1、商務(wù)秘書實(shí)務(wù)第五章會(huì)議管理工作商務(wù)秘書實(shí)務(wù)第五章會(huì)議管理工作第一節(jié)、會(huì)議工作概述 一、會(huì)議的內(nèi)涵 1、行政管理活動(dòng)與會(huì)議（ 什么是會(huì)議、為什么要召開(kāi)會(huì)議）： 所謂會(huì)議，指三人以上聚集在一起，有組織有領(lǐng)導(dǎo)地討論和解決問(wèn)題的一種活動(dòng)形式，會(huì)議是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。會(huì)議的目的包括交流信息、集思廣益、研究問(wèn)題、決定對(duì)策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等。 會(huì)議的基本組成因素包括：目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程等。2、會(huì)議的功能（集思廣益、管理手段、發(fā)布信息、監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾、解決問(wèn)題、資源共享）3、會(huì)議的管理（主辦者、承辦者、與會(huì)者、嘉賓

2、、其他與會(huì)人員）4、會(huì)議的質(zhì)量2022/9/92第一節(jié)、會(huì)議工作概述 一、會(huì)議的內(nèi)涵 2022/9/34二、會(huì)議的類型與特點(diǎn) 會(huì)議的類型：股東大會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理會(huì)、團(tuán)隊(duì)會(huì)議、談判會(huì)議、企業(yè)新聞發(fā)布會(huì)、展覽會(huì)、定貨會(huì)、培訓(xùn)會(huì)會(huì)議的特點(diǎn)： 合法性、經(jīng)濟(jì)性、工具性、服務(wù)性、事務(wù)性2022/9/93二、會(huì)議的類型與特點(diǎn) 2022/9/35會(huì)議策劃方案與籌備方案會(huì)議時(shí)間安排適時(shí)高效確定會(huì)議地點(diǎn)正確確定與會(huì)人員范圍準(zhǔn)備會(huì)議文件資料發(fā)放會(huì)議通知布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品和設(shè)備安排會(huì)議的食宿和交通會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算和使用處理好會(huì)議的突發(fā)事件第二節(jié) 會(huì)議的準(zhǔn)備工作2022/9/94會(huì)議策劃方案與籌備方案第二節(jié) 會(huì)議的

3、準(zhǔn)備工作2022/9/ 會(huì)議的管理和組織 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等籌備方案的內(nèi)容2022/9/95 會(huì)議的管理和組織 會(huì)議會(huì)址與會(huì)場(chǎng)1. 會(huì)議地點(diǎn)的選擇（交通、安全、費(fèi)用、景點(diǎn)）2. 會(huì)議地點(diǎn)的使用歷史3. 會(huì)議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施4. 會(huì)議地點(diǎn)的住宿條件5. 會(huì)議地點(diǎn)的工作人員6. 會(huì)議會(huì)場(chǎng)的格局7. 會(huì)議會(huì)場(chǎng)與策劃的關(guān)系 會(huì)議會(huì)址與會(huì)場(chǎng)2022/9/96會(huì)議會(huì)址與會(huì)場(chǎng)會(huì)議會(huì)址與會(huì)場(chǎng)2022/9/38會(huì)議的成本控制會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議的經(jīng)費(fèi)計(jì)劃審核會(huì)議的

4、付費(fèi)與支出會(huì)議成本控制會(huì)議經(jīng)濟(jì)與會(huì)議策劃2022/9/97會(huì)議的成本控制2022/9/39會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議文件的主要類型會(huì)議通知的擬制與發(fā)送會(huì)議文件的擬寫（邀請(qǐng)函、新聞發(fā)言稿、會(huì)談方案、展覽會(huì)說(shuō)明書等）會(huì)議文件的印制與分發(fā)會(huì)議文件的保密與管理會(huì)議文件的準(zhǔn)備2022/9/98會(huì)議文件的準(zhǔn)備會(huì)議文件的準(zhǔn)備2022/9/310會(huì)議的食宿與交通安排 會(huì)議的餐飲安排會(huì)議的住宿安排會(huì)議的交通安排2022/9/99會(huì)議的食宿與交通安排 會(huì)議的餐飲安排2022/9/3簽到引導(dǎo)座位迎賓接待安排食宿會(huì)場(chǎng)管理會(huì)議協(xié)調(diào)會(huì)議記錄會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和資料會(huì)議信息和宣傳會(huì)議會(huì)中的聯(lián)絡(luò)工作（商務(wù)會(huì)議聯(lián)絡(luò)主要方面、主要方法、工具和途徑

