1、文檔編碼 : CF8H5Q2B5I1 HB8K2S4L6X7 ZC8M6R10R10T3名師精編 優(yōu)秀教案電 子 郵 件 撰 寫 指 南電 子 郵 件 在 為 我 們 的 工 作 提 供 便 捷 的 同 時 , 卻 也 因 使 用 不 當 而 給 工 作 造 成 諸 多 困 擾 , 甚 至 損 害 了 公 司 的 優(yōu) 秀 形 象 ；因 此 , 我 們 特 就 電 子 郵 件 的 撰 寫 等 方 面 與 大 家 共 同 分 享 一 些 優(yōu) 秀 作 法 ,以 期 提 升 工 作 效 率 , 宣 傳 維 護 公 司 內(nèi) 外 部 統(tǒng) 一 形 象 ；一 、 使 用 范 圍 公 司 所 使 用 的 郵 件

2、 系 統(tǒng) 僅 供 相 關(guān) 使 用 人 對 內(nèi) 、 對 外 的 工 作 溝 通 及 聯(lián) 系 之 用 , 如 用 公 司 郵 件 系 統(tǒng) 進 行 與 工 作 內(nèi) 容 無 關(guān) 之 行 為 , 不 僅 是 對 公 司 網(wǎng) 絡(luò) 資 源 的 浪 費 , 也 是 個 人 職 業(yè) 道 德 自 律 性 欠 缺 的 一 種 表 現(xiàn) ；二 、 郵 件 行 文 規(guī) 范 1、 主 題 ：主 題 是 對 所 要 發(fā) 出 之 郵 件 的 內(nèi) 容 概 要 ,通 常 為 一 句 ,并 要 求 言 簡 意 賅 、具 有 一 定 的 顯 著 性 ； 無 主 題 或 主 題 不 明 確 的 郵 件 很 可 能 被 誤 認 為 垃 圾

3、 郵 件 而 被 直 接 刪 除 掉 ； 如 以 下 郵 件 ：問題：無主題；2、 稱 謂 ：稱 謂 是 對 收 信 人 的 稱 呼 或 敬 稱 , 一 般 須 置 于 郵 件 正 文 的 左 上 角 , 結(jié) 尾 標 點 符 號 用 逗 號 英 式 或 冒 號 美 式 ； 稱 謂 , 是 對 收 件 人 的 尊 重 , 同 時 也 是 為 了 引 起 注 意 ； 一 般 的 稱 謂 有 以 下 幾 種 ：上 級 、 長 輩 級 尊 稱 ： 用 頭 銜 稱 呼 或 性 別 稱 呼 , 如 陳 總 、 李 總 、 王 先 生 、張 小 姐 等 ；同 級 、 下 級 間 親 切 的 稱 謂 ： 用

4、名 字 、 昵 稱 、 小 李 、 老 張 等 ；多 人 、 群 體 稱 謂 ： 各 位 、 大 家 、 例 ： 統(tǒng) 稱 ；名師精編 優(yōu)秀教案存在的問題：無稱謂、無署名、收件對象與主體對象不一樣、抄送對象不明確；3、 正 文 ：即 所 要 發(fā) 出 之 郵 件 的 詳 細 內(nèi) 容 , 一 般 要 求 做 到 表 述 清 楚 , 重 點 突 出 ,細 節(jié) 提 醒 的 要 求 ,這 里 提 供 一 種 簡 單 可 行 的 方 法 ：看 是 否 符 合 5W Who、What 、 When、 Where 、 Which 2HHow、 How much 的 要 求 , 即 人 / 事 /時 / 地 /

5、物 與 怎 么 樣 / 多 少 的 相 關(guān) 要 求 去 衡 量 ； 而 在 日 常 工 作 中 卻 常發(fā) 生 在 正 文 欄 僅 有 一 個 附 檔 的 情 形 , 試 想 , 當 收 件 人 看 到 之 后 , 心 情會 如 何 ？ 同 時 又 會 作 何 感 想 呢 ？4、 結(jié) 束 敬 語 ：結(jié) 束 敬 語 須 置 于 正 文 最 后 一 行 下 面 ,置 左 對 齊 ,并 與 稱 謂 相 對 應 ,如 ：稱 謂 結(jié) 束 敬 語Dear David, Yours, Best regards, Regards, Love from,Dear Mr. Jack Yours truly, Sin

