1、檔案管理信息化建立探微 【摘要】隨著信息化快速開展，檔案信息化建立已成為檔案事業(yè)應對迅猛開展的信息社會的必然選擇。信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用，進步了工作效率，促進了檔案管理的標準化，為企業(yè)的持續(xù)開展提供更好的信息資源?！娟P鍵詞】檔案；信息化；提升；需要信息化，就是在檔案管理部門的組織下，對企業(yè)形成的各門類的紙質檔案進展數(shù)字化加工，同時對檔案信息資源進展管理。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實可靠，進步效勞企業(yè)和社會的必然要求。一、明確檔案信息化建立的三個原那么一標準性原那么。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是進步檔案工作質量和效率的需要。實現(xiàn)室藏紙質檔

2、案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化檔案，是通過室藏數(shù)字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持標準性原那么，制定相應的規(guī)定。二平安性原那么。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建立的不斷深化，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強網(wǎng)絡平安技術防范和研究，采取實在可行的平安措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的平安。三效益性原那么。檔案信息化建立涉及到多學科知識，多專業(yè)配合，需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪?、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進展分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進展數(shù)字化，為企業(yè)的消費經(jīng)營提供效勞。二、加強檔案信息網(wǎng)絡化的管理隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，

3、特別是計算機、光盤、多媒體等技術的開展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，一是檔案管理部門都裝備有現(xiàn)代辦公室設備計算機、打印機、掃描儀等，確保效勞工作的有效性，進步檔案效勞的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建立進展了積極的探究和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)歷，給予檔案管理工作強有力的支持。三是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)公布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進展系統(tǒng)的整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了根底。四是數(shù)字化帶動了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建立步伐，完善了電子文件的標準管理，使檔案部門成為向社會提供信息的

4、重要渠道之一。三、加強檔案信息資源整合力度檔案是重要的信息資源，檔案部門的重要職責就是效勞，檔案人員是檔案信息的管理者，也是企業(yè)和社會公眾提供檔案信息的效勞者。人們對檔案信息需求量不斷增長，原有檔案管理形式已經(jīng)很難適應企業(yè)和社會公眾對檔案工作需求，檔案管理體制機制存在的問題凸顯，例如：社會檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會各項事業(yè)不深，檔案人員考核鼓勵機制不健全，檔案現(xiàn)代化管理相對滯后等問題。在檔案信息化過程中，通過效勞觀念的更新、效勞領域的拓展、標準效勞行為，提升為企業(yè)和社會公眾效勞的才能。四、建立企業(yè)檔案信息管理制度一企業(yè)應根據(jù)國家有關檔案信息

5、化建立的標準和標準建立健全數(shù)字化檔案的形成、流轉、處置和監(jiān)控制度，搜集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，平安管理與責任追究制度。執(zhí)行相關技術標準，標準數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的全程管理。二企業(yè)應保證數(shù)字化檔案的真實、完好和有效。對保管期限為永久和長期的數(shù)字化檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關數(shù)字化檔案與紙質檔案的一致性。三統(tǒng)一檔案管理標準和標準是檔案信息化建立的重要根底之一。它是衡量工作效率上下的尺度。假如沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;假如相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，那么檔案信息無法進展數(shù)據(jù)交換，資源共享也就難以實現(xiàn)。五、建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)一建立檔案信

6、息管理系統(tǒng)的設計、用戶需求調(diào)研、應用軟件的研發(fā)機制。檔案管理應用系統(tǒng)E6檔案系統(tǒng)、聲像檔案系統(tǒng)、地質檔案系統(tǒng)與企業(yè)有關應用系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門對本企業(yè)所形成各類電子文件、電子檔案的搜集、整合、控制和傳遞。二根據(jù)國家有關檔案信息化建立的總體方案、具有網(wǎng)絡檢索功能?？梢詫崿F(xiàn)搜集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索閱讀、借閱管理、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)輸入(輸出)及格式轉換的控制與管理，滿足文檔一體化管理、業(yè)務流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。六、做好企業(yè)檔案信息化保密工作企業(yè)檔案信息含有涉密信息，它是企業(yè)的的核心機密，涉及企業(yè)的商業(yè)平安，直接關系到企業(yè)的將來開展。保障檔案數(shù)字化平安是檔案工作者的重要責任，明確小組成員的職責和任務，從源頭上對檔案信息化工作進展標準。檔案人員必須保持警覺，防止檔案的喪失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的平安，為企業(yè)檔案管理工作標準化打下良好的根底。檔案是歷史記錄，它對于人們目前或將來的工作有借鑒參考