1、任務(wù)1.4 Office辦公軟件的基本操作Microsoft Office是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件，Office 2007版本是第三代處理軟 件的代表主品，就日常辦公和管理的平臺(tái)，可以提高使用者的工作效率和決策能力。1.4.1任務(wù)描述小張是某公司的文職人員，日常工作就是進(jìn)行文字材料的錄入及安排領(lǐng)導(dǎo)的日常行程安 排，如準(zhǔn)備文字材料、制作會(huì)議用的幻燈片、一些簡單報(bào)表等。為了做好工作，小張必須熟 悉常用辦公軟件Office 2007的基本操作。為此，他將從最基本的文檔建立操作開始，踏上 學(xué)習(xí)之旅。1.4.2任務(wù)分析要完成本項(xiàng)工作任務(wù)需要完成下面的4個(gè)步驟：（1）打開Word 2007窗口，新建

2、一個(gè)文件。（2）文字錄入。（3）保存文檔到磁盤，我們選擇存放到D盤根目錄，文件名稱命名為“小張的簡介”。（4）正確關(guān)閉Word 2007窗口，以免信息丟失。1.4.3任務(wù)實(shí)現(xiàn)1.啟動(dòng) Word 2007單擊“開始”按鈕，打開“開始”菜單，執(zhí)行“程序” f Microsoft OfficeMicrosoft Office Word 2007命令，打開Word 2007應(yīng)用程序窗口，如圖1.4-1所示。Office按鈕選項(xiàng)卡功能區(qū)水平標(biāo)尺垂直標(biāo)尺編輯區(qū)快速訪問工具欄標(biāo)題欄水平滾動(dòng)條垂直滾動(dòng)條圖1. 4-1 Word 2007窗口的組成熟悉窗口的組成標(biāo)題欄。位于窗口頂部，它顯示應(yīng)用程序名稱及當(dāng)前正在

3、編輯的文檔名稱，標(biāo)題欄左側(cè)是Office 2007按鈕 和快速訪問工具欄，標(biāo)題欄右側(cè)是控制窗口的三個(gè)按鈕：最小化按鈕、還原 (最大化)按鈕、關(guān)閉按鈕。選項(xiàng)卡。在默認(rèn)狀態(tài)下，選項(xiàng)卡欄包含了 “開始”、“插入”、“頁面布局”、 “引用”、“郵件”、“審閱”、“視圖”、“開發(fā)工具”8個(gè)選項(xiàng)卡。單擊其中的一個(gè)選項(xiàng)卡，功能區(qū)會(huì)顯示很多工具按鈕。用鼠標(biāo)單擊選項(xiàng)卡名或按Alt+字母組合鍵，均可選中 該選項(xiàng)卡。功能區(qū)。選項(xiàng)卡下常用命令按鈕的集合區(qū)。標(biāo)尺。利用水平標(biāo)尺、垂直標(biāo)尺與鼠標(biāo)可以進(jìn)行文本定位、改變段落的縮進(jìn)、調(diào) 整頁邊距、改變欄寬、設(shè)置制表位等。標(biāo)尺的顯示或隱藏可以通過垂直滾動(dòng)條上方的“標(biāo) 尺”按鈕亳1

4、來實(shí)現(xiàn)。編輯區(qū)。編輯區(qū)中有一個(gè)閃爍的I”形光標(biāo)，表示當(dāng)前插入點(diǎn)，可以接受鍵盤輸 入。每個(gè)段落用Enter鍵結(jié)束，其后都有一個(gè)段落標(biāo)志。滾動(dòng)條。文檔窗口的右邊是垂直滾動(dòng)條，底邊是水平滾動(dòng)條，用戶可移動(dòng)滾動(dòng)條 的滑塊或單擊滾動(dòng)條兩端箭頭按鈕，滾動(dòng)查看當(dāng)前屏幕上未顯示出來的文檔內(nèi)容。狀態(tài)欄。位于窗口的底部，狀態(tài)欄的左側(cè)顯示當(dāng)前文檔的頁數(shù)/總頁數(shù)和字?jǐn)?shù)，使 用的語言，以及當(dāng)前文檔的插入/改寫狀態(tài)切換按鈕，插入狀態(tài)時(shí)，輸入的文字插入光標(biāo)所 在處，光標(biāo)后面的文字自動(dòng)后移；改寫狀態(tài)時(shí)，在光標(biāo)處所輸入的新文字，將覆蓋光標(biāo)后的 舊文字。按鍵盤上的Insert鍵也可以切換插入/改寫狀態(tài)。（8）視圖切換按鈕。在狀態(tài)

