1、檔案室安全的管理制度 1范圍 本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。 2?目的 為加強公司檔案室安全管理，確保檔案存放安全，更好的為公司生產(chǎn)經(jīng)營工作供應服務，制定本制度。 3?各級人員安全工作職責 3.1?分管檔案工作領(lǐng)導職責 3.1.1?組織開展宣傳教育活動，貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策。 3.1.2?加強對檔案工作的領(lǐng)導，在檔案室安全方面，從人力、財力、物力上賜予支持；準時解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與公司整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。 3.2?檔案管理部門負責人職責 3.2.1?組織本部門人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，

2、把檔案工作列入本部門的工作計劃。 3.2.2?對檔案室安全工作進行監(jiān)督、指導、檢查工作，保證檔案室安全。 3.3?檔案室主任工作職責 3.3.1?貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，負責建立公司檔案工作規(guī)章制度。 3.3.2?詳細負責檔案室安全管理，依據(jù)檔案室安全管理工作需求，逐級向領(lǐng)導提出改進工作和改善條件的意見和建議。 3.4?專職檔案管理人員職責 3.4.1?負責集中統(tǒng)一管理公司文書、業(yè)務、會計、基建、設(shè)備、聲像、統(tǒng)計等檔案，編制檢索工具，并供應利用服務。 3.4.2?負責做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。 3.4.3?切實加強檔案的保護，做好“八

3、防”工作，保障檔案的完整與安全。 3.4.4?專心執(zhí)行國家、行業(yè)、公司有關(guān)保密制度。 3.4.5?積極參與業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。 3.5?檔案鑒定工作領(lǐng)導小組職責 3.5.1?貫徹執(zhí)行檔案法及黨和國家有關(guān)檔案工作的各項方針、政策。 3.5.2?根據(jù)公司各類檔案保管期限要求，依據(jù)檔案管理人員提出的申請，確定檔案資料的重要程度，準時組織有關(guān)人員對檔案資料進行鑒定，確定是否銷毀。指定2名以上人員實施檔案資料銷毀，并督促、檢查制度履行狀況。 3.5.3?不斷提高小組成員本崗位業(yè)務技能，了解熟識檔案工作有關(guān)要求，增加甄別能力。 3.5.4?專心貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度，確保檔案的安全和保密。

4、 4?檔案管理 4.1?文件材料歸檔制度 4.1.1?依據(jù)天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表要求，各部門將承辦完畢的、具有查考利用價值的文件、材料（包括帳、表、憑證、基建、聲像等），按時收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負責詳細收集、整理，部門負責人在檔案資料上交公司檔案室前進行把關(guān)。 4.1.2?文件材料歸檔范圍：公司內(nèi)部形成的文件、材料和上級下發(fā)的全部有關(guān)行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動的文件、材料、聲像等。 4.1.3?歸檔時間：根據(jù)歸檔規(guī)范要求，每年3月底前，綜合檔案室對各部門上交的檔案資料整理后準時歸檔。 4.1.4?綜合檔案室協(xié)助各部門做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作，并

5、辦理接收手續(xù)，統(tǒng)一歸檔。 4.1.5?綜合檔案室在完成歸檔的同時，切實做好各種資料、書刊、報紙的收集整理裝訂工作。 4.2?檔案收集制度 4.2.1?綜合檔案室對公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進行業(yè)務指導，督促檢查。 4.2.2?各部門兼職檔案員負責收集反映本部門業(yè)務工作狀況的各種數(shù)據(jù)、報表、記錄等資料，于年度結(jié)束后三個月內(nèi)將全部文件材料分門類整理好并形成目錄，交綜合檔案室歸檔保存。 4.2.3?詳細實施部門負責公司重大活動、重要會議材料的收集工作。 4.2.4?公司內(nèi)部形成的設(shè)備（儀器）材料，由檔案員參與開箱時直接收集歸檔；本公司形成的基建檔案，由檔案員在參與“基建工程竣工驗收會”時隨

6、時收集歸檔。 4.2.5?公司內(nèi)部形成的各種聲像材料，上級機關(guān)頒發(fā)的獎牌、獎杯及各種榮譽證書，由綜合檔案室隨時收集歸檔。 4.3?檔案保管制度 4.3.1?檔案保管要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。要有相宜保存檔案的庫房和切實可行的檔案“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬）措施。 4.3.2?檔案室內(nèi)嚴禁吸煙和放置易燃易爆危急品以及對檔案保護不利的其它物品，做到專室專用。 4.3.3?檔案保管人員要提高警惕，增加保密觀念，出入檔案室要留意關(guān)門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設(shè)備全部關(guān)閉。 4.3.4?保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，按時記錄檔案室內(nèi)溫濕度，定期檢查，補充殺

