1、1現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實務(wù)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實務(wù)2 檔案是隨著人類社會的產(chǎn)生檔案是隨著人類社會的產(chǎn)生和發(fā)展，逐漸產(chǎn)生的發(fā)展起來的。和發(fā)展，逐漸產(chǎn)生的發(fā)展起來的。 遠古時期的遠古時期的“結(jié)繩結(jié)繩”、“刻刻契契”等記事方式，可以看作是檔等記事方式，可以看作是檔案的前身。但它們還不是嚴格意案的前身。但它們還不是嚴格意義的檔案。義的檔案。3o 我國現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年我國現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的前的甲骨檔案甲骨檔案。o 之所以說它是嚴格意義的檔案，理由如下：之所以說它是嚴格意義的檔案，理由如下： 1 1、完整清楚地記載歷史、完整清楚地記載歷史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、

2、可供查找利用、可供查找利用4o 我國檔案載體的演變我國檔案載體的演變甲骨檔案甲骨檔案金石檔案金石檔案縑帛檔案縑帛檔案簡牘檔案簡牘檔案紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案感光檔案感光檔案磁性檔案磁性檔案激光檔案激光檔案5o 中國歷代對檔案的稱呼中國歷代對檔案的稱呼夏代夏代圖籍圖籍商代商代冊冊周代周代中中秦漢秦漢典籍典籍漢魏漢魏文書文書文案文案唐宋唐宋文卷文卷案卷案卷卷牘卷牘6o 檔案一詞出現(xiàn)在明末清初檔案一詞出現(xiàn)在明末清初 邊外文字，多書于木，往來傳邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久者，曰存貯年久者，曰檔案檔案，曰檔子。，曰檔子。以積累多，貫皮條掛壁，若以

3、積累多，貫皮條掛壁，若檔案檔案故也。故也。 清清楊賓楊賓柳邊紀略柳邊紀略7（一）什么是檔案（一）什么是檔案檔案檔案國家機構(gòu)國家機構(gòu)社會組織社會組織個人個人社會活動社會活動歷歷史史記記錄錄直直接接形形成成保保存存價價值值8歷史記錄歷史記錄社會實踐社會實踐中形成中形成文件材料文件材料轉(zhuǎn)化而來轉(zhuǎn)化而來形式多種形式多種多樣多樣檔案概念分析檔案概念分析辦理完辦理完有價值有價值集中放集中放9 各種屬性各種屬性相互關(guān)聯(lián)相互關(guān)聯(lián)文化屬性文化屬性是人類文化傳承的是人類文化傳承的重要形式重要形式原始記錄性原始記錄性最本質(zhì)的屬性最本質(zhì)的屬性歷史真跡歷史真跡不容篡改不容篡改價值屬性價值屬性能夠創(chuàng)造成新的價能夠創(chuàng)造成新

4、的價值和效益值和效益信息屬性信息屬性國家信息資源的重國家信息資源的重要部分，可以進行要部分，可以進行加工處理加工處理檔案屬性檔案屬性10o 甲骨檔案甲骨檔案 11o 金文檔案金文檔案 12o 簡牘檔案簡牘檔案 13 現(xiàn)存于遼寧檔案館的唐開現(xiàn)存于遼寧檔案館的唐開元年間的紙質(zhì)檔案元年間的紙質(zhì)檔案o 紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案 雍正遺詔雍正遺詔14金榜、圣旨、國書原件金榜、圣旨、國書原件15o 清代護照清代護照o 建國初期行車執(zhí)照建國初期行車執(zhí)照16磁記錄檔案磁記錄檔案17o激光記錄檔案：激光記錄檔案： 現(xiàn)代化的檔案載體把我們帶入一個全新的多媒體世界?，F(xiàn)代化的檔案載體把我們帶入一個全新的多媒體世界。18o 檔

5、案發(fā)揮作用的性質(zhì)檔案發(fā)揮作用的性質(zhì)參考參考作用作用憑證憑證作用作用檔案的作用檔案的作用直接作用直接作用間接作用間接作用19檔案的作用檔案的作用o 作用的表現(xiàn)：作用的表現(xiàn)：行政管理行政管理經(jīng)濟建設(shè)經(jīng)濟建設(shè)政治斗爭政治斗爭科學(xué)研究科學(xué)研究宣傳教育宣傳教育20中國古代檔案館的典范中國古代檔案館的典范 皇史宬皇史宬21中央檔案館中央檔案館第一歷史檔案館第一歷史檔案館第二歷史檔案館第二歷史檔案館22廣義的檔案工作廣義的檔案工作 一切與檔案有關(guān)的工作，包括檔案法規(guī)、宣傳、科研、教育等等。檔案工作檔案工作狹義的檔案工作狹義的檔案工作指檔案義務(wù)工作，是具體對檔案進行管理的工作環(huán)節(jié)。23o 檔案工作的具體環(huán)節(jié)檔

