1、一、城建檔案保管工作（一）檔案保管工作的內(nèi)容1.檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。2.檔案流動中的保護，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中，一般的安全防護。3.檔案保護的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補等各種專門的技術(shù)處理。一、城建檔案保管工作（二）、城建檔案保管工作的含義 城建檔案保管工作就是采取有效的保護技術(shù)和保管方法，集中統(tǒng)一地保管好城建檔案，保護黨和國家機密的安全，延長檔案的壽命，以便更好地發(fā)揮城建檔案的作用，為加快城市建設(shè)和科學(xué)管理城市服務(wù)，為社會主義事業(yè)服務(wù)。一、城建檔案保管工作（三）、檔案保管工作的意義1.檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨立的

2、工作環(huán)節(jié)。2.檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。3.檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平具有重大影響。一、城建檔案保管工作（四）、檔案保管工作的任務(wù)與基本要求1.防止檔案的損毀。 2.延長檔案的壽命。 3.維護檔案的安全。 保管檔案的基本要求：（1）.以防為主，防治結(jié)合。（2）.相互協(xié)調(diào)，密切配合。（3）.加強重點，照顧一般。（4）.立足長遠，保證當(dāng)前。一、城建檔案保管工作（五）、城建檔案保管工作的產(chǎn)生原因 （1）人為原因。 由于檔案工作人員或利用檔案、接觸檔案的有關(guān)人員玩忽職守，不遵守規(guī)章，以及缺乏檔案學(xué)知識等等，導(dǎo)致管理或使用不善造成檔案的丟失、損壞

3、或檔案系統(tǒng)的紊亂，在檔案管理過程中檔案的流動和利用難以避免地加速檔案的老化。（2）自然原因.內(nèi)因 。檔案本身，即文件制成材料如紙張、膠片、磁帶等載體材料，墨水、油墨等書寫、印刷材料及其他附著材料，這些因素的變化直接影響檔案的壽命。 外因。檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件，如不適宜的溫濕度、光線、灰塵、蟲鼠、水、火以及機械磨損等因素對檔案的破壞。一、城建檔案保管工作（六）、城建檔案保管工作與其它工作環(huán)節(jié)的聯(lián)系 城建檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與檔案工作其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開其他環(huán)節(jié)而單獨存在和獨立進行。如果沒有檔案的收集和提供利用，就不會有城建檔案保管工作；沒有整理工作

4、，保管城建檔案難以有條理；沒有鑒定工作，保管的檔案將會龐雜而無重點，珍貴檔案的安全也難保證；沒有統(tǒng)計，保管城建檔案就心中無數(shù)。要做好城建檔案的保管工作，必須與城建檔案工作的各個環(huán)節(jié)密切配合，掌握城建檔案工作各環(huán)節(jié)對保管工作的促進和制約作用。二、庫房管理（一）檔案架（柜）的排放和編號（1）排列一致，橫豎成行。（2）有窗庫房的架（柜）排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強烈光線直射，無窗庫房架（柜）子的排列，縱橫均可，但注意不要有礙通風(fēng)。（3）架（柜）子排列應(yīng)注意最大限度地利用庫房的地面與空間，但是也要便于檔案的搬運和取放，不宜太松太緊，架（柜）子之間的主要通道的寬度應(yīng)便于檔案小型搬運工具（如手推車）的通行

5、，一般可在一米至一米二之間。（4）編號方法。二、庫房管理（二）調(diào)節(jié)庫房內(nèi)溫濕度 不適宜的溫濕度能直接影響圖樣的線條、印跡和加速紙張的損壞過程。為保持庫房內(nèi)正常溫濕度，應(yīng)該經(jīng)常注意庫房內(nèi)溫濕度調(diào)節(jié)，可以采用空調(diào)、暖氣、加濕器、抽濕機等設(shè)備。必要時，可以采取自然通風(fēng)的方法來調(diào)節(jié)溫濕度，檔案管理人員要每天記錄庫房溫濕度的變化情況。二、庫房管理（三）保持庫房清潔衛(wèi)生，防止灰塵 灰塵對檔案的破壞作用表現(xiàn)在： 灰塵落在城建檔案上會把城建檔案弄臟，帶有棱角的灰塵顆粒會磨損紙張。 在濕空氣中，灰塵與水分一起會使城建文件的紙張粘連在一起揭不起來，形成“檔案磚”。 有的灰塵帶有強烈的腐蝕性，如蘇打、水泥或其他化工

