1、進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊（范例A）進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊（范例A）(第一部分) 準(zhǔn)備工作營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準(zhǔn)備(CS)或報(bào)價、確認(rèn)樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)立即準(zhǔn)備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。2.營業(yè)助理需準(zhǔn)備客戶所欲購項(xiàng)目的最新報(bào)價，以滿足客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥OOL(

2、O)。5.如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期。 客戶當(dāng)日工作1如需到機(jī)場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時間。必須提早5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。3如客戶需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。 客戶來公司當(dāng)日1.赴機(jī)場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員準(zhǔn)備。3.如需采購部有關(guān)科長備詢時，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待

3、命。 客戶接洽業(yè)務(wù)1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價。如客戶系以CF或CIF條件采購者，應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi)，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。3.與客戶洽談中，對報(bào)價及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當(dāng)日未能決定采購，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重

4、復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù)，如不能即時答復(fù)，也應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。 整理OC或報(bào)價單1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào)價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將OC單項(xiàng)總價及全部總價底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按OC所需份數(shù)多加二份。如系CF或CIF時，OC上之材數(shù)不予打出。3.營業(yè)助理，應(yīng)立即核對OC是否與底稿相符，

5、如有錯誤即自行修改確實(shí)無誤，然后抽出一份OC請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，OC或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。 開境內(nèi)訂單時營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之OC，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔OC及資料卡或P L上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。1.訂單上嘜頭可采用下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由營業(yè)助理書寫清楚。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出訂單更改通知，并與原境

6、內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明本訂單系原訂單號重開，原訂單作廢，并于存檔OC聯(lián)及資料卡或P L上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下：KR1021 (此為改開訂單號碼)K1021 (此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦q才可出口。7.印刷品清款時，務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一個ITEM在US5000以

7、上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準(zhǔn)才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé)，但裝押助理協(xié)助催貨。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊（范例A）(第二部分)須經(jīng)確認(rèn)的樣品、印刷品1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)境外客戶確認(rèn)通過后，立即以公司印妥之表格，寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員，留底一份交裝押簽收，并在原境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存，如有電話通知工廠，應(yīng)補(bǔ)寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認(rèn)通過的樣品，應(yīng)通

8、知有關(guān)外務(wù)員或科長，明確規(guī)格以便驗(yàn)貨。 驗(yàn)貨1.如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌，或因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商驗(yàn)貨或因承制廠商質(zhì)量差，外務(wù)人員不能決定可出貨時，外務(wù)人員來電或來函通知營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。2.營業(yè)助理因解決重要問題須前往工廠時，應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報(bào)告表，向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費(fèi)。3.所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管理中心直接寄交外務(wù)員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉庫驗(yàn)貨，自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。 申請境外(內(nèi))傭金賠償1.營業(yè)助理填妥申請書，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長，如賠償須扣工廠者于其表上注明并另填寫扣款單一份交會計(jì)，一份交稽核，一份交采購科長，一份留

9、底，以便工廠清款時扣除，如系親交來京的客戶，須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會計(jì)制單(申請書為四聯(lián)，其中一份留底)。2.支付境外傭金時必須：(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影印本交會計(jì)。(2)每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)來京支領(lǐng)。3.押匯科長收到境外匯款支出申請單，送交有關(guān)會計(jì)簽收一份，另一份交稽核。 對樣品處理1.出貨樣品：營業(yè)助理必須取得，并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。2.收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。3.承辦助理收到新樣品，應(yīng)從速送采購部，如獲訂單，可得獎金。4.有秘密樣品(專利

10、或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。5.如需向資料中心借出樣品時，應(yīng)填寫樣品外借申請單連同彩色照片呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可借出。6.如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨SAMPLE上注明不可陳列字樣，先交管理中心銷案后，再由管理中心送交承辦助理保管。 注銷境內(nèi)訂單1.營業(yè)助理向裝押助理簽收營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單須詳細(xì)核對單價、數(shù)量及扣款事項(xiàng)并作付款記錄后交管理中心核對，無誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。2.凡有退關(guān)稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關(guān)前清款一律保留50(包括送倉庫貨)。如工廠急需貨款，也應(yīng)先開來保證票。 接到OC與境內(nèi)訂單裝押助理收到由

11、營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的OC與境內(nèi)訂單時，應(yīng)核對OC與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯誤或有疑問時，應(yīng)立即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。 簽收LC影本1.押匯科長收到LC后，即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔之OC上登記LC號碼，SD、VD以及金額后，交裝押助理。(V)2.LC可能發(fā)生的問題如下：(1)收到LC時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。(2)收到LC當(dāng)天時，如距有效日少于30天，即須向主管經(jīng)理提出。(3)通常LC是可分批，如不可分批，須向主管經(jīng)理提出。(4)如本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口，需看LC是否可以轉(zhuǎn)船，如不可以需請示主管經(jīng)理，必須特別注意出口港不能指