6、案工作的具體環(huán)節(jié)活動活動檔案檔案整理整理收集收集鑒定鑒定保管保管檢索檢索提供利用提供利用活動活動集中集中系統(tǒng)系統(tǒng)精煉精煉安全安全歸納歸納服務(wù)服務(wù)統(tǒng)計統(tǒng)計24工作技術(shù)現(xiàn)代化工作技術(shù)現(xiàn)代化組織管理現(xiàn)代化組織管理現(xiàn)代化干部知識化干部知識化25概論一一. .文件、檔案的概念文件、檔案的概念 1.1.文件文件 法定機關(guān)或組織按照一定的法定機關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過一定的處理程序而形成的書面形式經(jīng)過一定的處理程序而形成的書面文字材料文字材料2.2.檔案檔案 是一個單位在公務(wù)活動中形成的具是一個單位在公務(wù)活動中形成的具有查考利用價值的歸檔有查考利用價值的歸檔集中保存集中保存起來的文件起來的文件材料材料(

7、(包括技術(shù)圖形、影片、照片等包括技術(shù)圖形、影片、照片等) )263.3.文檔的格式文檔的格式: :q文件格式文件格式: :標題、部門代號、年號和順序號標題、部門代號、年號和順序號q正式格式正式格式: :除綜合性的報告、總結(jié)外除綜合性的報告、總結(jié)外, ,一文一事一文一事q文尾格式文尾格式: : 發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)( (落款或署名落款或署名): ):對此文件負責的機關(guān)、人對此文件負責的機關(guān)、人發(fā)文時間發(fā)文時間: :最后發(fā)出時間最后發(fā)出時間27公文的格式要求o 紙張要求:國際標準A4型紙(210*297)張貼公文紙要求:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37MM1MM;訂口(左白邊)為28MM1MMo 排版要

8、求:排版:正文用3號仿宋體字,文中有小標題可用3號小標宋體字或黑體字,一般每面排22行,每行排28字.o 印裝要求:雙面印刷,頁碼套正,左側(cè)裝訂.28檔案管理的意義檔案管理的意義o 作為法令的依據(jù)作為法令的依據(jù) 檔案管理有利于隨時查閱相關(guān)法令或本公司的規(guī)章制度、檔案管理有利于隨時查閱相關(guān)法令或本公司的規(guī)章制度、會議決定會議決定, ,為公司業(yè)務(wù)運行找到可靠的依據(jù)為公司業(yè)務(wù)運行找到可靠的依據(jù), ,o 處理業(yè)務(wù)的參考處理業(yè)務(wù)的參考 使業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時準確、全面、客觀地了解企使業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時準確、全面、客觀地了解企業(yè)情況業(yè)情況, ,避免發(fā)生差錯避免發(fā)生差錯. .o 保密保密 企業(yè)檔案中企業(yè)檔

9、案中, ,有些文件數(shù)據(jù)是秘密的有些文件數(shù)據(jù)是秘密的, ,如果不專門加以管如果不專門加以管理理, ,就很容易造成商業(yè)機密泄露就很容易造成商業(yè)機密泄露, ,造成意想不到的損失造成意想不到的損失. .29檔案管理的原則檔案管理的原則o 集中管理原則集中管理原則企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有, ,任任何人不得占為己有何人不得占為己有, ,因此應(yīng)集中管理檔案因此應(yīng)集中管理檔案o 共同分享原則共同分享原則盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所管場所, ,提高檔案的保密系數(shù)和安全性提高檔案的保密系數(shù)和安全性, ,同時降同時降低管理成本低管理成本o 分類歸檔原則分類歸檔原則及

10、時分類、整理、編輯與傳遞及時分類、整理、編輯與傳遞, ,科學(xué)歸檔保管科學(xué)歸檔保管, ,提高管理質(zhì)量與效率提高管理質(zhì)量與效率30檔案管理的任務(wù)檔案管理的任務(wù)一言蔽之一言蔽之使檔案管理標準化使檔案管理標準化系統(tǒng)化系統(tǒng)化信信息化息化. .o收集、整理、保管收集、整理、保管和和統(tǒng)計統(tǒng)計與與本公司本公司 有關(guān)的各種檔案有關(guān)的各種檔案o辦理檔案的辦理檔案的借閱借閱, ,做好檔案做好檔案利用利用和和研究研究o鑒定鑒定, ,對超出保管期限的檔案提出存毀意見對超出保管期限的檔案提出存毀意見31檔案管理要求檔案管理要求o 維護檔案的維護檔案的完整性完整性/ /安全性安全性與與便于使用便于使用相相結(jié)合結(jié)合o 對電子

