1、淺議高校檔案的信息化管理摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的開(kāi)展和應(yīng)用，為高校檔案的信息化管理提供了良好的條件，也對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求。檔案工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，提高專業(yè)知識(shí)與技能，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的管理理念向信息化管理理念的轉(zhuǎn)變。本文分析了高校檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的觀念、素質(zhì)、標(biāo)準(zhǔn)等方面的問(wèn)題，從觀念更新、人員素質(zhì)、根底硬件建設(shè)、管理制度等方面提出了相應(yīng)的對(duì)策。論文關(guān)鍵詞：高校檔案,信息化管理,人員素質(zhì),標(biāo)準(zhǔn)1 高校檔案管理工作的主要內(nèi)容高校檔案是指高校在招生、教學(xué)、科研、管理以及其他辦學(xué)活動(dòng)中形成的歷史記錄，高校檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：1、學(xué)生的相關(guān)檔案管理管理的對(duì)象主

2、要分為學(xué)生教學(xué)實(shí)踐相關(guān)檔案和學(xué)籍相關(guān)檔案。學(xué)生教學(xué)實(shí)踐相關(guān)檔案包括專業(yè)人才的招生培養(yǎng)方案，教務(wù)管理、教育和實(shí)習(xí)大綱方案及其實(shí)施材料與總結(jié)，課程安排和教學(xué)日歷、實(shí)習(xí)情況、畢業(yè)論文、學(xué)生工作去向、學(xué)風(fēng)與教風(fēng)建設(shè)等相關(guān)資料。學(xué)籍相關(guān)檔案包括上級(jí)和學(xué)校關(guān)于學(xué)籍管理的文件材料、在校學(xué)生名冊(cè)分年度、統(tǒng)計(jì)表及相關(guān)材料、學(xué)生成績(jī)報(bào)告單含外語(yǔ)四、六級(jí)和計(jì)算機(jī)考試成績(jī)、學(xué)籍變更情況材料包括：留級(jí)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等及學(xué)生學(xué)籍處分文件等。2、科研的相關(guān)檔案管理管理的對(duì)象主要分為專業(yè)建設(shè)相關(guān)檔案和師資建設(shè)相關(guān)檔案。專業(yè)建設(shè)相關(guān)檔案包括重點(diǎn)專業(yè)、重點(diǎn)課程、重點(diǎn)學(xué)科、新辦專業(yè)、課程建設(shè)相關(guān)材料的申報(bào)材料和批

3、準(zhǔn)的文件材料、科研工程立項(xiàng)、教學(xué)方案制定、修改的有關(guān)論證材料及行政、支部、教研室年度方案、總結(jié)和有關(guān)會(huì)議記錄等原始材料。師資建設(shè)相關(guān)檔案包括高校教師隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)情況、學(xué)術(shù)水平、青年教師的培養(yǎng)方案、教師建設(shè)規(guī)劃等。2高校檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題由高校檔案管理工作的主要內(nèi)容我們可以看出，檔案管理工作任務(wù)非常繁瑣，內(nèi)容復(fù)雜，涉及面寬，是一項(xiàng)系統(tǒng)的連續(xù)的工程。傳統(tǒng)管理工作主要基于手工與紙質(zhì)檔案，任務(wù)重效率低，效勞范圍有限。高校檔案信息化管理主要利用電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行自動(dòng)化、智能化管理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)字電子檔案，建立網(wǎng)絡(luò)查詢檢索公平臺(tái)，方便高校、學(xué)生、用人單位與社會(huì)使用【3】。高校檔案信息

4、化管理雖然有效減少了工作任務(wù)、提高效勞效率與水平、擴(kuò)大效勞范圍，但也產(chǎn)生了一些問(wèn)題。概括起來(lái)主要有以下幾方面：1、觀念滯后，缺少熱情，對(duì)高校檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。有局部檔案工作人員由于習(xí)慣的傳統(tǒng)的手工模式，對(duì)于現(xiàn)代信息化管理模式缺少熱情。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一局部人對(duì)高校檔案管理觀念認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案就是裁剪、裝訂、保管等單調(diào)重復(fù)的工作，只要不喪失、不泄密即可。這造成檔案工作默默無(wú)聞，檔案工作人員不求上進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。在檔案管理信息化的沖擊下，由于不少檔案工作者不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案信息化了解不深不透，不愿去接觸和學(xué)習(xí)新知識(shí)，一味的等;與靠;，對(duì)高校檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有把

