1、管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件結(jié)構(gòu)管理體系文件結(jié)構(gòu) 典型的縱向結(jié)構(gòu)管理體系文件典型的縱向結(jié)構(gòu)管理體系文件： 管理大綱管理大綱依據(jù)規(guī)定的管理方針和目標(biāo)對(duì)管理體系依據(jù)規(guī)定的管理方針和目標(biāo)對(duì)管理體系 A層層 的描述。的描述。 B層層 業(yè)務(wù)手冊(cè)業(yè)務(wù)手冊(cè)對(duì)實(shí)施管理體系所需的相互關(guān)聯(lián)對(duì)實(shí)施管理體系所需的相互關(guān)聯(lián) 的過(guò)程和活動(dòng)的描述。的過(guò)程和活動(dòng)的描述。 C層層 用于管理體系的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他文件（含記錄）用于管理體系的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他文件（含記錄）。 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件通常包括：管理體系文件通常包括： 1）管理方針和管理目標(biāo)）管理方針

2、和管理目標(biāo) 2）管理大綱）管理大綱 3）業(yè)務(wù)手冊(cè)）業(yè)務(wù)手冊(cè) 4）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)）作業(yè)指導(dǎo)書(shū) 5）表格）表格 6）管理方案）管理方案 7）規(guī)范）規(guī)范 8）外來(lái)文件）外來(lái)文件 9）記錄）記錄 （注：可以是任何載體，紙張、磁盤、光盤、電子（注：可以是任何載體，紙張、磁盤、光盤、電子郵件。）郵件。）管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件的作用：管理體系文件的作用：1）進(jìn)行描述）進(jìn)行描述對(duì)組織的管理體系描述對(duì)組織的管理體系描述2）作出規(guī)定）作出規(guī)定對(duì)管理體系各方面的要求作出規(guī)定對(duì)管理體系各方面的要求作出規(guī)定3）達(dá)到溝通）達(dá)到溝通為領(lǐng)導(dǎo)與員工、部門與部門、員工與員為領(lǐng)導(dǎo)與員工、部門與部門

3、、員工與員工、管理層與操作層、組織與相關(guān)方之間的溝通提供工、管理層與操作層、組織與相關(guān)方之間的溝通提供信息信息4）提供依據(jù)）提供依據(jù)為為 評(píng)價(jià)評(píng)價(jià) 審核審核 管理體系及培訓(xùn)實(shí)施提供管理體系及培訓(xùn)實(shí)施提供 改進(jìn)改進(jìn) 依據(jù)。依據(jù)。5）證實(shí)作用）證實(shí)作用證實(shí)組織能力證實(shí)組織能力 證實(shí)已完成活動(dòng)和證實(shí)已完成活動(dòng)和 結(jié)果結(jié)果6）統(tǒng)一行動(dòng)）統(tǒng)一行動(dòng)將過(guò)程形成文件達(dá)到作業(yè)的一致性將過(guò)程形成文件達(dá)到作業(yè)的一致性管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義與文件有關(guān)的術(shù)語(yǔ)與文件有關(guān)的術(shù)語(yǔ)1）文件）文件信息及其承載媒體信息及其承載媒體2）規(guī)范）規(guī)范闡明要求的文件闡明要求的文件3）管理手冊(cè)）管理手冊(cè)規(guī)定組織管理

4、體系的文件規(guī)定組織管理體系的文件4）記錄）記錄闡明所取得的結(jié)果或提供完成闡明所取得的結(jié)果或提供完成活動(dòng)的證據(jù)的文件活動(dòng)的證據(jù)的文件管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義文件編碼的規(guī)定文件編碼的規(guī)定1）在程序文件中對(duì)編碼作出規(guī)定）在程序文件中對(duì)編碼作出規(guī)定2）通常編碼法則：）通常編碼法則：規(guī)定文件規(guī)定文件XXXXXX/XXXXXX 年度年度 文件序號(hào)文件序號(hào) 文件層次文件層次 單位簡(jiǎn)稱單位簡(jiǎn)稱記錄記錄 JLXX/XXXX 記錄序號(hào)記錄序號(hào) 文件層次文件層次 文件序號(hào)文件序號(hào) 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義文件編制前準(zhǔn)備工作文件編制前準(zhǔn)備工作1）確定人員）確定人員2）進(jìn)

