄等公共場(chǎng)所，有時(shí)也出現(xiàn)在報(bào)刊上。時(shí)也出現(xiàn)在報(bào)刊上。在商務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)常需要寫通告。在商務(wù)活動(dòng)中，經(jīng)常需要寫通告。通告可以是對(duì)內(nèi)的（以本公司職員通告可以是對(duì)內(nèi)的（以本公司職員為對(duì)象），也可以是對(duì)外的（以非為對(duì)象），也

9、可以是對(duì)外的（以非本公司人員為對(duì)象）。本公司人員為對(duì)象）。整理課件14Notice-Layout 格式格式Five Parts: Heading （全部大寫，置中）（全部大寫，置中） Body (無稱呼語(yǔ)無稱呼語(yǔ), 不要使用略語(yǔ)）不要使用略語(yǔ)） Name （發(fā)布人姓名，在左或右）（發(fā)布人姓名，在左或右） Position （發(fā)布人頭銜，在左或右）（發(fā)布人頭銜，在左或右） Date （日期不要縮寫（日期不要縮寫,在左或右）在左或右）整理課件15Writing Tips撰寫通告時(shí)的方法和策略撰寫通告時(shí)的方法和策略u(píng)se simple and concise wordsmake the headin

10、g impressiveuse complete sentences for the bodyleave spaces between headings and separate parts where necessary, use styles such as capitals, bold (黑體字黑體字)，italics or underlying to emphasize整理課件16Example財(cái)務(wù)部于財(cái)務(wù)部于2003年年1月月4日發(fā)出通知，要日發(fā)出通知，要求財(cái)務(wù)部所有職員請(qǐng)于一月七日星期求財(cái)務(wù)部所有職員請(qǐng)于一月七日星期二下午四點(diǎn)整在會(huì)議室開會(huì)討論去年二下午四點(diǎn)整在會(huì)議室開會(huì)討論去年的

11、財(cái)務(wù)報(bào)表，并請(qǐng)務(wù)必出席。的財(cái)務(wù)報(bào)表，并請(qǐng)務(wù)必出席。 整理課件17NOTICE All the staff of Accounts Department are requested to meet in the conference room on Tuesday, January 7 at 4:00 pm. to discuss the financial statement of last year. Please make sure be there on time. Accounts Dept. January 4, 2003headingbodydatename整理課件18第二、備忘錄

12、第二、備忘錄(30(30分分) )備忘錄是一種非正式公文，用于提醒備忘錄是一種非正式公文，用于提醒或通告對(duì)方某一件事情。或通告對(duì)方某一件事情。在公司內(nèi)部為了聯(lián)系工作所采用的備在公司內(nèi)部為了聯(lián)系工作所采用的備忘錄全稱為忘錄全稱為office Memorandumoffice Memorandum，是由是由主管某項(xiàng)工作的個(gè)人寫給主管另項(xiàng)工主管某項(xiàng)工作的個(gè)人寫給主管另項(xiàng)工作的個(gè)人或相關(guān)人員的。作的個(gè)人或相關(guān)人員的。整理課件19評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)說明：說明： 格式、版面格式、版面 5分分 內(nèi)內(nèi) 容容 20分（清楚、合理）分（清楚、合理） 拼寫及其它拼寫及其它 5分分整理課件20Layout of Mem

13、o 格式格式2 parts: memo head and body MEMO Date: To: From: Subject: PLS remind Mr. Robert go to meeting at- Thank you for your help.HeadBody整理課件21Writing TipsMEMO (or MEMORANDUM): 必須大寫必須大寫 To (TO): 收件人姓名，頭銜或部門收件人姓名，頭銜或部門 （ CC：抄送：抄送 carbon copy） From (FROM): 發(fā)件人姓名，頭銜或部門發(fā)件人姓名，頭銜或部門 Date (DATE): 日期日期 Subje

14、ct (SUBJECT):關(guān)于內(nèi)容關(guān)于內(nèi)容(第一個(gè)字母大寫第一個(gè)字母大寫) 通常無簽名（如有，在左下方）通常無簽名（如有，在左下方）整理課件22備忘錄多用信紙書寫，現(xiàn)在許多公備忘錄多用信紙書寫，現(xiàn)在許多公司有已印有本公司地址及電話號(hào)碼司有已印有本公司地址及電話號(hào)碼的信紙，十分方便，書寫時(shí)，可在的信紙，十分方便，書寫時(shí)，可在信紙中間寫上信紙中間寫上”MEMO”MEMO”，在右上端在右上端寫上日期，左上端寫上收件人和發(fā)寫上日期，左上端寫上收件人和發(fā)件人的姓名。件人的姓名。MemoMemo的的HeadHead可以任意排列可以任意排列, ,以書面美以書面美觀為目的。但觀為目的。但subjectsubj

15、ect一般在最后。一般在最后。整理課件23Writing Tips Simple and concise(簡(jiǎn)明簡(jiǎn)明) Use complete sentences(使用整句使用整句) Leave spaces between Head and Body (正文和標(biāo)題要有間隔正文和標(biāo)題要有間隔) Where necessary, use capitals, bold, italics, underlying整理課件24第三、商務(wù)信函（第三、商務(wù)信函（4040分）分）兩封信件，每封信件兩封信件，每封信件2020分。分。包括包括 Offer & Counter-offer 報(bào)盤和還盤報(bào)盤和還

