1、采購(gòu)控制程序.目的為各部門(mén)采購(gòu)工作提供指引，確保采購(gòu)物資符合公司要求。.范圍適用于公司各部門(mén)各類物資的采購(gòu)。.職責(zé)與權(quán)限3. 1職責(zé)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)物資采購(gòu)的審批。3. 1.2各服務(wù)中心負(fù)責(zé)物資需求計(jì)劃的申報(bào)及采購(gòu)物資的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，及時(shí)向采 購(gòu)人員反應(yīng)其使用的質(zhì)量狀況。3. 1.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)參與對(duì)采購(gòu)供方的價(jià)格進(jìn)行評(píng)估；負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的財(cái)務(wù)監(jiān)督、回 訪；3. 1.4總辦負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)供方的綜合評(píng)估；負(fù)責(zé)對(duì)供方持續(xù)性評(píng)價(jià)或重新評(píng) 價(jià)；監(jiān)督采購(gòu)行為的符合性與有效性。3. 1.5倉(cāng)管員負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)物資需求計(jì)劃，編制計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單，經(jīng)審 批后提交采購(gòu)人員采購(gòu)；負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物

2、資的規(guī)格及數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收，及時(shí)辦理 入庫(kù)手續(xù)。計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單序號(hào):序 號(hào)倉(cāng)管員填寫(xiě)采購(gòu)填寫(xiě)備注需求部門(mén)物資名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量采購(gòu)數(shù)量需求時(shí)間單價(jià)金額批準(zhǔn)部門(mén)經(jīng)理倉(cāng)管員總金額備注：一式三聯(lián)： 第一聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)； 第二聯(lián)：采購(gòu)； 第三聯(lián)：財(cái)務(wù)供方持續(xù)評(píng)價(jià)報(bào)告表序號(hào)評(píng)價(jià)月份評(píng)價(jià)人審 批序 號(hào)供方名稱本月供貨情況供貨 及時(shí)性異常 價(jià)格變動(dòng)服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià) 結(jié) 論總種/次不合格種/次1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.備注：物資/服務(wù)申購(gòu)報(bào)告序號(hào):物資名稱規(guī)格或型號(hào)需求數(shù)量需求部門(mén)需求時(shí)間采購(gòu)員申請(qǐng)?jiān)颍翰块T(mén)經(jīng)理：品質(zhì)管理部意見(jiàn)：簽名：財(cái)務(wù)管理部意見(jiàn)：簽名：總經(jīng)理辦公室意見(jiàn)：簽名

3、：分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：簽名：總經(jīng)理意見(jiàn)：簽名：驗(yàn)收情況：簽名：物資/服務(wù)申購(gòu)報(bào)告（附頁(yè)）序號(hào):評(píng)估內(nèi)容三供應(yīng)商公司名稱聯(lián)系人和 地址資信供貨周期價(jià)格及優(yōu)惠承諾付款方式品質(zhì)保證系統(tǒng)售后服務(wù)其它（包括選中 供應(yīng)商的說(shuō)明、 是否附有經(jīng)營(yíng)執(zhí) 照、合同樣本等 資料）評(píng)估結(jié)論及建議:評(píng)估人簽名:合格供方評(píng)價(jià)表序號(hào)：評(píng)價(jià)工程供方名稱供方地址聯(lián)系人供方 基本 概況聯(lián)系方式 ： ： ： ： ： ：供方成立時(shí)間經(jīng)營(yíng)性質(zhì)及規(guī)模主要經(jīng)營(yíng)工程供方 資信 狀況主要供方價(jià)格及優(yōu)惠條件付款方式品質(zhì)保證系統(tǒng)售后服務(wù)狀況附件（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資 格證明、合同樣本等）評(píng)估意見(jiàn)簽名職能 部門(mén) 評(píng)估財(cái)務(wù)管理部簽名品質(zhì)管理部簽名總經(jīng)理辦公室簽名