5、行培訓(xùn)）進(jìn)行培訓(xùn)3）分工）分工4）收集資料：組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)分配）收集資料：組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)分配 相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn) 原有相關(guān)的程序、作業(yè)文件、原有相關(guān)的程序、作業(yè)文件、 記錄表格記錄表格 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理大綱的編制管理大綱的編制1）管理大綱是組織的綱領(lǐng)性文件，對(duì)外展示）管理大綱是組織的綱領(lǐng)性文件，對(duì)外展示,對(duì)每個(gè)組織都具有唯一性對(duì)每個(gè)組織都具有唯一性2）管理大綱的結(jié)構(gòu)、格式、內(nèi)容及表述方法由組織自己確定，無(wú)統(tǒng)一要求）管理大綱的結(jié)構(gòu)、格式、內(nèi)容及表述方法由組織自己確定，無(wú)統(tǒng)一要求3）管理大綱與業(yè)務(wù)手冊(cè)、作業(yè)文件應(yīng)分層次編寫(xiě)）管理大綱與業(yè)務(wù)手冊(cè)、作業(yè)文件

6、應(yīng)分層次編寫(xiě)4）管理大綱的內(nèi)容）管理大綱的內(nèi)容 標(biāo)準(zhǔn)要求的：管理體系的范圍標(biāo)準(zhǔn)要求的：管理體系的范圍 管理體系刪減的細(xì)節(jié)及理由；管理體系刪減的細(xì)節(jié)及理由； 形成文件的程序的引用。形成文件的程序的引用。 一般應(yīng)包一般應(yīng)包 方針和目標(biāo)方針和目標(biāo)頒發(fā)令；頒發(fā)令； 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置組織機(jī)構(gòu)設(shè)置組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu) 圖；圖； 職能分配職能分配職能分配表；職能分配表； 部門及主要領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（崗位職責(zé)可單獨(dú)成文）部門及主要領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（崗位職責(zé)可單獨(dú)成文） 企業(yè)簡(jiǎn)介（業(yè)務(wù)流程、業(yè)績(jī)、名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方式）企業(yè)簡(jiǎn)介（業(yè)務(wù)流程、業(yè)績(jī)、名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方式） 引用文件清單（業(yè)務(wù)手冊(cè)）引用文件清單（業(yè)務(wù)手冊(cè)） 大綱管理（編、審、

7、批、修訂、發(fā)放）大綱管理（編、審、批、修訂、發(fā)放） 修改記錄修改記錄 大綱條款與標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)應(yīng)大綱條款與標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)應(yīng)管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義業(yè)務(wù)手冊(cè)的編寫(xiě)業(yè)務(wù)手冊(cè)的編寫(xiě)1）業(yè)務(wù)手冊(cè)描述部門業(yè)務(wù)活動(dòng)流程及要求）業(yè)務(wù)手冊(cè)描述部門業(yè)務(wù)活動(dòng)流程及要求2）內(nèi)容要求）內(nèi)容要求5W1h及格式及格式 、目的、目的 、適用范圍、適用范圍 、職責(zé)和權(quán)限（做什么，誰(shuí)來(lái)做）、職責(zé)和權(quán)限（做什么，誰(shuí)來(lái)做） 、活動(dòng)的描述及控制（工作程序：何時(shí)何地如何做；、活動(dòng)的描述及控制（工作程序：何時(shí)何地如何做；如何控制活動(dòng)及規(guī)定活動(dòng)的途徑、投入資源）如何控制活動(dòng)及規(guī)定活動(dòng)的途徑、投入資源） 、涉及的文件（相關(guān)；支持

8、）、涉及的文件（相關(guān)；支持） 、形成的記錄、形成的記錄管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義建議的業(yè)務(wù)手冊(cè)建議的業(yè)務(wù)手冊(cè):序號(hào)序號(hào)業(yè)務(wù)手冊(cè)名稱業(yè)務(wù)手冊(cè)名稱主管部門主管部門1安全環(huán)保管理手冊(cè)安全環(huán)保管理手冊(cè)安全環(huán)境部安全環(huán)境部2工程建設(shè)項(xiàng)目管理手冊(cè)工程建設(shè)項(xiàng)目管理手冊(cè)工程管理部工程管理部3市場(chǎng)營(yíng)銷管理手冊(cè)市場(chǎng)營(yíng)銷管理手冊(cè)市場(chǎng)營(yíng)銷部市場(chǎng)營(yíng)銷部4技術(shù)開(kāi)發(fā)管理手冊(cè)技術(shù)開(kāi)發(fā)管理手冊(cè)技術(shù)開(kāi)發(fā)部技術(shù)開(kāi)發(fā)部5場(chǎng)站運(yùn)行管理手冊(cè)場(chǎng)站運(yùn)行管理手冊(cè)生產(chǎn)運(yùn)行部生產(chǎn)運(yùn)行部6生產(chǎn)調(diào)度及信息系統(tǒng)管理手冊(cè)生產(chǎn)調(diào)度及信息系統(tǒng)管理手冊(cè)調(diào)控中心調(diào)控中心7財(cái)務(wù)管理手冊(cè)財(cái)務(wù)管理手冊(cè)財(cái)務(wù)管理部財(cái)務(wù)管理部8人力資源管理手冊(cè)人力資源

