1、-. z.檔案管理制度一、歸檔制度一根據(jù)國家、衛(wèi)生部、醫(yī)科院有關(guān)規(guī)定，本院檔案屬于本單位國有資產(chǎn)。凡屬歸檔*圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；二院辦檔案室集中統(tǒng)一保管文書檔案、基建檔案。凡具有歸檔保存價值的文件材料，院各部門應(yīng)在每年六月份之前將前一年的檔案移交到院辦檔案室；三歸檔要求根據(jù)國家檔案局、衛(wèi)生部、醫(yī)科院的有關(guān)規(guī)定，文書處理部門或業(yè)務(wù)部門向檔案室移交歸檔文件時必須遵循如下規(guī)定：1、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整。確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，到達(dá)三率要求歸檔率 100 、完整率 100 、準(zhǔn)確率 100 ；

2、2、但凡歸檔的文件材料合同書、協(xié)議書都必須是正文原文，不得出現(xiàn)圓珠筆或鉛筆字， 一律用藍(lán)黑或黑色鋼筆書寫， 字跡要求工整、清晰。文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，應(yīng)合并整理、立卷；3、歸檔的文件材料，必須保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。一般情況下，檔案部門不接收未經(jīng)整理的零散文件。對不符合要求者，檔案部門有權(quán)退回歸檔部門，要求其重新整理；4、履行歸檔手續(xù)。歸檔文件交接檢查無誤后，即可辦理具體移交手續(xù)。歸檔文件移交目錄清單一式倆份，寫明歸檔文件的總數(shù)、移交人、接收人、交接時間等工程。歸檔部門與檔案室雙方交接清點(diǎn)無誤后，雙方均應(yīng)在移交目錄上履行簽字手續(xù)。倆份清單，一份留存歸檔部門備查

3、，另一份存檔案室；5、文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔工作，要作為職能、職稱以及業(yè)務(wù)部門各項(xiàng)工作的一局部，列入年終績效考核中；6、因工作調(diào)離醫(yī)院時，調(diào)離者手中借用檔案未還或應(yīng)歸檔的文件材料尚未歸檔的，院辦檔案室不予簽字，人事部門不給辦理調(diào)離手續(xù)。文書檔案歸檔文書檔案預(yù)立卷工作主要由機(jī)關(guān)兼職檔案員完成。兼職檔案員負(fù)責(zé)在日常工作中收集、整理和保管檔案材料，以保證當(dāng)年文件材料的完整系統(tǒng)。1、預(yù)立卷工作程序：兼職檔案員在院辦檔案室的指導(dǎo)監(jiān)視下，完成歸檔；2、預(yù)立卷根本要求：1收集*圍為當(dāng)年收上一年度形成的，與部門工作相關(guān)的文件、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；2兼職檔案員收集整理本部門各業(yè)務(wù)人員手

4、中的文件材料并檢查文件材料：是否有保存價值、內(nèi)容是否齊全、有無重復(fù)材料；3院級領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門的工作人員外出開會帶回的文件、會議材料，由兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并與其它檔案材料一并移交院辦檔案室歸檔。任何人或部門不得以任何借口私自留存檔案材料。確屬工作需要，要采取先歸檔后借閱或復(fù)制副本；4整理單位：請示與批復(fù)為一件、正件與附件為一件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件為一件、獲獎的上報材料與上級的批文或獲獎證書的復(fù)印件為一件。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；獲獎的上報材料在前，上級的批文或獲獎證書的復(fù)印件在后；5跨年度的請示和批復(fù)放在批復(fù)年立卷；沒有批復(fù)的，放在請示年立卷沒有批復(fù)的請示，

