1、第 PAGE5 頁 共 NUMPAGES5 頁2023年最新的物業(yè)檔案管理制度匯編 物業(yè)為建設(shè)和諧文明小區(qū),規(guī)范小區(qū)物業(yè)管理，做好檔案工作。下面是小編整理的物業(yè)檔案管理制度，希望對你有所幫助！ 物業(yè)檔案管理制度1 1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。 2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。 3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案

2、類文件有存檔文件清單及編號目錄。 4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。 5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。 6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。 7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。 8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。 9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任

3、的權(quán)利。 物業(yè)檔案管理制度2 為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理，特制定本制度。 一、檔案資料的歸檔管理 1.歸檔范圍 a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。 b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。 c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項(xiàng)檔案，如：會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。 d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案，由行政部負(fù)責(zé)歸檔。 e.財務(wù)檔案按財務(wù)管理規(guī)定的范圍歸檔，由行政部負(fù)責(zé)。 2.歸檔要求 a.歸檔的書面文件材料必

4、須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊；字體一般是宋體，標(biāo)題三號字，正文四號字；語言通順，文字輸入正確無誤。 b.歸檔的文件材料要完整齊全。 c.歸檔的書面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。 d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。 3.歸檔時間 a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。 b.員工檔案及時歸檔。 c.財務(wù)檔案按季度歸檔。 4.歸檔份數(shù) a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份；電子文件一般歸檔一式三份（其中包括軟盤上一份）。 b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。 5.不歸檔文件材料的范圍

5、 a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。 b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。 c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、草稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。 d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。 e.參加非主管單位召開的會議，不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。 f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。 g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。 6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

6、 二、檔案資料的保管 1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。 2.存放文書檔案要有專用柜架，在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A；在保存電子文件時，按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽，以方便查詢。 3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。 4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排

7、列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。 5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到賬冊相符，對破損或載體變質(zhì)的文書檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺；對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。 6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。 三、檔案資料借閱管理 1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。 2.員工查閱檔案，須辦理登記手續(xù)，并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。 3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： a.辦理登記手續(xù)，定期歸還。 b.要愛護(hù)檔案，不得丟失。 c.所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得

8、對檔案隨意更改、涂寫。 4.借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。 5.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。 6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。 7.調(diào)離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。 四、檔案鑒定和銷毀 1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行；日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。 2.鑒定的主要項(xiàng)目有： a.檔案保管期限表。 b.對到期檔案提出存、毀意見。 3.確定保管期限原則： a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。 b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。 4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。 5.檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。 6.銷毀檔案的程序： a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告，