12、定為天津。(5)核對受益人全名、地址有無錯誤。(6)核對交易條件系為FOB、CIF、CF是否相符。(7)LC內(nèi)容有無錯別字。(8)有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。(9)如同一客戶有數(shù)張LC時須看有無規(guī)定可予合并。(10)如LC直接由境外客戶寄來，而未經(jīng)銀行登記，須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。(11)如遠(yuǎn)期付款之LC應(yīng)查看利息，是否由買方負(fù)擔(dān)，如否應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊（范例A）(第三部分)裝船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報(bào)告或直接與工

13、廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。送貨柜場者：共四聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián)：(1)寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。(2)如每一ITEM超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長，第三聯(lián)仍寄交交外務(wù)員。第四聯(lián)：裝押助理存查。貨送倉庫者：填送倉裝船通知單，共二聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。第二聯(lián)：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫重要訂單逾期追問單交有關(guān)科長協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到LC后才通知生產(chǎn)者，收到LC當(dāng)日即發(fā)出裝船通知單

14、上注明LC已收到船期通常以SD期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)()3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)通過才生產(chǎn)者，當(dāng)收到客戶確認(rèn)或回電時，由營業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回，以便向經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局申請產(chǎn)地證明書。5.需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進(jìn)口零件，協(xié)調(diào)報(bào)關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。 催貨1.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應(yīng)立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員

15、催貨。2.退稅資料寄回本公司時，應(yīng)先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩。 收到倉庫送來的進(jìn)貨單1.裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進(jìn)貨單后，需通知助理前往倉庫驗(yàn)貨，并制訂營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單。 3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)。 簽訂SO1.依據(jù)出貨明細(xì)表及境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計(jì)算體積重量。2.向擬裝運(yùn)之船公司或報(bào)關(guān)行查詢是否確實(shí)簽到SO()。3.船期如有提前或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。4.打SO時須查核是否每張均打，如

16、有漏打，應(yīng)立即補(bǔ)上，以免報(bào)關(guān)行在船公司重打，浪費(fèi)時間。5.簽SO的時間應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。6.如裝整臺貨柜時，貨物實(shí)際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應(yīng)立即請示主管經(jīng)理處理。 結(jié)關(guān)前1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗(yàn)貨，應(yīng)在明細(xì)表上注明)。2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。3.須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點(diǎn)，等確定時應(yīng)立即通知報(bào)關(guān)行。4.于船期結(jié)關(guān)前一日，確定出貨明細(xì)表之正確項(xiàng)目、數(shù)量，如所出之貨有配件印

17、刷工廠的，須在出貨明細(xì)表上注明。5.打P L六份，并于其中三份抬頭改成I并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼，交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián)，第二聯(lián)(財(cái)務(wù))連同P L三份和I二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報(bào)關(guān)行，一份交會計(jì)科長，其中另一份I自行留底。6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計(jì)入帳日期，應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天，如有延誤應(yīng)寫原因。7.送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確定出貨時間，卡車號碼及到達(dá)時間，等確定時立即通知報(bào)關(guān)行。8.結(jié)關(guān)當(dāng)天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報(bào)關(guān)。9.貨如未依時間送達(dá)，所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有記錄，并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時填上應(yīng)

18、扣數(shù)目，注意清款時扣除。10.裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)之貨，須算所有貨確實(shí)到達(dá)并報(bào)關(guān)完畢，才可下班。11.裝押助理必須待進(jìn)貨柜場的貨確實(shí)已送達(dá)無誤才可制營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單。12.工廠的出貨發(fā)票一定要開送貨當(dāng)天之日期、配件如分批出貨，亦需于每一次出貨(送貨)即開當(dāng)天的發(fā)票，不可延遲于送貨后的日期。13.工廠如在貨未結(jié)關(guān)前，即已送達(dá)貨柜場，而有需退貨物稅或關(guān)稅者，清款時一律暫時保留50，并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊（范例A）(第四部分)結(jié)關(guān)后1.裝押助理須查詢報(bào)關(guān)行及船公司，貨是否確實(shí)出口無誤，如確實(shí)無誤，將出口明細(xì)表一份交承辦會計(jì)，另一份送管理中心，并將營業(yè)部訂單貨款