11、文件對電子文件篩選篩選打印打印摘要摘要送閱送閱存盤存盤( (同時保存電子文件同時保存電子文件) )32檔案管理的方法一.管理的方法包括: 收集、整理、鑒定、保管、提供利用均需收集、整理、鑒定、保管、提供利用均需標準化系統(tǒng)化資訊化標準化系統(tǒng)化資訊化二.收集 1.1.收集本單位在公務(wù)活動中不斷產(chǎn)生的文件收集本單位在公務(wù)活動中不斷產(chǎn)生的文件, ,整整理組合成案卷理組合成案卷33 檔案管理制度建設(shè)檔案管理制度建設(shè)o檔案管理辦法o文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍o文書檔案保管期限表o全宗檔案分類大綱o檔案分類編號方案o檔案人員崗位職責o 整理（立卷）制度o 檔案利用制度 o 檔案保管制度 o 檔案保密制度

12、34企業(yè)檔案的收集渠道o 本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔；o 外單位轉(zhuǎn)讓或移交；o 企業(yè)人員非職務(wù)活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉(zhuǎn)讓；o 面向社會收集、征集相關(guān)材料。35文件材料的形成與歸檔文件材料的形成與歸檔o 歸檔文件材料范圍 1 1、上級來文、上級來文 2 2、本單位制發(fā)的文件、本單位制發(fā)的文件 3 3、下屬單位來文、下屬單位來文o 各類文件材料的歸檔要求 1 1、文件材料要齊全、完整，準確反映本單、文件材料要齊全、完整，準確反映本單 位各項活動的歷史面貌。位各項活動的歷史面貌。 2 2、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求 3 3、歸檔聲像材料的要求、歸檔聲像材料的

13、要求36文件材料的形成與歸檔文件材料的形成與歸檔歸檔時間：歸檔時間：1、科研檔案歸檔時間：成果鑒定后三個月內(nèi)歸檔；2、設(shè)備檔案歸檔時間：安裝調(diào)試完畢三個月內(nèi)歸檔；3、基建檔案歸檔時間：各施工承包單位應(yīng)在項目實 體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔。4、會計檔案歸檔時間：隔年向檔案室移交。5、業(yè)務(wù)檔案歸檔時間：由動態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交。6、其他檔案歸檔時間：活動結(jié)束后歸檔。37檔案編碼與代字、代號表檔案編碼與代字、代號表o 以拼音縮寫首字母為代字以拼音縮寫首字母為代字序號科技檔案種類名稱代字1企業(yè)發(fā)展AB2設(shè)備檔案SB3技術(shù)檔案AC4工程檔案CP38檔案編號原則JJ JJ 10 10 1 1基建檔

14、案代字基建檔案代字工程項目名稱編號工程項目名稱編號案卷順序號案卷順序號示例一：某單位基建檔號示例一：某單位基建檔號GP GP RD RD WI WI公司名稱公司名稱部門名稱部門名稱某單位檔號某單位檔號項目名稱項目名稱001序號39企業(yè)檔案分類方案40企業(yè)檔案分類方案41現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式42資料冊替換頁資料冊替換頁 規(guī)格：規(guī)格：A4 A4 尺寸：尺寸：31031027327360 60 43檔案盒檔案盒 材質(zhì)：紙質(zhì)尺寸：30722030mm44檔案目錄建立45檔案目錄標準寫法46文書檔案案卷格式文書檔案案卷格式o案卷卷皮格式案卷卷皮格式: : 文書檔案案卷皮分兩種， 一種是硬卷皮， 一種是軟

15、卷皮。o硬卷皮外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用300mm220mm或280mm210mm（長寬）。o封底尺寸同封面尺寸。 封底三邊（上、下、翻口處）要另有70mm寬的折疊紙舌。 卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10、15、20mm三種厚度。 用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌。 本標準推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。 47案卷封面項目 o 封面項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸. 48卷內(nèi)文件目錄格式卷內(nèi)文件目錄格式 o 3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（即長寬為260mm185mm）或國際標準A4型（

16、即長寬為297mm210mm）。o 3.2 頁邊與文字區(qū)尺寸o 卷內(nèi)目錄用紙上白邊（天頭）寬200.5mmo 卷內(nèi)目錄用紙下白邊（地腳）寬150.5mmo 卷內(nèi)目錄用紙左白邊（訂口）寬250.5mmo 卷內(nèi)目錄用紙右白邊（翻口）寬150.5mm49卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄 順序號文號責任者題 名日期頁號備注50分類的一般方法有A、時間分類法： 1)年度分類法 2)時期分類法B、來源分類 1)組織機構(gòu)分類法 2)作者分類法 3)通訊者分類法51C、內(nèi)容分類法 1)技術(shù)分類法 2)文書分類法 3)媒體分類法D、形式分類法 1)按文件種類分類 2)按載體形態(tài)分類 3)按形狀規(guī)格分類52企業(yè)常用檔案分

17、類法：o 依組織架構(gòu)法；53編制檔案檢索工具的基本要求是編制檔案檢索工具的基本要求是o 全，指信息存儲豐富。o 準，指檢索準確 o 快，指迅速 o 便，指檢索要方便 54文書歸檔文件的整理方法與步驟文書歸檔文件的整理方法與步驟o 文件材料的分類文件材料的分類 采用復(fù)式分類法。 主要形式為： 年度年度問題問題( (機構(gòu)機構(gòu))保管期限保管期限 年度年度保管期限保管期限55文書歸檔文件的整理方法與步驟文書歸檔文件的整理方法與步驟o 歸檔文件保管期限的界定歸檔文件保管期限的界定1、歸檔文件的保管期限分為歸檔文件的保管期限分為： 永久、長期、短期永久、長期、短期2、界定原則界定原則： A、反映單位主要活

