1、 *砼業(yè)有限公司單據(jù)管理規(guī)范 為加強公司單據(jù)管理，規(guī)范存貨的入出庫管理及單據(jù)傳遞流程，保證安全高效生產(chǎn)，提高工作效率，結(jié)合公司情況制定本規(guī)范：第1條 *砼業(yè)有限公司架構(gòu)圖總經(jīng)理站長行政部生產(chǎn)技術(shù)部財務(wù)部銷售部 財務(wù)部財務(wù)部財務(wù)部第二條 一般性規(guī)定1.本規(guī)范所稱存貨包括原材料、輔助材料、半成品、產(chǎn)成品、機器設(shè)備配件等。2.本規(guī)范涉及單據(jù)包括外來單據(jù)、自制單據(jù)、各種報表、匯總表及其附件等。3.所有單據(jù)及報表需由制單人、收(發(fā))貨人、復(fù)核人、部門主管等相關(guān)人員審核，簽字確認(rèn)。4.倉管人員按存貨的性質(zhì)、品類、規(guī)格型號、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期及碼放要求等分區(qū)碼放，根據(jù)出庫頻率合理安排存貨擺放位置。出庫遵循“先

2、進先出”的原則，以免造成存貨損失損耗第三條 采購管理1.采購人員依據(jù)生產(chǎn)訂單結(jié)合倉庫存貨量編制采購訂單，采購訂單必須明確包括材料名稱、編碼、規(guī)格型號、級別、質(zhì)量要求、單位、數(shù)量、價格等內(nèi)容。采購訂單編制完畢經(jīng)總經(jīng)理審核，訂單確定后不得隨意變更。采購人員要隨時掌握生產(chǎn)進度和原料庫存情況，保持合理庫存，確保生產(chǎn)正常進行。2. 采購人員定期深入市場進行詢價，同類原材料至少詢問三家，根據(jù)詢價結(jié)果擇優(yōu)確定供應(yīng)商，重點關(guān)注供方材料的質(zhì)量、環(huán)境安全、價格、售后服務(wù)及供貨業(yè)績等。3. 主要材料采購合同簽訂前由質(zhì)檢部門抽樣進行實物實驗。4. 采購人員憑審批手續(xù)齊全的采購訂單與相關(guān)供應(yīng)商進行采購交易談判，將相關(guān)條

3、款明確后簽訂購銷合同，購銷合同應(yīng)按照合同法的規(guī)定將主要條款如：品名、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、單價、總金額、交付地點、驗收依據(jù)、違約責(zé)任、付款賬期、運費結(jié)算等內(nèi)容填寫齊全。合同留存兩份，一份存采購部、一份存財務(wù)部。5.建立供應(yīng)商檔案，詳細登記供應(yīng)商全稱，營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、經(jīng)營許可證等證件復(fù)印存檔，由供應(yīng)商提供加蓋公章的開戶銀行及開戶銀行帳號或銀行卡帳號等信息。第四條 入庫管理1、原材料入庫：原材料到達后由生產(chǎn)技術(shù)部檢驗質(zhì)量，出具質(zhì)量檢驗報告單。質(zhì)量合格的，進入磅房稱量毛重后，由倉庫保管領(lǐng)車到指定位置卸貨，卸貨時質(zhì)檢人員現(xiàn)場進行復(fù)檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題在質(zhì)檢單上說明，并注明處理意見。有

4、嚴(yán)重質(zhì)量問題的終止卸貨，進行退貨處理。卸貨后回磅房稱量皮重，司磅人員依據(jù)質(zhì)量檢驗報告單和稱重記錄扣雜后以凈重量開具原材料收料單?！笆樟蠁巍币皇剿穆?lián)，第一聯(lián)（白）有磅房定期轉(zhuǎn)交財務(wù)部；第二聯(lián)（紅）供應(yīng)商留存，用于結(jié)算貨款；第三聯(lián)（黃）倉庫留存，用于登記庫存。第四聯(lián)（藍）磅房留存，收料單由司磅人員、供應(yīng)商(或司機)簽字蓋章確認(rèn)。收料單上供應(yīng)商名稱要填寫全稱，個人名稱與身份證上的名稱一致，以便結(jié)算貨款，轉(zhuǎn)帳結(jié)算的供應(yīng)商名稱與收款單位(個人)名稱相一致。 2、輔助材料入庫：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃需要采購輔助材料時，填制采購申請單，經(jīng)總經(jīng)理（或總經(jīng)理授權(quán)人）審批后，由采購員進行采購。輔助材料到公司經(jīng)生產(chǎn)技