19、支付核準(zhǔn)單交營業(yè)助理。2.催CBC必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得，除非以錯單出口者，須隨時催報(bào)關(guān)行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報(bào)備。3.于CBC到達(dá)后，如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書，須附上I一份，工廠已蓋好章的原料來料加工切結(jié)書一份，及CBC副本一份送交報(bào)關(guān)行，以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿BL前須將SO留底正確無誤一份交報(bào)關(guān)行，以便到船公司拿BL時核對。5.在收到BL時立刻核對材數(shù)與運(yùn)費(fèi)和內(nèi)容有無錯誤，是否符合。(Bll )6.BL如須預(yù)付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費(fèi)支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會計(jì)，如經(jīng)理不在，為爭取時間，可憑裝押助理簽名，即送會計(jì)付款，事后由會計(jì)送各經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補(bǔ)簽。7.將押

20、匯文件備妥，待文件齊全后，將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表I，BL各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長，將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯，出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核，時間由結(jié)關(guān)日起不得超過七天，如有延誤需寫原因，并須扣各經(jīng)理薪金，并處罰裝押助理。8.押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后分別寄出并在存檔聯(lián)上注明歸檔，交收發(fā)中心。9.押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條，出貨明細(xì)表，I及BL各一份送交有關(guān)會計(jì)。 打OOL視客戶或經(jīng)理需要，裝押助理應(yīng)按所辦客戶，會同營業(yè)助理打OOL三份，一份由裝押助理留存，兩份轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份，另一份呈閱主管經(jīng)理。 收到倉庫存貨周報(bào)表

21、倉儲科須于每周一上午十一時半前將倉庫存貨周報(bào)表送交行政助理，行政助理于午前送交裝押助理，裝押助理收到后須填妥LC期限欄及裝船日期欄，并核對數(shù)量、嘜頭、廠商無誤后交營業(yè)助理核對，于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理，如倉庫存貨周報(bào)表上有錯誤時須立刻去電話與倉儲科長聯(lián)系查明。 申請L LC1.向押匯科長取表填妥，即送主管經(jīng)理，總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交匯科長申請，在開發(fā)本地信用狀申請書上須注明開給哪家工廠，手續(xù)費(fèi)是否從工廠扣除。2.押匯時L LC影本一份需送交科長。 貨完全出清時1.境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)待貨完全出清不再使用時，自行銷毀。2.LC影本待貨完全出清不再使用時，應(yīng)立即交匯科長，定期焚毀。 核簽報(bào)關(guān)費(fèi)

22、1.核對嘜頭、件數(shù)是否無誤，并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報(bào)關(guān)費(fèi)欄登記該批報(bào)關(guān)費(fèi)，以免報(bào)關(guān)行重復(fù)清款。2.報(bào)關(guān)費(fèi)如超出規(guī)定費(fèi)用時，應(yīng)簽請經(jīng)理核準(zhǔn)。進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例B) 組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。圖18.2.1組織系統(tǒng)圖 業(yè)務(wù)流程1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。2.客戶開發(fā)。3.客戶詢價(電報(bào)、信件、電報(bào)處理)。4.報(bào)價。5.訂單確認(rèn)。6.開立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及LC催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款。 業(yè)務(wù)處理細(xì)則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：臨時編號。品名、規(guī)格、包裝。制造廠

23、商名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。開發(fā)成本。預(yù)估生產(chǎn)成本。制造商報(bào)價?？赡茕N售對象及地區(qū)。預(yù)估售價。預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報(bào)時，就前項(xiàng)新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項(xiàng)評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編

24、號共六位數(shù)字，分別代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。(6)產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表，第二位數(shù)代表，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位數(shù)填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客戶開發(fā)：(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時，提報(bào)下個月的客戶開發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容包括：制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付

25、款條件)。產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。刊登廣告、郵寄開發(fā)信。其他。(2)客戶開發(fā)應(yīng)選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)計(jì)劃，應(yīng)由業(yè)務(wù)科列入下個月的營業(yè)計(jì)劃(附表18.2.3)，并按職責(zé)列入個人工作計(jì)劃(附表18.2.4)。3.客戶詢價(電報(bào)、信件、電話處理)(1)業(yè)務(wù)科收到客戶詢價的電報(bào)及信件，應(yīng)即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，將來文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿?；睾蚧仉姼北敬婵蛻魴n(附表18.2.6

26、)。(2)處理中的電報(bào)或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，已經(jīng)處理的電報(bào)或信件，依客戶別歸入客戶檔。來文無適當(dāng)空欄時可另以簽辦單(附表18.2.7)，粘附處理。(3)客戶電報(bào)限當(dāng)日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。(4)接到客戶電話，應(yīng)將通話內(nèi)容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報(bào)、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶別歸入客戶檔。4.報(bào)價：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶詢價之電報(bào)或信件，應(yīng)立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產(chǎn)品ITEM，呈經(jīng)理核可后，打報(bào)價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼于報(bào)

