1、第三章 信息與秘書工作Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.第一節(jié) 信息及其在秘書工作中的作用Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. 各級領導的決策，愈來愈依賴于大量的信息收集和綜合處理，信息工作已成為秘書和秘書部門的一

2、項十分重要的工作，信息工作對秘書活動具有舉足輕重的作用。一、信息的概念與特征1、信息的含義 （1）信息是客觀世界中各種事物運動狀態(tài)的反映（2）信息又是事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征（3）信息是經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.2、信息的分類（1）按信息源的性質(zhì)：自然信息、社會信息（政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息）（2）按信息的

3、表現(xiàn)形式：語言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖像信息（3）按信息來源的方向：橫向信息、縱向信息或外部信息、內(nèi)部信息（4）按信息的穩(wěn)定狀態(tài)：靜態(tài)信息、動態(tài)信息（5）按信息存在或作用時間：長時信息、短時信息 就一般秘書部門來說，通常習慣將信息分為：綜合信息、專題信息、固定信息、流動信息、基本信息、派生信息、客觀信息、特殊信息Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.3、信息的主要特征開發(fā)性、共享性、無限性、時效性二、現(xiàn)

4、代社會信息工作的基本特征 1、信息載體多樣化 現(xiàn)代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發(fā)展，另一方面日趨縮微化2、信息傳遞迅速化3、信息社會化、全球化Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.三、信息工作在秘書活動中的作用1、輔助領導科學決策必須依靠信息 信息是決策的依據(jù)，是決策的必要條件，沒有信息，就沒有科學決策。 進行預測和確定目標、擬定決策方案、決策方案的選優(yōu)、決策方案的實施、修正等，其客觀依據(jù)都是信

5、息。2、起草文件必須依靠信息 秘書撰擬公文，就是運用信息為機關服務3、信訪咨詢工作需要依靠信息4、做好日常管理工作必須依靠信息Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.學會“聽話” 王菲，現(xiàn)擔任北京華達公司總經(jīng)理秘書。周末了，她的好朋友李芳來找她玩。 “大律師，最近又去哪里風光了？”一落座，王菲便給李芳開了個玩笑。 “什么風光啊，我剛從廣州回來，鑫銀公司現(xiàn)在的員工和公司管理層正在鬧矛盾呢，他們讓我去做他們的法律

6、顧問。這趟累死我了?！?“為什么呢？”王菲似乎對這個問題很感興趣。 “也沒什么大事，就是員工認為公司沒有說明任何原因就要裁掉他們，感覺被公司騙了，揚言要告上法庭。唉，都是金融危機惹的禍！”李芳漫不經(jīng)心的回答。 “噢，不過有你這大律師出馬，還有解不開的問題么？” 等送走李芳，王菲立刻忙了起來，原來華達公司與廣州鑫銀公司一直有大筆業(yè)務往來，王秘書從李芳的口中發(fā)現(xiàn)了不祥的預兆。于是，她馬上上網(wǎng)搜索查詢了關于這一事件的更為詳盡的資料，確認無誤后，立即將這個消息報告給了總經(jīng)理?？偨?jīng)理很重視，馬上派出周副總帶人過去實地查看，發(fā)現(xiàn)鑫銀公司實際上已經(jīng)資不抵債，大幅裁員也可能只是權(quán)宜之計，最終難逃破產(chǎn)命運。據(jù)此

7、，總經(jīng)理決定停止向鑫銀公司繼續(xù)發(fā)貨，以免收不回貨款，造成巨大損失。果然，過了兩個月，鑫銀公司申請破產(chǎn)。王秘書發(fā)現(xiàn)的這個信息，讓公司避免了巨大的損失，總經(jīng)理專門召開表彰大會，號召公司的全體員工向王秘書學習。Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.寫總結(jié)的秘訣18/14 某處辦公室秘書郝蘭，這幾天一直愁眉不展，走路也是一副冥思苦想的樣子。原來，處里年底要召開總結(jié)會，處長要郝蘭為他寫一份工作總結(jié)。 郝秘書知道總結(jié)很

8、難寫，要總結(jié)出成績和經(jīng)驗，也要指出問題和教訓，還要指出努力和改進方向，要寫出深度。以前，年終總結(jié)一般都是汪秘書寫的，汪秘書寫得不錯，每次都得到處長的表揚。今年處長有意鍛煉新人，就把這個在全處露臉的光榮差事交給了她。 郝秘書這幾天已經(jīng)寫了好幾稿了，在電腦上寫了刪，刪了寫，總覺得稿子寫得沒有深度，要么像一本流水賬，要么像蜻蜓點水，思路也不大清楚。連自己都覺得不滿意，怎么能交給處長呢？肯定要挨批評。郝秘書只好去找汪秘書取經(jīng)，郝秘書說：“汪姐，您得幫幫我，您總結(jié)寫得那么好，是不是有什么秘訣？我怎么也寫不好，沒法跟處長交差啊！”汪秘書笑道：“你不是秘書專業(yè)畢業(yè)的高材生么？怎么天下還有難倒我們郝大秘書的事