5、術(shù)部檢驗合格后，出具質(zhì)量檢驗報告，倉庫保管審核實物與供應(yīng)商出庫清單、采購申請單是否相符，大包裝內(nèi)有小包裝的需打開包裝查驗包裝內(nèi)容與標(biāo)示內(nèi)容是否一致。審核無誤后開具輔助材料入庫單。由采購人員、倉庫保管、復(fù)核、送貨人等簽名蓋章。輔助材料采購入庫單一式三聯(lián)：第一聯(lián)（白）：財務(wù)入帳（附質(zhì)量檢驗單、采購申請單、采購清單或發(fā)票、購銷合同等）；第二聯(lián)（紅）供應(yīng)商留存，用于結(jié)算貨款；第三聯(lián)（黃）倉庫留存，用于登記庫存。第五條 生產(chǎn)管理 1.生產(chǎn)技術(shù)部結(jié)合銷售部依據(jù)客戶要貨申請合理制定生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)計劃即能滿足客戶需要，又要注意節(jié)約成本。在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)原材料不合格時，應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)反映，相關(guān)部門迅速采取措施

6、，處理解決，杜絕不合格的原材料流入生產(chǎn)過程中。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品有異常情況時，及時通知技術(shù)人員，由技術(shù)人員根據(jù)所提供的配比進行復(fù)查，以確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。 2.操作人員根據(jù)生產(chǎn)計劃準(zhǔn)確輸入配合比；認(rèn)真復(fù)驗錄入所有數(shù)據(jù)，經(jīng)試驗人員、操作員經(jīng)確認(rèn)無誤后簽字備案，方可生產(chǎn)。3.質(zhì)檢人員隨生產(chǎn)線進行產(chǎn)品質(zhì)量檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決。4.沙子、石子、粉煤灰等每月月底按照“以存定耗”的方法計算當(dāng)月生產(chǎn)成本，其他材料按實際耗用成本計算。5、生產(chǎn)部每天要做好生產(chǎn)記錄，和磅房核對生產(chǎn)量和出貨量，發(fā)現(xiàn)差異及時查找原因。第六條 銷售業(yè)務(wù)流程1.客戶提貨車輛到達后到磅房稱重皮重，然后裝車，裝車后返回磅房稱重，計算凈重量并打印

7、發(fā)貨單。2、發(fā)貨單一式四聯(lián)：第一聯(lián)（白）：磅房留存；第二聯(lián)（紅）：財務(wù)留存；第三聯(lián)：客戶提貨；第四聯(lián)：門衛(wèi)留存。發(fā)貨單客戶名稱要填寫客戶全稱，有預(yù)收款或供貨合同的要與預(yù)收款或供貨合同客戶名稱相一致。開票人員在發(fā)貨單備注欄注明結(jié)算方式（現(xiàn)金、預(yù)收、賒銷）。3、貨款結(jié)算：結(jié)算貨款時由提貨人依據(jù)一式四聯(lián)的發(fā)貨單到財務(wù)辦理結(jié)算手續(xù)現(xiàn)金結(jié)算的，收款人收款后親筆簽字并加蓋“現(xiàn)金收訖章”相關(guān)人員復(fù)核無誤后，第一聯(lián)（白）、第二聯(lián)（紅）財務(wù)留存；客戶憑第三聯(lián)、第四聯(lián)出站；預(yù)收貨款的，財務(wù)核對并確認(rèn)本次提貨金額不超過預(yù)收貨款余額后在發(fā)貨單上簽字。賒銷的，有提貨人或司機出具欠條，經(jīng)站長簽字批準(zhǔn)辦理貨款賒銷手續(xù)。簽訂

8、供貨合同的，按合同內(nèi)容結(jié)算。4.裝貨車輛一律憑手續(xù)齊全的發(fā)貨單出站，門衛(wèi)核查發(fā)貨單并在第三聯(lián)加蓋“準(zhǔn)予放行”章并收取第四聯(lián)才能放行。所有車輛手續(xù)不完善，不得出站。第七條 庫存管理1、無法準(zhǔn)確計量的材料如沙子、石子、粉煤灰等每月月底盤存一次。每月盤存時，按“期初庫存+本期購進-期末庫存=本期領(lǐng)用”的公式按移動加權(quán)平均法計算本期原材料耗用成本。同時抄錄生產(chǎn)車間原材料耗用記錄數(shù)據(jù)，檢查分析盤存原材料耗用數(shù)量、車間記錄耗用數(shù)量與銷售數(shù)量之間的差異。2、輔助材料出庫：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)需要提出領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理、使用部門主管、經(jīng)辦人簽字，轉(zhuǎn)輔助材料庫倉庫管理員，制作輔助材料出庫單。輔助材料出庫單由倉庫

