1、PAGE PAGE 8柳州辦事事處辦公公管理制制度1.目的的為維護(hù)公公司良好好形象，加強(qiáng)柳柳州辦事事處辦公公管理，提高辦辦公效率率，降低低辦公成成本，特特制定本本規(guī)范，明確要要求，規(guī)規(guī)范行為為，創(chuàng)造造良好的的企業(yè)文文化氛圍圍。 2.原則則2.1 辦公管管理貫徹徹 “規(guī)規(guī)范、效效率、效效益”的的理念2.1.1 規(guī)規(guī)范:以以制度規(guī)規(guī)范辦公公管理2.1.2 效效率：有有助于提提高整體體工作效效率2.1.3 效效益：減減少資源源耗費(fèi)，降低成成本3.范圍圍3.1 辦公管管理的范范圍包括括:3.1.1 檔檔案管理理3.1.2 辦辦公用品品管理3.1.3 郵郵發(fā)管理理3.1 4 文文件打印印管理3.1.5

2、辦辦公現(xiàn)場場管理4.檔案案管理4.1 歸檔范范圍:4.1.1 由由柳州辦辦事處接接收和南南寧總公公司發(fā)出出的正式式公文。4.1.2 上上述公文文主要指指：公司司各類規(guī)規(guī)劃、年年度計劃劃、規(guī)章章制度、統(tǒng)計資資料、財財務(wù)審計計報告及及報表、勞動工工資報告告及報表表、經(jīng)營營情況報報告及報報表、公公司級會會議記錄錄、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)報告、決議、合同、協(xié)議、項目方方案、通通告、傳傳真電報報等。4.1.3 總總公司及及柳州辦辦事處委委派人員員人事檔檔案、委委任書4.1.4 各各類證書書4.1.5 以以上內(nèi)容容的電子子檔案4.2 檔案管管理由綜綜合管理理部指定定專人負(fù)負(fù)責(zé)，規(guī)規(guī)范編碼碼，設(shè)立立卷宗。密級檔案案必須保保

3、證安全全4.3 檔案的的借閱與與索取4.3.1 部部門主管管以上級級借閱非非密級檔檔案可通通過檔案案管理人人員辦理理借閱手手續(xù)，直直接提檔檔4.3.2 部部門經(jīng)理理借閱機(jī)機(jī)密級以以下密級級檔案可可通過檔檔案管理理人員辦辦理借閱閱手續(xù)，直接提提檔4.3.3 大大區(qū)經(jīng)理理可直接接提檔所所有檔案案4.3.4 公公司其他他人員借借閱密級級文件需需由大區(qū)區(qū)經(jīng)理提提報總公公司總經(jīng)經(jīng)辦批準(zhǔn)準(zhǔn)，并辦辦理借閱閱手續(xù)4.3.5 借借閱檔案案必須愛愛護(hù)，保保持整潔潔，嚴(yán)禁禁涂改，注意安安全和保保密,嚴(yán)嚴(yán)禁擅自自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬屬工作需需要摘錄錄和復(fù)制制，凡屬屬密級檔檔案，必必須由總總部批準(zhǔn)準(zhǔn)方可復(fù)復(fù)制

4、，一一般內(nèi)部部檔案由由大區(qū)經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)方可摘摘錄和復(fù)復(fù)制。4.4 檔案的的銷毀：4.4.1 任任何組織織或個人人無權(quán)隨隨意銷毀毀歸檔的的檔案材材料4.4.2 若若按規(guī)定定需要銷銷毀時，須經(jīng)總總經(jīng)辦批批準(zhǔn)后方方可銷毀毀4.4.3 經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)銷銷毀的檔檔案，檔檔案人員員要認(rèn)真真填寫、編制銷銷毀清單單,由大大區(qū)經(jīng)理理監(jiān)督銷銷毀 5.公文文打印管管理5.1 本制度度所指公公文為公公司對外外的請示示、報告告及其它它文書，對內(nèi)的的以總部部或部門門名義發(fā)發(fā)布的各各類正式式文件5.2 公司公公文的打打印工作作由經(jīng)理理助理負(fù)負(fù)責(zé)5.3 各部打打印的公公文須經(jīng)經(jīng)本部門門負(fù)責(zé)人人簽字，交經(jīng)理理助理打打印5.4 各部門