5、要在請示上注明無批復(fù)原因；6送交到檔案室的文件材料統(tǒng)一采用 A4 紙。3、在初步完成預(yù)立卷工作后，兼職檔案員通知院辦檔案室對預(yù)立卷工作進(jìn)行檢查，檢查合格后，由兼職檔案員完成文件自然信息數(shù)據(jù)的錄入。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批示同意歸檔后將預(yù)立卷材料送交到院辦檔案室；4、兼職檔案員按照歸檔要求，對文件材料進(jìn)展處理：去釘，標(biāo)寫頁碼，填寫歸檔文件移交清單、備考表、歸檔文件目錄。五基建檔案歸檔行政處、建管辦兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理建立單位建立工程的管理文件。由行政處、建管辦兼職檔案員，對工程完成單位在每項(xiàng)工程、每一階段形成的文件進(jìn)展收集、指導(dǎo)和跟蹤管理；工程竣工后，行政處、建管辦兼職檔案員參加竣工驗(yàn)收并進(jìn)展預(yù)立卷工作

6、，院辦檔案室工作人員對基建檔案預(yù)立卷工作進(jìn)展檢查指導(dǎo)；3、在建立工程竣工驗(yàn)收后六個月內(nèi)完成檔案立卷歸檔工作。由上級部門按基建工程撥款購置的設(shè)備，其設(shè)備檔案要按基建工程一同歸檔；二、檔案保管制度一庫存檔案必須帳物相符；二檔案出庫、入庫都必須登記并履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，清點(diǎn)、簽收手續(xù)均應(yīng)嚴(yán)格、清楚、細(xì)致、責(zé)任清楚；三檔案使用行為的管理與限制規(guī)定：1、使用者不允許在使用檔案的同時吸煙、喝水、吃食物。2、不允許在檔案上勾劃、涂抹，更不允許有撕毀剪切等破壞性行為，使用者必須嚴(yán)格保證檔案的完好無損。3、檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，應(yīng)及時放入專用的柜子中，不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所辦公室

7、、閱覽室。4、各不同的利用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽各自所利用的檔案。5、未經(jīng)允許不準(zhǔn)使用者擅自拍照、抄錄、復(fù)印。6、經(jīng)過批準(zhǔn)的拍照、復(fù)印等行為應(yīng)以不損傷檔案完好的理化性狀為前提。四交還檔案時，應(yīng)保持實(shí)體秩序的排列順序。三、檔案工作*制度一檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立*觀念，貫徹執(zhí)行檔案法和*法，共同保守檔案*；二嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案的接收、發(fā)放管理規(guī)定，以及檔案的查閱、借閱、復(fù)印制度，認(rèn)真履行登記、簽字和審批手續(xù)；三接待檔案的查閱、借閱和歸檔人員，一律在閱覽室內(nèi)進(jìn)展，庫房重地未經(jīng)允許，非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)；四未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得私自將檔案攜帶出閱覽室，隨意復(fù)印、摘抄檔案，更不準(zhǔn)將檔案帶入公共

8、場所；五對已整理好的檔案要及時入庫存放，對尚未整理的文件、材料要及時放入*柜中。辦公現(xiàn)場無人時，不得有任何秘級文件、資料放置桌面；六凡屬的檔案必須在有關(guān)欄目注明字樣。對*級以上檔案含電子版及國家重點(diǎn)工程工程應(yīng)設(shè)專人專柜保管；七凡涉及檔案*的人員，不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案*內(nèi)容，不得在普通、明碼電報和私人通信中暴露檔案*；八利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所；九各房間、*柜鑰匙必須妥善保管，發(fā)現(xiàn)喪失要及時匯報，認(rèn)真處理，并采取有效防*措施；十發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)、*或保衛(wèi)部門，

9、當(dāng)事者要寫出書面報告。對違反*規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。四、檔案鑒定制度一初步鑒定。預(yù)立卷時，對所有文件材料進(jìn)展價值鑒定，確定去留*圍；二歸檔鑒定。立卷時，根據(jù)各類檔案的保管期限表進(jìn)展鑒定和甄別文件的保存價值，確定保管期限；三銷毀鑒定。鑒定小組定期對超過保管期限的檔案進(jìn)展鑒定，確定并提出檔案的存毀意見；四對要銷毀的檔案進(jìn)展登記，編制“檔案銷毀清冊、“檔案銷毀目錄，作為日后查考銷毀檔案材料的憑據(jù)；五銷毀檔案時，應(yīng)有人監(jiān)銷。對批準(zhǔn)銷毀的檔案，不準(zhǔn)出賣給廢品回收站或留作它用。銷毀檔案后，應(yīng)在“檔案銷毀清冊上注明“已銷毀和銷毀檔案日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章。五、檔案借閱制