6、廠中飛出來的灰塵，常常帶有酸性或堿性，它們像有害氣體一樣可以破壞城建文件材料。 灰塵是微生物寄生與繁殖的場所，也是各種菌類的傳播者，許多城建文件材料的霉?fàn)€與灰塵傳播菌類是有關(guān)的。二、庫房管理（四）殺蟲、滅菌 有害昆蟲和菌類種類很多，活動范圍很廣，城建檔案文件的損壞和霉?fàn)€常常是害蟲和菌類破壞的結(jié)果，為防止害蟲和菌類的滋生，應(yīng)保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，空氣清新，控制溫濕度，一旦庫房內(nèi)發(fā)現(xiàn)害蟲和菌類時，采取各種有效方法來殺菌和滅蟲， 在選擇殺菌、滅蟲方法時，必須充分考慮到城建檔案制成材料的特點，以防城建檔案本身的破壞。 青島市城建檔案館采用檔案柜中放置樟腦精(防霉驅(qū)殺蟲藥天然植物芳香)，入庫之前檔案用微波

7、殺菌滅蟲機進行殺菌滅蟲消毒。二、庫房管理（五）防光 光的照射會發(fā)生各種光化作用，促進紙張字跡的變化，影響城建檔案的壽命，太陽光譜的紫外線部分，具有特別強烈的光化作用，它對紙張纖維素、非纖維素有很大的破壞力，致使紙張強度降低，尤其是藍圖上的感光藥液遇到這種光線易于退色，使線條印跡逐漸消失，紙張變黃變脆，底圖則會降低機械強度，極易破裂。因此，要設(shè)法避免光線直接照射在城建檔案上，更不要在烈日下曝曬城建檔案，通常，庫房的窗子要小，有遮光窗簾，檔案柜排列應(yīng)與窗戶垂直。二、庫房管理（六）防火 火災(zāi)對城建檔案破壞極大，而且不可彌補。因此，防火問題在保管中必須引起注意。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查電器、照明設(shè)備，

8、消除隱患，為防止火災(zāi)，檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有防火裝置，如自動報警器、滅火器等。（七）檔案庫房設(shè)備1、空氣調(diào)節(jié) 空氣調(diào)節(jié)的目的是使庫內(nèi)空氣的溫度、濕度、潔凈度等等符合一定的要求。 要調(diào)節(jié)庫內(nèi)空氣的溫度、濕度和潔凈度，就要對空氣進行適當(dāng)處理（如加熱、冷卻、加濕、干燥、過渡等）和輸送分配。目前，社會上有多種方式的空調(diào)系統(tǒng)，檔案庫房使用何種空氣調(diào)節(jié)系統(tǒng)，要視具體情況而定。（七）檔案庫房設(shè)備2 、 防火、滅火設(shè)備（1）滅火劑。水。泡沫滅火劑。二氧化碳滅火劑。干粉滅火劑。鹵代烷滅火劑。（2）滅火裝置。人工滅火。半自動滅火系統(tǒng)。全自動滅火系統(tǒng)。（七）檔案庫房設(shè)備 3、檔案裝具檔案裝具是指用于存放檔案的各類柜、架、

9、箱以及包裝檔案的卷盒、卷皮、卷夾等。（1）裝具用材要求。（2）裝具類型及特點。檔案柜是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，使用起來比較靈活，便于挪動，有利于防塵、防火、防盜等。 活動式密排檔案架減少了通道的面積，使庫房的容量提高了一倍以上，并在防火、防盜、防塵等方面集一般檔案架和檔案柜的優(yōu)點。密集架是一種具有發(fā)展前途的檔案裝具。三、檔案庫房排架及存放位置索引排架編號1.分類排架法2.固定排架法3.檔案存放位置索引四、城建檔案檢索工作 （一）、城建檔案檢索工作的內(nèi)容和發(fā)展趨勢（1）內(nèi)容。 檢索系統(tǒng)的建立，以及檢索工具的組織和積累，這部分內(nèi)容稱為編目。 根據(jù)利用者和管理的需要，通過目錄索引等各種檢索工具，從

