1、備件采購管理制度一、總那么為保障生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)行對(duì)備件的需求，在備件采購預(yù)算、計(jì)劃 申報(bào)、采購形式、采購合同、催貨、付款和采購分析等方面進(jìn)行規(guī)范 管理，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。二、范圍適用于本公司生產(chǎn)所需備件的采購管理。三、職責(zé)1裝備部、動(dòng)力部是生產(chǎn)設(shè)備、備件采購管理的歸口管理部門；負(fù)責(zé)采購管理和制訂、修改本標(biāo)準(zhǔn)并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)備件年度采購預(yù)算管理（機(jī)械局部），審核各生產(chǎn)廠上報(bào)的備 件采購計(jì)劃，工程設(shè)備訂貨計(jì)劃，負(fù)責(zé)（設(shè)備）備件采購（或委托采 購）、合同簽訂、貨物催交、按合同要求付款等管理。2.3各生產(chǎn)廠負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際需求合理編制本單位度備件采購計(jì)劃、工程設(shè)備訂 貨計(jì)劃和和相應(yīng)的技術(shù)條件，并提供采購合同簽

2、訂所需的技術(shù)協(xié)議文 件。三、管理內(nèi)容與要求采購預(yù)算管理裝備部備件科根據(jù)公司上年度產(chǎn)量、備件消耗情況和本年度生產(chǎn) 任務(wù)量、鋼材市場價(jià)及公司降本錢要求等因素，擬定備件采購預(yù)算目 標(biāo)并組織各生產(chǎn)廠分解、匯總平衡后制訂本年度公司備件采購總預(yù)算 和各生產(chǎn)廠采購預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。各生產(chǎn)廠根據(jù)本單位備件需求特點(diǎn)，將審批后的采購預(yù)算額度按 備件分類分解到各季度，以及分解到各生產(chǎn)車間和班組，實(shí)施總額及 分類控制，層層按采購預(yù)算進(jìn)行備件計(jì)劃申報(bào)管理。裝備部根據(jù)審批后的采購預(yù)算并結(jié)合生產(chǎn)需求，控制各生產(chǎn)廠采 購計(jì)劃的申報(bào)管理。各生產(chǎn)廠做采購預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮節(jié)能減排需求，不斷提升設(shè) 備能效，嚴(yán)禁采用國家明令淘汰

3、的設(shè)備。裝備部在審核計(jì)劃時(shí)，對(duì)國 家明令淘汰的設(shè)備計(jì)劃應(yīng)及時(shí)中止采購。備件計(jì)劃管理。按“設(shè)備、備件計(jì)劃管理制度”執(zhí)行。備件分類管理按備件對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量影響程度分為A、B和C三大類進(jìn)行管理。A類備件：與最終產(chǎn)品直接接觸的、與產(chǎn)品質(zhì)量密切相關(guān)的生產(chǎn)工 藝備件。B類備件：與中間產(chǎn)品直接接觸的、與中間產(chǎn)品質(zhì)量密切相關(guān)的生 產(chǎn)工藝備件。C類備件：除了 A和B類備件以外的備件，均為C類備件。所有未 注明類別的備件默認(rèn)歸入C類備件處理。供方管理按“生產(chǎn)設(shè)備供方管理方法”執(zhí)行。采購形式管理備件采購形式分：招標(biāo)、議標(biāo)、比價(jià)、試用、續(xù)標(biāo)、零庫存。招 標(biāo)采購由采購部門編制標(biāo)書提交企管部，并由企管部組織招投標(biāo)確定 供方和

4、中標(biāo)價(jià)格(中標(biāo)價(jià)格是否為最終價(jià)格，此需要公司領(lǐng)導(dǎo)定奪)； 議標(biāo)或試用采購由使用單位按相應(yīng)規(guī)范提出議標(biāo)或試用申請(qǐng)，根據(jù)預(yù) 算價(jià)格或試用報(bào)告逐級(jí)審批確定該工程的采購金額。采購標(biāo)的額的審批權(quán)限a）在50萬元（含）以下的采購由裝備部主管副總審批確定供方和價(jià)格。 b）超過50萬元的采購由企劃部企管部按公司要求組織相關(guān)部門審批 確定供方和價(jià)格。招標(biāo)采購：標(biāo)的額超過50萬元且供方數(shù)量滿足三家以上的采購， 按電氣儀控、液壓氣動(dòng)、機(jī)械標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)械非標(biāo)、生產(chǎn)工藝五大類中的 各相應(yīng)細(xì)分類進(jìn)行整合招標(biāo)，屬于成套設(shè)備應(yīng)單獨(dú)列出作為一個(gè)采購 標(biāo)包。由企劃部企管部負(fù)責(zé)組織確定中標(biāo)單位和價(jià)格。標(biāo)書編制要求 如下：a）標(biāo)準(zhǔn)件采購

