1、第 3 章 1本章內(nèi)容介紹 在辦公業(yè)務(wù)操作中，辦公信息的表達(dá)除文字描述外，還需采用表格或圖表。本章首先說(shuō)明電子表格與數(shù)據(jù)圖表在辦公中的常見類型以及制作時(shí)的軟件選取，然后通過(guò)實(shí)例講解了電子表格和數(shù)據(jù)圖表的制作方法、步驟，最后介紹了Excel表格運(yùn)算中的公式、函數(shù)使用以及關(guān)聯(lián)表格的操作技巧。 2本章主要知識(shí)點(diǎn) 表格與圖表類型及制作軟件選取利用Word制作復(fù)雜的文字表格利用Excel制作數(shù)字運(yùn)算類表格電子表格的編輯與格式化設(shè)置電子表格中公式與函數(shù)的使用Excel中公式出錯(cuò)信息及其處理Excel中數(shù)據(jù)圖表的制作 Excel中關(guān)聯(lián)表格的操作技巧 3本章內(nèi)容安排3.1 電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識(shí)3.2

2、利用Word制作復(fù)雜的文字表格3.3 利用Excel制作表格與創(chuàng)建圖表3.4 利用Excel的關(guān)聯(lián)制作歌唱比賽計(jì)分表3.5 小 結(jié)43.1 電子表格與數(shù)據(jù)圖表的相關(guān)知識(shí) 電子表格在辦公中可以將各種復(fù)雜信息進(jìn)行簡(jiǎn)明、扼要地表達(dá)；而數(shù)據(jù)圖表可把枯燥的數(shù)字形象化，使數(shù)據(jù)更加清晰易懂，含義更加形象生動(dòng)，并且通過(guò)數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和變化趨勢(shì)?？傊谶M(jìn)行有關(guān)數(shù)字信息描述時(shí)，表格比文字更清晰，圖表比表格更直觀。正因?yàn)榇?，我們?jīng)?？吹秸{(diào)研報(bào)告上文字、表格、圖表共同出現(xiàn)。5相關(guān)知識(shí)簡(jiǎn)介電子表格的類型劃分及其制作軟件選取電子表格的常用術(shù)語(yǔ)和通用操作 數(shù)據(jù)圖表的常用類型及其制作軟件選取 6電子表格的

3、類型劃分及其制作軟件選取 根據(jù)對(duì)辦公業(yè)務(wù)中表格使用的調(diào)查分析，辦公用表格主要包括如表3-1所示的幾種類型。讀者要對(duì)這些常用表格類型做到心中有數(shù)，并對(duì)辦公中用到的表格能夠?qū)μ?hào)入座。 首先，Excel是Office辦公軟件中的一個(gè)重要組件，專門用于電子表格處理和數(shù)據(jù)圖表制作，它不僅能夠輕松制作各種表格，對(duì)表格進(jìn)行綜合管理，統(tǒng)計(jì)計(jì)算，制作圖表，而且還提供了數(shù)據(jù)庫(kù)操作、數(shù)據(jù)假設(shè)分析和輔助決策等功能，廣泛應(yīng)用于行政辦公、財(cái)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)測(cè)決策、金融、審計(jì)等各個(gè)領(lǐng)域，它適合于處理那些形狀規(guī)則、單元格中數(shù)據(jù)較多、數(shù)據(jù)格式多樣化、并且需要進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算的表格。 另外，在表格處理方面Word也有一定的用途和

4、優(yōu)勢(shì)，但是它處理的表格主要是不含大量數(shù)據(jù)計(jì)算和公式處理的、在形狀上比較復(fù)雜的不規(guī)則表格。7類型詳細(xì)分類舉例1文字表格11 規(guī)則的文字表格課程表、作息時(shí)間表、值班表等12 復(fù)雜的文字表格個(gè)人簡(jiǎn)歷表、項(xiàng)目申報(bào)表等2數(shù)字表格21 數(shù)字不參與運(yùn)算出貨單、發(fā)貨單等22 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表產(chǎn)品出庫(kù)統(tǒng)計(jì)表、損益表等23 數(shù)據(jù)庫(kù)格式表格學(xué)生成績(jī)表、公司銷售表等24 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格有各個(gè)月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表8電子表格制作的軟件選取原則 1規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的

5、單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過(guò)選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來(lái)實(shí)現(xiàn)。4包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。5數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫(kù)表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫(kù)表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹。 9電子表格的常用術(shù)語(yǔ)和通用操作 1表格的創(chuàng)建2表格整體的縮放與移動(dòng)3表格行高、列寬調(diào)整與斜線表頭設(shè)置4表格中單元格的拆分與合并5表格邊框與底紋背景的設(shè)置6表格中單元格、行、列的編輯7表格單元格中文字的對(duì)齊方式設(shè)置8表格中的排序與公式計(jì)算9表格與文本的轉(zhuǎn)換操作10拆分與合并表格10在辦公實(shí)踐中，使用

