1、行政管理培訓(xùn)2輔助決策工作 信息工作文書工作 會務(wù)工作文書立卷和檔案管理工作 查辦工作行政事務(wù)工作 上司交辦的其他工作行政人員的日常工作3行政人員的日常工作（表一）工 作具 體 內(nèi) 容輔助決策決策是上司的責(zé)任，行政管理人員不可替代，但是在上司決策過程中，要發(fā)揮輔助作用。信息工作行政管理人員必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權(quán)、進行指揮管理、聯(lián)系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的經(jīng)常性工作。會務(wù)工作凡有一定規(guī)模的會議，都有大量的會務(wù)工作，通常由行政部門承辦。大型會議則可設(shè)專門的會議機構(gòu)

2、，原有的行政部門參與其中，常成為會務(wù)機構(gòu)的組織者。公關(guān)工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。4工 作具 體 內(nèi) 容檔案工作 單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經(jīng)處理完畢的文書，經(jīng)過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。 行政事務(wù)工作包括財務(wù)管理、生活管理、環(huán)境管理、保安管理、食堂管理、衛(wèi)生管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性，有時也有突發(fā)性。如協(xié)助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時任務(wù)等。這也是我們的經(jīng)常性工作之一，不可視為額外任務(wù)。行政人員的日常工作（

3、表二）一、什么是行政管理管理的種類分為很多種，大致概括為行政管理、財務(wù)管理、工程管理、戰(zhàn)略管理、人力資源管理。其中行政管理是企業(yè)運作的基礎(chǔ)。二、行政管理的構(gòu)成各企業(yè)各有不同的行政管理，但有一些基本的系統(tǒng)框架是必不可少的，如若缺少，企業(yè)就成了殘廢。如下表所示第一節(jié)、組織系統(tǒng)一、三項基本原則一個上級原則責(zé)權(quán)一致原則 既無重疊，又無空白的原則二、四項內(nèi)容機構(gòu)圖部門職務(wù) 崗位圖崗位描述三、要求管理層次管理幅度部門崗位編制級別直接下級、臨時下級指揮線 指揮權(quán)利 報告途徑 行政隸屬關(guān)系 四、組織 系統(tǒng)表的五大要求9下屬、同事、上司的“三位一體”上司同事下屬10是上級的窗口和橋梁完成目標(biāo)同時實現(xiàn)自身的發(fā)展和

4、提升是上級的輔助者和補充者是上級的執(zhí)行者和推動者作為下屬的四項職業(yè)準(zhǔn)則下屬同事上司11下屬同事上司內(nèi)部客戶是同事是配合者是競爭者12作為上司時的六大角色業(yè)務(wù)骨干計劃者執(zhí)行者教練員團隊領(lǐng)袖溝通者下屬上司同事不同層次人員的工作重點類別基層中層高層例行工作70%20%10%遵守規(guī)定對例行工作的驗收檢查終端的符合性問題工作20%60%20%發(fā)現(xiàn)，并報告分析、查找根源，提出解決方案及需要的資源批準(zhǔn)方案提供資源創(chuàng)新工作10%20%70%在新的例行工作中創(chuàng)新方法不走樣的復(fù)制創(chuàng)新工作，并轉(zhuǎn)化為可操作的程序新的思路、方向、路線，否定自己過去，并試驗14A（態(tài)度）德S（技能）才你是屬于什么樣的人才？辦公室管理 氣

5、派個性舒適美觀和諧便利環(huán)保健康實用、方便良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn)辦公室布置的環(huán)境要求我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文種 我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用的文件有14個：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個:命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要；不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件

6、是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。 公文的分類 按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其密級要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。 18分清寫作文類指揮性 規(guī)范性報請性 通知性記錄性 報道性19寫作程序公文的作用20領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用行為規(guī)范作用宣傳教育作用聯(lián)系與知照作用依據(jù)與憑證作用21通 知 會議性通知 任免通知 指示性通知 22 會議通知的時效性強，應(yīng)提前發(fā)文，估計有足夠的時間收文，以便與會人員做好準(zhǔn)備，按時到會。會議原因要寫得簡短。會議內(nèi)容、安排、要求要寫得具體會議性通知23通知*（發(fā)文機關(guān)名稱）

7、關(guān)于召開*的通知 資訊部員工： 鑒于資訊部員工目前對業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期六進行培訓(xùn)。詳情請見下表：其他事項：提供午餐 與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退， 需做好筆記 特此通知！ *公司資訊部（公章） 2009年3月3日24通知的依據(jù)：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。 主題內(nèi)容：具體事項 結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項 望認(rèn)真執(zhí)行”。 指示性通知25 通 知 由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下： 周一至周四，所有員工按員工手冊上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。 以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！ *公司