5、門打印的的公文一一式兩份份交經(jīng)理理助理存存檔5.5自自己存檔檔文件雙雙面打印印、復(fù)印印6.辦公公用品的的管理6.1 辦公室室用品分分類公司辦公公室物資資分為低低值易耗耗品、管管制品、貴重物物品、實(shí)實(shí)物資產(chǎn)產(chǎn)。 低值易耗耗品：筆筆、紙、電池、訂書釘釘、膠水水等 管制品：訂書機(jī)機(jī)、打洞洞機(jī)、剪剪刀、美美工刀、文件夾夾、計算算器等 個人保管管物品：個人使使用保管管的三百百元以上上并涉及及今后的的費(fèi)用開開銷的物物資； 實(shí)物資產(chǎn)產(chǎn)：物資資價格達(dá)達(dá)3000元以上上，如：計算機(jī)機(jī)、攝像像機(jī)、照照相機(jī)。6.2 辦公用用品發(fā)放放6.2.1 經(jīng)經(jīng)理助理理按計劃劃分發(fā)給給各部門門，由部部門負(fù)責(zé)責(zé)人指定定專人領(lǐng)領(lǐng)發(fā)根

6、據(jù)物資資分類，進(jìn)行不不同的領(lǐng)領(lǐng)用方式式： 低值易耗耗品：直直接向經(jīng)經(jīng)理助理理簽字領(lǐng)領(lǐng)用 管制品：向經(jīng)理理助理申申請并由由大區(qū)經(jīng)經(jīng)理簽字字領(lǐng)用 貴重物品品：根據(jù)據(jù)專立文文件的領(lǐng)領(lǐng)用程度度來領(lǐng)用用實(shí)物資產(chǎn)產(chǎn)：由辦辦公室設(shè)設(shè)立實(shí)物物資產(chǎn)管管理臺帳帳，以準(zhǔn)準(zhǔn)確記錄錄固定資資產(chǎn)的現(xiàn)現(xiàn)狀 6.2.2 計計劃以外外辦公用用品領(lǐng)用用，須經(jīng)經(jīng)大區(qū)經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)方可領(lǐng)領(lǐng)用6.2.3 新新聘人員員辦公用用品，經(jīng)經(jīng)理助理理根據(jù)部部門提供供的名單單，負(fù)責(zé)責(zé)為其配配備7.郵發(fā)發(fā)管理7.1 經(jīng)理助助理負(fù)責(zé)責(zé)各部門門郵發(fā)信信件、郵郵件，并并做好登登記及簽簽收。7.2 大區(qū)經(jīng)經(jīng)理負(fù)責(zé)責(zé)在每年年根據(jù)各各部門的的需要制制訂報刊刊訂閱

7、計計劃報總總經(jīng)辦及及財務(wù)部部審核批批準(zhǔn)后，辦理有有關(guān)訂閱閱手續(xù)。7.3 經(jīng)理助助理每日日負(fù)責(zé)將將報刊進(jìn)進(jìn)行處理理、分類類登記，并及時時送達(dá)有有關(guān)部門門 。8.辦公公現(xiàn)場日日常管理理及獎懲懲條例8.1服服務(wù)規(guī)范范：8.1.1 儀儀容儀表表：衣冠冠整潔、得體；男員工工不得留留長發(fā)、胡須。8.1.2電話接接聽：接接聽電話話應(yīng)及時時，如受受話人不不能接聽聽，離之之最近的的職員應(yīng)應(yīng)主動接接聽，重重要電話話作好接接聽記錄錄。8.2辦辦公秩序序 8.2.1工作作時間內(nèi)內(nèi)不應(yīng)無無故離崗崗、不得得閑聊、吃零食食、大聲聲喧嘩、不得說粗粗口。不不用電話話閑聊，利用網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)資源源瀏覽網(wǎng)網(wǎng)頁、娛娛樂信息息、玩游游戲等8.

8、2.2職員員間的工工作交流流應(yīng)在規(guī)規(guī)定的區(qū)區(qū)域內(nèi)進(jìn)進(jìn)行（大大廳、會會議室、接待室室、經(jīng)理理室）或或通過公公司內(nèi)線線電話聯(lián)聯(lián)系。 8.2.3公司盆盆栽至111年77月止由由專人定定期養(yǎng)護(hù)護(hù)。此制制度發(fā)布布日起盆盆栽分配配到每個個辦公室室人員負(fù)負(fù)責(zé)。詳詳見附件件一：員員工花木木認(rèn)養(yǎng)實(shí)實(shí)施辦法法。8.3 辦公環(huán)環(huán)境8.3.1上班班時間隨隨時自我我檢查，隨時整整改文件件、票據(jù)據(jù)，分類類歸檔。8.3.2下班班前上班班前對自自己的衛(wèi)衛(wèi)生區(qū)進(jìn)進(jìn)行清掃掃。8.3.3下班班后整理理好個人人物品，定置存存放。8.3.4 店鋪鋪及辦公公室每月月中旬進(jìn)進(jìn)行一次次大掃除除，統(tǒng)一清清理辦公公室的門門窗、臺臺面、墻墻角等處