6、較多的圖表有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點(diǎn)圖5種。制作時(shí)，圖表類型的選取最好與源數(shù)據(jù)表內(nèi)容相關(guān)。比如：要制作某公司上半年各月份之間銷售變化趨勢(shì)，最好使用柱形圖、條形圖或折線圖；用來(lái)表現(xiàn)某公司人員職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等，最好采用餅圖；用來(lái)表現(xiàn)居民收入與上網(wǎng)時(shí)間關(guān)系等，最好采用XY散點(diǎn)圖。數(shù)據(jù)圖表一般利用Excel制作，當(dāng)然利用Word中內(nèi)置的“Microsoft Graph圖表”、 “Excel圖表”對(duì)象也可以制作。113.2 利用Word制作復(fù)雜的文字表格 在上節(jié)介紹的辦公用各種類型表格中，有一種表格主要以文字為主，沒有或者很少涉及到數(shù)字計(jì)算，并且表格比較復(fù)雜，各個(gè)單元格大小懸殊。本節(jié)采用實(shí)

7、例方法介紹利用Word制作這類復(fù)雜文字表格的操作方法。實(shí)例要求及其制作效果如下：其具體的操作過(guò)程如下:1213操作步驟表格框架的建立表格中文字的錄入及其格式設(shè)置表格中邊框與底紋的添加14表格框架的建立 制作表格標(biāo)題 繪制表格 合并與拆分單元格，并調(diào)整行高與列寬 表格的整體縮放與移動(dòng)15 啟動(dòng)Word，建立一個(gè)新文件。在文檔的第一、二行分別輸入文字“優(yōu)秀黨員登記表”和“填報(bào)單位：”，并按照?qǐng)D3-1樣表的格式，進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖煮w和段落格式設(shè)置。說(shuō)明：如果開始沒有設(shè)置標(biāo)題而直接在紙張最上端就開始繪制表格?？稍诒砀裰谱魍瓿珊?，通過(guò)拖動(dòng)表格左上角的“表格移動(dòng)控點(diǎn)”使之下移，再將表格標(biāo)題補(bǔ)充上去。 16 在標(biāo)

8、題行下面單擊要?jiǎng)?chuàng)建表格的位置，選擇“表格” “繪制表格”命令，隨之出現(xiàn)如圖3-2所示的“表格和邊框”工具欄，同時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)殂U筆狀。拖動(dòng)鉛筆狀鼠標(biāo)使之在文檔上有角度地拉動(dòng)，出現(xiàn)矩形表格框。然后按住鼠標(biāo)左鍵，使之直線移動(dòng)，按照表格的形狀要求在矩形內(nèi)繪制行、列框線，出現(xiàn)如圖3-3所示效果的表格框架。說(shuō)明：本步驟的表格框架，也可以考慮用“插入”法先制作一個(gè)7行2列的表格。 利用上面的工具欄上的各個(gè)按鈕，可以快速地表格進(jìn)行編輯和格式化設(shè)置。如果在進(jìn)行表格處理時(shí)，該工具欄沒有在屏幕上出現(xiàn)，最好通過(guò)添加工具欄的方法將其顯示。1718合并與拆分單元格并調(diào)整行高與列寬 選中如圖3-3所示第1行、第2列所在的單

9、元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，將其拆分為2行7列，用同樣方法將第1行、第1列所在的單元格拆分為2行1列；將第4行、第2列所在的單元格拆分為4行5列。 然后根據(jù)表格大小的實(shí)際需要，通過(guò)拖動(dòng)行與行之間的分隔線使得各個(gè)行的高度合適，用同樣方法設(shè)置列的合適寬度，最終效果如圖3-4所示。19表格的整體縮放與移動(dòng) 拖動(dòng)表格右下角的“表格縮放控點(diǎn)”可以將表格按照紙張大小適當(dāng)進(jìn)行縮放；選擇表格，單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“表格屬性”，從出現(xiàn)的如圖3-5所示的“表格屬性”對(duì)話框中進(jìn)行表格水平方向居中的設(shè)置，以便將來(lái)打印效果良好。20表格中文字的錄入及其格式設(shè)置 表格框架建立好之后，就可以

10、在單元格中輸入文字內(nèi)容，輸入的文字默認(rèn)為左對(duì)齊。效果如圖3-6所示，注意在個(gè)別單元格中可以根據(jù)表格樣式需要調(diào)整文字方向?yàn)樨Q排。 表格中文本的一般編輯與排版操作與Word文檔中一樣，下面重點(diǎn)說(shuō)明單元格中文字對(duì)齊方式的設(shè)置。單元格中輸入的文字默認(rèn)為靠上左對(duì)齊方式，大多數(shù)情況下需要進(jìn)行水平、垂直居中的設(shè)置。 本實(shí)例操作時(shí)，首先選中所有單元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“單元格對(duì)齊方式”按鈕右側(cè)的箭頭，從彈出的9種對(duì)齊方式中選擇需要的方式，使所有單元格文字設(shè)置為合適的對(duì)齊方式（大部分為中部居中，少量需要特殊設(shè)置），效果如圖3-7所示。2122表格中邊框與底紋的添加 為了使表格看起來(lái)更加美觀，需要進(jìn)行

