1、1.1開發(fā)商營業(yè)執(zhí)照121.1開發(fā)商營業(yè)執(zhí)照1212物業(yè)檔案的建立與管理知識經(jīng)濟(jì)的悄然崛起，使信息的重要性日益凸現(xiàn)，信息資源已成為物業(yè)服務(wù)中不可缺少的組成部份。在【*】項(xiàng)目的檔案建立與管理中，我們將采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進(jìn)行集中有序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，配合先進(jìn)的資料檢索軟件以達(dá)到信息共享、合理利用的目的，同時，我們在信息資料收集中將廣開渠道，對【*項(xiàng)目內(nèi)所有物業(yè)項(xiàng)目從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應(yīng)的管理檔案，有效保證物業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，提升物業(yè)服務(wù)的整體水平。為此，我們建立了一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制度，以保證檔案管理滿足物業(yè)服務(wù)的需要。12.2.

2、1檔案建立及管理總體流程資料的收集我們在【粋粋】項(xiàng)目管理處將設(shè)立專門的檔案柜，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。在資料收集時應(yīng)保證內(nèi)容的豐富及渠道的廣泛。按照檔案的不同類別，我們將在日常管理中建立和收集交接驗(yàn)收資料、工程圖紙、業(yè)主檔案、維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行檔案、投訴與處理以及其它管理與服務(wù)活動記錄及檔案，并將檔案的收集形成制度化。資料的整理和分類在收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄，修補(bǔ)破損的文檔，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、易于檢索。資料的歸檔管理a對于分類整理好的信息資料進(jìn)行分類保存即為歸檔。在【粋*】項(xiàng)目的檔案管理中我們將實(shí)行原始文字資料和電

3、腦檔案雙軌制，并采用先進(jìn)的思源客戶檔案管理1軟件對客戶基本資料、房屋管理、設(shè)備設(shè)施管理、客戶投訴、客戶維修等方面檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，確保儲存及查閱方式的多元化，盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。b對客戶和管理處利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。c檔案管理員將編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄，并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存。d為保證檔案的安全和完善，檔案資料

4、應(yīng)配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等，確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意打開，鑰匙交由檔案管理員專門保管。檔案的使用利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。內(nèi)部員工可通過管理處內(nèi)部局域網(wǎng)，對文件檔案按授權(quán)范圍查閱。客戶、公司總部可通過Internet與管理處聯(lián)網(wǎng)，對管理處的相關(guān)資料進(jìn)行查詢。對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。檔案的銷毀根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀，同時建立已銷毀

5、文檔清單備查。管理運(yùn)行檔案目錄DA-01工程規(guī)劃及驗(yàn)收21.2投資商營業(yè)執(zhí)照4.4設(shè)備臺帳4.94.5設(shè)備年檢修計(jì)劃表 /124.4設(shè)備臺帳4.94.5設(shè)備年檢修計(jì)劃表 #/122.1物業(yè)服務(wù)公司簡介2.8 /121.3施工單位營業(yè)執(zhí)照及承建資格證書1.4工程施工合同1.5單位工程開工報(bào)告1.6單位工程竣工報(bào)告17施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表、目錄1.8室外工程施工組織設(shè)計(jì)1.9圖紙會審目錄1.10市政工程有關(guān)檢查驗(yàn)收記錄1.16征地使用手續(xù)1.17建筑工程竣工驗(yàn)收證書1.18工程竣工核驗(yàn)證書119壞保驗(yàn)收說明書120工程消防驗(yàn)收意見書1.21房屋及公用設(shè)施等竣工和接管驗(yàn)收交接表122建筑、結(jié)構(gòu)

6、、給排水、電氣等竣工圖目1.11項(xiàng)目規(guī)劃證明2項(xiàng)目紅線圖1.231.13建筑工程規(guī)劃xxl.241.14單位工程施工xxl.251.15投資xxDA-02物業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)2.2物業(yè)服務(wù)公司資質(zhì)證書2.92.3物業(yè)服務(wù)公司管理體系文件目錄2.102.4物業(yè)服務(wù)公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照2.112.5物業(yè)服務(wù)公司稅務(wù)登記證2.122.6經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)XX2.132.7物業(yè)服務(wù)公司質(zhì)量管理組織架構(gòu)圖2.14DA-03公眾管理制度*項(xiàng)目服務(wù)指引3.9*項(xiàng)目精神文明建設(shè)公約3.10*項(xiàng)目房屋管理規(guī)定3.11*項(xiàng)目服務(wù)承諾3.12*項(xiàng)目防火與防風(fēng)管理規(guī)定3.13*項(xiàng)目治安管理規(guī)定3.14*項(xiàng)目停車場管理規(guī)定3.15

7、*項(xiàng)目摩托車、自行車保管規(guī)定3.16DA-04設(shè)施設(shè)備管理4.1設(shè)備分類及代碼4.64.2設(shè)施清單4.74.3設(shè)備清單4.87.2企業(yè)形象識別系統(tǒng)7.3整體規(guī)劃建議報(bào)告書 /127.2企業(yè)形象識別系統(tǒng)7.3整體規(guī)劃建議報(bào)告書 #/12 /12DA-05客戶資料5.1客戶登記表5.45.2客戶收樓驗(yàn)收記錄5.55.3客戶身份證復(fù)印件5.63錄、文字資料房屋質(zhì)量保證書房屋使用說明書房屋及共用設(shè)施等竣工和接管驗(yàn)收交接表物業(yè)服務(wù)公司章程物業(yè)服務(wù)公司企業(yè)理念*項(xiàng)目管理處機(jī)構(gòu)圖*項(xiàng)目管理處簡介*項(xiàng)目管理用房手續(xù)北京市經(jīng)營服務(wù)性收費(fèi)許可證物業(yè)服務(wù)合同*項(xiàng)目服務(wù)費(fèi)收取管理規(guī)定*項(xiàng)目財(cái)務(wù)公開監(jiān)督制度*項(xiàng)目衛(wèi)生管

