1、浙江陽昇金屬制品有限公司檔案管理制度及流程一、目加強檔案管理，規(guī)范公司檔案收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案收集、整理、分類、利用及歸檔。術語和定義、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成對企業(yè)有保存價值各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責、行政人事部：)負責公司檔案集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理)建

2、立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司檔案和其他資料；)負責公司檔案利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀全過程，確保公司檔案安全；指導公司檔案管理工作5）提高檔案信息利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關人員：）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；）負責本部門文件資料或合同復印件日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；）財務管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；、各部門主管人員1）批準對自己部門資料或合同

3、復印件處置。4、各部門經(jīng)理）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告審批。五、工作程序、檔案資料收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成合同及文件資料進行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。）各部門文件、合同等資料原件需要保存，各部門分別進行整理，并編制移交目錄每季度向行政人事部移交。a）歸檔范圍及移交時間b)檔案資料標識行政人事部及各部門對各自保管檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c)檔案資料日常管理：電子類合同或其他需要保管電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文件(合同)管理記錄目錄檢索利用。放在文件檔案不能帶

4、出；文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排柜中。d)檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內，必須帶由公司查閱，需依照借閱權限由相關領導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；e)檔案銷毀對已失去利用價值檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副

5、總鑒定，最后報總經(jīng)理批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、檔案管理細則檔案資料歸檔范圍公司對外發(fā)生公文，如給政府請示報告類公文等；公司收到公文，如政府職能部門發(fā)來與本公司有關條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往文書及權益文書等；公司領導批示、指示等；重要會議材料，包括會議通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動報告、總結、工作日記、工作備忘等；公司各種工作計劃、計劃考

6、核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關單位、個人簽訂合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免文件材料、員工獎勵、處分、考核文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面文件材料等人事檔案資料；(10)本公司發(fā)布各類廣告、宣傳材料;(11)本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等)所獲得或形成檔案資料；財務檔案資料；?)各種實物檔案；(15)其他具有利用和保存價值文件資料。3、檔案資料歸檔要求歸檔文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率

7、文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應有相應紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息備份工作。各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料歸檔時間即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：a)公司規(guī)定密級文件；b)重要文件，如政府批文

8、、核準文件、證照等；c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d)公司干部任免文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核文件材料；e)其他認為需要即時歸檔資料。定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；電子聲像檔案歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職，要填寫檔案移交清

9、單責人指定接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。6、檔案移交公司流程a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交檔案清單核對；c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管檔案編號并且要有一定a）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，b ） 檔 案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照檔案分類編號表范疇，不能籠統(tǒng)含糊。,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱隨時增補之用組織實施修訂c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或

10、業(yè)務增多時，d)檔案分類及編號增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，任何部門和個人不得隨意修改e)建立檔案目錄存于案卷盒內，便于查閱8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋精選資料文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標題需抄送相關部門接收原/復接收人備注精選資料移交目錄記錄編號：日期:序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期:移交性質離職口調崗歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期： 年 月 日見證人：接收人

11、：接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期： 年 月日日期： 年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案借閱審批單記錄編號：日期借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目序號借閱內容復印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：目錄號：部門：日期:案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表FLS+部門+類別+年份+編號文件、部門類別市場部SC行政XZ財務CW化日仃貨HP直營ZY電子商務DS營銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHYZYHYDSHYHBHYDNHYDBHY發(fā)展計劃JHSCJHXZJHCWJHHPJHZYJHDSHYHBJHDNJHDBJ