5、欄的右側(cè)有5種視圖切換按鈕，單擊按鈕選擇相應(yīng)的視圖 方式，視圖方式的轉(zhuǎn)換還可通過“視圖”選項(xiàng)卡進(jìn)行。錄入文字（1）按任務(wù)欄上的“中文（中國）”將輸入法切換到中文狀態(tài)，選擇一種自己熟悉的中文輸入方法，如智能ABC輸入法。（2）輸入以下文字：性別：男政治面貌：共青團(tuán)員畢業(yè)學(xué)校：平頂山學(xué)院畢業(yè)時(shí)間：2005年6月外語級(jí)別：四級(jí)姓名：張果專業(yè)：英語教育學(xué)歷：本科學(xué)制：4年出生日期：1985年10月主修外語：英語參與社會(huì)活動(dòng)及獲獎(jiǎng)情況：01-02年獲優(yōu)秀學(xué)生干部01-02年獲二等獎(jiǎng)學(xué)金03-04獲三好學(xué)生04-05年獲校英語演講比賽三等獎(jiǎng)保存文檔單擊Office 2007按鈕，選擇“保存”命令，打開“另

6、存為”對(duì)話框，單擊“桌面”， 在“文件名”框中輸入“小張的簡介”，如圖1.4-2所示，單擊“保存”即可。圖1. 4-2另存為對(duì)話框5.退出 Word 2007單擊標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕。1.4.4知識(shí)精講1. Word 2007的基本操作1）啟動(dòng)Word 2007的方法（1）在“開始”菜單中執(zhí)行“程序” 一Microsoft Office Microsoft Office Word 2007命 令。（2）雙擊某個(gè)Word文檔，在打開Word2007應(yīng)用程序窗口的同時(shí)打開該文檔并進(jìn)入編輯 狀態(tài)。2）常用新建文檔的方法（1）單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“新建”命令，打開“新建文檔”對(duì)話

7、框， 選中“空白文檔”，單擊“創(chuàng)建”按鈕可新建一個(gè)空白文檔。（2）單擊自定義快速訪問工具欄中的“新建”按鈕。提示：單擊“自定義快速訪問工具欄”右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的菜單中選擇“新建” 命令（如圖1.4-3所示），即可將“新建”按鈕添加到快速訪問工具欄中。圖1.4-3自定義快速訪問工具欄（3）使用快捷鍵Ctrl+N。3）常用打開文檔的方法（1）單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“打開”命令。（2）單擊自定義快速訪問工具欄中的“打開”按鈕。（3）使用快捷鍵Ctrl+O。4）常用保存文檔的方法（1）單擊Office按鈕，在彈出的菜單中選擇“保存”命令。（2）單擊快速訪問工具欄中的“保存”按

8、鈕。（3）使用快捷鍵Ctrl+S或按F12。5）常用退出Word的方法（1）單擊Office按鈕，在彈出的菜單中單擊右下角的“退出Word”按鈕。（2）單擊標(biāo)題欄最右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。（3）雙擊Office按鈕。（4）按快捷鍵Alt+F4。提示：若已對(duì)文檔進(jìn)行過修改，則在退出時(shí)，會(huì)彈出警告對(duì)話框提醒是否需要保存。2. Excel 2007的基本操作1）啟動(dòng)Excel 2007的方法（1）在“開始”菜單中執(zhí)行“程序” Microsoft OfficeMicrosoft Office Excel 2007 命 令。（2）雙擊某個(gè)Excel文檔，在打開Excel2007應(yīng)用程序窗口的同時(shí)打開該文檔并