16、盤 Inquiry & Reply 詢盤和答復(fù)詢盤和答復(fù) Claims & Compensation索賠和理賠索賠和理賠整理課件25評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)說明：說明： 內(nèi)容：內(nèi)容： 10分（明確、清楚、全面）分（明確、清楚、全面） 稱呼：稱呼： 1分分 句子及語(yǔ)法：句子及語(yǔ)法： 5分分 結(jié)束語(yǔ)：結(jié)束語(yǔ)： 1分分 拼寫及其它：拼寫及其它： 3分分整理課件26報(bào)價(jià)、詢價(jià)信件需要簡(jiǎn)潔扼要，一般報(bào)價(jià)、詢價(jià)信件需要簡(jiǎn)潔扼要，一般要寫明貨品名稱價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、要寫明貨品名稱價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)以及交貨期限等，還可以附帶一單價(jià)以及交貨期限等，還可以附帶一些商務(wù)信息、計(jì)劃、狀況或提議等。些商務(wù)信

17、息、計(jì)劃、狀況或提議等。在最后，寫上在最后，寫上“We hope to have you order/ reply shortly”等諸如此等諸如此類的句子更能表現(xiàn)對(duì)對(duì)方的關(guān)注。類的句子更能表現(xiàn)對(duì)對(duì)方的關(guān)注。整理課件27Offer ( (報(bào)盤報(bào)盤)=)=offer a quotationWriting Tips(寫作要點(diǎn)寫作要點(diǎn)) Thank the receiver for his interest in your products. Tell the receiver quotation (報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)), specifications (產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品規(guī)格), etc. Highlight (

18、突出突出) your delivery schedule, payment terms, etc. Offer additional information if required.整理課件28Counter-offer ( (還盤還盤) )Writing Tips(寫作要點(diǎn)寫作要點(diǎn))Thank for what the provider has done.State your reason for non-acceptance.Make a counter-offer or suggest a desired offer.Even if no hope to do the business,

19、 express your hope to do it when opportunities come.Close the letter positively and courteously.整理課件29Inquiry 詢盤詢盤Writing Tips(寫作要點(diǎn)寫作要點(diǎn)) reasonable specific brief and concise courtesy 整理課件30Claims & Compensation( (索賠與賠償索賠與賠償) )Claims are to be made in good mannersTo make sure that all the necess

20、ary details (Order, contract, invoice, B/L, certificate, photos, sample)To be specific, polite, clear整理課件31索賠信函的目的是為了獲取更好的服務(wù)，索賠信函的目的是為了獲取更好的服務(wù)，對(duì)已出現(xiàn)的問題求得盡快的、妥善的解對(duì)已出現(xiàn)的問題求得盡快的、妥善的解決。決。它通常是買方由于對(duì)受到的貨物不滿而它通常是買方由于對(duì)受到的貨物不滿而書寫的。如：貨物未按時(shí)到達(dá)；貨物歲書寫的。如：貨物未按時(shí)到達(dá)；貨物歲抵達(dá)，但與訂單所載不同；貨物有損毀抵達(dá)，但與訂單所載不同；貨物有損毀現(xiàn)象；貨物數(shù)量短缺或多余；貨物質(zhì)量

21、現(xiàn)象；貨物數(shù)量短缺或多余；貨物質(zhì)量與樣品不符；服務(wù)不合理以及收費(fèi)過高與樣品不符；服務(wù)不合理以及收費(fèi)過高等，這些都是抱怨、索賠的正當(dāng)理由。等，這些都是抱怨、索賠的正當(dāng)理由。整理課件32書寫索賠信件的時(shí)候，不妨開門見山提出書寫索賠信件的時(shí)候，不妨開門見山提出原先雙方同意的條件，然后列舉事實(shí)以表原先雙方同意的條件，然后列舉事實(shí)以表示有何不滿，以及為什么不滿，最后提出示有何不滿，以及為什么不滿，最后提出解決的方法。內(nèi)容應(yīng)明確、清楚、有理，解決的方法。內(nèi)容應(yīng)明確、清楚、有理，語(yǔ)氣要簡(jiǎn)潔、堅(jiān)決。避免使用憤怒和使對(duì)語(yǔ)氣要簡(jiǎn)潔、堅(jiān)決。避免使用憤怒和使對(duì)方過于難堪的措辭方過于難堪的措辭整理課件33Compens

22、ation( (賠償賠償) ) Support with facts or evidence Support by referring to terms(條款條款) in the agreement Specify what kind of compensation or adjustment Ask for a prompt response 整理課件34Sample寫一封商務(wù)信件，內(nèi)容如下：寫一封商務(wù)信件，內(nèi)容如下：我方從貴方訂購(gòu)的家具應(yīng)于一星期收到。我方從貴方訂購(gòu)的家具應(yīng)于一星期收到。不用說，發(fā)貨的延遲給我方帶來了很大的不用說，發(fā)貨的延遲給我方帶來了很大的不便。因此，貴方必須立即發(fā)貨。否則我不便。因