10、龐大的檔案群體中檢出所需要的檔案，利用檢索系統(tǒng)進行檢索。（二）、檢索工具的職能、內(nèi)容結(jié)構(gòu)（1）職能存貯：把有關(guān)檔案的特征著錄下來，成為一條條查找檔案的線索，并把它們系統(tǒng)的排列，這就是檔案線索的存貯。檢索：提供一定的查尋手段，讓人們按照一定的檢索方法，借以檢出所需要的檔案，這就是檔案的檢索過程。（二）、檢索工具的職能、內(nèi)容結(jié)構(gòu)（2）城建檔案檢索工具的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。包括說明、目次、主體部分、簡圖或示意圖、城建檔案管理特征的標(biāo)準(zhǔn)和附錄等。說明。目次。主體部分。簡圖或示意圖。城建檔案管理特征的標(biāo)注。附錄。（三）檢索工具的形式（1）卡片式檢索工具。包括保管單位卡片、工程卡片、專題卡片、人物卡片、數(shù)據(jù)卡片等。

11、保管單位卡片工程卡片專題卡片人物卡片數(shù)據(jù)卡片（三）檢索工具的形式（2）簿冊式檢索工具。包括城建檔案總目錄、分類目錄、專題目錄城建檔案總目錄。城建檔案分類目錄。（三）檢索工具的形式（3）專題目錄。 總登記號。條目的流水順序號，反映城建檔案保管單位的總庫藏數(shù)量，即每一個總登記號都反映截止登記時的城建檔案的總庫藏數(shù)量，最后的總登記號則反映城建檔案的庫藏總量。歸檔進館日期。可以反映出城建檔案歸檔入庫的大體時間，同總登記號結(jié)合起來，便于進行庫藏統(tǒng)計。 （三）檢索工具的形式（四）、評價檢索系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)查全率:是用來描述檢索系統(tǒng)檢出相關(guān)檔案能力的一種尺度。查準(zhǔn)率:是用來描述檢索系統(tǒng)拒絕不相關(guān)檔案的能力或檢索精

12、確度的一種尺度。查全率和查準(zhǔn)率結(jié)合起來，描述了檢索系統(tǒng)的檢索成功率。五、城建檔案的分類（一）分類依據(jù)和目的 依據(jù)中國檔案分類法、國家建設(shè)部頒發(fā)的城建檔案分類大綱（修訂稿），結(jié)合城建檔案接收范圍和館藏檔案實際情況制訂。對城建檔案實體進行科學(xué)分類，編制分類檢索工具和組織分類目錄。 五、城建檔案的分類（二）分類原則 1、 采用實體分類，以檔案來源為主的原則。以檔案編制單位的性質(zhì)為分類的主要依據(jù)，同一單位移交的檔案盡量集中。 2 、下級類目服從上級類目的原則。分類實施時，應(yīng)按大類、屬類、小類的順序依次選類。 3 、對難以確定產(chǎn)權(quán)歸屬的建筑以及難以按單位性質(zhì)歸類的城建檔案，按房屋性質(zhì)確定分類。五、城建檔

13、案的分類（三） 編號方法 采用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號，大類號用英文字母“A、B、C R”表示，屬類、小類、案卷號均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在屬類與小類之間用“、”隔開，在小類與案卷號之間用“”隔開。五、城建檔案的分類 （四）編號形式 1、基本檔號格式 大類 + 屬類 +（小類）+案卷號 2、 有形成年代的特殊性的檔號結(jié)構(gòu) 大類 + 屬類 +（小類）+ 形成年代 + 案卷號 3、 有地形圖圖幅號的檔號結(jié)構(gòu) 大類 + 屬類 +（小類）+ 圖幅號 五、城建檔案的分類 （五）建設(shè)部城建檔案分類大綱 本分類大綱設(shè)置18個大類，105個屬類，小類是在考慮館藏檔案的基礎(chǔ)上結(jié)合各類城建檔案的特殊需要和未來發(fā)展