11、表格邊框和底紋的設(shè)置。操作步驟如下：1. 單擊表格左上角的小方塊（“移動(dòng)表格”控點(diǎn)）表格。2單擊“表格和邊框”工具欄上的“外部框線”按鈕右側(cè)的小三角，從中選擇“所有框線”并單擊，為所有單元格設(shè)置默認(rèn)的細(xì)線。3單擊“表格和邊框”工具欄上的“粗細(xì)”按鈕將邊框線設(shè)置為1.5磅，單擊“表格和邊框”工具欄上的“外部框線”按鈕，將表格外框設(shè)置為粗線效果。4選擇“工作履歷”一行以及后面所有單元格，再將“表格和邊框”工具欄上的“線形”按鈕設(shè)置為雙線形狀，“粗細(xì)”按鈕為原來(lái)默認(rèn)值，分別單擊“表格和邊框”工具欄上的“上框線” 、“下框線”按鈕，將該行上、下邊框設(shè)置雙線形狀效果。5選取“工作履歷”以及后面一行所有單

12、元格，再將“表格和邊框”工具欄上的“底紋顏色”按鈕設(shè)置為綠色并單擊，將該行設(shè)置綠色底紋效果。233.3 利用Excel制作表格與創(chuàng)建圖表 本節(jié)介紹利用Excel制作電子表格與創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表。實(shí)例任務(wù)及其制作效果如下： 富達(dá)電器銷售公司主要經(jīng)營(yíng)6種產(chǎn)品，2003年上半年各產(chǎn)品的銷售情況如圖3-8所示，現(xiàn)在要這些銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且需要根據(jù)數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖表。24 從圖3-8可以看出，該表格包括許多數(shù)字；按照要求，銷售數(shù)據(jù)的數(shù)字需要特殊的會(huì)計(jì)格式，并且為了進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，還需要進(jìn)行各種算術(shù)運(yùn)算；另外，為了表現(xiàn)這些數(shù)據(jù)之間的相關(guān)關(guān)系，還要求制作數(shù)據(jù)圖表。所以，可以考慮使用Excel 來(lái)制作該表。 本實(shí)例

13、的制作效果如圖3-9、圖3-10、圖3-11所示，圖3-9為數(shù)據(jù)表和嵌入的條形統(tǒng)計(jì)圖表，圖3-10為經(jīng)過(guò)格式化設(shè)計(jì)的單獨(dú)的三維柱狀統(tǒng)計(jì)圖表，圖3-11為用來(lái)表現(xiàn)總銷售收入中各種商品銷售比例的餅狀圖表。252627內(nèi)容簡(jiǎn)介 Excel中銷售數(shù)據(jù)表格的構(gòu)建 利用Excel的函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù) Excel中表格的格式化設(shè)置 Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作28Excel中表格的格式化設(shè)置1標(biāo)題格式設(shè)置2文字對(duì)齊方式設(shè)置3數(shù)字格式設(shè)置4邊框、底紋設(shè)置29Excel中銷售數(shù)據(jù)表格的構(gòu)建 操作時(shí)，首先啟動(dòng)Excel，在出現(xiàn)的Book 1工作中選擇Sheet 1工作表雙擊，更名為“銷售數(shù)據(jù)”；然后按照?qǐng)D3-12所示樣式

14、建立數(shù)據(jù)表格；最后以“上半年銷售統(tǒng)計(jì)”為名將工作簿存盤在硬盤上。30常用函數(shù)介紹 Excel有200多個(gè)函數(shù)，為方便使用，在函數(shù)向?qū)е袑⑺鼈兎譃槌Ｓ煤瘮?shù)、日期和時(shí)間函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查找和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)共10類。利用函數(shù)向?qū)У膸椭?，可以很方便地學(xué)習(xí)它們的用法。 在辦公實(shí)踐中，一般用戶常用的函數(shù)主要有SUM（求和）、AVERAGE（求平均值）、MAX（最大值）、MIN（最小值）、YEAR（求年份）、MONTH（求月份）、TODAY（求當(dāng)天的日期）、NOW（求當(dāng)前的時(shí)間）、IF（條件判斷）、AND（邏輯與）、NOT（邏輯非）、OR（邏輯

15、或）、ABS（求絕對(duì)值）、INT（取整）、SUMIF（按條件求和）、SQRT（求平方根）、SQR（求平方）、ROUND（四舍五入）、TRUNC（截尾函數(shù)）、MOD（求余函數(shù)）、COUNT（求含數(shù)字單元格個(gè)數(shù)）、COUNTA（求含內(nèi)容單元格個(gè)數(shù)）、COUNTBLANK（求空白單元格個(gè)數(shù)）、COUNTIF（按條件求記錄個(gè)數(shù)）、RANK（排名次）、VLOOKUP（垂直查找）、VLOOKUP（水平查找）等。31 利用函數(shù)計(jì)算出來(lái)表格中有關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)果后，還需要對(duì)表格進(jìn)行格式化設(shè)置，比如設(shè)置字體、數(shù)字格式；文字對(duì)齊方式以及表格的底紋和邊框設(shè)置等。對(duì)于本節(jié)實(shí)例，表格設(shè)置的內(nèi)容以及操作步驟如下：1標(biāo)題格式設(shè)置選