4、副總經(jīng)理意見(jiàn)：簽名：總經(jīng)理意見(jiàn)：簽名：3. 1.6采購(gòu)人員負(fù)責(zé)按規(guī)定程序進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和 公司的財(cái)務(wù)管理制度，維護(hù)公司利益。3. 2權(quán)限3.2. 1計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)權(quán)限2. 1. 1單宗采購(gòu)在100元以下，月度批量采購(gòu)在500元以下的急修或突發(fā)事件 所需物資采購(gòu)由部門(mén)經(jīng)理審批后采購(gòu)，但事前需征得分管理領(lǐng)導(dǎo)的同意。1.2其余采購(gòu)均需分管領(lǐng)導(dǎo)審該，總經(jīng)理審批。4.方法和過(guò)程控制1采購(gòu)物資的分類1. 1按物資的用途分類A.服務(wù)類物資：指對(duì)服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資，包括維修類、保潔綠化類、 平安類及消防類等物資。B.辦公用品類：指用于公司各部門(mén)辦公用的文具、紙張、電腦及其配件、打印

5、 機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公家具、對(duì)講機(jī)、車輛配件等支持管理或業(yè)務(wù)運(yùn)作的物資或設(shè) 備。C. CI工程視覺(jué)識(shí)別產(chǎn)品：公司CI工程系統(tǒng)所規(guī)范的各種標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字、標(biāo)準(zhǔn) 色以及它們的組合基礎(chǔ)上所形成的各種事務(wù)類、廣告宣傳類、服飾、汽車、印 刷品、環(huán)境等與媒體接觸的用品。D.其它：指零星需采購(gòu)的各種物資，包括舉辦各種晚會(huì)現(xiàn)場(chǎng)所需的食品、標(biāo)識(shí)、 飾品等。4. 1.2按物資的使用頻率分類A.計(jì)劃內(nèi)物資：指每月均需或可能使用的物資，包括辦公文具、日常保潔用品、 維修材料等。B.計(jì)劃外物資：指每月無(wú)法預(yù)測(cè)而計(jì)劃外需急用的物資。2采購(gòu)物資前的準(zhǔn)備1常用服務(wù)物資采購(gòu)資料的準(zhǔn)備1. 1每月20日前由倉(cāng)管員向各部門(mén)發(fā)放計(jì)劃內(nèi)物資

6、申購(gòu)單，各部門(mén)須在3個(gè)工作日內(nèi)匯總填報(bào)物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、需求數(shù)量并經(jīng)部門(mén)主管審核后返 交倉(cāng)管員。1.2每月28日前由倉(cāng)管員根據(jù)倉(cāng)庫(kù)存量編制所在部門(mén)的計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu) 單，并提交部門(mén)經(jīng)理按權(quán)限審批后，將計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單提交財(cái)務(wù)部審核 后，交總辦采購(gòu)人員采購(gòu)，必要時(shí)應(yīng)向采購(gòu)人員提供采購(gòu)樣板。4. 2. 2計(jì)劃外物資采購(gòu)資料的準(zhǔn)備4. 2. 2. 1各部門(mén)計(jì)劃外物資采購(gòu)前，填報(bào)計(jì)劃外物資申購(gòu)單，并經(jīng)部門(mén)主管 審核后，交與倉(cāng)管員確認(rèn)其物資名稱、規(guī)格及數(shù)量，報(bào)部門(mén)經(jīng)理按權(quán)限審批后， 將計(jì)劃外物資申購(gòu)單交由采購(gòu)人員采購(gòu)。4.2.3 CI工程產(chǎn)品的采購(gòu)（另行規(guī)定）3物資的采購(gòu)1采購(gòu)人員在接到計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)

7、單或計(jì)劃外物資申購(gòu)單時(shí)，應(yīng)檢 查采購(gòu)物資所需的資料是否齊全，確保采購(gòu)物資的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，滿足質(zhì)量 要求。4. 3. 2對(duì)于合格供方中能夠采購(gòu)的物資，應(yīng)向該物資的各家合格供方詢價(jià)，并進(jìn) 行比價(jià)采購(gòu)。4. 3. 3如合格供方不能提供采購(gòu)物資時(shí)，采購(gòu)人員必須尋找三家以上的供方（特 殊情況應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，根據(jù)價(jià)格、質(zhì)量及售后服 務(wù)最終確定供方，并填寫(xiě)物資/服務(wù)申購(gòu)報(bào)告，按程序報(bào)批后采購(gòu)。對(duì)于選 擇的供方，品質(zhì)管理部可視可能的業(yè)務(wù)情況將其納入合格供方進(jìn)行管理。4. 3. 4對(duì)于單價(jià)在2000 （含）元以上，或者單價(jià)在200 （含）元以上并且合計(jì)金 額在2000元（含）以上的同種