9、主管、復(fù)核人、實物接收人等簽字，一式三聯(lián)：第一聯(lián)（白）：倉庫留存；第二聯(lián)（紅）：財務(wù)入帳（附申請單）；第三聯(lián)（黃）：使用部門留存。3、產(chǎn)成品入庫：因公司商砼產(chǎn)成品直接出庫，月底財務(wù)人員依據(jù)發(fā)貨單匯總表進行產(chǎn)成品虛擬入庫。第八條 運輸車輛管理 所有車輛承運貨物前需向公司行政部提供車輛行駛證、營運許可證、車輛保險證明(交強險、商業(yè)險)及駕駛員身份證、駕駛證等證件原件及復(fù)印件，公司查驗后原件退回，復(fù)印件在行政部存檔。參與營運的車輛通過行政部資格審查并簽訂合同后才能從事公司貨物營運。 1.所提供的車輛必須是車況良好，證照齊全、合法、有效。因證件或違犯交通法規(guī)造成的罰款及扣分由車主(或司機)承擔(dān)。 2.

10、車輛停駛時停放在公司院內(nèi)，每天上午8點前到銷售部領(lǐng)取當(dāng)天貨運計劃，臨時安排的貨運計劃由銷售部提前1小時通知車主(或司機)。 3.運輸車輛服從銷售部調(diào)遣，不得拒絕出車或挑選運貨地點。因此造成延誤裝車每次對車主(或司機)罰款200元。情節(jié)嚴(yán)重的解除合同。 4.運費標(biāo)準(zhǔn)由雙方協(xié)商確定，雙方簽字確認(rèn)后各留存一份。因物價變動調(diào)整運價時，雙方協(xié)商，以書面通知為準(zhǔn)。5.車主(或司機)確保貨物安全準(zhǔn)時運送至公司指定地點，運輸途中造成貨物損失及車輛、人員損失由車主承擔(dān)。貨物運輸過程中發(fā)生交通事故，無論是否導(dǎo)至產(chǎn)品損壞，車主(或司機)應(yīng)及時通知銷售部，并隨時通報事故處理情況。6.產(chǎn)品到達目的地車主(或司機)與接收

11、方辦理交接手續(xù)，車主(或司機)將對方收貨憑證帶回交銷售部；交接出現(xiàn)差異的，短少部分車主(或司機)承擔(dān)，升溢部分接收方在收貨憑證上注明。7.價格是公司的商業(yè)機密，車主(或司機)不得向任何第三方泄露，否則，每次罰款500元。8.車主(或司機)在次月10日前將上月運費結(jié)算單據(jù)交銷售部核對，財務(wù)部審核無誤后于每月15日前將運費通過銀行轉(zhuǎn)帳支付給車主(或司機)第九條 票據(jù)交接各有關(guān)部門當(dāng)天營業(yè)終了將部門留存單據(jù)和需要轉(zhuǎn)財務(wù)單據(jù)分類整理，與計算機數(shù)據(jù)進行核對，核對無誤后打印匯總報表，于第二天十二點之前將匯總報表連同單據(jù)交財務(wù)審核，審核無誤后，雙方在匯總表上簽字確認(rèn)。匯總報表一式二份，雙方各存一份。延誤轉(zhuǎn)交每次罰款50元，單據(jù)丟失每張罰款50元。第十條 貨款結(jié)帳管理 1.預(yù)付貨款和定金，必須根據(jù)合同辦理，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行。 2.供應(yīng)商貨款結(jié)算采取先核對結(jié)算單據(jù)后付款的方式，供應(yīng)商結(jié)賬必須符合合同規(guī)定的、在賬期到賬日內(nèi)，經(jīng)財務(wù)約定的當(dāng)期對賬時間內(nèi)辦理賬務(wù)核對，取得資金結(jié)算憑證。3.凡結(jié)賬的供料商必須向財務(wù)部提供公司或個人開戶行及收款人姓名、銀行帳號，加蓋公司印章；個人收款的提供收款人身份證復(fù)印件；收款人名稱必須與收料單名稱一致，不符合上述條件的，暫不付款，待手續(xù)齊全后再辦理付款。4.收款方必須提供符合規(guī)定的發(fā)票或收據(jù)。 5.費用由