16、取A1：H1，然后單擊格式工具欄上的“合并居中”按鈕，使之成為居中標(biāo)題。為了實(shí)現(xiàn)標(biāo)題文字放在兩行，雙擊標(biāo)題所在單元格，然后將光標(biāo)定位在“公司”文字后面，按Alt+Enter鍵，則“富達(dá)電器銷售公司”放在第一行，而“2003年上半年產(chǎn)品銷售表”另起一行，適當(dāng)設(shè)置字體使之顯示美觀。2文字對(duì)齊方式設(shè)置從圖3-13可以看出數(shù)據(jù)表中文字默認(rèn)左對(duì)齊，數(shù)字右對(duì)齊，有必要將它們?nèi)吭O(shè)置為居中對(duì)齊。操作時(shí)先全選有內(nèi)容的單元格，然后單擊格式工具欄的“居中”按鈕，設(shè)置所有文字為水平對(duì)齊效果。324邊框、底紋設(shè)置全選表格區(qū)域所有單元格，設(shè)置“全部邊框”為細(xì)線，外框?yàn)榇志€。另外，為了使表格的標(biāo)題與數(shù)據(jù)以及源數(shù)據(jù)與計(jì)算數(shù)

17、據(jù)之間區(qū)分明顯，可以為它們?cè)O(shè)置不同的底紋顏色。以上設(shè)置全部完成后，表格效果如圖3-15所示。33邊框、底紋設(shè)置 全選表格區(qū)域所有單元格，設(shè)置“全部邊框”為細(xì)線，外框?yàn)榇志€。另外，為了使表格的標(biāo)題與數(shù)據(jù)以及源數(shù)據(jù)與計(jì)算數(shù)據(jù)之間區(qū)分明顯，可以為它們?cè)O(shè)置不同的底紋顏色。以上設(shè)置全部完成后，表格效果如圖3-15所示。341標(biāo)題格式設(shè)置 選取A1：H1，然后單擊格式工具欄上的“合并居中”按鈕，使之成為居中標(biāo)題。為了實(shí)現(xiàn)標(biāo)題文字放在兩行，雙擊標(biāo)題所在單元格，然后將光標(biāo)定位在“公司”文字后面，按Alt+Enter鍵，則“富達(dá)電器銷售公司”放在第一行，而“2003年上半年產(chǎn)品銷售表”另起一行，適當(dāng)設(shè)置字體使之

18、顯示美觀。2文字對(duì)齊方式設(shè)置 從圖3-13可以看出數(shù)據(jù)表中文字默認(rèn)左對(duì)齊，數(shù)字右對(duì)齊，有必要將它們?nèi)吭O(shè)置為居中對(duì)齊。操作時(shí)先全選有內(nèi)容的單元格，然后單擊格式工具欄的“居中”按鈕，設(shè)置所有文字為水平對(duì)齊效果。35 Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作 1制作嵌入在工作表中的條形圖表2數(shù)據(jù)圖表的修飾與格式化3在工作簿中制作單獨(dú)的三維柱狀圖表4. 不連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的圖表制作5數(shù)據(jù)圖表的更新36制作嵌入在工作表中的條形圖表其操作步驟如下：（1） 單元格數(shù)據(jù)區(qū)域的選擇。圖表來(lái)源于數(shù)據(jù)，制作數(shù)據(jù)圖表前首先必須選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，本例須選取A2：G8。（2） 單擊常用工具欄的“圖表向?qū)А卑粹o（或者選擇“插入”“圖表”菜單項(xiàng)

19、），打開“圖表向?qū)А睂?duì)話框。（3） 在圖3-16所示的“圖表向?qū)Р襟E1圖表類型”對(duì)話框中，從“圖表類型” 列表中單擊選擇條形圖，從出現(xiàn)的子圖表類型中選擇第一種“簇狀條形圖”37圖形注釋38幾種常用標(biāo)準(zhǔn)類型圖表的簡(jiǎn)要說(shuō)明 柱形圖用于顯示某一段時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)的變化，或比較各數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差異。分類在水平方向組織，而數(shù)值在垂直方向組織，以強(qiáng)調(diào)相對(duì)于時(shí)間的變化。其中堆積柱形圖顯示了單個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)與整體的關(guān)系，三維透視的柱形圖可比較兩個(gè)坐標(biāo)軸上的數(shù)據(jù)點(diǎn)。 條形圖用于顯示各數(shù)據(jù)之間的比較。分類在垂直方向，而數(shù)值在水平方向，以使觀察者的注意力集中在數(shù)值的比較上，而不在時(shí)間上。堆積條形圖顯示單個(gè)數(shù)據(jù)與整體的關(guān)系。 折線