18、動，具有長遠利用價值的 檔案，列為永久保管； B、反映單位一般性工作活動，在較長時間內(nèi) 具有查考利用價值的，列為長期保管； C、凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有查考利用價 值的，列為短期保管。56文書歸檔文件的整理方法與步驟文書歸檔文件的整理方法與步驟o 排列 分年度、分保管期限、分類別o 編號 歸檔章規(guī)格及填寫要求o 修整與裝訂57文書歸檔文件的整理方法與步驟文書歸檔文件的整理方法與步驟備注備注保管保管期限期限表內(nèi)文表內(nèi)文件張數(shù)件張數(shù)起止起止日期日期案卷標題案卷標題序號序號案卷目錄表案卷目錄表58檔案盒脊背項目填寫59檔案盒封面填寫60備考表填寫61填寫案填寫案卷封面卷封面檔號，機關(guān)檔案室統(tǒng)一編制

19、，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。全宗名稱，即立檔單位全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡稱名稱，全稱或簡稱類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，機構(gòu)或問題類目名稱，機構(gòu)或問題案卷題名案卷題名文件所屬的文件所屬的起止時間起止時間保管期限保管期限卷內(nèi)文件總頁數(shù)卷內(nèi)文件總頁數(shù)歸檔號，文書處理部門歸檔號，文書處理部門編制的案卷順序號編制的案卷順序號62裝訂裝訂案卷案卷三孔一線三孔一線左齊左齊右齊右齊下齊下齊裝訂前去掉金屬物，裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件對存在問題的文件做好補齊頁面、修做好補齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。復(fù)

20、、折疊等工作。63J.1.1-1J.1.1-2J.1.1-3J.1.1-4J.1.1-5J.1.2-1J.1.2-2J.1.2-3J.1.2-4J.1.2-5J.1.2-6J.1.3-1J.1.3-2J.1.3-3.J.2.1-1J.2.1-2J.2.1-3J.2.1-4J.2.1-5J.2.2-1J.2.2-2J.2.2-3J.2.2-4J.2.2-5J.2.2-6J.3.1-1J.3.1-2J.3.1-3J.3.1-4J.3.1-5J.3.2-1J.3.2-2J.3.2-3J.3.2-4J.3.2-5J.3.2-6J.3.3-1J.3.3-2S.1.1-1S.1.1-2S.1.1-3S.1

21、.1-4S.1.1-5S.1.2-1S.1.2-2S.1.2-3S.1.2-4S.1.2-5S.1.2-6S.1.3-1S.1.3-2K.1.1-1K.1.1-2K.1.1-3K.1.1-4K.1.1-5K.1.2-1K.1.2-2K.1.2-3K.1.2-4K.1.2-5K.1.2-6K.1.3-1K.1.3-2案卷案卷排列排列一般先按保管期限、再按機構(gòu)或一般先按保管期限、再按機構(gòu)或問題排列，具體根據(jù)分類方案。問題排列，具體根據(jù)分類方案。64檔案保管的基本要求o 以防為主，防治結(jié)合o 加強重點，照顧一般o 自力更生，勤儉節(jié)約o 立足長遠，保證當前65溫濕度控制溫濕度控制 o檔案庫房（含膠片庫

22、、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在14-24C，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過2C；相對濕度應(yīng)控制在45-60%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過5%。o保存母片的膠片庫溫度應(yīng)控制在13-15C，相對濕度應(yīng)控制在35-45%。o各庫房及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備去濕機，專門庫房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。o庫房內(nèi)外溫濕度應(yīng)定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進行一次綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制訂綜合管理計劃。o空調(diào)、去濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗。o檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不

23、小于10厘米，柜側(cè)間距不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風降濕。o新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng)6-12個月干燥方可將檔案入庫。66蟲霉防治與除塵蟲霉防治與除塵 o 檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。o 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。o 檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施。67照明管理照明管理 o 檔案庫房宜選用白熾燈作人工照明光源，照度不超過100勒克斯。如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進行過濾。o 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾，窗板等遮陽措施，檔案庫房重點是防紫外線。o

24、檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。68防空氣染物o 危害檔案的空氣染物主要是一些酸性或氧化性的有害氣體或微粒，如硫化物/氮氧化物/粉塵等。o 通風口設(shè)置一定的過慮與凈化裝置，自然通風時，可用涂有油脂的紗窗等進行簡易過慮；o 對庫房定期進行研究清掃，操作時應(yīng)先用吸塵器吸除門窗，地板縫內(nèi)的塵土，再除去檔案框架，檔案上的灰塵，最后拖地。69檔案保管狀況檢查檔案保管狀況檢查 o 對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處理。o 每年定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料。70案卷的規(guī)范化整理與編目案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷

25、內(nèi)文件編號填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄71建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成1. 項目建設(shè)議（立項階段）2. 可行性研究階段3. 設(shè)計（初步設(shè)計）階段4. 建設(shè)（開工）準備階段5. 建設(shè)實施階段6. 竣工驗收階段72建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)檔案員勘察單位設(shè)計單位監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員各部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案員施工單位73工程竣工圖的編制一、編制形式 1、按圖施工沒有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖； 2、 一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖； 3、重大變更的，或圖面變更面積超過35的，應(yīng)重新繪制竣工圖，

26、蓋竣工圖章后，方可作為竣工圖。74二、對竣工圖進行四方會審 由建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位對竣工圖編制的準確情況進行會審，以保證竣工圖能真實地反映工程建設(shè)實際狀況。三、蓋竣工圖章 所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽； 竣工圖章蓋在標題欄附近空白處，若正面無空白處，則蓋在對應(yīng)圖紙的背面左上角； 蓋竣工圖章時應(yīng)使用不易褪色印泥。75竣工圖章格式：編制單位竣 工 圖 編制人技術(shù)負責人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人76四、竣工圖的折疊 折疊后圖紙幅面一般應(yīng)有A3或A4的規(guī)格； 無論采用哪種折疊方法，折疊后圖紙的標準欄應(yīng)露在外面； （參照GB1060989技

27、術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法） 77建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范o建設(shè)工程項目o立項文件 o建設(shè)用地、征地、拆遷文件 o勘察、測繪、設(shè)計文件 o招投標文件 o開工審批文件 o監(jiān) 理 文 件 o施 工 文 件 o原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量合格證及試驗報告 o施工試驗記錄 o竣 工 圖 o竣 工 驗 收 文 件 78某項目檔案前期依據(jù)性檔案勘察設(shè)計檔案施工檔案監(jiān)理檔案竣工驗收檔案單位工程01單位工程02單位工程03項目管理檔案79二、組卷 （一）組卷要求 案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致；案卷應(yīng)力求整齊美

28、觀，便于管理和使用。80 (三）組卷方法 1、按結(jié)構(gòu)組卷； 2、按單位（單項）工程組卷； 3、按工序或階段組卷； 4、按專業(yè)組卷； 5、按問題組卷； 6、按名稱或文件性質(zhì)組卷； 7、按地區(qū)組卷； 8、按時間組卷。81 三、卷內(nèi)文件排列 1、圖樣的排列 在形成時編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進行排列；在形成時沒有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關(guān)系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細部的排后。 2、文字材料的排列 （1） 按重要程度排列； （2）按工序排列；82 （3）按地區(qū)排列； （4）按時間排列； （5）按習(xí)慣排列。 3、圖文混合文件的排列 有的案卷是由圖樣和文字材料混合組

29、成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。83 四、案卷編目 1、編頁號 2、編卷內(nèi)目錄 84卷 內(nèi) 目 錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1第三建筑工程公司單位工程原材料用料匯總表20011223121022001鋼鐵廠“閩光”牌鋼筋出廠合格證200112011131879順昌水泥廠“”牌水泥出廠合格證20011130264華順磚廠磚合格證20011005576285卷 內(nèi) 目 錄序號文件編號責任者文件材料題名日期頁號備注1榕政20098號人民政府關(guān)于某工程土地征用的批復(fù)200905061-42榕國土20099號國土資源局 關(guān)于某工程土地征用的請示200904035-10310某工

30、程指揮部關(guān)于某工程土地征用的會議紀要20090207303386 3、填寫卷內(nèi)備考表 87 卷內(nèi)備考表 互見號：JZ101（照片）說明：1、本卷有文件材料20件，共100頁，附圖1張。 2、本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件， 原件見J1404案卷。 立卷人： 2009年8月9日 檢查人： 2009年9月10日88 4、案卷裝訂 案卷采用整卷裝訂、不裝訂（圖紙可不裝訂）二種形式；不裝訂時，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章，文件要按目錄編排次序排列； 檔號序號J101-010589 5、填寫案卷封面和脊背 （1）案卷題名：案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個部分組成，字數(shù)一般不超過50個字； 案卷題名=項目

31、名稱+內(nèi)容特征+文件名稱 如：某高速公路工程開工報告及施工組織設(shè)計 某高速公路工程勘察、設(shè)計、土建施工等合同 某高速公路工程G1標西福管理區(qū)收費管理樓竣工圖 90 不規(guī)范的案卷題名，如： 某某工程文件材料1 某某工程文件材料2 變更文件 施工文件 竣工圖 合同文件 91 某某工程鋼筋、水泥、屋面板、天溝板構(gòu)件、防水卷材、水泥漆、減水劑、砂漿外加劑等原材料合格證以及鋼筋性能試驗、水泥、細集料、碎石、磚、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂漿試塊強度報告和試驗報告92 （2）立卷單位； （3）起止日期； （4）保管期限； （5）密級； （6）檔號； （7）案卷脊背：填寫保管期限、檔號和案卷題名。93案