5、）會(huì)議會(huì)中的宣傳工作與公共關(guān)系會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理和支付會(huì)議中的工作第三節(jié)2022/9/910簽到會(huì)議中的工作第三節(jié)2022/9/312第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與職責(zé)秘書在會(huì)議過(guò)程中的主要工作會(huì)議記錄工作秘書參與會(huì)議2022/9/911第四節(jié)秘書在會(huì)議中的角色與職責(zé)2022/9/313 注意 事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺(tái)住房分配其他2022/9/912 注意 事項(xiàng) 會(huì)議的組織和管理 會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 開(kāi)會(huì)期間開(kāi)會(huì)期間的工作 與餐廳的聯(lián)系 與會(huì)場(chǎng)的聯(lián)系 與服務(wù)臺(tái)的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件2022/9/913 會(huì)議的組織和管理 會(huì)議議程和

6、日程的安排1會(huì)議議程 會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。擬定會(huì)議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，經(jīng)上司批準(zhǔn)后，復(fù)印分發(fā)給所有與會(huì)者。2會(huì)議日程 會(huì)議日程就是根據(jù)會(huì)議議程對(duì)會(huì)議逐日作出的具體安排，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的參考依據(jù)。會(huì)議日程的制訂要明確具體，準(zhǔn)確無(wú)誤。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間劃分為上午、下午、晚上三個(gè)單元，使人一目了然。3會(huì)議議程和日程安排應(yīng)注意的問(wèn)題（1）要把握會(huì)議目的，即了解會(huì)議召開(kāi)的原因。（2）要保證重要人物能夠出席會(huì)議。（3）例會(huì)原則上要定時(shí)召開(kāi)，且時(shí)間不宜過(guò)

7、長(zhǎng)，一般控制在一個(gè)半小時(shí)左右，以避免會(huì)議效率降低。（4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時(shí)間開(kāi)會(huì)，全體會(huì)議一般安排在上午，分組討論則可安排在下午，晚上可安排一些文娛活動(dòng)。2022/9/914會(huì)議議程和日程的安排1會(huì)議議程2022/9/316會(huì)場(chǎng)選擇1會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)選擇距上司和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方，同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議場(chǎng)所交通因素。2會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。一般來(lái)說(shuō)，平均每人應(yīng)有二至三平方米左右的活動(dòng)空間比較適宜。時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議，場(chǎng)地不妨大些。3會(huì)場(chǎng)要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無(wú)

8、需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、攝象機(jī)、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等等。4會(huì)場(chǎng)應(yīng)不受外界干擾，應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會(huì)議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。5應(yīng)考慮會(huì)議場(chǎng)所的安全因素。6場(chǎng)地租借的成本必須合理。2022/9/915會(huì)場(chǎng)選擇2022/9/317發(fā)送會(huì)議通知（一）擬寫會(huì)議通知注意事項(xiàng)會(huì)議通知一般包括標(biāo)題和正文兩部分，標(biāo)題應(yīng)寫明召開(kāi)會(huì)議的單位或部門、會(huì)議名稱、發(fā)文號(hào)。通知的正文包括會(huì)議名稱、會(huì)期、會(huì)議的詳細(xì)地址、時(shí)間、會(huì)議議題和聯(lián)系方式等等。寫作時(shí)需注意以下幾點(diǎn)：1不要忘了寫會(huì)議名稱，如“銷售促進(jìn)會(huì)”、“部門例會(huì)”等，會(huì)議名稱要具體。2時(shí)間、場(chǎng)所要

9、準(zhǔn)確無(wú)誤。給公司外部人員的會(huì)議通知，最好附一張會(huì)議地址簡(jiǎn)圖。3議題要盡量詳細(xì)具體。4有附加資料時(shí)，要寫明資料名稱及頁(yè)數(shù)。5會(huì)議通知擬寫好后需交上司審閱、批準(zhǔn)。2022/9/916發(fā)送會(huì)議通知2022/9/318發(fā)送會(huì)議通知注意事項(xiàng)1為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外，所有會(huì)議均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，通過(guò)書面形式傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。2一些會(huì)議（如股東會(huì)議）在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其它類型的會(huì)議如無(wú)法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過(guò)決議時(shí)有所需的法定人數(shù)。3如果有事先需準(zhǔn)備的材料并需讓與會(huì)者事先了解有關(guān)情況，應(yīng)隨信寄