20、圖用于顯示各數(shù)據(jù)之間的變化趨勢(shì)。分類在水平方向組織，而數(shù)值在垂直方向組織，以強(qiáng)調(diào)相對(duì)于時(shí)間的變化。 餅圖用于顯示組成數(shù)據(jù)系列的各數(shù)據(jù)項(xiàng)與數(shù)據(jù)項(xiàng)總和的比例。餅狀圖只有一個(gè)數(shù)據(jù)系列，并且用于強(qiáng)調(diào)整體中的某一重要元素時(shí)，餅狀圖將十分有效。如果要使小扇區(qū)更容易查看，可將這些小扇區(qū)組織為餅狀圖中的一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，然后將該數(shù)據(jù)項(xiàng)在主圖表旁邊的小餅狀圖或小條形圖中拆分顯示。 XY散點(diǎn)圖既可用于顯示若干數(shù)據(jù)系列中的數(shù)字值的關(guān)系，也可將兩組數(shù)字分別當(dāng)作單個(gè)系列的 x 坐標(biāo)和 y 坐標(biāo)進(jìn)行繪制，常用于科技數(shù)據(jù)。安排數(shù)據(jù)時(shí)，將 x 坐標(biāo)值置于某一行或列內(nèi)，然后將相應(yīng)的 y 值輸入到緊鄰的行或列中。39數(shù)據(jù)圖表的修飾與格

21、式化 如圖3-21所示為數(shù)據(jù)圖表中各個(gè)部分的區(qū)域劃分及其名稱表示，根據(jù)需要可對(duì)某一部分進(jìn)行修改或者格式設(shè)置，操作步驟如下：（1）用鼠標(biāo)右鍵單擊需要修改的部分。（2）從出現(xiàn)的菜單中選擇“格式”。（3）在打開的對(duì)話框中，選擇所需修改的項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)修改即可。40工作簿中制作單獨(dú)的三維柱狀圖表 在上面的向?qū)Х椒ㄖ谱鲌D表外的最后一個(gè)步驟中選擇“作為新工作表插入”，即可制作一個(gè)單獨(dú)的圖表工作表。除此之外，Excel中還可以利用F11或Alt+ F1功能鍵快速制作單獨(dú)的柱狀圖表，然后再進(jìn)行三維效果以及其他項(xiàng)目的格式設(shè)置和修飾，操作步驟如下：（1）選擇數(shù)據(jù)表A2：G8區(qū)域，按下F11或Alt+ F1鍵，自動(dòng)產(chǎn)

22、生一個(gè)單獨(dú)數(shù)據(jù)圖表工作表，如圖3-22所示。不過(guò)它是二維柱狀圖而不是三維柱狀圖，還需要進(jìn)行三維格式設(shè)置；另外，該柱狀圖表的格式設(shè)置還包括：圖例位置與圖例大小設(shè)置；圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸標(biāo)題以及背景墻設(shè)計(jì)、其他內(nèi)容的設(shè)置等。（2）由二維類型圖表變?yōu)槿S類型：在圖表區(qū)任意位置單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“圖表類型”，找到“自定義類型”標(biāo)簽下的“帶深度的柱狀圖”，單擊即可將柱狀圖由二維類型圖表變?yōu)槿S類型。41（3）圖例位置以及大小設(shè)置：在圖表區(qū)任意位置單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“圖表選項(xiàng)”，找到“圖例”標(biāo)簽，將 “位置” 設(shè)置為“底部”，并進(jìn)行字體大小、顏色、效果的設(shè)置。（4）圖表標(biāo)題、坐標(biāo)軸

23、標(biāo)題以及格式設(shè)置：在圖表區(qū)任意位置單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“圖表選項(xiàng)”，找到“標(biāo)題”標(biāo)簽，分別設(shè)置圖表標(biāo)題、X軸標(biāo)題、Z軸標(biāo)題為“富達(dá)集團(tuán)2003年16月銷售圖表”、“品名”和“銷售額”。 分別用右鍵單擊圖表標(biāo)題、X軸標(biāo)題、Z軸標(biāo)題位置，從彈出的菜單中選擇“格式設(shè)置”，對(duì)相應(yīng)標(biāo)題內(nèi)容的字、字號(hào)、效果、顏色、底紋等進(jìn)行設(shè)置。 說(shuō)明:因?yàn)樵搱D表是三維圖表，所以豎直軸在Z軸，Y軸不用輸入內(nèi)容。（5）背景墻設(shè)置：在背景墻位置單擊右鍵，從彈出的菜單中選擇“背景墻格式”，在打開的對(duì)話框中選擇“填充效果”，設(shè)置為黑色、白色兩種顏色的漸變效果。以上設(shè)置全部完成后，三維柱狀圖表效果如圖3-23所示。42