5、標(biāo)書 應(yīng)按規(guī)格相近、工藝生產(chǎn)要求近似，或同一 品牌，或同一供方（供方數(shù)量不少于3家）可以完成供貨，標(biāo)準(zhǔn)件采 購標(biāo)書要求投標(biāo)單位相應(yīng)注明品牌或生產(chǎn)廠家。b）非標(biāo)件采購標(biāo)書 按備件類別、裝配要求、制造工藝（切削加 工、鑄造、鍛造、焊接工藝或者復(fù)合工藝）、制造難度、零件形狀、材 質(zhì)等具體情況兼顧交貨期不同進(jìn)行歸類編制標(biāo)書，有特殊要求的，還 應(yīng)在備注中加以說明或附技術(shù)文件。機(jī)械非標(biāo)標(biāo)書要求投標(biāo)單位注明 原材料形式（鍛件、鑄件）、材質(zhì)、單重、總重，相應(yīng)單價(jià)及價(jià)格。c）成套設(shè)備標(biāo)書 要求投標(biāo)單位分項(xiàng)注明設(shè)備構(gòu)成明細(xì)清單及相 應(yīng)品牌或生產(chǎn)廠家、價(jià)格。d）除了上述規(guī)定以外招標(biāo)說明均應(yīng)注明投標(biāo)地址、投標(biāo)聯(lián)系人和

6、方式、 投標(biāo)截止時(shí)間、對(duì)投標(biāo)的響應(yīng)及偏離、付款方式、結(jié)算方式、包裝要 求、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量方法以招標(biāo)人認(rèn)可的方式為準(zhǔn)、到貨 地點(diǎn)為招標(biāo)人指定地以及合同簽署以招標(biāo)人的標(biāo)準(zhǔn)格式為準(zhǔn)。應(yīng)列出 特別聲明：投標(biāo)應(yīng)以能滿足投標(biāo)方基本利益為前提和到達(dá)雙方共贏方 式報(bào)價(jià)，并注明交貨時(shí)限。議標(biāo)采購：備件為主機(jī)原配套廠家（其他廠家的備件不能滿足安 裝或使用要求），技術(shù)專利或有特殊技術(shù)要求，其他采購形式滿足不了 現(xiàn)場緊急使用要求，供貨價(jià)格經(jīng)過調(diào)查分析具有較高的性價(jià)比且12個(gè) 月以來產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，基于以上情況之一的可由使用單位向供方詢價(jià)、 協(xié)商后提出議標(biāo)采購申請(qǐng)，按采購金額審批權(quán)限逐級(jí)經(jīng)裝備部、企劃 部和公司

7、領(lǐng)導(dǎo)審批同意，由裝備部或企管部確定議標(biāo)備件范圍及價(jià)格。比價(jià)采購：主要指面向標(biāo)的額不超過50萬元的備件采購，在采購 部門對(duì)不少于三家供方通過書面詢價(jià)，比擬質(zhì)量、價(jià)格、交貨期后， 按金額審批權(quán)限審批確定中標(biāo)供方及價(jià)格的采購活動(dòng)。試用采購：為提高備件使用壽命或提高生產(chǎn)效率，應(yīng)用新技術(shù)、 新材料、新工藝替代原備件，由生產(chǎn)廠提出試用申請(qǐng)并與供方簽訂試 用協(xié)議，試用期結(jié)束后，假設(shè)到達(dá)原定試用效果的，生產(chǎn)廠出具試用結(jié) 論報(bào)告，假設(shè)需要付款的（免費(fèi)試用外）由申請(qǐng)?jiān)囉玫氖褂脝挝惶岢鲂?求計(jì)劃，按招標(biāo)或議標(biāo)程序辦理，憑審定的合同辦理相應(yīng)付款手續(xù)。續(xù)標(biāo)采購：采購計(jì)劃員對(duì)搶修急件或質(zhì)量穩(wěn)定、價(jià)格合理的備件, 可按近6