27、價單上。(2)報(bào)價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認(rèn)：(1)業(yè)務(wù)科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認(rèn)買價及交貨期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開立境內(nèi)訂單：(1) 業(yè)務(wù)科依據(jù)SC及成交卡開立境內(nèi)訂貨單(附表18.2.12)。(2) 訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務(wù)科待辦卷，第三聯(lián)交專專業(yè)人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表，第四聯(lián)交售

28、方簽認(rèn)后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)SC及訂貨單填寫產(chǎn)品表。7生產(chǎn)督促及催開LC：(1)業(yè)務(wù)科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗(yàn)貨進(jìn)度表進(jìn)行督促，填寫實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，于每周業(yè)務(wù)會報(bào)時提出報(bào)告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗(yàn)。(2)業(yè)務(wù)科依每筆SC所訂LC開立日期，催開LC。(3)收到客戶開來之LC，應(yīng)立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來的SC內(nèi)容不符，應(yīng)即要求客戶修改LC，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。8出貨：(1)出貨前，業(yè)務(wù)科聯(lián)絡(luò)船公司確定船期，填寫裝船預(yù)計(jì)表，同時聯(lián)絡(luò)專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點(diǎn)，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點(diǎn)，以備裝柜

29、。(2)裝船預(yù)計(jì)表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報(bào)關(guān)行簽SHIPPING ORDER(SO)，第二聯(lián)業(yè)務(wù)科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗(yàn)貨。(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報(bào)每一種貨品實(shí)際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務(wù)科通知報(bào)關(guān)行修改，并通知報(bào)關(guān)行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結(jié)關(guān)前一日寄達(dá)本公司，匯送報(bào)關(guān)行。退稅清表上須用中文謄寫。9押匯(出貨通知)：(1)結(jié)關(guān)后三日內(nèi)，業(yè)務(wù)科自報(bào)關(guān)行取得提單及押匯文件，經(jīng)與LC條款核對相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經(jīng)撥款后，通知銀行取回結(jié)匯證實(shí)書。海關(guān)簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會計(jì)，影本存待辦卷。(

30、2)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括LC，CBC第六聯(lián)，裝船預(yù)計(jì)表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。(3)業(yè)務(wù)科依據(jù)實(shí)際出口內(nèi)容，分別填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。1付款：(1)每筆貨品出口后，業(yè)務(wù)科于結(jié)關(guān)后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗(yàn)收記錄之裝船預(yù)計(jì)表第三聯(lián)，核對無誤后送會計(jì)。(2)會計(jì)復(fù)核業(yè)務(wù)科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口已經(jīng)押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核示后，開立結(jié)關(guān)后11天之支票支

31、付貨款，并于所有付款憑證上加蓋付訖戳記。第二章進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例A)準(zhǔn)備工作營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準(zhǔn)備(C S)或報(bào)價、確認(rèn)樣品、印刷盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)立即準(zhǔn)備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。2.營業(yè)助理需準(zhǔn)備客戶所欲購項(xiàng)目的最新報(bào)價，以滿足客戶再訂購的需要。3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。 4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥O

32、OL(O)。5.如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期?？蛻舢?dāng)日工作1如需到機(jī)場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時間。必須提早5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。2如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。3如客戶需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。客戶來公司當(dāng)日1.赴機(jī)場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。 2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員準(zhǔn)備。3.如需采購部有關(guān)科長備詢時，營業(yè)助理應(yīng)事先通

33、知待命?？蛻艚忧I(yè)務(wù)1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價。如客戶系以CF或CIF條件采購者，應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi)，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。3.與客戶洽談中，對報(bào)價及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。4.如客戶當(dāng)日未能決定采購，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時

34、重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期)。5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原處。6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù)，如不能即時答復(fù)，也應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。整理OC或報(bào)價單1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào)價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將OC單項(xiàng)總價及全部總價底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按OC所需份數(shù)多加二份。如系CF或CIF時，OC上之材數(shù)不予打出。3.營業(yè)助理，應(yīng)立即核對OC是否與底稿相符，

35、如有錯誤即自行修改確實(shí)無誤，然后抽出一份OC請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。4.所有寄境外信件，OC或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。開境內(nèi)訂單時營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之OC，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔OC及資料卡或P L上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。1.訂單上嘜頭可采用下列方式：(1)刻章。(2)打字。(3)由營業(yè)助理書寫清楚。2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出“訂單更改通知”，并與原