32、卷封面填寫示意表 檔 號 - 檔案館號_ 案 卷 題 名 1111111特大橋特大橋初步設(shè)計說明書初步設(shè)計說明書 立卷單位 111111高速公路有限公司 起止日期 1998.12 .72009 .1 .12 保管期限 長 期 密 級 _94 6、編寫案卷目錄（科技檔案分類目錄）95科技檔案分類目錄 類別序號檔號案卷題名立卷單位起止日期 數(shù)量保管期限密級變更情況備注份數(shù) 頁數(shù)96二、驗收的組織和程序三、驗收的內(nèi)容 1、項目檔案的基礎(chǔ)管理工作； 2、項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況； 3、項目檔案的安全。97二、移交的單位及內(nèi)容1、向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位移交全部檔案；2、向有關(guān)行業(yè)主管部門移交的檔

33、案，按行業(yè)規(guī)定辦理；3、向國家綜合檔案館移交部分檔案，根據(jù)不同類型有不同要求；4、城市規(guī)劃區(qū)的項目向當?shù)爻墙n案館移交部分檔案，按城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦理。98三、移交的案卷質(zhì)量 必須符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000 ）和國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002）等標準要求四、移交的載體 項目檔案紙質(zhì)原件移交給業(yè)主或生產(chǎn)使用單位；向有關(guān)國家檔案館和行業(yè)主管部門移交的項目檔案可以為多套的紙質(zhì)原件或項目檔案縮微品、檔案紙質(zhì)復(fù)制件等。99100101其他歸檔文件的整理其他歸檔文件的整理o 業(yè)務(wù)檔案 按問題分類，以卷為整理單位，采用一事一

34、卷的方法組卷。o 會計檔案 按會計核算材料分類，以冊、本為整理單位分年度編號排列。詳見會計檔案管理辦法o 聲像檔案 按載體問題分類，以盒、張為整理單位。詳見聲像檔案管理辦法o 實物檔案 按材料分類，排列編號登記編目。102電子檔案管理電子檔案管理103現(xiàn)代新型電子檔案104105操作系統(tǒng)（文件管理）106主要內(nèi)容o 概述o 文件o 文件目錄o 文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件系統(tǒng)的其他功能107概述o 文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因n 用戶直接操作和管理輔助存儲器上信息，繁瑣復(fù)雜、易于出錯、可靠性差n 多道程序、分時系統(tǒng)的出現(xiàn)要求以方便、可靠的方式共享大容量輔助存儲器o 文件系統(tǒng)是操作系統(tǒng)中負責存取和管理信息

35、的模塊，它用統(tǒng)一的方式管理用戶和系統(tǒng)信息的存儲、檢索、更新、共享和保護，并為用戶提供一整套方便有效的文件使用和操作方法。108概述o 文件系統(tǒng)的功能：n 文件的按名存取（基本功能）n 文件目錄的建立和維護（用于實現(xiàn)上述基本功能）n 實現(xiàn)邏輯文件到物理文件的轉(zhuǎn)換（核心內(nèi)容）n 文件存儲空間的分配和管理n 數(shù)據(jù)保密、保護和共享n 提供一組用戶使用的操作109文件o 文件n 文件是由文件名字標識的一組信息的集合。o 實現(xiàn)按名存取的文件系統(tǒng)的優(yōu)點：n 將用戶從復(fù)雜的物理存儲地址管理中解放出來n 可對文件提供各種安全、保密和保護措施n 實現(xiàn)文件的共享（同名共享、異名共享）110文件o 文件的命名n 各操

36、作系統(tǒng)的文件命名規(guī)則略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否區(qū)分大小寫等）和長度上存在差異n 通常，文件名字由文件名和擴展名組成，中間用“.”分隔。前者標識文件內(nèi)容、后者標識文件特性。n 通配符，”?”代表任何一個符合文件命名要求的合法字符，”*”代表任何一個合法的字符串。111文件o 文件的分類n 按用途：o 系統(tǒng)文件、庫文件、用戶文件等n 按保護級別：o 只讀文件、讀寫文件、不保護文件等n 按信息流向：o 輸入文件、輸出文件、輸入/輸出文件n 按存放時限：o 臨時文件、永久文件、檔案文件n 按存放設(shè)備類型：o 磁盤文件、磁帶文件、軟盤文件112文件o 文件的屬性n 用于文件的管理