9、處的衛(wèi)生生。詳見見附件二二：辦公室室大掃除除安排8.3.5 辦公公區(qū)內(nèi)除除接待室室外嚴(yán)禁禁吸煙。針對第第八條，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)員工違違反上述述規(guī)定，將給予予5元/次次扣薪處處理。9.附則則9.1本本制度的的檢查、監(jiān)督部部門為公公司辦公公室共同同執(zhí)行，并根據(jù)據(jù)辦公公區(qū)核查查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢檢查或不不定時抽抽查，每每月評比比出表現(xiàn)現(xiàn)最好的的職員給給予獎勵勵。并對對違反此此規(guī)定的的人員，將給予予扣薪處處理9.2本本規(guī)定經(jīng)經(jīng)總經(jīng)辦辦審批，從發(fā)布布之日起起生效。所有員工工認(rèn)真看看完以上上條例后后簽字附件一：員工花木木認(rèn)養(yǎng)實(shí)實(shí)施辦法法盆栽類別別辦公室大大型盆栽栽共100盆，小小型盆栽栽共6盆盆。品種種有：大大綠蘿、小綠

10、蘿蘿、步步步高、富富貴竹。認(rèn)養(yǎng)人責(zé)責(zé)任 為為節(jié)約公公司開支支、提升升辦公室室人員的的責(zé)任意意識、愛愛心意識識，公司商商討決定定把盆栽栽分配到到每個辦辦公室人人員負(fù)責(zé)責(zé)領(lǐng)養(yǎng)！認(rèn)養(yǎng)人在在有園林林技工養(yǎng)養(yǎng)護(hù)期間間必須向園林技技工做好好護(hù)理相相關(guān)知識識的學(xué)習(xí)習(xí)。以保證沒有有專人養(yǎng)養(yǎng)護(hù)后植植物護(hù)理理工作不不受影響響。在與園林林技工合合同結(jié)束束后柳辦辦辦公室室人員將將全面負(fù)負(fù)責(zé)花木木養(yǎng)護(hù)工工作，包包括澆水水、施肥肥、殺蟲蟲防治、松土、清潔葉葉片等工工作。在認(rèn)養(yǎng)期期間，如如果由認(rèn)認(rèn)養(yǎng)人沒沒有盡到到自己的的責(zé)任做做相關(guān)護(hù)護(hù)理的原原因，造造成花木木順壞，認(rèn)養(yǎng)人人負(fù)責(zé)更更換同一一品種、同一規(guī)規(guī)格的花花木。三、認(rèn)養(yǎng)

11、養(yǎng)人簽字字認(rèn)養(yǎng)人領(lǐng)養(yǎng)盆栽栽明細(xì)大綠蘿22盆大綠蘿22盆大綠蘿22盆大綠蘿22盆步步高22盆小綠蘿44盆附件二：月末大掃掃除安排排表 成員場所成員分配配標(biāo)準(zhǔn)地面衛(wèi)生生大廳、會會客室、培訓(xùn)室室打掃/托干凈凈玻璃窗、門所有門、窗、櫥櫥窗擦干干凈辦公設(shè)備備所有桌、椅及辦辦公設(shè)備備擦干凈凈簽字欄1月份地面衛(wèi)生生玻璃窗、門辦公設(shè)備備2月份地面衛(wèi)生生玻璃窗、門辦公設(shè)備備3月份地面衛(wèi)生生玻璃窗、門辦公設(shè)備備4月份地面衛(wèi)生生玻璃窗、門辦公設(shè)備備5月份地面衛(wèi)生生玻璃窗、門辦公設(shè)備備6月份地面衛(wèi)生生玻璃窗、門辦公設(shè)備備1、每月月25號號左右進(jìn)進(jìn)行一次次辦公室室大掃除除2、成員員分配同同事可按按照自己己工作日日程或其其他情況況商量挑挑選合作作搭檔3、如遇遇人員出差，按實(shí)際際情況與與負(fù)責(zé)同同個區(qū)域域