9、進(jìn)入編 輯狀態(tài)。2）熟悉Excel 2007窗口的組成Excel 2007啟動(dòng)后，打開Excel 2007窗口，如圖1.4-4所示。當(dāng)前工作表的工作區(qū)工作表標(biāo)簽名稱框單元格圖1. 4-4 Excel 2007窗口的組成（1）工作簿。一個(gè)Excel數(shù)據(jù)文件就是一個(gè)工作簿，Excel是以工作簿為單位來處理和 存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的。工作簿保存時(shí)默認(rèn)的擴(kuò)展名是.xlsx文件。工作簿文件由多個(gè)工作表組成，每個(gè)工作簿最多可以包含255張工作表。在默認(rèn)的情況 下，新建的工作簿中包含3張工作表。用戶可以在“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框的“常用”選項(xiàng)卡 中設(shè)置新建工作簿時(shí)“包含的工作表數(shù)”中更改默認(rèn)設(shè)置。提示：單擊Excel

10、2007窗口左上角的“Office按鈕”，在彈出的菜單中按“Excel選 項(xiàng)”按鈕即可打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框。（2）工作表。工作簿中的每一張表格稱為工作表，通常稱作電子表格。每張工作表最 多能包含1 048 576行、16 384歹L行以阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3）編號(hào)，列以英文字母（A、 B、C）編號(hào)。工作表是通過工作表標(biāo)簽來標(biāo)識(shí)的，工作表標(biāo)簽顯示在工作表的底部，單擊不同的工作 表標(biāo)簽可以在不同的工作表中切換。只有一個(gè)工作表是當(dāng)前活動(dòng)的工作表，標(biāo)簽底色為白色 的工作表是當(dāng)前活動(dòng)的工作表。（3）單元格和活動(dòng)單元格。單元格是工作表的基本元素。單元格中可以輸入文字、數(shù) 字、公式，也可以對(duì)單元格進(jìn)

11、行各種格式的設(shè)置，如字體、顏色、長度、寬度、對(duì)齊方式等。單元格用所在的列號(hào)和行號(hào)來標(biāo)識(shí)，例如，A1單元格是指工作表中第1行A列的單元 格，D5單元格是指第5行D列的單元格。活動(dòng)單元格是指當(dāng)前正在編輯的單元格。每個(gè)工作表中只有一個(gè)單元格是當(dāng)前活動(dòng)單元 格，它的框線為粗黑線。3. PowerPoint 2007 的基本操作1）啟動(dòng) PowerPoint 2007 的方法（1）在“開始”菜單中執(zhí)行“程序” Microsoft OfficeMicrosoft Office PowerPoint 2007 命令。（2）雙擊某個(gè)PowerPoint文檔，在打開PowerPoint應(yīng)用程序窗口的同時(shí)打開該文

12、檔并 進(jìn)入編輯狀態(tài)。2）熟悉PowerPoint 2007窗口的組成PowerPoint 2007啟動(dòng)后，打開 PowerPoint 2007窗口，如圖 1.4-5 所示。經(jīng)典菜單幻燈片選項(xiàng)卡大綱窗格幻燈片窗格一備注窗格視圖切換按鈕任務(wù)窗格圖 1. 4-5 PowerPoint 2007 窗口 的組成（1）大綱窗格。顯示幻燈片文本的大綱。在大綱窗格中，演示文稿中所有的幻燈片按 照編號(hào)依次排放，可以單擊某個(gè)幻燈片實(shí)現(xiàn)快速切換。（2）幻燈片窗格。顯示當(dāng)前的幻燈片，可以在該窗格中對(duì)演示文稿中的幻燈片內(nèi)容和 格式進(jìn)行修改和編輯。（3）備注窗格。為幻燈片添加備注的窗格，這些備注可以打印為備注頁。（4）任