8、個(gè)月且市場價(jià)格波動(dòng)不超過3%的該備件中標(biāo)合同單價(jià)作續(xù)標(biāo) 處理，辦理新供貨合同審批手續(xù)。新供貨合同總金額原那么上不得大于 原合同總金額。零庫存采購：按雙方簽訂生效的零庫存協(xié)議執(zhí)行所需備件的采購。4.6合同管理備件訂貨合同（含各類采購協(xié)議）的簽訂必須依據(jù)合同法要 求和遵守公司有關(guān)合同管理規(guī)定，遵循平等、公正、誠信和守法原那么。簽約方必須具有獨(dú)立法人資格和履約能力，合同都必須蓋雙方授權(quán)合 同印章方能生效。合同是確保工程實(shí)施質(zhì)量、明確責(zé)任和義務(wù)的契約 性文件，所有條款必須約定明確、嚴(yán)謹(jǐn)和有效。采購合同條款應(yīng)明確規(guī)定供貨清單、發(fā)票的交付形式與期限。工 程設(shè)備付款作如下約定：30%為預(yù)付款；30%為經(jīng)核實(shí)

9、的設(shè)備制造進(jìn)度 的進(jìn)度款；30%為設(shè)備到貨后驗(yàn)收合格付款；10%留作設(shè)備質(zhì)保金，驗(yàn) 收合格后12個(gè)月設(shè)備無質(zhì)量異議后付清，如沒有安裝使用的18個(gè)月 后付清。備件采購原那么上貨到驗(yàn)收合格后付全款，如有特殊情況，可 參照工程設(shè)備方式付款。按招標(biāo)要求需要簽署技術(shù)協(xié)議的，由使用單位按招標(biāo)要求負(fù)責(zé)與 供方協(xié)商簽署，必要時(shí)裝備部及其他相關(guān)管理部門參與審核。技術(shù)協(xié) 議簽訂后，合同方可簽署，技術(shù)協(xié)議作為合同附件生效并具同等法律 效力。采購計(jì)劃員在授權(quán)范圍內(nèi)（即符合該崗位的任職資格）代表公司 和供方商起草采購合同內(nèi)容，并填報(bào)簽訂合同審批表，經(jīng)逐級(jí)審批 同意后，方可蓋合同專用章。采購計(jì)劃員應(yīng)當(dāng)在供方中標(biāo)后3日內(nèi)負(fù)

10、 責(zé)將合同按規(guī)定簽署和存檔。合同蓋章生效應(yīng)交一式兩份合同及合同審批表到本部門或資料室 合同管理處存檔，合同管理人員應(yīng)當(dāng)核實(shí)供方名稱與印章一致，并分 類存檔，至少保存五年，超過保存時(shí)限的打報(bào)告審批處理，其中金額 超過1000萬元的合同應(yīng)長期保存。合同變更：原那么上不辦理供方之間債權(quán)債務(wù)支付轉(zhuǎn)移。因供方單 位變更等特殊原因需辦理合同變更，要提供供方單位變更函，工商行 政機(jī)關(guān)變更證明，新營業(yè)執(zhí)照等資料，按新供方審批程序進(jìn)行審批、注冊后，方可對(duì)合同變更，否那么不予對(duì)合同變更。生產(chǎn)廠依據(jù)裝備部下達(dá)的自制備件計(jì)劃與公司內(nèi)部單位簽訂合作 協(xié)議，備件提供單位應(yīng)按月度或季度將結(jié)算內(nèi)容按議標(biāo)形式附上交貨 清單、相

11、應(yīng)價(jià)格交裝備部審核處理。合同金額審批權(quán)限a）300萬元（含）以下的的備件合同逐級(jí)審核后，由公司主管副總審 批。b）3萬元20萬元（含）的備件合同經(jīng)備件科主管科長審核后，由裝備 局部管副部長批準(zhǔn)。c）20萬元50萬元（含）的備件合同逐級(jí)審核后，由裝備部部長批準(zhǔn)。 d）300萬元（含）的備件合同逐級(jí)審核后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。e）300萬元以上的備件合同逐級(jí)審核后，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。6. 9合同簽署權(quán)限a）50萬元（含）以下的合同由裝備局部管副總簽署。b）50萬元300萬元以下的備件合同由公司分管副總簽署。c）300萬元以上的備件合同由公司總經(jīng)理簽署。對(duì)供方的質(zhì)量控制需要時(shí)備件科應(yīng)對(duì)供方提供的產(chǎn)品質(zhì)

12、量進(jìn)行跟蹤。根據(jù)備件到貨 驗(yàn)收和使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時(shí)與供方聯(lián)系，限期整改。對(duì)質(zhì)量不重視，限期整改過后質(zhì)量仍無明顯改進(jìn)的供方，備件科 應(yīng)填寫暫停或取消供方投標(biāo)資格審批表，送公司主管副總審批，經(jīng) 批準(zhǔn)后取消合格供方資格。供貨協(xié)調(diào)裝備部、動(dòng)力部按合同交貨期要求，利用 、 或電子郵件 等措施跟蹤和催促供方完成備件的制造和發(fā)貨，如有必要應(yīng)到制造廠 實(shí)地了解、協(xié)調(diào)制造進(jìn)度和發(fā)貨。生產(chǎn)廠根據(jù)使用具體需要，協(xié)助主管部門跟催備件的交貨情況， 或派出專人到制造廠家蹲點(diǎn)敦促備件的制造和發(fā)運(yùn)。合同物資到達(dá)后采購計(jì)劃員應(yīng)及時(shí)通知保管員接收，及時(shí)核對(duì)確 認(rèn)送貨單，協(xié)助驗(yàn)貨和辦理入庫手續(xù)。通知倉庫接收物資的途徑有