37、控制和安全保護n 分為：o 基本屬性：文件名、所有者、授權(quán)者、長度等o 類型屬性：普通文件、目錄文件、系統(tǒng)文件、隱式文件、設(shè)備文件等o 保護屬性：讀、寫、可執(zhí)行、可更新、可刪除、可改變保護、歸檔等o 管理屬性：創(chuàng)建時間、最后存取時間、最后修改時間等-rw xr-x-x文件類型(-, d, l, b/c)所有者權(quán)限其他用戶權(quán)限同組用戶權(quán)限113文件o 文件的存取方法n 順序存取o 按記錄順序進行讀/寫操作的存取方法o 可分為：固定長度記錄、可變長度記錄n 直接存取o 以任意次序（隨機）直接讀寫某個記錄n 索引存取o 基于索引文件的存取方法。（實際系統(tǒng)中，大多采用多級索引，以加速記錄的查找過程）1

38、14文件o 文件的使用n 兩類接口：o 操作或控制臺命令，如DOS命令：dir，cd等o 系統(tǒng)調(diào)用(API)，如open，write等，功能包括：n 建立文件n 打開文件n 讀/寫文件n 文件控制n 關(guān)閉文件n 撤消文件n 115文件目錄o 什么是文件目錄？n是文件系統(tǒng)建立和維護的關(guān)于系統(tǒng)的所有文件的清單，每個目錄項對應(yīng)一個文件的信息描述，該目錄項又稱為文件控制塊(FCB)。n目錄信息也以文件的形式存放，稱為目錄文件。o 文件控制塊的基本內(nèi)容：n文件存取控制信息，如文件名、用戶名、文件主存取權(quán)限等n文件結(jié)構(gòu)信息，文件邏輯結(jié)構(gòu)、文件的物理結(jié)構(gòu)等n文件使用信息，已打開該文件的進程數(shù)、文件的修改情況

39、等n文件管理信息，文件建立日期、文件訪問日期等116文件目錄o 如何實現(xiàn)“按名存取”？n 當用戶要求存取某個文件時，系統(tǒng)查找目錄文件，獲得對應(yīng)的文件目錄。n 在文件目錄中，根據(jù)用戶給定的文件名尋找到對應(yīng)該文件的文件控制塊（文件目錄項）n 通過文件控制塊所記錄的該文件的相關(guān)信息（如文件信息存放的相對位置或文件信息首塊的物理位置）依次存取該文件的內(nèi)容。117文件目錄o 一級目錄結(jié)構(gòu)n在操作系統(tǒng)中構(gòu)造一張線性表，與每個文件有關(guān)的屬性占用一個目錄項就構(gòu)成一級目錄結(jié)構(gòu)。n缺點：o 重名問題（當多用戶共享一個目錄時）o 難以實現(xiàn)文件共享（異名共享問題）目錄項1目錄項2目錄項N文件1文件2文件N118文件目

40、錄o 二級目錄結(jié)構(gòu)n文件目錄由兩級目錄構(gòu)成，第一級為主文件目錄用于管理所有用戶文件目錄，第二級為用戶的文件目錄，用于管理每個用戶下的文件。 用戶 文件目錄地址 A B 目錄項1目錄項2目錄項1目錄項2文件文件文件119文件目錄o 樹形目錄結(jié)構(gòu)n 二級目錄結(jié)構(gòu)的推廣成多級目錄結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)為一倒置的有根樹，又稱樹形目錄結(jié)構(gòu)。n 倒置樹的根稱為根目錄，從根向下，每一個樹枝為一個子目錄，而樹葉則為文件。n 優(yōu)點：o 較好地反映現(xiàn)實世界數(shù)據(jù)集合之間的層次關(guān)系o 不同文件可以重名，只要不在同一個目錄中o 容易以目錄為單位進行文件的保護、保密和共享120文件目錄o 樹形目錄結(jié)構(gòu)n文件的全名，應(yīng)該從根目錄開始

41、，到該文件名為止，目錄路徑+文件名。o 例，/user/include/testfile.c/devbinlibetcusrtty00tty01shdataccfei1fei2121文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 與文件組織和存儲相關(guān)的概念n卷，是物理存儲介質(zhì)的單位，如一盤磁帶、一張光盤等。對于存儲介質(zhì)和存儲設(shè)備可分離的存儲器，物理卷和物理設(shè)備不總是一致。n塊，存儲介質(zhì)上連續(xù)信息所組成的一個區(qū)域，也叫物理記錄，是主存儲器與輔助存儲器進行信息交換的單位。n邏輯記錄，文件中按信息在邏輯上的獨立含義劃分的一種信息單位，應(yīng)用程序處理的單位。n存儲記錄，指附加了操作系統(tǒng)控制信息的邏輯記錄，文件管理程序處理的單位

42、。122文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 與文件組織和存儲相關(guān)的概念n 三種記錄之間的關(guān)系邏輯記錄存儲記錄物理記錄映射映射用戶作業(yè)存取方法存儲設(shè)備邏輯數(shù)據(jù)組織（面向用戶）物理數(shù)據(jù)組織（面向設(shè)備）123文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的邏輯結(jié)構(gòu)n 從用戶的角度出發(fā)，在用戶概念中的抽象信息的組織方式，以及用戶可見，并可處理的數(shù)據(jù)集合。n 文件按邏輯結(jié)構(gòu)分為兩種形式：o 流式文件，指文件內(nèi)的數(shù)據(jù)不再組成記錄，只是依次的一串信息集合。（無結(jié)構(gòu)）o 記錄式文件，是一種有結(jié)構(gòu)的文件，包含若干邏輯記錄。n 邏輯記錄是文件中按信息在邏輯上的獨立含意劃分的一個信息單位。124文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的物理結(jié)構(gòu)n 邏輯文件