13、務(wù)窗格。位于屏幕的右側(cè)。任務(wù)窗格的種類不同，每個(gè)任務(wù)窗格能完成一項(xiàng)或 多項(xiàng)任務(wù)。（5）視圖切換按鈕。包括“普通視圖”、“幻燈片瀏覽”、“幻燈片放映”三個(gè)按鈕，單 擊這些按鈕，可以切換PowerPoint 2007視圖方式。其中：“普通視圖”是默認(rèn)的視圖方式，在這種方式下可以進(jìn)行幻燈片內(nèi)容和格式的編 輯和修改操作。“幻燈片瀏覽”是以縮略圖形式顯示幻燈片的視圖方式，顯示演示文稿的所 有幻燈片，使重新排列、添加或刪除幻燈片以及預(yù)覽切換和動(dòng)畫效果都變得很容易，但不能 進(jìn)行單張幻燈片內(nèi)容和格式的編輯?！盎脽羝庞场笔菑漠?dāng)前幻燈片開始放映幻燈片的視圖 方式。（6）幻燈片選項(xiàng)卡。包括默認(rèn)的“幻燈片”選項(xiàng)卡和

14、“大綱”選項(xiàng)卡，其中大綱選項(xiàng) 卡可以在演示文稿中以縮略圖的形式顯示幻燈片。（7）經(jīng)典菜單。為了方便習(xí)慣使用PowerPoint 2003的用戶，設(shè)置了經(jīng)典菜單。4 .文字輸入1）計(jì)算機(jī)操作姿勢(shì)長時(shí)間使用計(jì)算機(jī)很容易產(chǎn)生疲勞，在快速、準(zhǔn)確地輸入信息的同時(shí)避免產(chǎn)生過度疲勞， 在鍵盤操作時(shí)應(yīng)保持正確的姿勢(shì)。（1）調(diào)整座椅使其達(dá)到合適的高度和舒適度，身體坐直或稍微傾斜，使座椅的靠背完 全托住用戶的后背，雙腳放在地板上或者腳墊上。（2）調(diào)整顯示器到視線的正前方，距離剛好是手臂的長度。頸部要伸直，不能前傾。屏幕的頂部與眼睛保持在同一高度，顯示器稍微向上傾斜，原稿在鍵盤左或右放置，便于閱 讀。兩肩平齊，上臂

15、自然下垂并貼近身體，胳膊肘成90 （或者稍微再大一點(diǎn)）。前臂和手 應(yīng)該平放，兩手放松。手腕處于自然位置，手指自然彎曲或輕輕放在基準(zhǔn)鍵上。2）鍵盤結(jié)構(gòu)常用的鍵盤結(jié)構(gòu)如圖1.4-6所示，它包括主鍵盤區(qū)、功能鍵區(qū)、數(shù)字鍵盤區(qū)及編輯鍵區(qū)四個(gè)區(qū)域。功能鍵區(qū)主鍵盤區(qū)PrintScrollPauseInsertHomePageU-DeleteEndUpPageDownNum/*Loc Ik7Home89 PaUp+4 J56 f1 End23PgDnEnter0Lns.Del編輯鍵區(qū)數(shù)字鍵盤區(qū)圖1.4-6鍵盤結(jié)構(gòu)圖主要鍵的功能：Enter:回車鍵。表示命令的結(jié)束或段落的結(jié)束。Shift：上檔鍵。輔助輸入雙字

16、符鍵的上檔字符，如“:”和“+”等。Ctrl:控制鍵。經(jīng)常與其他鍵配合使用。Alt :交替換檔鍵。經(jīng)常與其他鍵配合使用Delete：刪除鍵。每按一次刪除光標(biāo)后面的一個(gè)字符。Backspace：退格鍵。每按一次，刪除光標(biāo)前面的一個(gè)字符。Insert :插入/改寫狀態(tài)轉(zhuǎn)換鍵。Caps Lock:大小寫字母轉(zhuǎn)換鍵。注意Caps Lock指示燈的變化。Space：空格鍵。Num Lock:數(shù)字/光標(biāo)轉(zhuǎn)換鍵。注意Num Lock指示燈的變化。Esc :取消鍵。取消當(dāng)前正在進(jìn)行的操作。Print Screen：將當(dāng)前屏幕以圖像方式復(fù)制到剪貼板。f、l、一、一：光標(biāo)移動(dòng)鍵。控制光標(biāo)上、下、左、右移動(dòng)。Hom