36、境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明“本訂單系原訂單號重開，原訂單作廢”，并于存檔OC聯(lián)及資料卡或P L上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝押助理。4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下： KR1021 (此為改開訂單號碼) K1021 (此為原訂單號碼)5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦q才可出口。7.印刷品清款時，務(wù)必附上樣品才可付款。8.訂單一個ITEM在US

37、5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準(zhǔn)才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé)，但裝押助理協(xié)助催貨。開妥境內(nèi)訂單1.境內(nèi)訂單開妥后，須校對與OC上所列之包裝、數(shù)量是否相符。2.開妥境內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后：(1)留底聯(lián)存查。(2)工廠聯(lián)、簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交管理中心。(3)裝運(yùn)聯(lián)連同OC一份交裝押助理保存出貨用。(4)簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時，由管理中心篩選，如該訂單單項(xiàng)金額超過US$2000元或8萬元以上，通

38、知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回(如金額未超過以上金額不必硬性簽回)，如超過美金5000元者，務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。(5)管理中心收到簽回聯(lián)時，核對單價、數(shù)量后，如簽回聯(lián)上有更改部分，應(yīng)由管理中心通知各承辦助理再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品價格。3.營業(yè)助理收到出貨樣品時，須詳查出貨樣品的質(zhì)量規(guī)格是否符合客戶要求，如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管，否則即刻請示主管經(jīng)理如何處理，驗(yàn)貨聯(lián)由主管經(jīng)理核閱后收回保留。(1)東北部地區(qū)助理取回出貨樣品，仍交由管理中心銷案后，自行保管。(2)送倉庫的出貨樣品也需取回，但貴重及體積太大的，助理可自行決定是否取回。4.工廠收到訂單要求承辦助理

39、改價，須由經(jīng)理決定不可自作主張。索取樣品客戶未訂購，但要求樣品的項(xiàng)目應(yīng)請示主管經(jīng)理會同采購有關(guān)科長向何家工廠索取樣品，并填妥樣品索取函，以三聯(lián)交收發(fā)中心，以一聯(lián)留底?？蛻粢延嗁徴?，應(yīng)按OC境內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。3.索取樣品如急迫時，以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。4.重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時，應(yīng)即填寫“重要樣品逾期追問單”，交有關(guān)采購科長采取緊急措施。5.對外務(wù)人員交辦的事項(xiàng)，應(yīng)隨時督促如期完成，如有任何困難時請示主管經(jīng)理處理。 6.收到工廠樣品后應(yīng)立即詳細(xì)檢查是否完好無缺，如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄，并囑咐注意改善及小心包裝。7.向工廠索取樣品時，要注明該工廠產(chǎn)

40、品的編號，如無工廠編號，須附上草圖或相片。 8.向工廠索取樣品時，請勿寫客戶及地區(qū)名稱。9.外借樣品申請單上一律附上23相片留底。10.內(nèi)借(暫借)樣品應(yīng)于資料中心登記。11.凡一個ITEM拍成一張的相片均以23為主。附件：索取樣品職責(zé)的劃分：(1)舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得，請科長提供資料，由助理繼續(xù)索取，到完成為止。(2)新樣品一律由科長負(fù)責(zé)索取，所謂新樣品包括：客戶送來的樣品(圖片)本地?zé)o生產(chǎn)者?？蛻羲蛠淼臉悠?圖片)本地已有生產(chǎn)，而本公司尚無者。舊樣品但有部分更改者。寄樣品給客戶依收到工廠所寄來的樣品上，貼妥本公司標(biāo)簽，寫上ITEM NO品名：1.如以海郵(S

41、EA PARCEL POST)或空郵(AIR PARCEL POST)寄出者，應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標(biāo)簽及SAMPLE INVOICE五聯(lián)，在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包裹組寄出，將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)交收發(fā)歸檔，第五聯(lián)自存。(1)如樣品數(shù)量過多或價值過高，而交涉仍需付樣品費(fèi)者，應(yīng)于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費(fèi)及郵費(fèi)。(2)每三個月依自存的第五聯(lián)SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來樣品費(fèi)郵費(fèi)或其他費(fèi)用，打DEBIT NOTE用會計(jì)科長名義向客戶索取。(3)寄境外包裹，由各助理自行包好，裝入箱內(nèi)。并將有關(guān)文件