13、： 物資到達(dá)倉庫、或采購計(jì)劃員或送貨人員通知相關(guān)保管員。沒有辦理 入庫的合同物資，采購計(jì)劃員均負(fù)有管理協(xié)調(diào)的采購責(zé)任。4. 9付款管理工程設(shè)備付款：采購計(jì)劃員必須嚴(yán)格按合同約定確定付款金額、 付款方式辦理付款，不得提前或超合同約定付款。預(yù)付款應(yīng)在合同生 效的2個(gè)工作日內(nèi)辦理預(yù)付款申請(qǐng)。備件付款：備件到庫后，采購計(jì)劃員根據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收合格報(bào)告、倉 庫保管員確認(rèn)的入庫單、合同條款、發(fā)票等憑證，且在收到發(fā)票的15 個(gè)工作日內(nèi)辦理付款申請(qǐng)。試用件付款：采購計(jì)劃員憑試用合格報(bào)告，辦理合同及付款申請(qǐng)。質(zhì)保金支付：質(zhì)保金按合同約定到期后，采購計(jì)劃員應(yīng)及時(shí)辦理 設(shè)備驗(yàn)收表，設(shè)備使用單位或技術(shù)主管部門簽字同意后，按

14、質(zhì)保金 支付審批意見辦理付款申請(qǐng)。如有質(zhì)量問題需扣款的，應(yīng)附上使用單 位與供方協(xié)商簽署的協(xié)議書。涉及供方資信或中止合同等對(duì)合同履約存在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)暫停付款， 待風(fēng)險(xiǎn)問題得到合理解決再按要求辦理相關(guān)付款手續(xù)。采購員應(yīng)建立采購合同與付款記錄臺(tái)帳，記錄每次付款金額和日期。在每一項(xiàng)合同在執(zhí)行付款完畢后，應(yīng)對(duì)賬、物再次進(jìn)行確認(rèn)。4. 10采購分析與風(fēng)險(xiǎn)控制采購分析報(bào)表：編制每月備件采購分析報(bào)表，總結(jié)月度備件訂貨、 消耗、庫存情況，并與上月、以及去年同期情況比照分析，制訂下月 采購控制要點(diǎn)。月度報(bào)表每月分發(fā)各相關(guān)部門及生產(chǎn)廠。采購分析報(bào)告：完成年度備件采購分析報(bào)告，內(nèi)容包括各大類備 件采購（包括庫存、消耗）金

15、額、比例、上年度比擬，各生產(chǎn)廠計(jì)劃 采購（包括庫存、消耗）金額及占公司采購比例、備件利用率、與上 年度比擬，分析庫存結(jié)構(gòu)合理性和各大類備件供方能力變化，提出來 年備件采購管理重點(diǎn)。每年1月份15日前將報(bào)告提交部門分管副部長 和部長，審批后發(fā)各生產(chǎn)廠和呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：供方資信、合同漏洞、付款控制、質(zhì)量缺陷、價(jià) 格因素、交貨進(jìn)度等人為因素風(fēng)險(xiǎn)和國際金融或經(jīng)濟(jì)危機(jī)、自然災(zāi)害 等非人為因素風(fēng)險(xiǎn)。采購風(fēng)險(xiǎn)控制。a）采購計(jì)劃員應(yīng)針對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別中的人為因素風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行供方 注冊、采購計(jì)劃、采購形式流程及審批，確保流程的規(guī)范和審批權(quán)限 的落實(shí)。b）與歷史采購價(jià)格比擬，分析當(dāng)前采購價(jià)格組成的合理性，價(jià)格過高 和過低都會(huì)使采購付出更高的本錢。確保合同雙方基本利益的實(shí)現(xiàn)是 降低采購風(fēng)險(xiǎn)的基本途徑。c）確保合同各條款約定規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，注重交貨進(jìn)度協(xié)調(diào)、入庫質(zhì)量驗(yàn) 收、付款審核等措施降低或消除人為因素風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)非人為因素風(fēng)險(xiǎn) 盡可能在合