24、3.4 利用EXCEL的關(guān)聯(lián)表格制作歌唱比賽計(jì)分表 所謂關(guān)聯(lián)表格，是指在一個(gè)或者多個(gè)工作簿中有一定關(guān)聯(lián)關(guān)系的工作表的總稱。在辦公實(shí)踐中的表格制作時(shí)，有些數(shù)據(jù)的存放和計(jì)算需要使用多個(gè)工作表，并且相互之間需要相互引用和參照。這就就需要使用Excel的關(guān)聯(lián)表格操作來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的處理。 本節(jié)介紹Excel中關(guān)聯(lián)表格的使用方法和注意事項(xiàng)。操作中使用的實(shí)例說(shuō)明如下：市電視臺(tái)、市委宣傳部和市文化局聯(lián)合舉辦了“市青年歌手大獎(jiǎng)賽”，經(jīng)過(guò)初賽、復(fù)賽，目前已經(jīng)進(jìn)入決賽階段。在決賽階段，為了體現(xiàn)公平、公正、科學(xué)、合理的比賽原則，組委會(huì)擬定了如下的比賽計(jì)分規(guī)則。 43 每一個(gè)參加決賽選手的得分滿分為100分，包括以下三大

25、部分：1、歌唱得分：每一位參賽選手自行選擇一首歌曲演唱，滿分90分，12個(gè)裁判分別打分，總分減去最高分和最低分之后的平均分為該項(xiàng)分?jǐn)?shù)。2、素質(zhì)得分：兩個(gè)題目，每題0.5分，共 1分，各由一個(gè)評(píng)委評(píng)分。3、聲樂得分：選手自己從指定歌曲中選擇一首歌曲進(jìn)行聲樂表演，歌曲有不同的難度系數(shù)，分A、B、C三個(gè)級(jí)別，滿分9分，12個(gè)裁判打分，方法同上，但是在得到的平均分?jǐn)?shù)的基礎(chǔ)上再乘上難度系數(shù)（A為1，B為0.8，C為0.6），才能得到該項(xiàng)分?jǐn)?shù)。以上三項(xiàng)分?jǐn)?shù)之和為該選手的總得分，按照該成績(jī)的名次確定最終的獲獎(jiǎng)等級(jí)。 比賽計(jì)分規(guī)則44問題提出假設(shè)參加決賽的選手共20人，比賽前通過(guò)抽簽確定出場(chǎng)順序，比賽結(jié)束需要

26、確定綜合成績(jī)一等獎(jiǎng)1人，二等獎(jiǎng)3人，三等獎(jiǎng)5人，其余為優(yōu)秀獎(jiǎng)；同時(shí)綜合成績(jī)最好的3名將推薦到省里參加全省比賽；另外，為了比較單項(xiàng)成績(jī)，還需要將單項(xiàng)成績(jī)的前6名評(píng)出?，F(xiàn)在需要制作一套用來(lái)計(jì)算選手分?jǐn)?shù)的表格，以便在比賽現(xiàn)場(chǎng)能夠很快算出分?jǐn)?shù) 45問題分析和操作提示從上面的規(guī)則可以看到，需要進(jìn)行幾個(gè)單項(xiàng)成績(jī)的計(jì)算和排名，同時(shí)需要進(jìn)行幾項(xiàng)成績(jī)之和作為綜合分的計(jì)算和排名，所以可以考慮利用Excel的關(guān)聯(lián)表格操作，制作一套計(jì)算分?jǐn)?shù)的表格來(lái)解決該比賽分?jǐn)?shù)計(jì)算問題。制作時(shí)需要注意以下幾個(gè)問題：1各個(gè)表格中要盡量減少現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)錄入和計(jì)算的工作量。2可以在比賽中間隨時(shí)查看比賽過(guò)的選手的各個(gè)單項(xiàng)成績(jī)，確定對(duì)應(yīng)的暫時(shí)名次

27、。3單項(xiàng)成績(jī)和綜合成績(jī)的計(jì)算，需使用公式和函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，并且公式要具有容錯(cuò)性。4綜合分?jǐn)?shù)排名為最后名次，根據(jù)該名次利用公式確定獲獎(jiǎng)等級(jí)。5多個(gè)工作表之間進(jìn)行關(guān)聯(lián)操作時(shí)，注意數(shù)據(jù)要能夠隨時(shí)實(shí)時(shí)變化。 6為了使各個(gè)表格之間切換方便，可以制作一個(gè)主界面工作表，在上面利用有關(guān)圖形建立超級(jí)鏈接，以便可以快速切換到對(duì)應(yīng)的工作表。 46解決思路 按照以上的分析，本問題的解決可以通過(guò)制作8張關(guān)聯(lián)的工作表來(lái)實(shí)現(xiàn)，分別用來(lái)作為“主界面”工作表、 “計(jì)分規(guī)則”工作表、“選手情況” 工作表、“歌唱得分” 工作表、“素質(zhì)得分” 工作表、“聲樂得分” 工作表、“綜合得分” 工作表以及“評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果” 工作表。下面就介紹這些工作

28、表的格式制作和公式設(shè)計(jì)，操作中使用的是Excel 2000。47主要操作步驟 3.4.1 工作表的添加和更名3.4.2 “主界面”工作表的制作3.4.3 “計(jì)分規(guī)則”工作表的制作3.4.4 “選手情況”工作表的制作3.4.5 “歌唱得分”工作表的制作 3.4.6 “素質(zhì)得分”工作表的制作3.4.7 “聲樂得分”工作表的制作3.4.8 “綜合得分”工作表的制作3.4.9 “評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果”工作表的制作3.4.10 Excel中公式出錯(cuò)的處理483.4.1工作表的添加和更名從上面的的分析可知，該計(jì)分系統(tǒng)需要設(shè)置8個(gè)工作表，而Excel默認(rèn)的工作表個(gè)數(shù)為3個(gè)。所以，本實(shí)例操作時(shí)，首先需要工作表個(gè)數(shù)的添加以