9、管理手冊(cè)人力資源部人力資源部9黨群工作管理手冊(cè)黨群工作管理手冊(cè)黨群工作部黨群工作部10行政事務(wù)管理手冊(cè)行政事務(wù)管理手冊(cè)行政工作部行政工作部11管線運(yùn)行管理手冊(cè)管線運(yùn)行管理手冊(cè)各線路管理處各線路管理處12投資審核管理手冊(cè)投資審核管理手冊(cè)投資審核部投資審核部管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理大綱目錄：管理大綱目錄：n序序n01 公司簡(jiǎn)介公司簡(jiǎn)介n02 發(fā)布令發(fā)布令n03 引用標(biāo)準(zhǔn)引用標(biāo)準(zhǔn)n04 術(shù)語(yǔ)定義術(shù)語(yǔ)定義n第一章第一章 企業(yè)文化與發(fā)展戰(zhàn)略企業(yè)文化與發(fā)展戰(zhàn)略n第二章第二章 管理體系要求管理體系要求n第三章第三章 組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)n第四章第四章 資源管理資源管理n第

10、五章第五章 站場(chǎng)管理站場(chǎng)管理n第六章第六章 線路管理線路管理n第七章第七章 管道建設(shè)工程項(xiàng)目管理管道建設(shè)工程項(xiàng)目管理n第八章第八章 職業(yè)健康安全、環(huán)境管理職業(yè)健康安全、環(huán)境管理n第九章第九章 管理績(jī)效監(jiān)測(cè)、改進(jìn)管理績(jī)效監(jiān)測(cè)、改進(jìn)管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義業(yè)務(wù)手冊(cè)編寫(xiě)大綱：業(yè)務(wù)手冊(cè)編寫(xiě)大綱：n目的目的n適用范圍適用范圍n術(shù)語(yǔ)術(shù)語(yǔ)n職能定位職能定位n工作程序工作程序n相關(guān)文件相關(guān)文件n記錄記錄n工作流程工作流程管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制1）通常描述某個(gè)部門）通常描述某個(gè)部門/項(xiàng)目中某項(xiàng)活動(dòng)項(xiàng)目中某項(xiàng)活動(dòng)2）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)針對(duì)關(guān)

11、鍵、特殊活動(dòng)編制，并不）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)針對(duì)關(guān)鍵、特殊活動(dòng)編制，并不是所有活動(dòng)都要編制是所有活動(dòng)都要編制3）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的結(jié)構(gòu)、格式、以及詳略程度?。┳鳂I(yè)指導(dǎo)書(shū)的結(jié)構(gòu)、格式、以及詳略程度取決于：決于： a活動(dòng)的復(fù)雜程度活動(dòng)的復(fù)雜程度 b使用的方法使用的方法 c實(shí)施的培訓(xùn)實(shí)施的培訓(xùn) d使用人員的技能和資格使用人員的技能和資格管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義4）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容：）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容： a目的目的 b范圍范圍 c操作順序及控制操作順序及控制 d涉及的文件涉及的文件 e形成的記錄形成的記錄管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義HSE 指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容：指導(dǎo)書(shū)的內(nèi)容： a編

12、制依據(jù)編制依據(jù) b項(xiàng)目概述項(xiàng)目概述 cHSE方針目標(biāo)方針目標(biāo) d人員、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)人員、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé) e資源資源 f危害識(shí)別與控制危害識(shí)別與控制 g應(yīng)急計(jì)劃應(yīng)急計(jì)劃 h管理措施管理措施管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義記錄的范圍記錄的范圍1）體系標(biāo)準(zhǔn)中明確的記錄）體系標(biāo)準(zhǔn)中明確的記錄2）法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的記錄）法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的記錄3）行業(yè)、顧客要求的記錄）行業(yè)、顧客要求的記錄4）組織自身管理要求的記錄）組織自身管理要求的記錄 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義記錄表樣的設(shè)計(jì)記錄表樣的設(shè)計(jì) a)記錄表樣設(shè)計(jì)應(yīng)體現(xiàn)對(duì)文件要求的濃縮和精煉。記錄表樣設(shè)計(jì)應(yīng)體現(xiàn)對(duì)文