8、物資，采購(gòu)人員采購(gòu)前必須進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)與 供方簽訂采購(gòu)合同（單件物資附質(zhì)量保證書(shū)除外）。4. 3. 5采購(gòu)時(shí)假設(shè)須對(duì)物資名稱、規(guī)格或型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行變更時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)征 求使用部門(mén)意見(jiàn)，并在原計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單或計(jì)劃外物資申購(gòu)單中注 明。4. 4采購(gòu)物資的驗(yàn)收4. 1物資購(gòu)回后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知申購(gòu)部門(mén)主管或其授權(quán)人和倉(cāng)管員進(jìn)行 驗(yàn)收，并將檢驗(yàn)結(jié)果及時(shí)填入進(jìn)倉(cāng)單中，無(wú)檢驗(yàn)人員簽字的物資不予入庫(kù), 無(wú)檢驗(yàn)人員或倉(cāng)管員簽字的進(jìn)倉(cāng)單不予報(bào)賬。2物資的檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于物資包裝出現(xiàn)無(wú)標(biāo)識(shí)、 受潮、水跡、油污、破損等異樣時(shí)，必須翻開(kāi)包裝進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)管員按照計(jì) 劃內(nèi)物資申購(gòu)單、計(jì)劃外

9、物資申購(gòu)單對(duì)物資的規(guī)格及數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收。當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時(shí)，由驗(yàn)收人員在計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單、計(jì)劃外物資 申購(gòu)單上注明原因，通知采購(gòu)人員實(shí)施退貨或換貨處理，倉(cāng)管員將不合格批 次和數(shù)量在供方質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告中表達(dá)，并報(bào)品質(zhì)部對(duì)合格供方進(jìn)行有效評(píng) 價(jià)。4. 4. 4采購(gòu)員嚴(yán)格按計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單、計(jì)劃外物資申購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采 購(gòu)結(jié)束，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取正式發(fā)票，認(rèn)真核對(duì)物資價(jià)格無(wú)誤后方可按財(cái)務(wù) 制度報(bào)銷結(jié)賬。5合格供方的選擇和評(píng)價(jià)1由總辦組織合格供方的評(píng)價(jià)，根據(jù)擬采購(gòu)物資的情況確定合格供方的評(píng)估 人員（包括財(cái)務(wù)部、總辦、品質(zhì)管理部、業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員）。4. 5. 2評(píng)估人員可通過(guò)電詢、 、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)等方式對(duì)至

10、少三家以上的供方進(jìn)行 比價(jià)、議價(jià)后，填寫(xiě)合格供方評(píng)價(jià)表，同時(shí)應(yīng)提附供方的背景資料如：資信 證明、資格證明、技術(shù)能力、售后服務(wù)及擬定的合同樣本等，必要時(shí)須附質(zhì)量 檢驗(yàn)數(shù)據(jù)或現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)證明。對(duì)于某些特殊物資（如兒童娛樂(lè)設(shè)施、健身器材等）， 無(wú)法取得三家同類型物資的供方資料時(shí)，須在合格供方評(píng)價(jià)表中注明。4. 5. 3評(píng)估人員應(yīng)根據(jù)供方的品牌、資信、開(kāi)展規(guī)模、質(zhì)量保證系統(tǒng)、價(jià)格或技 術(shù)能力等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并按程序報(bào)批后，由總辦納入合格供方清單中。4. 5. 4對(duì)于初次選定的合格供方，采購(gòu)人員第一次采購(gòu)時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司現(xiàn)況適量 訂購(gòu)；視首次使用后質(zhì)量反應(yīng)穩(wěn)定時(shí)，那么可按公司實(shí)際需求量采購(gòu)。4. 6持續(xù)評(píng)價(jià)和