17、e、End、PgUp、PgDn:控制光標(biāo)移動(dòng)至行首、行尾、向上翻頁、向下翻頁。字母鍵：直接按鍵輸入?？梢酝ㄟ^Caps Lock鍵進(jìn)行大、小寫字母的轉(zhuǎn)換，也可按 Shift+字母鍵進(jìn)行單個(gè)字母的大、小寫轉(zhuǎn)換。數(shù)字鍵：直接按鍵輸入。通過數(shù)字鍵盤區(qū)的小鍵盤也可輸入數(shù)字，此時(shí)Caps Lock 燈亮。雙字符鍵的上檔字符：借助于Shift鍵輸入。3）指法所謂指法，就是依據(jù)鍵盤鍵位的位置，將每個(gè)按鍵按照特定的規(guī)律，分派到十個(gè)手指上 的鍵盤操作方法。根據(jù)主要的輸入?yún)^(qū)域的不同，指法分為“主鍵盤指法”、“數(shù)字小鍵盤指法”。（1）主鍵盤指法。主鍵盤區(qū)是日常操作中使用最為頻繁的按鍵區(qū)域，也是提高輸入速 度的關(guān)鍵。主

18、鍵盤區(qū)共分為五排，因此將中間一排設(shè)定為基準(zhǔn)鍵位區(qū)，并將手指初始位置稱為基準(zhǔn)鍵位。主鍵盤區(qū)基準(zhǔn)鍵位在中間一排，其中在F”和“J”鍵位處設(shè)計(jì)一個(gè)突起，用 于肓打定位。當(dāng)手指離開基準(zhǔn)鍵位按鍵輸入其他鍵后，應(yīng)及時(shí)回到基準(zhǔn)鍵位。以基準(zhǔn)鍵位為基礎(chǔ)，指法要求對(duì)主鍵盤區(qū)所有按鍵分派到左右兩手的十個(gè)手指上，具體 分派的情況如圖1.4-7所示。每個(gè)手指負(fù)責(zé)所分配的鍵位的按鍵操作。組合鍵（如Shift 鍵、Alt鍵、Ctrl鍵），兩手都可以使用。（2）數(shù)字小鍵盤指法。數(shù)字小鍵盤區(qū)是數(shù)字鍵與編輯鍵的復(fù)合鍵區(qū)，由NumLock鍵控 制切換。當(dāng)NumLock鍵按下（NumLock燈亮）時(shí)，切換到數(shù)字鍵模式，否則，處于編輯

19、鍵模 式。在數(shù)字鍵模式下，數(shù)字小鍵盤的指法如圖1.4-8所示。小鍵盤由右手操作，它的基準(zhǔn)鍵 位是“4”、“5”、“6”、“+”，其中在“5”鍵位處設(shè)計(jì)一個(gè)突起，用于盲打定位。圖1. 4-7主鍵盤指法示意圖圖1. 4-8數(shù)字小鍵盤指法示意圖4）漢字輸入方法漢字輸入方法很多，常用的有五筆輸入法、全拼輸入、簡拼輸入法、雙拼輸入法、智能 ABC輸入法、鄭碼輸入法等等，只要掌握其中一種方法即可。我們以智能ABC輸入法為例說 明其狀態(tài)條的各鍵功能，如圖1.4-9所示。全角/半角切換按鍵中/英文切換按鍵jute牌I：I園 軟鍵盤按鈕標(biāo)準(zhǔn)/雙打切換按鍵中/英文標(biāo)點(diǎn)切換按鍵圖1.4-9輸入法狀態(tài)條Ctrl+Sh