6、cerely yours, Truly yours, Yours cordially, 5、 簽 名 ：簽 名 表 示 發(fā) 信 人 對 此 封 郵 件 的 確 認 , 一 般 是 在 結(jié) 束 敬 語 的 下 面 的 第 二名師精編 優(yōu)秀教案至 四 行 書 寫 , 并 且 置 左 對 齊 ；6、 附 件 / 附 注 ：即 所 附 加 的 相 關(guān) 檔 案 ； 對 于 附 檔 應 注 意 兩 點 ： 一 是 文 件 的 檔 名 要 標 示 清 楚 ； 二 是 在 正 文 欄 內(nèi) 對 附 檔 進 行 必 要 的 內(nèi) 容 說 明 與 概 要 , 三 是 如 果 附 檔 超 過 3 個 , 請 用 壓 縮

7、 程 序 打 包 ； 這 樣 , 就 可 以 使 收 件 人 快 速 了 解 附 檔 內(nèi) 容 , 并 決 定 是 否 有 必 要 打 開 附 檔 ； 如 此 一 算 , 不 知 會 給 大 家 節(jié)省 多 少 寶 貴 時 間 呢 ,三 、 郵 件 的 發(fā) 送 規(guī) 范 1、 發(fā) 送 對 象 的 選 擇 ：而 收 件 人 也 會 著 實 感 激 你 的 ！類 型 收 件 人 抄 送尋 求 跨 部 門 支 持 類 尋 求 支 持 的 人 部 門 直 接 上 級 、 主 送 對 象 直 接 上 級項 目 通 報 類 項 目 組 成 員 項 目 直 接 領(lǐng) 導 、 主 送 者 直 接 上 級計 劃 下 達

8、 類 計 劃 下 達 對 象 直 接 上 級 、間 級 上 級 、部 門 內(nèi) 部 經(jīng) 理 人1.1 收 件 人 郵 件 to ：收 件 人 郵 件 to 是 指 所 要 發(fā) 出 之 郵 件 的 接 收 者 ,發(fā) 信 人 之 前 應 當 明 確哪 些 人 有 必 要 收 到 所 發(fā) 的 郵 件 , 千 萬 不 要 無 目 標 性 地 隨 意 發(fā) 出 , 以 免擾 亂 了 不 相 干 的 人 員 與 工 作 ；1.2副 本 抄 送 C/C to：抄 送 對 象 一 般 指 收 件 人 的 監(jiān) 督 、 協(xié) 助 者 ； 對 于 所 發(fā) 的 郵 件 抄 送 人 的 確定 , 要 有 目 標 性 與 選

9、擇 性 , 也 要 避 免 給 無 關(guān) 人 員 造 成 干 擾 ；1.3副 本 密 送 BC/C to：非 必 要 的 發(fā) 送 對 象 , 但 需 知 曉 信 息 的 非 直 接 相 關(guān) 者 ； 視 所 發(fā) 郵 件 具 體需 要 而 定 ；1.4 發(fā) 送 限 制 ：凡 是 郵 件 的 接 收 者 為 全 公 司 人 員 的 ,要 求 一 定 經(jīng) 過 部 門 最 高 管 理 者 審 核同 意 之 后 方 可 發(fā) 出 ；2、 選 擇 發(fā) 送 對 象 時 應 避 免 以 下 現(xiàn) 象 ：2.1 、 將 非 重 要 的 一 般 性 的 工 作 溝 通 抄 送 給 間 接 或 直 接 經(jīng) 理 ：2.2 、

10、 同 一 主 題 的 討 論 內(nèi) 容 多 次 、 反 復 發(fā) 給 全 部 收 件 人 、 抄 送 人 ；2.3 、 將 細 節(jié) 性 的 討 論 意 見 發(fā) 送 給 公 司 高 層 管 理 人 員 ；3、 回 復 郵 件 的 注 意 事 項 ：3.1 、 回 復 ： 僅 回 復 發(fā) 件 人 、 與 郵 件 相 關(guān) 的 人 ；3.2 、 全 部 回 復 ： 回 復 所 有 人 , 包 括 發(fā) 件 人 、 抄 送 人 ； 在 回 復 郵 件 時 , 一 般盡 可 能 避 免 全 部 回 復 ； 如 以 下 回 復 郵 件 ：名師精編 優(yōu)秀教案問題：不需全部回復；4、 重 要 郵 件 的 溝 通 、 確 認 與 反 饋 ：對 于 重 要 的 溝 通 事 項 , 發(fā) 送 郵 件 后 應 電 話 提 醒 , 確 認 指 定 收 件 人 是 否 及 時 收 到 郵 件 , 避 免 因 公 司 網(wǎng) 絡(luò) 系 統(tǒng) 的 故 障 等 因 素 而 耽 誤 了 事 情 的 處 理 進 度 ；四、規(guī)范郵件范本：以 上 的 內(nèi) 容 供 大 家 參 考 , 所 列 郵 件 例 子 只 說 明 存 在 的 現(xiàn) 象 ,