42、附入箱內(nèi)，交辦事員寄出。(4)如寄出SAMPLE有需辦出口配額(q)者，承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理。2.如以航空貨運(yùn)方式寄出，應(yīng)打SAMPLE INVOICE六聯(lián)單價打上虛價(不實(shí)之價格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶，第二聯(lián)由航空貨運(yùn)公司簽名后交秘書室收發(fā)人員歸檔。第三、四、五聯(lián)于押匯科長處蓋公司負(fù)責(zé)人章及發(fā)票章，交航空貨運(yùn)公司，第六聯(lián)自存。收到航空貨運(yùn)公司提單應(yīng)即核對航空運(yùn)費(fèi)，客戶地址及班機(jī)是否正確，如有錯誤，應(yīng)即通知航空貨運(yùn)公司更正。將航空提單其中一聯(lián)交稽核，以便每月由稽核與航空貨運(yùn)公司計(jì)算傭金時核對，其余交秘書室存檔，如航空運(yùn)費(fèi)為本公司支付，須等客戶確實(shí)收到貨品時才可簽付運(yùn)費(fèi)。3.所有

43、寄出境外的樣品，須由經(jīng)理過目，再行寄出。客戶來電來函來樣品1.收到客戶來電來函，應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理。2.收到客戶寄來擬在京仿制的樣品，或寄來的目錄相片，其開發(fā)報(bào)價等，應(yīng)立即請示主管經(jīng)理，若有成交訂單者，請公司予以獎勵。3.主管經(jīng)理外出時，營業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能辦理之事先行處理，等主管經(jīng)理返公司后，再呈報(bào)處理經(jīng)過，如系緊急事項(xiàng)，應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò)，以便迅速處理。須經(jīng)確認(rèn)的樣品、印刷品1.如境內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)境外客戶確認(rèn)通過后，立即以公司印妥之表格，寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員，留底一份交裝押簽收，并在原境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存，如有電話通知工

44、廠，應(yīng)補(bǔ)寄正式通知以便安排出貨。2.客戶正式確認(rèn)通過的樣品，應(yīng)通知有關(guān)外務(wù)員或科長，明確規(guī)格以便驗(yàn)貨。驗(yàn)貨1.如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌，或因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商驗(yàn)貨或因承制廠商質(zhì)量差，外務(wù)人員不能決定可出貨時，外務(wù)人員來電或來函通知營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。2.營業(yè)助理因解決重要問題須前往工廠時，應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報(bào)告表，向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費(fèi)。3.所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管理中心直接寄交外務(wù)員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉庫驗(yàn)貨，自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。申請境外(內(nèi))傭金賠償1.營業(yè)助理填妥申請書，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長，如賠償須扣工廠者于其表上注明

45、并另填寫扣款單一份交會計(jì)，一份交稽核，一份交采購科長，一份留底，以便工廠清款時扣除，如系親交來京的客戶，須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會計(jì)制單(申請書為四聯(lián)，其中一份留底)。2.支付境外傭金時必須：(1)與境外公司訂有傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影印本交會計(jì)。(2)每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)來京支領(lǐng)。3.押匯科長收到境外匯款支出申請單，送交有關(guān)會計(jì)簽收一份，另一份交稽核。對樣品處理1.出貨樣品：營業(yè)助理必須取得，并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。2.收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。3.承辦助理收到新樣品

46、，應(yīng)從速送采購部，如獲訂單，可得獎金。4.有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。5.如需向資料中心借出樣品時，應(yīng)填寫“樣品外借申請單”連同彩色照片呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可借出。6.如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出貨SAMPLE上注明“不可陳列”字樣，先交管理中心銷案后，再由管理中心送交承辦助理保管。注銷境內(nèi)訂單1.營業(yè)助理向裝押助理簽收“營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單”須詳細(xì)核對單價、數(shù)量及扣款事項(xiàng)并作付款記錄后交管理中心核對，無誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原境內(nèi)訂單留底上予以注銷。2.凡有退關(guān)稅或退貨稅的工廠在未結(jié)關(guān)前清款一律保留50(包括送倉庫貨)。

47、如工廠急需貨款，也應(yīng)先開來保證票。接到OC與境內(nèi)訂單裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的OC與境內(nèi)訂單時，應(yīng)核對OC與境內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯誤或有疑問時，應(yīng)立即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。簽收LC影本1.押匯科長收到LC后，即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔之OC上登記LC號碼，SD、VD以及金額后，交裝押助理。(V)2.LC可能發(fā)生的問題如下：(1)收到LC時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。(2)收到LC當(dāng)天時，如距有效日少于30天，即須向主管經(jīng)理提出。(3)通常LC是可分批，如不可分批，須向主管經(jīng)理提出。(4)如本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口，需看L