14、而設(shè)定的。具體類目設(shè)定六、城建檔案著錄工作 （一）城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范GB/T 503232001 由中華人民共和國建設(shè)部、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局2001年3月5日聯(lián)合發(fā)布，2001年7月1日實施。六、城建檔案著錄工作 （二）城建檔案著錄的意義 城建檔案著錄是城建檔案館（室）編制檢索工具時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。1、著錄是建立檔案檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。2、著錄為查找檔案材料提供依據(jù)。3、著錄是決定檢索效率和質(zhì)量的重要因素。六、城建檔案著錄工作 （三）著錄級別1、工程（項目）級著錄是對一個工程（項目）的所有檔案的內(nèi)容及形式特征進行分析、記錄。2、案卷級著錄是對一個案卷的檔

15、案內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。3、文件級著錄是對一份文件的內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。六、城建檔案著錄工作 （四）著錄文字要求1,著錄用文字必須規(guī)范化。 2、文件編號、時間項、載體與數(shù)量項、專業(yè)記載項、排檢與編號項的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。 3,其他語種文字檔案著錄時必須依照其語種文字書寫規(guī)范。六、城建檔案著錄工作 （五）著錄信息源1、著錄信息來源于被著錄的檔案。2、單份文件著錄時，主要依據(jù)文頭、文尾。3、一個案卷著錄時，主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。4、被著錄的檔案信息不足時，參考其他有關(guān)的檔案、資料。六、城建檔案著錄工作 （六）著錄格式 1、表格式著錄格式2,段落符號式著錄格

16、式 形式為卡片式時，卡片尺寸一般為12.5cm7.5cm，著錄時卡片四周均應(yīng)留1cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。 城建檔案的提供利用一、城建檔案利用工作的內(nèi)容與意義 城建檔案利用工作的內(nèi)容基本上包括兩個部分：一是準(zhǔn)備檔案檢索工具，編輯介紹和報道檔案館（室）保存檔案的內(nèi)容和成份，為提供利用作好準(zhǔn)備。二是通過各種方式和手段提供檔案資料為社會各項工作服務(wù)，這是目前城建檔案利用工作的核心內(nèi)容。第一，城建檔案利用工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作中最富有活力的環(huán)節(jié) 城建檔案工作者通過向社會提供檔案與社會各界發(fā)生直接聯(lián)系，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足多方面的需求，擴大檔案工作的社會影響。事實證明，利用工作

17、開展得好的檔案部門，工作就有生氣、有活力，就會得到領(lǐng)導(dǎo)和社會的重視，就會獲得自身發(fā)展的良好條件。從檔案工作的發(fā)展看，進一步加強檔案利用工作，是搞活檔案工作的重要手段，也是今后一個時期的重點。第二、做好利用工作是帶動整個城建檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵步驟 通過檔案利用工作能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的問題和不足，如收集是否齊全完整、整理是否規(guī)范、檔案鑒定是否科學(xué)、檢索工具是否適用等等。同時，隨著檔案利用工作的不斷發(fā)展，會對其他業(yè)務(wù)工作提出許多新的要求，在利用工作的帶動和促進下，這些工作就會得到相應(yīng)的發(fā)展。第三、搞好利用工作能夠促進檔案工作由被動變主動，做好做活檔案工作 檔案工作是一項服務(wù)

18、性工作，只有通過積極優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動為主動。而且利用工作也是做活檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用工作有了靈活性，能夠很好地滿足各個方面的需求，能夠吸引社會各方對檔案工作的關(guān)注，就會使整個檔案事業(yè)充滿活力。第四，檔案利用工作是城建檔案事業(yè)為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的基本措施，是檔案工作的中心任務(wù)。 檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管等工作在很大程度上是為利用工作提供基礎(chǔ)和條件，只有利用工作才能真正把檔案工作與社會直接地聯(lián)系起來，使檔案的價值得以實現(xiàn)。 二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （一）有正確的服務(wù)觀念，良好的服務(wù)態(tài)度檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作。檔案工作重點從

19、政治、行政等方面的需要，發(fā)展到為經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究、精神文明建設(shè)服務(wù)等方面上來。檔案人員在服務(wù)觀念上應(yīng)堅持以“一個中心”、“兩個基本點”為重點，要破除落后保守的“重藏輕用”的思想束縛，積極開展利用，根據(jù)不同的利用需求，有針對性地提供檔案，要認真研究檔案利用工作所面臨的新情況、新特點，解決好利用工作中的新問題。在觀念更新的同時，還要求檔案工作者有良好的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感，有熱情周到的服務(wù)態(tài)度。二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （二）充分研究和了解社會需求，熟悉館(室)藏檔案檔案利用工作的對象是十分廣泛的，利用者的情況千差萬別，利用需求也帶有自身的特點，而且隨著時間的推移，利用需求也在發(fā)生