29、及名稱的更改。操作步驟詳見教材493.4.2 “主界面”工作表的制作“主界面”工作表效果如圖3-27所示，利用“主界面”工作表，可以快速看到整個(gè)記分方案的完整組成，同時(shí)根據(jù)需要將來(lái)可以快速切換到需要的其他工作表。操作步驟詳見教材503.4.3“計(jì)分規(guī)則”工作表的制作“計(jì)分規(guī)則”工作表如圖3-33所示，在其中輸入了比賽計(jì)分規(guī)則的說(shuō)明文字，以便將來(lái)觀眾或選手咨詢時(shí)能夠快速查詢。制作本工作表時(shí)，主要難點(diǎn)是如何解決大塊文字在Excel中的輸入問題。操作步驟詳見教材513.4.4 “選手情況”工作表的制作“選手情況”工作表效果如圖3-35所示，制作過(guò)程比較簡(jiǎn)單，按照?qǐng)D3-35中樣式制作即可。制作該工作表

30、的目的有兩個(gè)：一是可以隨時(shí)查看各個(gè)選手的基本情況；二是將選手的編號(hào)、姓名在該表輸入之后，以后在其它工作表需要選手姓名時(shí)，只要輸入編號(hào)，姓名利用查表法即可確認(rèn)。另外，本工作表中“編號(hào)”一列的輸入可以考慮利用序列填充，“性別”和“唱法類型”兩列可以考慮使用選擇列表法輸入。 52圖3-35 “選手情況” 工作表 533.4.5“歌唱得分”工作表的制作 “歌唱得分”工作表效果如圖3-36所示，因?yàn)檫x手出場(chǎng)順序是通過(guò)抽簽產(chǎn)生，以后的打分是按照出場(chǎng)順序而不是按照選手編號(hào)進(jìn)行，所以需要設(shè)置“出場(chǎng)序號(hào)”一列（該列通過(guò)序列填充輸入）。主要操作步驟如下： 1.工作表表格框架的制作2.利用VLOOKUP函數(shù)根據(jù)編號(hào)

31、確定選手姓名（1）VLOOKUP函數(shù)的使用方法和簡(jiǎn)單舉例（2）函數(shù)中跨工作表以及跨工作簿的單元格引用（3）根據(jù)編號(hào)利用VLOOKUP查找姓名（4）利用IF函數(shù)避免 “#N/A”錯(cuò)誤（5）函數(shù)的復(fù)制3利用公式計(jì)算選手歌唱得分4利用RANK函數(shù)確定選手名次54圖3-36 “歌唱得分” 工作表 553.4.6“素質(zhì)得分”工作表的制作“素質(zhì)得分”工作表如圖3-41所示，制作方法與“歌唱得分”工作表類似 。563.4.7“聲樂得分”工作表的制作 “聲樂得分”工作表如圖3-42所示，制作方法與“歌唱得分”工作表類似，不同之處就是多了兩列：“類別”和“系數(shù)”，他們用來(lái)確定難度系數(shù)，最終的分?jǐn)?shù)結(jié)果還需要在歌唱

32、得分方法的結(jié)果之后再乘上難度系數(shù) 。573.4.8“綜合得分”工作表的制作“綜合得分”工作表效果如圖3-42所示，制作中要多次采用跨工作表引用單元格數(shù)據(jù)，第5行中幾個(gè)主要單元格中，公式和函數(shù)形式分別如下所示：D5：“=IF(C5=,VLOOKUP(C5,選手情況!$A$3:$B$21,2)”；E5：“=歌唱得分!Q5”；F5：“=素質(zhì)得分!G5”；G5：“=聲樂得分!S5”；H5：“=IF(SUM(E5:G5)=0,SUM(E5:G5)”；I5：“=IF(H5,RANK(H5,$H$5:$H$24),)”； J5：“=IF(I5=1,一等獎(jiǎng),IF(I5=4,二等獎(jiǎng),IF(I5=9,三等獎(jiǎng),優(yōu)秀

33、獎(jiǎng))” 58圖3-43工作表“綜合得分” 工作表593.4.9“評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果”工作表的制作“評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果”工作表效果如下面的圖3-44所示，表格中空白單元格，根據(jù)比賽的綜合成績(jī)，將對(duì)應(yīng)人員的名單輸入或者通過(guò)復(fù)制得到即可。 603.4.10 Excel中公式出錯(cuò)的處理在Excel中輸入計(jì)算公式或函數(shù)后，經(jīng)常會(huì)因?yàn)槟承╁e(cuò)誤，在單元格中顯示錯(cuò)誤信息，使一些初學(xué)者手足無(wú)措?，F(xiàn)將Excel中最常見的一些錯(cuò)誤信息，以及可能發(fā)生的原因和解決方法列出如下，供讀者參考。 具體內(nèi)容參考下頁(yè)6162小 結(jié) 表格和圖表在辦公中有其重要用途表格比列表的文字更清晰，圖表比數(shù)據(jù)表格更直觀；通過(guò)表格可以實(shí)現(xiàn)列表內(nèi)容條理化，數(shù)據(jù)圖表便