8、理規(guī)定*項(xiàng)目園林管理規(guī)定*項(xiàng)目水、電管理規(guī)定*項(xiàng)目公共設(shè)施管理規(guī)定*項(xiàng)目來訪管理規(guī)定*項(xiàng)目電梯管理規(guī)定設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃表測量器具及儀表鑒定計(jì)劃表閉路監(jiān)控系統(tǒng)保養(yǎng)檢查記錄避雷系統(tǒng)保養(yǎng)記錄委托銀行代收款合同書房屋配套設(shè)施權(quán)屬清冊客戶投訴受理登記表5.7客戶請修登記表5.8派工單5.9客戶回訪記錄表5.10客戶意見征詢表DA-06XX管理6.1應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展物業(yè)服務(wù)工作情況簡介5.11二次裝修申請表5.12停車位申請表5.13房屋零修率、回訪率統(tǒng)計(jì)表6.6電子巡更系統(tǒng)操作手冊6.2消防監(jiān)控系統(tǒng)操作手冊63xx周界報(bào)警系統(tǒng)操作手冊6.4閉路監(jiān)控秩序維護(hù)系統(tǒng)操作手冊6.5背景音樂系統(tǒng)操作手冊DA-07房屋管

9、理及維修養(yǎng)護(hù)7.1CI導(dǎo)入執(zhí)行規(guī)范報(bào)告8.16供用電合同 /128.16供用電合同 #/128.19電梯xx安全認(rèn)可證8.20電梯xx合同 /12VIS執(zhí)行手冊綱要VI執(zhí)行手冊設(shè)計(jì)合同書7.6標(biāo)識名稱及設(shè)計(jì)制作一覽表7.7社區(qū)區(qū)平面示意圖DA-08給排水系統(tǒng)8.1衛(wèi)生xx8.2清洗消毒xx8.3維修企業(yè)技術(shù)資格等級證書8.4清洗消毒合同8.5清洗消毒合格證8.6操作人員健康合格證8.7水池（箱）清洗消毒工作時間安排表供配電系統(tǒng)8.15配電設(shè)備巡視記錄表8.16低壓配電柜保養(yǎng)記錄表8.17低配電柜運(yùn)行巡視記錄表電梯系統(tǒng)8.18電梯分包方營業(yè)執(zhí)照8.21電梯故障困人救援法6.7物料管理軟件使用說明

10、6.8人力資源管理軟件使用說明6.9客戶管理軟件使用說明6.10遠(yuǎn)程辦公自動化系統(tǒng)78路標(biāo)、棟、樓層號、門號（照片）7.10公共設(shè)施xx巡查記錄K屋完好等級評定表7.12二次裝修匯總表7.13商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表7.14戶外廣告安裝審批驗(yàn)收表7.15房屋外觀圖片資料8.8水箱、水池清洗清單8.9清洗消毒記錄8.10水箱、水池清洗加藥記錄8.11衛(wèi)生檢測結(jié)果報(bào)告8.12水泵保養(yǎng)記錄8.13停水應(yīng)急方案8.14停水通知（樣本）8.15控制柜保養(yǎng)記錄表8.17用電xxDA-13財(cái)務(wù)收費(fèi)管理 /12DA-13財(cái)務(wù)收費(fèi)管理 #/12 /128.22電梯移交手續(xù)8.23層門開鎖鑰匙安全使用守則8.24電梯安裝工

11、程移交證明8.25電梯移交驗(yàn)收備忘錄48.268.278.288.29電梯電氣原理圖元件新舊代碼對照表電梯保養(yǎng)報(bào)告書電梯準(zhǔn)用證電梯年檢抽樣檢驗(yàn)通知單8.308.318.32年檢電梯明細(xì)表整改通知單電梯月檢查評分表DA-09秩序維護(hù)管理9.1秩序員系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)圖9.8崗位設(shè)置一覽表9.2緊急集合方案9.3對講機(jī)代碼一覽表9.4秩序員值班記錄9.5來訪登記表9.6突發(fā)事件處理單9.7巡邏路線、時間安排表DA-10消防管理10.1消防組織機(jī)構(gòu)圖10.2消防系統(tǒng)流程圖10.3管理處火警處理程序圖10.4管理處火災(zāi)處理程序圖10.5滅火應(yīng)急方案10.6消防控制中心值班記錄DA11環(huán)境管理11.1壞衛(wèi)設(shè)施一覽表11.2保潔系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)圖11.3保潔服務(wù)每月檢查表11.4保潔每周抽檢表11.5保潔服務(wù)班檢表11.6保潔責(zé)任區(qū)劃分表DA-12社區(qū)文化12.1精神文明建設(shè)公約12.2社區(qū)文化活動計(jì)劃13.1滯納金收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) /1211.11 /1213.2拖欠費(fèi)用催繳辦法13.3委托銀行代收款合同書（樣本）13.4委托銀行代收款憑證13.5收費(fèi)情況統(tǒng)計(jì)表13.6預(yù)算執(zhí)行報(bào)表13.7財(cái)務(wù)收支報(bào)表9.99.109.119.129.139.1410.710.810.910.1010.1111.