11、重新評(píng)價(jià)4. 6. 1各倉(cāng)管員應(yīng)根據(jù)每月采購(gòu)物資的驗(yàn)收狀況，匯總填寫(xiě)季度供方質(zhì)量檢驗(yàn) 報(bào)告，每季度末月25日前提交總辦和品質(zhì)管理部。4. 6. 2品質(zhì)管理部根據(jù)供方質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行匯總，填寫(xiě)供方持續(xù)評(píng)價(jià)報(bào) 告提交總辦；如一個(gè)季內(nèi)在某一個(gè)合格供方處采購(gòu)到兩次以上偽劣商品或半 年內(nèi)出現(xiàn)四次偽劣商品，由品質(zhì)管理部建議總辦取消其合格供方的資格，總辦 應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)將最終結(jié)果，通知到各相關(guān)部門(mén)，并會(huì)同有關(guān)部門(mén)人員重新 選擇新的合格供方；對(duì)于長(zhǎng)期合作的優(yōu)秀供方，財(cái)務(wù)部及采購(gòu)人員可在結(jié)算方 式等方面給予一定的優(yōu)待措施。4. 6. 3總辦、財(cái)務(wù)部及品質(zhì)管理部，每年應(yīng)對(duì)公司所有合格供方進(jìn)行重新評(píng)估， 簽訂合同

12、的在合同期滿前三個(gè)月進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估，重點(diǎn)對(duì)資信情況進(jìn)行評(píng)估, 并將結(jié)果記錄在物資供方回訪表中，合格者方可續(xù)約。4. 7采購(gòu)回訪4. 7. 1回訪樣本的選取4. 7. 1. 1對(duì)采購(gòu)單價(jià)超過(guò)1000元的資產(chǎn)實(shí)行全部回訪。7. 1.2對(duì)其它采購(gòu)工程，根據(jù)其本錢控制重要性確定樣本份額，具體的比率是: 清潔用品類占抽取樣本總數(shù)的40%,維修材料類占40%,辦公用品類占20%, CI 類占20%o每季度的回訪工作必須覆蓋以上四大類商品且相鄰季度不重復(fù)對(duì)相同 商品的抽樣。1.3在審核報(bào)銷票據(jù)的工作中，參考最新公布的參考價(jià)格并結(jié)合具體情況， 有針對(duì)性地選取回訪樣本。. 7. 2回訪方式的選取根據(jù)待回訪商品

13、的本錢控制重要性及回訪本錢，選取以下方式實(shí)施回訪。A 回訪：回訪人以顧客的身份通過(guò) 詢價(jià)、議價(jià)，努力發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)商品的 最低可能成交價(jià)。B現(xiàn)場(chǎng)回訪：回訪人以顧客的身份到供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)地點(diǎn)詢價(jià)、議價(jià)、努力發(fā)現(xiàn) 該項(xiàng)商品的最低可能成交價(jià)。C索取報(bào)價(jià)單或函證：該方法可能得不出完全客觀的結(jié)論，但可取得正式書(shū)面 證據(jù)，以便于轉(zhuǎn)入其它程序處理問(wèn)題。D其他適宜的方法。.記錄表格1計(jì)劃外物資申購(gòu)單供方質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告表計(jì)劃內(nèi)物資申購(gòu)單供方持續(xù)評(píng)價(jià)報(bào)告表物資/服務(wù)申購(gòu)報(bào)告合格供方評(píng)價(jià)表計(jì)劃外物資申購(gòu)單序號(hào):需求部門(mén)申請(qǐng)人部門(mén)主管申請(qǐng)日期號(hào)需求部門(mén)填寫(xiě)倉(cāng)管員填寫(xiě)采購(gòu)員填寫(xiě)備注物資名稱規(guī)格或型號(hào)單位需求數(shù)量需求時(shí)間采購(gòu)數(shù)量采購(gòu)單價(jià)金額本月計(jì)劃采購(gòu)總金額已采購(gòu)金額申購(gòu)原因批準(zhǔn)采購(gòu)員倉(cāng)管員總金額備注：第一聯(lián)：采購(gòu)；第二聯(lián)：需求部門(mén)；第三聯(lián)：財(cái)務(wù)；第四聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)計(jì)劃外物資