10、度一院辦公室檔案室保存的文書檔案、基建檔案主要效勞于本院醫(yī)療、科研、管理等工作需要；二原則上本單位各業(yè)務(wù)部門只能借閱本部門立卷歸檔的案卷并按標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。借閱本部門檔案，需取得本部門負(fù)責(zé)人同意；需要借閱其他部門檔案時，需取得本部門負(fù)責(zé)人及歸檔部門負(fù)責(zé)人同意后，方可調(diào)檔；三外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出；四、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案平安*標(biāo)準(zhǔn)中的要求辦理；五查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)展，不準(zhǔn)污損、劃道、涂改、折卷、裁剪、抽換、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時間不得超過一個月，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼

11、續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與平安；六珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出；七凡私自抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國家檔案法、*法予以追究現(xiàn)行法律責(zé)任。六、檔案利用制度一本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反應(yīng)，任何人不得例外；二外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、*圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可查閱；三查閱檔案人員應(yīng)在閱覽室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案；四查閱秘密文件必

12、須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守*規(guī)定；五借出檔案時間一般不超過一個月，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)；六借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與平安，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究；七借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員假設(shè)要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用；八凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利平安*等工作；凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按檔案法及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理；復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。七、檔案銷毀制度定

13、期復(fù)審檔案的保管價值。檔案保管期滿，要組織鑒定小組對其進(jìn)展鑒定，經(jīng)鑒定后無繼續(xù)保存價值的，應(yīng)予銷毀；但凡銷毀檔案，必須經(jīng)鑒定委員會批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊，寫出書面報告。已經(jīng)批準(zhǔn)擬銷毀的檔案，必須逐年、逐卷、逐件進(jìn)展登記；檔案銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行*制度，必須指派兩人以上監(jiān)銷，嚴(yán)格將檔案資料做廢品出售，需用專人送往指定地點(diǎn)銷毀；銷毀檔案后，應(yīng)在“銷毀檔案清冊上注明“已銷毀和銷毀檔案日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章。檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)要符合中華人民*國統(tǒng)計(jì)法及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求；檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個局部，檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺賬，檔案人員要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移除、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、

14、報關(guān)的數(shù)量、狀況及構(gòu)造的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索，編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)；統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊；及時、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報及其他檔案統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后上報或歸檔；定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)展歸納整理，定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)展必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認(rèn)識和了解檔案管理的現(xiàn)狀，掌握開展規(guī)律、提高管理水平。檔案庫房保管制度院辦檔案室工作人員要嚴(yán)格遵守平安、*規(guī)章制度，堅(jiān)守工作崗位，切實(shí)管理好全部檔案，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)私自委托他人代行職務(wù)。進(jìn)出庫制

15、度檔案庫房只允許檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入檔案庫房。如工作確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫防時如維修庫房及其設(shè)備等，則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴；庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動，不允許在庫房中吸煙、喝酒、吃東西；庫房中無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖，等等。庫房溫濕度控制使用去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備調(diào)節(jié)庫房溫濕度；檔案庫房溫度標(biāo)準(zhǔn)為14-24，相對濕度標(biāo)準(zhǔn)為45%-60%，在規(guī)定*圍內(nèi)溫、濕度每晝夜波動幅度：溫度2，相對濕度5%。切實(shí)做好檔案“八防即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜工作，確保檔案平安。防火-必須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的消火器材；防水-庫房所處地址不能過低，庫房內(nèi)及附近不能有水源，庫房選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地點(diǎn)，位于較有利的防洪地段；防霉、防蟲、防潮-對檔案文件進(jìn)展定期檢查并放置防霉、