10、發(fā)一份相關(guān)材料給予會(huì)者。4對(duì)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯(cuò)裝、漏裝或漏寄。信封上應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。5需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。6對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。7不管以什么方式發(fā)出會(huì)議通知，都應(yīng)確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)到與會(huì)者。8可將會(huì)中使用的有關(guān)票證（入場(chǎng)券、代表證、汽車通行證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等）與會(huì)議通知一并發(fā)出。9如果某些與

11、會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說(shuō)明，標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的交通線路。2022/9/917發(fā)送會(huì)議通知注意事項(xiàng)2022/9/319布置會(huì)場(chǎng)（一）會(huì)場(chǎng)的整體格局1大中型會(huì)場(chǎng)為保證有一個(gè)絕對(duì)的中心位置，多采用半圓型、大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。2中小型會(huì)場(chǎng)可采用方拱形，半月形，橢圓形，回字形，T字形和圓形等形式。（二）主席臺(tái)座次的安排會(huì)議主席臺(tái)就座者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：1依職務(wù)的高低安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。2為工作便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就

12、座。3主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。4在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。2022/9/918布置會(huì)場(chǎng)（一）會(huì)場(chǎng)的整體格局2022/9/320大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算1文件資料費(fèi)：包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷、制作等的開(kāi)支。2郵電通訊費(fèi)用。3會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)。4會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)。5會(huì)議辦公費(fèi)。6會(huì)議宣傳交際費(fèi)。7會(huì)議住宿補(bǔ)貼費(fèi)，一般情況下住宿費(fèi)是由與會(huì)人員自理一部分，會(huì)議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無(wú)住宿要求，應(yīng)明確與會(huì)人員完全自理這一部分，預(yù)算中可不列此項(xiàng)。8會(huì)議伙食

13、補(bǔ)貼，通常由主辦單位對(duì)會(huì)議伙食補(bǔ)貼一部分，與會(huì)者承擔(dān)一部分。9會(huì)議交通費(fèi)，即參會(huì)人員往返交通的費(fèi)用，如果由會(huì)議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會(huì)議期間的各項(xiàng)活動(dòng)如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。10其他開(kāi)支，包括各種不可預(yù)見(jiàn)的臨時(shí)性開(kāi)支。2022/9/919大型會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算2022/9/321安排食宿食宿安排的原則是節(jié)儉、務(wù)實(shí)、周到。既要讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者以及南北不同代表的口味。住宿的安排是一項(xiàng)具體細(xì)致的工作，要提前編制住宿分配方案。長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。有時(shí)還要考慮按地區(qū)集中，便于討論。不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，

14、一般是根據(jù)房間規(guī)格和代表具體情況列出住宿表，報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。2022/9/920安排食宿2022/9/322會(huì)前的檢查1、文件材料準(zhǔn)備情況的檢查會(huì)議文件的撰制一般分為兩種情況，一是由秘書部門直接擬制，或由秘書部門牽頭組織有關(guān)部門、有關(guān)人員共同擬制；二是由有關(guān)部門準(zhǔn)備文稿，然后經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或秘書長(zhǎng)審核。檢查時(shí)應(yīng)特別注意后者，檢查文件上的會(huì)議名稱、文件編號(hào)、份號(hào)等。若文件已裝入會(huì)議文件袋，在條件允許的情況下，應(yīng)逐袋檢查，把工作做細(xì)。2、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查會(huì)場(chǎng)布置是否與會(huì)議議題相適應(yīng)，會(huì)標(biāo)是否端莊醒目，主席臺(tái)是否按議定座次安排，領(lǐng)導(dǎo)者名簽安排是否妥當(dāng)，旗幟、鮮花等烘托氣

15、氛的裝飾物是否放置得體，音響、照明、通訊、錄音、錄像、通風(fēng)、安全保衛(wèi)等設(shè)備、措施是否完善。3、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備、運(yùn)轉(zhuǎn)正常。確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效。確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽(tīng)裝置靈敏高效。確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)。檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)人員的身份，盡量不許與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。2022/9/921會(huì)前的檢查1、文件材料準(zhǔn)備情況的檢查2022/9/323第四節(jié) 秘書在會(huì)議中的角色和責(zé)任會(huì)前的準(zhǔn)備會(huì)議間的角色分寸會(huì)后積極落實(shí)2022/9/922第四節(jié) 秘書在會(huì)議中的角色和責(zé)任會(huì)前的準(zhǔn)備2022/9/3第五節(jié) 與助手一起開(kāi)會(huì) 1、明確會(huì)議的目的，控制會(huì)議的進(jìn)程。2、注意傾聽(tīng)，調(diào)動(dòng)所有與會(huì)者的積極性。3、循循善誘，多提開(kāi)放性的問(wèn)題，