43、在物理存儲空間中的存放方法和組織關(guān)系。n 文件的存儲結(jié)構(gòu)涉及：o 塊（物理記錄）的劃分、記錄的排列、索引的組織、信息的搜索n 常見的構(gòu)造物理結(jié)構(gòu)的方法：o 計算法，設(shè)計映射算法，如線性計算法、雜湊法將邏輯地址（記錄鍵）轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的物理地址。o 指針法，設(shè)置專門的指針，指明相應(yīng)記錄的物理地址或表達各記錄間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。125文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的物理結(jié)構(gòu)n 幾種常見的文件物理結(jié)構(gòu)：o 順序文件，連續(xù)存儲o 連接文件o 直接文件o 索引文件非連續(xù)存儲126文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的物理結(jié)構(gòu)n 順序文件o 緊湊順序文件，邏輯記錄連續(xù)存儲在存儲介質(zhì)的相鄰物理塊上o 幾種順序文件的變種n 擴展

44、順序文件n 連接順序文件n 劃分順序文件127文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的物理結(jié)構(gòu)n 連接文件o 使用連接字或指針來表示文件中各記錄之間的串聯(lián)關(guān)系，又稱串聯(lián)文件o 特點：邏輯記錄順序獨立于物理記錄順序，增、刪、改方便，但性能較低。文件目錄項0128文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的物理結(jié)構(gòu)n 直接文件o 在記錄的關(guān)鍵字與其存儲的物理地址之間建立某種對應(yīng)關(guān)系（通常采用散列函數(shù)），又稱散列文件o 關(guān)鍵問題，對應(yīng)關(guān)系的沖突問題o 直接散列法，將記錄鍵作為記錄的存取地址129文件的組織與數(shù)據(jù)存儲o 文件的物理結(jié)構(gòu)n 索引文件o 系統(tǒng)為每個文件建立一張索引表，每個表目包含一個記錄鍵（或邏輯記錄號）及其對應(yīng)

45、的存儲地址。o 索引可分為：稠密型索引、稀疏型索引文件目錄項記錄1 記錄2 記錄N 塊塊塊地址關(guān)鍵字或邏輯記錄號130文件系統(tǒng)的其他功能o 文件卷的安裝和使用n 文件卷，又稱文件子系統(tǒng)，存放文件和目錄信息，也存放文件屬性、空閑區(qū)域信息。通常，存儲介質(zhì)的物理單位為一個卷。（硬盤的一個分區(qū)為一個卷）n Windows/Dos系統(tǒng)中，不需用戶顯式地進行文件卷安裝操作。n UNIX/Linux系統(tǒng)中，每個文件卷需要安裝才能使用。文件系統(tǒng)可分為基本文件系統(tǒng)和可裝卸地子文件系統(tǒng)兩部分。(mount操作)131文件系統(tǒng)的其他功能o 文件共享n 文件共享是指不同用戶（進程）間共同使用同一個文件。n 文件共享還

46、可以節(jié)省大量的外存空間，有效減少文件復(fù)制而增加的訪問外存次數(shù)n UNIX系統(tǒng)中常見的共享文件方式：o 靜態(tài)共享o 動態(tài)共享o 符號鏈接共享132文件系統(tǒng)的其他功能o 輔存空間管理n輔存空間分配的常見分配方法：o 連續(xù)分配，文件被存放在輔存空間的連續(xù)存儲區(qū)。o 非連續(xù)分配，n按塊（扇區(qū)）為單位非連續(xù)分配n按簇為單位的非連續(xù)分配n文件存儲空間管理方法：o 位示圖o 空閑區(qū)表o 空閑塊鏈o 成組空閑塊鏈133文件系統(tǒng)的其他功能o 虛擬文件系統(tǒng)n目標：o 同時支持多種文件系統(tǒng)o 系統(tǒng)中可安裝多個文件系統(tǒng)o 為用戶提供一致的接口o 提供網(wǎng)絡(luò)共享文件支持o 可擴充新的文件系統(tǒng)n基本思路：o 對多個文件系統(tǒng)的共同特征進行抽象，形成一個與具體文件系統(tǒng)無關(guān)的虛擬層，并在此層上定義對用戶的一致性接口。o 在文件系統(tǒng)具體實現(xiàn)層使用類似開關(guān)表技術(shù)進行文件系統(tǒng)的轉(zhuǎn)接。134保管要求保管要求 o歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：a) 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。b) 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。c) 存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。d) 環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：35%45% 。歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。o對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低