48、C是否可以轉(zhuǎn)船，如不可以需請示主管經(jīng)理，必須特別注意出口港不能指定為天津。(5)核對受益人全名、地址有無錯誤。(6)核對交易條件系為FOB、CIF、CF是否相符。(7)LC內(nèi)容有無錯別字。(8)有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。(9)如同一客戶有數(shù)張LC時須看有無規(guī)定可予合并。(10)如LC直接由境外客戶寄來，而未經(jīng)銀行登記，須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。(11)如遠(yuǎn)期付款之LC應(yīng)查看利息，是否由買方負(fù)擔(dān)，如否應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。(12)如有怪異字眼或條款有違常理者，應(yīng)立即請示主管經(jīng)理。裝船通知單1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人

49、員的報(bào)告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。送貨柜場者：共四聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。第二、三聯(lián)： (1)寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。 (2)如每一ITEM超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長，第三聯(lián)仍寄交交外務(wù)員。第四聯(lián)：裝押助理存查。貨送倉庫者：填“送倉裝船通知單”，共二聯(lián)第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。第二聯(lián)：裝押助理存查。如重要訂單未能如期交貨，得填寫“重要訂單逾期追問單”交有關(guān)科長協(xié)助處理。2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到LC后才通知生產(chǎn)者

50、，收到LC當(dāng)日即發(fā)出裝船通知單上注明“LC已收到”船期通常以SD期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)()3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)通過才生產(chǎn)者，當(dāng)收到客戶確認(rèn)或回電時，由營業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。4.如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回，以便向“經(jīng)濟(jì)部”商品檢驗(yàn)局申請產(chǎn)地證明書。5.需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進(jìn)口零件，協(xié)調(diào)報(bào)關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。催貨1.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應(yīng)

51、立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。2.退稅資料寄回本公司時，應(yīng)先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩。收到倉庫送來的進(jìn)貨單1.裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。2.收到進(jìn)貨單后，需通知助理前往倉庫驗(yàn)貨，并制訂“營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單”。 3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)。簽訂SO1.依據(jù)出貨明細(xì)表及境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計(jì)算體積重量。2.向擬裝運(yùn)之船公司或報(bào)關(guān)行查詢是否確實(shí)簽到SO()。3.船期如有提前或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合

52、。4.打SO時須查核是否每張均打，如有漏打，應(yīng)立即補(bǔ)上，以免報(bào)關(guān)行在船公司重打，浪費(fèi)時間。5.簽SO的時間應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。6.如裝整臺貨柜時，貨物實(shí)際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應(yīng)立即請示主管經(jīng)理處理。結(jié)關(guān)前1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗(yàn)貨，應(yīng)在明細(xì)表上注明)。2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。3.須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點(diǎn)，等確定時應(yīng)立即通知報(bào)關(guān)行。4.于船期結(jié)關(guān)前一日，確定出貨明細(xì)表之

53、正確項(xiàng)目、數(shù)量，如所出之貨有配件印刷工廠的，須在出貨明細(xì)表上注明。5.打P L六份，并于其中三份抬頭改成I并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼，交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián)，第二聯(lián)(財(cái)務(wù))連同P L三份和I二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報(bào)關(guān)行，一份交會計(jì)科長，其中另一份I自行留底。6.出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計(jì)入帳日期，應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天，如有延誤應(yīng)寫原因。7.送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確定出貨時間，卡車號碼及到達(dá)時間，等確定時立即通知報(bào)關(guān)行。8.結(jié)關(guān)當(dāng)天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者，須立即修改資料，勿將該貨報(bào)關(guān)。9.貨如未依時間送達(dá)，所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有

54、記錄，并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時填上應(yīng)扣數(shù)目，注意清款時扣除。10.裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)之貨，須算所有貨確實(shí)到達(dá)并報(bào)關(guān)完畢，才可下班。11.裝押助理必須待進(jìn)貨柜場的貨確實(shí)已送達(dá)無誤才可制“營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單”。12.工廠的出貨發(fā)票一定要開送貨當(dāng)天之日期、配件如分批出貨，亦需于每一次出貨(送貨)即開當(dāng)天的發(fā)票，不可延遲于送貨后的日期。13.工廠如在貨未結(jié)關(guān)前，即已送達(dá)貨柜場，而有需退貨物稅或關(guān)稅者，清款時一律暫時保留50，并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。結(jié)關(guān)后1.裝押助理須查詢報(bào)關(guān)行及船公司，貨是否確實(shí)出口無誤，如確實(shí)無誤，將出口明細(xì)表一份交承辦會計(jì)，另一份送管理中心，并將營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)

