1、時間管理海爾集團新員工培訓公開課之課程內容一、時間管理概述二、為何忙亂三、時間那里去了 對時間的分析四、時間管理原則五、時間管理的改進方法引 言 我一直都在抱怨時間。 忙的時候覺得時間太少，閑的時候又覺得時間太多。 -Queen Charlotte 高效能人士的時間管理一、時間管理概述概念 由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進行的“自管理者的管理”。所探索的是如何減 少時間浪費，以便有效地完成既定目標。結論通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。什么是時間管理時間管理的原因1、時間是企業(yè)和個人最稀缺的資源之一；2、有效的時間管理能夠以最高的效率完成重

2、要的事情；3、有效的時間管理可提高個人生活品質。管理好你的時間就能管理好你的生活。四代時間管理理論第一代時間管理 -備忘錄型第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程第三代時間管理-規(guī)劃 定優(yōu)先順序 操之在我第四代時間管理-以原則為中心 以良知為導向 創(chuàng)造高品質生活有障時間管理的四種觀念視時間為主宰：重形式不重實質（歲月不饒人、時間是最好的試金石）視時間為敵人：重效率不重效能（與時間賽跑）視時間為神物：忘記時間視時間為奴隸：工作狂高效能人士的時間管理二、為何忙亂？時間管理現狀分析 分析你或周圍人群在時間的運用上,可能存在哪些問題?為何忙亂？時間管理的殺手優(yōu)先順序不明確/危機管理電話打擾缺乏優(yōu)先/目標貪多

3、嚼不爛不速之客無效授權桌面雜亂無章/找不到東西缺乏自律/拖延不會說不會議高效能人士的時間管理三、時間到哪里去了？分析一下你的時間價值有多少?哪些時間該花? 哪些時間不該花? 哪些可花可不花? 別人如何浪費了我的時間? 如何排除?我處理事情的順序是,處理事情真的要花那么長的時間嗎? 能不能縮短?哪些是是非常緊急的, 需要馬上處理的?我是否進行了充分的授權?每次會議都是必須的嗎?每次會見都是必要的嗎?假設現在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情： 1你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生 2星期六是一個好朋友的生日-你還沒有買禮物和生日卡 3你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打

4、電話 4有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19 點以前），估計要花1 小時。 5明晚8 點有個1 小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關系 6明晚有一場演唱會 7你在圖書館借的書明天到期 8外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李 9你要在星期五交計劃書之前把它復印一份 10明天下午2 點到4 點有一個會議 11你欠某人200 元錢-他明天也將參加那個會議 12你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座 13你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面 14你沒有干凈的內衣，一大堆臟衣服沒有洗 15你想好好洗個澡 16你負責的項目小組將在明天下午6點鐘開會，預計1小時 17你身上

5、只有5 塊錢，需要取錢 18大家明天晚上聚餐 19你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄 20這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2 小時 21你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他 22星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且只能用業(yè)余時間 23你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有 24下個星期二，你要參加一次業(yè)務考試 列出你的處理順序請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據這些事件，制訂一個周末的時間安排表。 在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制

6、訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請： 1把要做的事情全部看一遍 2確定每件事情的重要等級 3根據重要程度把事情重新排序 時間表可以參照下頁的格式： 時間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 每天上班時間為8 點-18 點（含往來交通時間，中午有1小時休息） 08.00 23.00 你的價值觀健康看牙醫(yī)，洗澡，等等 家庭給家里打電話，等等 友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 愛情準備燭光晚餐，等等 工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等 金錢夜間兼職的面試，等等 興趣看演唱會，等等 分析一：計算你的時間價值分析一的啟示你的每一天,每一分鐘,每一小時都有很大價值.

7、錢是一分一分掙來的, 當你浪費了多少時間, 你就浪費了多少錢，規(guī)劃你的時間, 將有限的寶貴的時間用在可以產生最大收益的活動上.分析二:時間記錄表分析二的啟示有較多時段記不起來做什么的話, 說明問題嚴重. 每天安排20%的法定時間作為機動的, 這種方法讓你覺得每個小時都是截止期限 如想進一步精確計算, 可以對比計劃用時/實際用時, 及浪費的時間和原因黃金規(guī)則從結果出發(fā)BEGIN WITH THE END IN MIND高效能人士的時間管理四、時間管理原則小 測 試 科學家研究確認，一顆小行星將在半年后與地球碰撞，而且人類目前的技術無法改變，到那時，整個地球的生命將全部毀滅。 那么，在這最后的半年

8、中你將做的最重要的三件事是什么？問 題為什么是這三件事情 ？在未來半年之內，你主動安排這三件事了嗎？何為“重要”？挑戰(zhàn)：誰能在空杯中裝進最多的沙石M2高度重要低度緊迫M1高度重要高度緊迫M4低度重要低度緊迫M3高度緊迫低度重要重要性高緊迫性高工作價值矩陣M2身體健康建立人際關系發(fā)掘新市場機會人生規(guī)劃人才培養(yǎng)M1危機3.15投訴有期限的政策制定臨時發(fā)生的重大變故M4繁瑣的小工作某些信件某些電話浪費時間之事M3不速之客某些電話某些會而不議的會議只為喝酒的酒會沒有核心競爭力的事情重要性高緊迫性高工作價值矩陣事務分類表小練習請每人列舉你最近一周要做的1015件事情。列完后將其分配到四個象限中。思考每個