8、行政部（蓋公章） 2009年3月5日 1、現(xiàn) 場 接 待 禮 儀以主人身份接待文明待客 語言要 來有迎聲、問有答聲、去有送聲。舉止端莊大方、運用手勢。態(tài)度自然、面帶微笑、關(guān)心冷暖。禮貌待客 使用問候、請求、感謝、道歉、道別語言熱情待客心細眼勤、流暢溝通、文明用語介紹集體：介紹雙方時先卑后尊介紹其中一方時先尊后卑2、介 紹 禮 儀 介 紹 他 人：按尊者優(yōu)先與相互原則 先介紹下級給上級先介紹年輕的給年長的 先介紹女士給男士 先介紹來賓給主人 先介紹家人給同事、朋友先介紹未婚者給已婚者 先介紹后與會者給先與會 者 自我介紹：單位（全 稱）部門職務(wù)姓名（緩、頓、釋） 4、握 手 禮 儀 禁 忌握手時

9、，左手拿著東西或插在兜里不按順序，爭先恐后男士戴手套（社交場合女士可戴薄手套）戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外）用左手或用雙手與異性握手交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬）拉來、推去或上下左右抖個不停長篇大論、點頭哈腰、過度客套只握指尖或只遞指尖手臟、濕、當(dāng)場搓揩三心二意、面無表情、目光游移或旁觀9、距 離 禮儀 私人距離：小于0.5米，又稱親密距離，好友、家人、夫妻、戀人、扶老攜幼 常規(guī)距離：11.5米，又稱交際距離，站行保持的距離 禮儀距離：1.53米，又稱尊重距離（避免觸碰與飛沫） 公共距離：大于3米，公共場合與外人相處的距離乘車禮儀了解尊卑次序同時尊重客人習(xí)慣司機秘書上司來賓 秘 書

10、 司 機來賓B 上司 來賓A上司來賓A來賓C 秘書 來賓B 您該坐哪個位置？辦公成本控制會議管理自身建設(shè)員工保護輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內(nèi)容基于以上標(biāo)準(zhǔn)，行政管理工作具有以下六大特點：一、綜合性強二、政策性強三、時間性強四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動性和突破性強4、行政部門范圍與特點P46-17行政工作質(zhì)量七項監(jiān)測指標(biāo)血 壓心 率失 血呼 吸麻 醉部門滿意度客戶滿意度員工投訴率自身流失率領(lǐng)導(dǎo)美譽度新標(biāo)準(zhǔn)新手段專業(yè)同行水平-手術(shù)中-工作中-領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)研發(fā)作業(yè)行政管理人員的素質(zhì)特點情 商操作力思辨力感召力專注力智 商類型優(yōu)秀5良好4一般3一般 3領(lǐng)導(dǎo)思辨力感召力專注力操作力公關(guān)感召

11、力操作力思辨力專注力作業(yè)操作力專注力感召力思辨力研發(fā)專注力思辨力操作力感召力沒有完美個人可塑完美團隊行政工作主要管理對象行政工作團隊一、精簡原則二、優(yōu)化組合原則把握員工的3項需求薪資福利情感愉悅能力增值勞動成本情感成本員工滿意度=收益感知度付出感知度文檔管理與處理文檔的歸檔原則：一、是在本企業(yè)活動中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對企業(yè)具有長遠的歷史查考價值的。文檔的歸檔方法：1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷歸檔案卷內(nèi)的基本排列方法：一、上級機關(guān)文件在前，本企業(yè)

12、和下屬單位形成的文件后；二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。電話管理電話房的設(shè)備設(shè)施語音信箱開通UPS支持系統(tǒng)維修合同管理與電話公司的服務(wù)外包集團管理系統(tǒng)（內(nèi)部通 話免費）電話鈴響三聲必接原則電話管理規(guī)范所有人員的電話點正確分機隨辦公桌變化更新接線員接話考核接化語言/語音質(zhì)量監(jiān)督節(jié)假日語音信箱接線員考勤安排原則管理手機購買費用歸屬職能導(dǎo)向型職位導(dǎo)向型限制上限節(jié)約歸屬原則被盜用賠償原則遺失賠償原則三種關(guān)系與三項原則一、處理好服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系二、處理好保證工作與厲行節(jié)約、需要與可能的關(guān)系三、處理好企業(yè)與員工之間的關(guān)系一、合理原則：行政經(jīng)費管理要合理安排資金、及時供應(yīng)、保證部門需要。二、節(jié)約原則：減少純消耗性支出，以降低行政管理成本。三、監(jiān)督原則：對經(jīng)費活動的合法性、合理性和有效性進行監(jiān)督。行政業(yè)務(wù)費管理 業(yè)務(wù)費用包括差旅費、辦公用品費、水電費、取暖費、郵寄費、包裝費和行政