34、于了解數(shù)據(jù)之間關(guān)系和變化趨勢(shì)。制作表格和圖表時(shí)，首先需要了解常用電子表格和數(shù)據(jù)圖表的類型劃分以及制作軟件的選取，掌握電子表格的通用操作，包括：建立表格，縮放與移動(dòng)表格，行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置，單元格拆分與合并，表格邊框與底紋設(shè)置，單元格、行、列的添加、刪除、內(nèi)容清除，表格單元格中文字的字體格式以及對(duì)齊方式設(shè)置，表格中的排序操作與有關(guān)公式計(jì)算、數(shù)據(jù)處理，表格與文本的轉(zhuǎn)換操作，拆分表格與合并兩個(gè)以上表格等。63 對(duì)于需要進(jìn)行運(yùn)算的數(shù)字表格，要能夠熟練利用來(lái)Excel建立、編輯和格式化，并且掌握數(shù)字格式化設(shè)置以及單元格格式復(fù)制。熟悉Excel中公式、函數(shù)的使用方法，特別要熟悉公式的輸入規(guī)則、

35、函數(shù)的輸入方法、單元格的三種引用方式以及跨工作表和工作簿的單元格引用，能夠進(jìn)行關(guān)聯(lián)表格的操作處理。熟練掌握利用Excel制作圖表的兩種方法（向?qū)Х?、快捷鍵法）和方式（嵌入圖表、單獨(dú)圖表工作表）。知道表現(xiàn)不同數(shù)據(jù)關(guān)系時(shí)如何選擇合適的數(shù)據(jù)圖表類型。 總之，通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該達(dá)到能熟練創(chuàng)建各種辦公業(yè)務(wù)使用的表格以及根據(jù)數(shù)據(jù)表格制作合適的數(shù)據(jù)圖表的能力。64RfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYmVjSgOdLaI6F3B0y)v%s#pXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6F3

36、B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$qZnWkShPeMaJ7F4C1z)w&t!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaJ7F4C0z)w&s!pYmUjRfOcL9H6E3B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w*t!qYm

37、VjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4C1z-w&t!qYmVjRgOdL9I6F3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pYmVjRgOcL9I6E3B0y(v%r#oXlTiQfNbK8G5D2A-x*u$qZnVkShPdMaJ7F4C0z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#oWlTiQeNbK8G5D1A-x*t$qZnVkSgPdMaI7F4C0z)v&s!pXmUjRfOcK9H6E2B+y(u%rZoWlThQeNbJ8G

38、4D1A-w*t$qYnVkSgPdLaI7F3C0z)v&s#pXmUiRfOcK9H5E2B+x(u%rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z-w&t!pYmVjRgOdL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+y(v%r#

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40、I6E3B0y(v%s#oXlUiQfNbK8H5D2A+x*u*u$qZnWkShPeMaJ7F4C1z)w&t!pYmUjRgOcL9I6E3B+y(v%r#oXlTiQeNbK8G5D2A-x*t$qZnVkShPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E3B+y(u%r#oWlTiQeNbJ8G5D1A-x*t$qYnVkSgPdMaI7F3C0z)v&s!pXmUiRfOcK9H6E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfNcK9H5E2B+x(u$rZoWkThQeMbJ7G4D1z-w

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42、eNbJ8G4D1A-w*t$qYnVjSgPdLaI7F3C0y)v&s#pXmUiRfOcK9H5E2B+x(u%rZoWkThQeMbJ8G4D1z-w*t!qYnVjSgOdLaI6F3C0y)v%s#pXlUiRfNcK8H5E2A+x(u$rZnWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5D2A+x*u$rZnWkShPeMaJ7G4C1z)w&t!pYmVjRgOcL9I6E3B0y(v%s#oXlTiQfNbK8H5D2A-x*u$qZnWkShPdMaJ7F4C1z)w&s!pYmUjRgOcL9H6E3B+

43、y(v%r#oWlTiQeNbK8G5D1A-x*t$qZnVkSgPdMaI7F4C0z)w&s!pXmUjRfOcL9H6E2B+y(u%r#oWlThQeNbJ8G5D1A-w*t$qYnVkSgPdLaI7F3C0z)v&s#pXmUiRfOcK9H5E2B+x(u%rZoWlThQeMbJ8G4D1A-w*t!qYnVjSgPdLaIaI6F3C0y)v&s#pXlUiRfNcK9H5E2A+x(u$rZoWkThPeMbJ7G4D1z-w&t!qYmVjSgOdL9I6F3B0y)v%s#oXlUiQfNcK8H5E2A+x*u$rZnWkThPeMaJ7G4C1z-w&t!pYm

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