9、象限的事情給你帶來的身心感受.思考每個象限事情大約會占據你日常時間比例。思考每個象限事情的處理原則。M2有遠見，有理想自律自制平衡少有危機M1忙于收拾殘局/救火身體筋疲力盡精神壓力大M4全無責任感懶惰成性工作不保M3缺乏自制力輕視目標與計劃短視近利重要性高緊迫性高工作矩陣結果重要，非緊急重要，緊急重要緊急M1M2M3M4非重要，非緊急非重要，緊急盡量避免擴大M1（15 ）減少或不做M3事情(15%)多投資時間在M2（65）避免或不做M4事情(5%)優(yōu)先矩陣要事第一的意義重要的事情對實現目標有重要意義價值矩陣的結果對事情的處理產生良性循環(huán)如何做到要事第一充分認識不斷反思目標的正確性建立習慣SMA

10、RT原則Specific - 具體Measurable - 可測量Actionable - 行動Realistic - 現實Time-bound - 有時間表 當他正想一邊吃便當，一邊構思發(fā)言稿時。他的一位客戶，也是他的好朋友出現在門口，說是順便路過，想一起吃飯。 小葉當然無法拒絕對方的美意。于是，心不在焉地吃了午飯，回到辦公室已經快下午2點了。看到桌上有幾份緊急文件，就想先處理完，認為這并不會花太多的時間。他在處理文件的過程中，有幾個電話打進來，又有兩個下屬找他談話，處理好這一切之后已經是快6點了。這時，小葉心中著實惦記女兒，實在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞車很厲害，到

11、家已經快7點了。小葉想吃了飯再寫，吃完飯，洗完澡，已經是8點了，剛巧電視轉播四年一次的世界杯足球賽，小葉最喜歡了，雖有些不安，但還是忍不住坐下來，安慰自己說：“看一會兒，松弛一下，做事會事半功倍?！鼻蛸愞D播完畢，小葉已經在沙發(fā)上睡著了。 第二天早上4點鐘，小葉設置的鬧鐘響了，5點鐘，小葉終于爬起來，想寫發(fā)言稿，但是頭暈眼花的，一點思路都沒有。最后，終于寫了個開頭，但是由于資料不全，沒辦法寫下去了，小葉提前來到辦公室，匆匆忙忙寫了個大概，就只好去開會了，會上的效果可想而知。案例研討案例討論1.本案例小葉涉及的事情按輕重緩急原則應如何劃分？2.你認為小葉在時間管理方面問題出在哪些地方，應如何改善？

12、第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限 (2)先做或將多數精力和時間做第二象限的工作 (3) 第一象限的工作，很多是由于沒按照第二象限工作法去做而產生(4)別被第三象限中的假象迷惑 (5) 制定計劃要根據第二象限制定輕重緩急計劃的結果(1) 把握自己的生活(2) 把自己的生活安排得井井有條(3) 幫你從管理危機中解脫出來(4) 縮短趕進度的時間(5) 減少拖延和猶豫不決(6) 處理好工作負擔做一個富有成效的工作者請優(yōu)先關注M2高效能人士的時間管理五、時間管理的改進方法 某天清晨，張三于上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年度的部門預算。他很準時地于九點整走進辦公室。 但他并

13、不立刻從事預算的草擬工作，因為他突然想到不如先將辦公桌以及辦公室整理一下，以便在進行重要的工作之前為自己提供一個干凈與舒適的環(huán)境。他總共花了三十分鐘的時間，才使辦公環(huán)境變得有條不紊。他雖然未能按原定計劃于九點鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因為三十分鐘的清理工作不但已獲得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。 他面露得意神色隨手點了一支香煙，稍作休息。此時，他無意中發(fā)現報紙上的彩色圖片十分吸引人，于是情不自禁地拿起報紙來。等他把報紙放回報架，已經十點鐘了。這時他略感不自在，因為他已自食諾言。不過，報紙畢竟是精神食糧，也是溝通媒體，身為企業(yè)的部門主管怎能不看報，何況上午不看報，下午或

14、晚上則非補看不可。這樣一想，他才稍覺心安。于是他正襟危坐地準備埋頭工作。就在這個時候，電話聲響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了二十分鐘的時間才說服對方平息冤氣。 案例研討原因分析改進方法小組討論克服壞習慣的步驟1.寫下想改變的習慣2.寫下結束時的目標3.作出可評估的結果4.列出因習慣而引發(fā)的問題5.改變習慣后獲得的收益6.夸獎結果7.控制不溜滑道原狀態(tài)8.將他人 的支出列出9. 運用積極的證明10.獎勵自己11.回顧新行為帶來的新變化12.積極向上，不要因為昨天的失敗干擾今天的進步。時間管理的改進方法方法一:消除不速之客方法二:消除無效會議方法三: 有效計劃方法四: 有效授權方

15、法五: 克服拖延方法六:學會說“不”方法七:克服工作擱置方法八: 文件堆積雜陳方法九: 克服辦公桌雜亂方法十: 自律清理桌面的步驟建立3到5個檔案（根據你的情況）根據4D原則整理所有文件把”立即做“的工作一件件處理完給待處理事件定下時間并相應存放文件使用活頁文件每日清理桌面4D原則 DO IT NOW 馬上行動 DO IT LATER 稍后處理 DELEGATE 授權 DONT DO IT OR DUMP 放棄或暫時擱置準備之一：長期準備（4）購買工具書/增加知識儲備/提高能力訓練你的快速閱讀能力把常用的文件/文具放好養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習慣 凡事預則立，不預則廢。應該記住的20條實用方法準備之二：臨時準備（5）明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序將相關的工作列在一起把工作計劃放到隨時可見的地方每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘做好正式工作前的準備工作應該記住的20條實用方法要培養(yǎng)的好習慣（7）利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間把最困難的事放在效率最高的時候利用零碎時間處理例行性事務午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料報刊放在晚