20、ift組合鍵：切換輸入法。Ctrl+Space組合鍵：切換中文與英文輸入法。=或PgDn：重碼字較多時(shí)，向后翻頁。-或PgUp:重碼字較多時(shí)，向前翻頁。1.4.5技巧與提高Office 2007中的“保存文件”保存文件使用“Office按鈕”中的“保存”或“另存為”命令，兩者的區(qū)別是：“保存” 文件時(shí)，不改變文件的名稱、類型和保存地點(diǎn)，僅更新文件的內(nèi)容；而“另存為”文件時(shí)， 可以改變文件的名稱、類型或保存地點(diǎn)，而原文件保持不變，另存了一個(gè)文件。設(shè)置自動(dòng)保存“自動(dòng)保存”是指在一定時(shí)間內(nèi)按用戶設(shè)定的時(shí)間周期，定時(shí)將你編輯的結(jié)果保存在一 個(gè)臨時(shí)文件中。當(dāng)計(jì)算機(jī)遇到系統(tǒng)故障的時(shí)候，會(huì)自動(dòng)恢復(fù)剛才保存的

21、文檔。自動(dòng)保存的操作步驟如下：（1）單擊“Office按鈕”按鈕，在彈出的菜單中單擊“Word選項(xiàng)”按鈕，打開“Word 選項(xiàng)”對(duì)話框中。（2）切換至“保存”選項(xiàng)卡，選中“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框，并在后面 設(shè)置一個(gè)合適的時(shí)間。3.Office 2007文檔保存時(shí)自動(dòng)保存為Office 2003可以打開的格式Word 2007保存文件時(shí)默認(rèn)的擴(kuò)展名是.docx，Excel 2007保存文件時(shí)默認(rèn)的擴(kuò)展名 是.xlsx，PowerPoint 2007保存文件時(shí)默認(rèn)的擴(kuò)展名是.pptx，在Office 2003及以前的 版本中不能直接打開，可以通過自動(dòng)保存設(shè)置來解決上面的問題，步驟如下。（

22、1）單擊office 2007左上角的office按鈕，單擊菜單中“Word選項(xiàng)”按鈕，打開 “Word選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“保存”選項(xiàng)卡；（2）在右側(cè)窗格中的“保存文檔”欄中，單擊“將文件保存為此格式”下拉列表框， 選擇“Word 97-2003文檔（*.doc）”選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕即可。如圖1.4-10所示。圖1. 4-10 Office 2007浮動(dòng)工具欄提示：Excel 2007和PowerPoint 2007自動(dòng)保存功能與Word 2007相同。4. Office 2007的其它常用組件（1）Office Access 2007:是一個(gè)桌面數(shù)據(jù)庫軟件。（2）Office Outl

23、ook 2007：不僅僅是一個(gè)收發(fā)郵件的軟件，還是一個(gè)很貼心的秘書， 能夠管理日常的信息、工作任務(wù)和時(shí)間安排，是一個(gè)電子化的“工作日記”。（3）Office Visio 2007:非常專業(yè)的圖表制作工具。能繪制出各種流程圖、組織結(jié)構(gòu) 圖、工程圖、電路圖、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、房屋布局圖等圖表。Office Publisher 2007:主要用于制作出版物、印刷品、小冊(cè)子，以及帶有精美 樣式的Web頁和E-mailoOffice InfoPath 2007：電子表單設(shè)計(jì)工具。Office OneNote 2007： 一個(gè)非常靈活的電子記事本工具。Office Project 2007：企業(yè)項(xiàng)目管理軟件5. Office 2007的新特性與之前的Office版本相比，Office 2007具有以下新特性。功能區(qū)。功能區(qū)位于界面上方，用它取代了傳統(tǒng)的菜單和工具欄。功能區(qū)由多個(gè) 選項(xiàng)卡組成，選項(xiàng)卡的前后順序都是與用戶所要完成的任務(wù)相一致的，常用的功能都放在了“開始”選項(xiàng)卡中。上下文選項(xiàng)卡。由于某些功能只有在編輯、處理某些特定對(duì)象的時(shí)候才會(huì)用到， 為了使Office界面的整潔，帶有這些功能的選項(xiàng)卡會(huì)自動(dòng)隱藏起來，只有在用到這些選項(xiàng) 卡的時(shí)候，它們才會(huì)出現(xiàn)在其他選項(xiàng)卡的右側(cè)，這些就是“上下文選項(xiàng)卡”。例如，點(diǎn)擊圖 片時(shí)，與之相關(guān)的“圖片工具”選項(xiàng)卡就會(huì)自動(dòng)顯示在功能區(qū)中，其中羅列了