5、檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度【4】。2、隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)不高，人員流動(dòng)性強(qiáng)，硬件設(shè)施薄弱。檔案部門做為高校的輔助性部門，很多專職人員年齡偏大，女性較多，甚至有一些工作人員是半路出家;，專業(yè)知識(shí)與技能薄弱，整個(gè)隊(duì)伍素質(zhì)不高。近年來(lái)，由于國(guó)家對(duì)檔案工作的重視，高校擴(kuò)招，檔案工作業(yè)務(wù)量激增，但檔案人員不穩(wěn)定現(xiàn)象卻相對(duì)突出，對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，該工作任務(wù)重、難度大，且工作具有較大的機(jī)械重復(fù)性，使得相關(guān)人員在進(jìn)行此項(xiàng)工作中缺乏積極性，加之檔案部門提升空間小，崗位鼓勵(lì)機(jī)制缺乏導(dǎo)致了相關(guān)檔案工作人員較強(qiáng)的流動(dòng)性【5】。檔案信息化建設(shè)的另一個(gè)困境是學(xué)校投入缺乏，不能滿足信息化建設(shè)的要求，對(duì)檔案信息化管理相關(guān)電子網(wǎng)

6、絡(luò)設(shè)備的投資滯后，根底硬件設(shè)施薄弱。3、檔案信息化管理的相關(guān)制度不健全，電子檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前高校檔案管理制度主要是針對(duì)原來(lái)傳統(tǒng)手工與紙質(zhì)模式制定的，不適合檔案信息化管理模式，缺少電子檔案的使用與管理法律法規(guī)，這為電子檔案的合理合法使用留下隱患，不能有效保障其平安【6】。高校檔案信息化建設(shè)由高校自行承當(dāng)，每個(gè)高校經(jīng)濟(jì)實(shí)力不一樣，各個(gè)檔案館按自己的經(jīng)濟(jì)能力與技術(shù)水平選擇硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，這就形成了一條各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一的開(kāi)展道路。各個(gè)高校電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不同、內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)不同，這使高校電子檔案在網(wǎng)絡(luò)銜接與資源共享時(shí)障礙重重，不利于高校檔案信息化建設(shè)。3高校檔案信息化管理工作存在的問(wèn)題對(duì)

7、策分析1、領(lǐng)導(dǎo)重視，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)高校檔案在維護(hù)學(xué)校歷史原貌，指導(dǎo)學(xué)校工作，開(kāi)展學(xué)?？蒲薪逃衅鹬匾淖饔茫菍W(xué)校教育事業(yè)的必不可少的局部。高校檔案工作能否長(zhǎng)足開(kāi)展，這與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心與重視是分不開(kāi)的。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該關(guān)檔案的信息化建設(shè)，保證檔案信息化建設(shè)資金投入，將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作方案之中，改善檔案人員工作環(huán)境，制定行之有效的鼓勵(lì)機(jī)制，提供良好的開(kāi)展平臺(tái)，確保高校檔案工作應(yīng)有的地位，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。在信息時(shí)代，檔案信息化進(jìn)程能否有序進(jìn)行，關(guān)鍵在于檔案工作者能否提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，改變傳統(tǒng)的工作方式。面對(duì)檔案工作的新形勢(shì)，檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生新的變化。檔案

8、工作要適應(yīng)信息時(shí)代的要求，就必須沖破 接檔案、管檔案;的傳統(tǒng)觀念，剔除影響檔案信息化開(kāi)展的體制弊端，使其與全社會(huì)信息化開(kāi)展相一致。檔案工作者要關(guān)心檔案信息化進(jìn)程，加強(qiáng)與高校其它部門的交流與聯(lián)系，消化吸收其它部門信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加緊對(duì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化建設(shè)。2、提高人才素質(zhì)，完善硬件設(shè)施在信息化時(shí)代，高校檔案管理者急需現(xiàn)代化信息管理技術(shù)全面的人才，而要做好高校檔案工作，檔案管理者必須提高理論水平和專業(yè)技能。首先，把好人才入口關(guān)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育。采用人才招聘方法，引進(jìn)一些具有專業(yè)扎實(shí)，技能精通的人才。大膽使用具有專業(yè)特長(zhǎng)的年輕人，發(fā)揮他們的聰明才智。為