9、？”郝秘書說：“我都急死了，您還有心開玩笑。其實，總結(jié)Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. 應該包括的內(nèi)容、慣用的格式，我都清楚，但不知道為什么，就是寫不出要深度的東西來?！蓖裘貢掌鹦θ荩苷?jīng)的拿出一個小本子，放在郝秘書的手上說：“秘訣都在這里。”郝秘書打開一看，小本子里記錄的都是這一年里發(fā)生的大事，有好事，有壞事，有詳細的事情經(jīng)過，也有數(shù)據(jù)，有的地方還有汪秘書自己的感受，內(nèi)容非常豐富。郝秘書明白了，

10、之所以她寫的文章沒有深度，像流水賬，像蜻蜓點水，就是她缺少典型、準確的數(shù)據(jù)和事例。郝秘書高興的說：“這小本子真是個好寶貝。汪姐，謝謝您，您真有心，怪不得您的總結(jié)寫得那么好，看來我向您學習的地方還多著呢！我現(xiàn)在馬上回去寫，寫完了請您給我指點一下行嗎?送佛送到西嘛！”郝秘書耍賴般地說完，就回去寫了。 在汪秘書的指點和幫助下，郝秘書又在其他同事朋友那里收集了各個部門的年度工作情況，對總結(jié)所需要的數(shù)據(jù)信息作了進一步的充實和完善，最終寫出了一篇格式規(guī)范、內(nèi)容充實、條理清晰、思想深刻的總結(jié)，得到了處長的好評，并鼓勵她繼續(xù)努力。郝秘書心想：是得好好努力，自己要學的東西多著呢！ 利用所學信息的知識分析此案例，

11、你從中受到了什么啟示？Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.作業(yè)：1、什么是信息？信息的類別有哪些？2、信息具有哪些基本特征？3、現(xiàn)代社會信息工作基本特征有哪些？4、信息載體的發(fā)展趨勢是怎樣的？5、信息工作在秘書活動中有哪些作用？Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2

12、019-2019 Aspose Pty Ltd.第二節(jié) 秘書信息工作的特點、原則和要求Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.一、秘書信息工作的特點1、針對性 信息作為一種資源，具有使用價值，即有用性（1）結(jié)合業(yè)務，即注意信息工作的專業(yè)性（2）圍繞中心，即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行（3）針對問題，即按領導的指示、意圖，進行專題調(diào)查，這是秘書部門的一項經(jīng)常性工作2、綜合性 領導決策，大都需要帶有全局性或綜

13、合性的信息，而且領導層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。3、時效性及時性：強調(diào)信息要保持新鮮度適時性：講究提供信息要選擇最佳時機4、經(jīng)常性Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.二、秘書信息工作的原則1、追蹤原則 2、超前原則 3、選優(yōu)原則三、秘書信息工作的基本要求1、準確 即信息的內(nèi)容要準確無誤，真實可靠。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在，是信息工作的靈魂。2、及時 即信息的收集、處理、傳

14、遞、反饋要及時迅速，講究時效3、全面 即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各方面的情況。4、適用（1）要服務于中心工作（2）要根據(jù)不同領導機關和不同領導人的不同要求提供信息（3）要特別注意，只要是新發(fā)生的帶有重要動向性、傾向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.作業(yè)：1、秘書信息工作有何特點、原則和基本要求？2、秘書信息工作的針對性包括哪幾方面內(nèi)容？3、秘書信息工作

15、要做到“適用”這項要求，其具體內(nèi)容包括哪幾方面？Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.第三節(jié) 信息的收集Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.一、信息收集的內(nèi)容 信息收集十分廣泛，既有綜合性的，也有技術業(yè)務性的。1、系統(tǒng)

16、內(nèi)信息：機關單位所管轄和隸屬系統(tǒng)內(nèi)的信息 它是機關單位進行宏觀控制、調(diào)整和制定決策，以取得最佳效果和實現(xiàn)既定目標的依據(jù)2、上級信息：上級領導機關下達的信息，是各級機關工作的依據(jù)3、平行信息：不相隸屬的機關單位的相關信息4、社會信息：社會上具有普遍性、傾向性的信息5、歷史信息：與本單位的工作和主管業(yè)務有關的一切歷史檔案資料6、國際信息：來自國際社會的信息Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.二、信息收集的渠道