20、變化。熟悉檔案的內(nèi)容，是做好利用工作的另一必要條件。只有對檔案部門保存的檔案內(nèi)容、數(shù)量、保存狀況、存貯地點十分清楚，真正做到如數(shù)家珍，才能為利用者及時、準(zhǔn)確、迅速地提供檔案，對利用者進行必要的參考咨詢幫助，收到好的效果。二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （三）正確處理基礎(chǔ)工作與利用工作的關(guān)系在整個檔案業(yè)務(wù)工作中，利用工作是目的，是主導(dǎo)工作，但利用工作必須建立在良好的基礎(chǔ)工作之上。應(yīng)該在重視利用工作的同時，狠抓基礎(chǔ)工作，以利用工作促進基礎(chǔ)工作，以基礎(chǔ)工作保障利用工作，做到相互結(jié)合，共同發(fā)展。二、開展城建檔案提供利用工作的要求 （四）正確處理利用與保密的關(guān)系檔案由于其自身的特點，往往有些內(nèi)容是需

21、要保密的，就是要在一定范圍內(nèi)控制使用，但保密是動態(tài)的，也是有一定的時間性的。嚴(yán)格地說，堅持保密原則與更好地開展檔案利用是一致的。在處理保密和利用的關(guān)系時，應(yīng)該堅持以黨和國家的利益為重，嚴(yán)格按照有關(guān)的法令法規(guī)和規(guī)章制度進行。從發(fā)展趨勢看，應(yīng)該逐步擴大檔案的利益范圍，擴大檔案利用對象，適時調(diào)整檔案密級，減少利用審批手續(xù)，更好地服務(wù)利用者。 三、城建檔案提供利用的方式 （一）、提供檔案原件1、既能保證利用者對檔案的利用，又有利于檔案保護。2、有利于檔案的利用效益的發(fā)揮，提高檔案原件的周轉(zhuǎn)率和利用率，方便利用者系統(tǒng)大量地利用原始檔案。3、有利于保守機密，在檔案閱覽室內(nèi)利用檔案能夠較好地掌握檔案的利用范

22、圍。 4、利用者還可以借助檔案閱覽室能夠提供的參考工具，包括一些現(xiàn)代化的利用手段、輔助設(shè)施提高利用效果。三、城建檔案提供利用的方式 （二）、提供檔案復(fù)制件1、制發(fā)檔案復(fù)制本 檔案復(fù)制的方法是很多的，主要有復(fù)印、攝影、手抄等。向利用者提供檔案復(fù)制件可以使利用者能夠比較方便地獲得與檔案原件內(nèi)容一致的材料，能夠起到保護檔案原件的作用，有助于延長檔案壽命；另外，由于復(fù)制件可以大量復(fù)制，有助于充分發(fā)揮檔案的作用。2、檔案證明 檔案證明是檔案部門根據(jù)利用者的要求，在復(fù)制件上加蓋檔案館（室）的公章方能生效，證實此檔案在館（室）藏檔案中有記載而提供的證明材料。三、城建檔案提供利用的方式 （三）、檔案展覽1、檔案展覽既是檔案宣傳的手段也是檔案利用的手段。它是指檔案部門根據(jù)工作的需要，按照一定的目的和要求，系統(tǒng)地陳列檔案材料，以滿足社會的利用需求。2、可以舉辦多種形式的檔案展覽，檔案館（室）可以根據(jù)自己的條件和需求情況設(shè)立專門的檔案陳列室，陳列本單位保存的珍貴文件和各種檔案史料。3、檔案展覽作為一種比較好的檔案宣傳和利用的方式，有著突出的作用。三、城建檔案提供利用的方式 （四）、檔案參考咨詢 檔案參考咨詢主要是由檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案，通過個別解答的方式，向利用者提供檔案信息、檔案檢索線索、檔案專業(yè)知識，進行必要的檔案利用輔導(dǎo)和指導(dǎo)的工作。1、檔案咨詢的種類 檔案咨詢從形式上可分為口頭咨