7、蟲滅菌藥物。 4.3.5?對室藏檔案要定期進行檢查、核對、做到帳、物相符。對字跡褪變、損壞的檔案，應準時進行修補和復制。 4.4?檔案安全保密制度 4.4.1?檔案工作人員要專心執(zhí)行中華人民共和國保守國家隱秘法，嚴格遵守保密守則，切實保證檔案的安全管理。在調(diào)換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密狀況，不得泄露。? 4.4.2?綜合檔案室是機要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。 4.4.3?未經(jīng)批準，任何人不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復印和隨便傳播。 4.4.4?檔案員要經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)覺問題準時向領(lǐng)導報告，專心處理。 4.4.5?凡查閱密級的檔案

8、，應按劃密規(guī)定把握使用，嚴格掌握保密范圍。 4.4.6?到期應銷毀的案卷、資料，按規(guī)定手續(xù)報經(jīng)領(lǐng)導批準，由二人以上監(jiān)銷處理。 4.5?檔案借閱制度 4.5.1?綜合檔案室應準時供應檔案資料的借閱利用，為黨和國家及公司生產(chǎn)經(jīng)營工作服務。 4.5.2?借閱檔案時，首先由借閱人專心填寫借閱檔案登記簿，依據(jù)重要程度報請不同級別領(lǐng)導批準后方可借閱。借閱后應按時歸還，逾期者續(xù)辦手續(xù)，否則予以收回。 4.5.3?借閱檔案者，只能查閱指定的檔案材料，不準翻閱其它文件。 4.5.4?借閱者要珍惜、愛惜檔案，不準涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。 4.5.5?借閱者要自覺遵守制度，違者要追究責任。 4.6?檔案庫

9、房管理制度 4.6.1?按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。 4.6.2?保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。 4.6.3?庫房內(nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危急物品。經(jīng)常檢查庫房消防器材。 4.6.4?非經(jīng)允許，外人不得任憑進入庫房。 4.6.5?管理人員做到人走關(guān)閉門窗，妥當保管庫房鑰匙，確保庫房安全。 4.6.6?檔案管理人員要熟識庫藏狀況，對庫藏檔案和資料和保管狀況定期進行檢查核對，作到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應準時修復和復制。 4.6.7?有庫房溫濕度記錄，把握溫濕度變化狀況，進行分析，制定管理計劃。檔案庫房的溫度應掌握在

10、14度-24度，相對濕度應掌握在45%-60%。 4.6.8?未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳、要嚴格遵守保密制度。 4.6.9?切實做好平常防范工作，做到人離燈滅，消退火災隱患，保證檔案安全。 4.6.10?庫房由專人管理，借閱室與庫房分開。 4.7?檔案鑒定銷毀制度 4.7.1?檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價值，并依據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥當?shù)乇４嫫饋恚_地剔除無價值的檔案材料。 4.7.2?依據(jù)上級檔案部門的指導性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，對檔案進行定期鑒定，堅持實事求是的原則，從實際動身，正確判定檔

11、案價值。 4.7.3?進行檔案鑒定時，公司檔案鑒定領(lǐng)導小組詳細支配，綜合檔案室和有關(guān)業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行。采取直接鑒定的方法，一件一件地審查文件，精確地進行分析，判定其價值，要以卷內(nèi)最重要的文件價值來確定該卷的保管期限。 4.7.4?檔案的銷毀。各部門收到的各級來文，都無權(quán)自行銷毀，必需根據(jù)規(guī)定送交檔案室，經(jīng)鑒定后，統(tǒng)一銷毀。 4.7.5?檔案經(jīng)公司檔案鑒定領(lǐng)導小組鑒定后，組成檔案銷毀小組，負責檔案的銷毀工作。 4.7.6?對超過保管期限或確無保存價值的文件經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必需編造銷毀登記簿，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可銷毀。 4.7.7?銷毀檔案時，必需由二人以上在指定地點監(jiān)銷，

12、監(jiān)銷人員必需在銷毀登記簿上簽名，并注明銷毀方式和日期。 4.7.8?銷毀檔案登記簿要妥當保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。 4.8電子文件電子檔案管理制度 4.8.1?凡公司業(yè)務活動中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌，具有保存價值的電子文件、電子檔案，均應收集、整理、移交綜合檔案室。 4.8.2?各部門兼職檔案員，應準時收集平常部門產(chǎn)生的電子文件材料，并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系，做到齊全完整。 4.8.3?各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進行整理、分類，轉(zhuǎn)成其它保管期限較長的載體（光盤、磁盤等）。 4.8.4?對已形成的電子文件必需標明載體信息的內(nèi)容、運行工作環(huán)境，相關(guān)支持軟件、其他說