17、1、根據(jù)獲取信息的方式 （1）信息網(wǎng)絡渠道 特點：全方位、多層次、多渠道、多觸角、及時靈便，可以廣泛收集最新的信息（2）行政組織渠道（3）科研渠道（4）社會團體渠道（5）調(diào)查渠道：是主動收集信息的重要方法（6）媒體渠道：通過各種印刷品取得信息的渠道2、根據(jù)獲取信息的來源（1）外部渠道（2）內(nèi)部渠道 總之，秘書人員要有信息意識，要主動收集，注意積累，做收集信息的有心人。Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.三

18、、信息收集的方法1、觀察法最基本的方法 類型：參與觀察和非參與觀察 有結(jié)構(gòu)的觀察和無結(jié)構(gòu)的觀察 自然狀態(tài)中的觀察和人為情景中的觀察 最顯著的特點：所獲信息具有直接性2、問卷法 分為自填問卷和訪問問卷優(yōu)點：節(jié)省時間、經(jīng)費和人力，有利于收集真實的信息，所得的信息資料便于定量處理和分析，可以避免信息收集者的主觀偏見，減少人為的誤差。缺點：回收率難以保證，被調(diào)查者必須具有一定的文化及相關知識水平才能作答。Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 A

19、spose Pty Ltd.3.閱讀法、收聽法4、詢訪法（1）根據(jù)采用的方式及手段分為：面談詢訪、電話詢訪、書面詢訪（2）根據(jù)詢訪有無固定格式與意圖的顯隱性情況分為A、有固定的詢訪格式，意圖公開B、有固定的詢訪格式，意圖不公開C、無有固定的詢訪格式，意圖公開D、無有固定的詢訪格式，意圖不公開5、索取法 通過發(fā)函發(fā)電、打電話及派人向有關單位無償索取信息或向信息單位有償購買信息Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Lt

20、d.6、網(wǎng)絡法 通過上網(wǎng)，一方面可以更好的宣傳自己，另一方面可以更及時全面地獲取各種信息。7、量表法 適用：較精確地調(diào)查人們的主觀態(tài)度和潛在特征，可間接測量人們對某些問題的看法。分類： 按內(nèi)容分：態(tài)度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等 按作用分：調(diào)查量表、測驗量表8、交換法 一般是限制發(fā)行或內(nèi)部發(fā)行的印刷、聲像材料.檢索法手工檢索和計算機檢索 二次文獻檢索法：目錄、索引、文摘 三次文獻檢索法：年鑒、手冊、百科全書 Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyri

21、ght 2019-2019 Aspose Pty Ltd.作業(yè)：1、信息收集的內(nèi)容和渠道分別是什么？2、信息收集的方式有哪幾種？除本文所述之外，還有哪些方式？3、問卷法收集信息的優(yōu)缺點是什么？4、詢訪法的形式有哪些？Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.第四節(jié) 信息的處理Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profil

22、e .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. 信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析、綜合、歸類、過濾，從中獲取有用的情況、數(shù)據(jù)，進而提煉出新的思想、理論，用以指導工作實踐的全過程。信息的處理包括信息的整理加工、儲存、傳遞三部分。一、信息的整理加工 是整個信息工作的核心信息的整理加工對收集到的原始信息在數(shù)量上加以濃縮，質(zhì)量上加以提高，在形式上加以變化，使之便于儲存和傳遞，即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作過程。信息整理加工的產(chǎn)物是信息資料。四道程序：篩選、校核、加工、編制Evaluation only.Created with

23、 Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.1、篩選基本任務：剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過要求：符合“實、新、精、準”2、校核 篩選是過粗篩子，把有用的信息挑選出來，校核是過細篩子，把“有用”的水分擠干。方法：（1）分析法長處：一般不需要借助于其他手段，僅從原始信息本身就能發(fā)現(xiàn)某些差錯（2）核對法 關鍵是要掌握直接的、最新的權(quán)威性材料（3）調(diào)查法 花費的人力和時間較多，一般只對重要的原始信息進行現(xiàn)場調(diào)查鑒別Evaluation only.Created w

24、ith Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.3、加工 是對信息的創(chuàng)造性整理階段（1）充實內(nèi)容 常用縱深法進行此類信息的加工（2）綜合分析 常用歸納法進行此類信息的加工（3）提出意見這既是信息整理工作中的重要一環(huán)，也是秘書信息工作與其它部門信息工作的顯著區(qū)別之一。（4）修飾潤色常用濃縮法進行此類信息的加工 Evaluation only.Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile .Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.4、編制 是對信息進行有序化處理，是信息整理的最后階段，其質(zhì)量如何，直接影響到信息作用的發(fā)揮。方法：A、縱深法B、歸納法C、轉(zhuǎn)換法 注意：一要找出合適的轉(zhuǎn)換對象，轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性 二是轉(zhuǎn)換對象要通俗易懂，不能越轉(zhuǎn)越深奧D、對比法E、圖表法 為了使信息發(fā)揮最大效益，注意：（1）要多樣化（2）要把好文印關 文字上不能出差錯，要形成制度 把好印刷關Evaluation