9、了適應(yīng)信息化管理的工作的需要，檔案人員必須擴(kuò)大知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，增長(zhǎng)技能，以適應(yīng)崗位開(kāi)展的要求。高校檔案人員要補(bǔ)充有關(guān)檔案知識(shí)，不能只是等;和靠;，最簡(jiǎn)單有效的方法是通過(guò)自學(xué)來(lái)掌握、通過(guò)實(shí)踐來(lái)提高，比方經(jīng)常閱讀檔案專業(yè)期刊，提高檔案專業(yè)知識(shí)，了解檔案事業(yè)開(kāi)展的新動(dòng)態(tài)。其次，穩(wěn)定人員隊(duì)伍。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，根底業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)。才能逐漸適應(yīng)，逐步完善。檔案人員的頻繁調(diào)動(dòng)無(wú)疑將影響到高校檔案工作的連續(xù)性。因此，抓好高校檔案人員的穩(wěn)定工作對(duì)維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益有很大的好處。然后，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。 高校檔案部門引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制有利于營(yíng)造鼓勵(lì)人們發(fā)奮向上的軟環(huán)境，要改變

10、安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取;的狀況。這就需要制定切實(shí)可行的崗位考核標(biāo)準(zhǔn)與措施，把考核與評(píng)優(yōu)、晉級(jí)掛鉤，使每個(gè)檔案人員能朝氣蓬勃，勇于進(jìn)取，發(fā)揮自己的優(yōu)點(diǎn)與特長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的最大化。最后，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，完善硬件設(shè)施。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是高校檔案信息工程的核心和根底，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)好人力、物力與財(cái)力，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)與建設(shè)。

11、傳統(tǒng)的檔案管理是基于紙質(zhì)文件進(jìn)行的，隨著社會(huì)的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化廣泛應(yīng)用，檔案的管理方式也發(fā)生了很大的變化。高校要合理采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，保障檔案信息化管理的有序進(jìn)行。3、改良體制，健全制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)目前高校檔案信息化建設(shè)主要是通過(guò)各部門分散開(kāi)展而來(lái)，各部門根底不同，在業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、硬軟件選用各不相同，這就存在集中管理乏力與使用不方便的問(wèn)題。高校檔案信息化管理系統(tǒng)，要采用集中管理的原那么，應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)硬軟件的配置，方便各部數(shù)據(jù)的統(tǒng)一與分散，方便數(shù)據(jù)資源共享。高校各部門應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息

12、分割和資源浪費(fèi)。檔案方便使用是檔案管理核心價(jià)值，檔案要制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，方便網(wǎng)上對(duì)接，建設(shè)網(wǎng)上公共檢索效勞平臺(tái)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，方便檔案使用，提高整體效勞水平。認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，緊密圍繞?普通高校檔案管理方法?和?高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)?的要求，結(jié)合高校檔案信息化管理工作的實(shí)際，借鑒國(guó)際檔案信息化管理制度，健全檔案信息化管理與使用制度。對(duì)電子檔案材料的收集、審核、整理、生成要做出明確的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，電子檔案的網(wǎng)上查閱、傳遞、接收、儲(chǔ)存、使用等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，既使電子檔案能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)科學(xué)平安共享，又保障檔案信息化工作流程合理化。檔案信息化管理特別要注意檔案

13、的平安與維護(hù)，作好數(shù)字檔案的防磁、防黑客攻擊等，定期檢查、維護(hù)、殺毒與測(cè)試。檔案工作者思想上要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，標(biāo)準(zhǔn)檔案業(yè)務(wù)，制定合理的數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案信息化的效勞質(zhì)量。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化管理，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，使兩者相輔相成、互相促進(jìn)。4小結(jié)總之，高校檔案信息化是社會(huì)與時(shí)代的要求，高校領(lǐng)導(dǎo)要重視，加強(qiáng)信息化建設(shè)，有效為高校開(kāi)展建設(shè)效勞。檔案工作人員要克服困難，抓緊學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷汲取新知識(shí)，提高素質(zhì)，更新觀念，確保高校檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。參考文獻(xiàn)：【1】 王朝陽(yáng)，高校檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題及對(duì)策研究，華北水利水電學(xué)院學(xué)報(bào)(社科版)，2021，265：44-45；【2】 余洪梅，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的變化及應(yīng)對(duì)策略，管理研究，2021，10：5