55、單交營業(yè)助理。2.催CBC必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得，除非以錯單出口者，須隨時催報(bào)關(guān)行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報(bào)備。3.于CBC到達(dá)后，如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書，須附上I一份，工廠已蓋好章的原料來料加工切結(jié)書一份，及CBC副本一份送交報(bào)關(guān)行，以便辦理產(chǎn)地證明。4.在拿BL前須將SO留底正確無誤一份交報(bào)關(guān)行，以便到船公司拿BL時核對。 5.在收到BL時立刻核對材數(shù)與運(yùn)費(fèi)和內(nèi)容有無錯誤，是否符合。(Bll )6.BL如須預(yù)付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費(fèi)支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會計(jì)，如經(jīng)理不在，為爭取時間，可憑裝押助理簽名，即送會計(jì)付款，事后由會計(jì)送各經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補(bǔ)簽。7.將押匯文件

56、備妥，待文件齊全后，將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表I，BL各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長，將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯，出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核，時間由結(jié)關(guān)日起不得超過七天，如有延誤需寫原因，并須扣各經(jīng)理薪金，并處罰裝押助理。8.押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后分別寄出并在存檔聯(lián)上注明“歸檔”，交收發(fā)中心。9.押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條，出貨明細(xì)表，I及BL各一份送交有關(guān)會計(jì)。打OOL視客戶或經(jīng)理需要，裝押助理應(yīng)按所辦客戶，會同營業(yè)助理打OOL三份，一份由裝押助理留存，兩份轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份，另一份呈閱主管經(jīng)理。收到倉庫存貨周報(bào)表倉儲科

57、須于每周一上午十一時半前將倉庫存貨周報(bào)表送交行政助理，行政助理于午前送交裝押助理，裝押助理收到后須填妥LC期限欄及裝船日期欄，并核對數(shù)量、嘜頭、廠商無誤后交營業(yè)助理核對，于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理，如倉庫存貨周報(bào)表上有錯誤時須立刻去電話與倉儲科長聯(lián)系查明。申請L LC1.向押匯科長取表填妥，即送主管經(jīng)理，總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交匯科長申請，在開發(fā)本地信用狀申請書上須注明開給哪家工廠，手續(xù)費(fèi)是否從工廠扣除。2.押匯時L LC影本一份需送交科長。貨完全出清時1.境內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)待貨完全出清不再使用時，自行銷毀。2.LC影本待貨完全出清不再使用時，應(yīng)立即交匯科長，定期焚毀。核簽報(bào)關(guān)費(fèi)1.核對嘜頭

58、、件數(shù)是否無誤，并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報(bào)關(guān)費(fèi)欄登記該批報(bào)關(guān)費(fèi)，以免報(bào)關(guān)行重復(fù)清款。2.報(bào)關(guān)費(fèi)如超出規(guī)定費(fèi)用時，應(yīng)簽請經(jīng)理核準(zhǔn)。二、進(jìn)出口貿(mào)易作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(范例B)組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖18.2.1。圖18.2.1組織系統(tǒng)圖業(yè)務(wù)流程1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。2.客戶開發(fā)。3.客戶詢價(電報(bào)、信件、電報(bào)處理)。4.報(bào)價。5.訂單確認(rèn)。6.開立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及LC催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款。業(yè)務(wù)處理細(xì)則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務(wù)科取得新樣品后，應(yīng)填寫產(chǎn)品卡(附表18.2.2)，寫明以下資料：臨時編號。品名、規(guī)格、包裝。制造廠商名稱、地址、

59、電話、負(fù)責(zé)人、聯(lián)絡(luò)人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。開發(fā)成本。預(yù)估生產(chǎn)成本。制造商報(bào)價?？赡茕N售對象及地區(qū)。預(yù)估售價。預(yù)估毛利。(2)業(yè)務(wù)科于每周業(yè)務(wù)匯報(bào)時，就前項(xiàng)新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項(xiàng)評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，賦予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務(wù)科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，

60、分別代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月10日開發(fā)的產(chǎn)品，臨時編號為950610。若同一日開發(fā)數(shù)種新產(chǎn)品，則于第七位數(shù)，按英文字母順序編號。舊產(chǎn)品淘汰列入次品檔，其淘汰編號原則與新產(chǎn)品之臨時編號相同。(6)產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表，第二位數(shù)代表，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A(yù)、B分別代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位數(shù)填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2客戶開發(fā)：(1)業(yè)務(wù)科于每月最后一周業(yè)務(wù)匯報(bào)時，提報(bào)下個月的客戶開發(fā)計(jì)劃，計(jì)劃內(nèi)容包括：制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。產(chǎn)品