13、件要求的濃縮和精煉。 b)記錄表樣要體現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵活動(dòng)控制點(diǎn)的要求，又要力記錄表樣要體現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵活動(dòng)控制點(diǎn)的要求，又要力求簡(jiǎn)單、實(shí)用、不要有太多的人員簽名。求簡(jiǎn)單、實(shí)用、不要有太多的人員簽名。 c)記錄表樣的修改要經(jīng)過(guò)試用后確定，需要一個(gè)時(shí)間記錄表樣的修改要經(jīng)過(guò)試用后確定，需要一個(gè)時(shí)間段。段。 管理體系文件編制培訓(xùn)講義文件編制順序文件編制順序大綱大綱手冊(cè)手冊(cè)作業(yè)文件（表樣）作業(yè)文件（表樣）編制分四個(gè)階段編制分四個(gè)階段1）準(zhǔn)備）準(zhǔn)備 2）策劃）策劃 3）編制）編制 4）定稿、會(huì)簽、審核、）定稿、會(huì)簽、審核、 發(fā)布發(fā)布 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義文件編制原則文件編制原則1）符合性）

14、符合性 符合標(biāo)準(zhǔn)符合標(biāo)準(zhǔn) 符合企業(yè)特點(diǎn)符合企業(yè)特點(diǎn)2）相容性）相容性互相相容，不矛盾互相相容，不矛盾3）可操作性）可操作性職責(zé)明確職責(zé)明確 程序明確程序明確4）系統(tǒng)性）系統(tǒng)性一層支持一層一層支持一層 橫向接口處理橫向接口處理 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義文件編制原則文件編制原則1）符合性）符合性 符合標(biāo)準(zhǔn)符合標(biāo)準(zhǔn) 符合企業(yè)特點(diǎn)符合企業(yè)特點(diǎn)2）相容性）相容性互相相容，不矛盾互相相容，不矛盾3）可操作性）可操作性職責(zé)明確職責(zé)明確 程序明確程序明確4）系統(tǒng)性）系統(tǒng)性一層支持一層一層支持一層 橫向接口處理橫向接口處理 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義下階段工作要求下

15、階段工作要求一、對(duì)本部門目前職能定位做出評(píng)價(jià)一、對(duì)本部門目前職能定位做出評(píng)價(jià),寫(xiě)出寫(xiě)出書(shū)面評(píng)價(jià)報(bào)告，內(nèi)容包括：書(shū)面評(píng)價(jià)報(bào)告，內(nèi)容包括： 1）有無(wú)明確的、形成文件的部門職能規(guī)定；）有無(wú)明確的、形成文件的部門職能規(guī)定； 2)現(xiàn)有職能能否充分落實(shí)；現(xiàn)有職能能否充分落實(shí)； 3)橫向、縱向的接口是否明確；橫向、縱向的接口是否明確； 4）現(xiàn)階級(jí)運(yùn)行中存在什么問(wèn)題）現(xiàn)階級(jí)運(yùn)行中存在什么問(wèn)題 5）改進(jìn)的需求或建議）改進(jìn)的需求或建議 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義下階段工作要求下階段工作要求二、收集本部門工作過(guò)程中需遵守和執(zhí)行的法規(guī)、二、收集本部門工作過(guò)程中需遵守和執(zhí)行的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、上級(jí)文

16、件、公司文件、部門文件及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、上級(jí)文件、公司文件、部門文件及相關(guān)記錄，列出清單并提供文本（或電子版）相關(guān)記錄，列出清單并提供文本（或電子版） 具體包括：具體包括：1）法律法規(guī)清單（質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境）法律法規(guī)清單（質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境）2）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范清單）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范清單3）上級(jí)文件清單）上級(jí)文件清單4）公司文件清單）公司文件清單5）本部門文件清單）本部門文件清單6）記錄清單（包括記錄表格）記錄清單（包括記錄表格） 管理體系文件編制培訓(xùn)講義管理體系文件編制培訓(xùn)講義下階段工作要求下階段工作要求三、對(duì)公司、本部門現(xiàn)有的文件和記錄的適宜性三、對(duì)公司、本部門現(xiàn)有的文件和記錄的適宜性進(jìn)行評(píng)審進(jìn)行評(píng)審-寫(xiě)出書(shū)面評(píng)審報(bào)告寫(xiě)出書(shū)面評(píng)審報(bào)告 報(bào)告內(nèi)容包括：報(bào)告內(nèi)容包括： 1）現(xiàn)有文件和記錄的規(guī)定是否可執(zhí)行，控制）現(xiàn)有文件和記