1、第三章 信息與秘書(shū)工作第1頁(yè)第1頁(yè)第一節(jié) 信息及其在秘書(shū)工作中作用第2頁(yè)第2頁(yè) 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決議，愈來(lái)愈依賴(lài)于大量信息搜集和綜合處理，信息工作已成為秘書(shū)和秘書(shū)部門(mén)一項(xiàng)十分主要工作，信息工作對(duì)秘書(shū)活動(dòng)含有舉足輕重作用。一、信息概念與特性1、信息含義 （1）信息是客觀世界中各種事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)反應(yīng)（2）信息又是事物之間互相聯(lián)系、互相作用直接或間接表征（3）信息是通過(guò)傳遞再現(xiàn)客觀事物狀態(tài)第3頁(yè)第3頁(yè)2、信息分類(lèi)（1）按信息源性質(zhì)：自然信息、社會(huì)信息（政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息）（2）按信息表現(xiàn)形式：語(yǔ)言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖像信息（3）按信息起源方向：橫向信息

2、、縱向信息或外部信息、內(nèi)部信息（4）按信息穩(wěn)定狀態(tài)：靜態(tài)信息、動(dòng)態(tài)信息（5）按信息存在或作用時(shí)間：長(zhǎng)時(shí)信息、短時(shí)信息 就普通秘書(shū)部門(mén)來(lái)說(shuō)，通常習(xí)慣將信息分為：綜合信息、專(zhuān)項(xiàng)信息、固定信息、流動(dòng)信息、基本信息、派生信息、客觀信息、特殊信息第4頁(yè)第4頁(yè)3、信息主要特性開(kāi)發(fā)性、共享性、無(wú)限性、時(shí)效性二、現(xiàn)代社會(huì)信息工作基本特性 1、信息載體多樣化 現(xiàn)代社會(huì)記錄和儲(chǔ)存信息載體，一方面向多樣化發(fā)展，另一方面日趨縮微化2、信息傳遞迅速化3、信息社會(huì)化、全球化第5頁(yè)第5頁(yè)三、信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中作用1、輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決議必須依托信息 信息是決議依據(jù)，是決議必要條件，沒(méi)有信息，就沒(méi)有科學(xué)決議。 進(jìn)行預(yù)測(cè)和擬定目

3、的、擬定決議方案、決議方案選優(yōu)、決議方案實(shí)行、修正等，其客觀依據(jù)都是信息。2、起草文獻(xiàn)必須依托信息 秘書(shū)撰擬公文，就是利用信息為機(jī)關(guān)服務(wù)3、信訪(fǎng)征詢(xún)工作需要依托信息4、做好日常管理工作必須依托信息第6頁(yè)第6頁(yè)學(xué)會(huì)“聽(tīng)話(huà)” 王菲，現(xiàn)擔(dān)任北京華達(dá)公司總經(jīng)理秘書(shū)。周末了，她好朋友李芳來(lái)找她玩。 “大律師，最近又去哪里風(fēng)光了？”一落座，王菲便給李芳開(kāi)了個(gè)玩笑。 “什么風(fēng)光啊，我剛從廣州回來(lái)，鑫銀公司現(xiàn)在員工和公司管理層正在鬧矛盾呢，他們讓我去做他們法律顧問(wèn)。這趟累死我了?！?“為何呢？”王菲似乎對(duì)這個(gè)問(wèn)題很感興趣。 “也沒(méi)什么大事，就是員工認(rèn)為公司沒(méi)有闡明任何原因就要裁掉他們，感覺(jué)被公司騙了，揚(yáng)言要告

4、上法庭。唉，都是金融危機(jī)惹禍！”李芳漫不經(jīng)心回答。 “噢，但是有你這大律師出馬，尚有解不開(kāi)問(wèn)題么？” 等送走李芳，王菲立刻忙了起來(lái)，本來(lái)華達(dá)公司與廣州鑫銀公司始終有大筆業(yè)務(wù)往來(lái)，王秘書(shū)從李芳口中發(fā)覺(jué)了不祥預(yù)兆。于是，她馬上上網(wǎng)搜索查詢(xún)了關(guān)于這一事件更為詳盡資料，確認(rèn)無(wú)誤后，馬上將這個(gè)消息匯報(bào)給了總經(jīng)理?？偨?jīng)理很注重，馬上派出周副總帶人過(guò)去實(shí)地查看，發(fā)覺(jué)鑫銀公司事實(shí)上已經(jīng)資不抵債，大幅裁人也也許只是權(quán)宜之計(jì)，最后難逃破產(chǎn)命運(yùn)。據(jù)此，總經(jīng)理決定停止向鑫銀公司繼續(xù)發(fā)貨，以免收不回貨款，造成巨大損失。果然，過(guò)了兩個(gè)月，鑫銀公司申請(qǐng)破產(chǎn)。王秘書(shū)發(fā)覺(jué)這個(gè)信息，讓公司避免了巨大損失，總經(jīng)理專(zhuān)門(mén)召開(kāi)表彰大會(huì)，

5、號(hào)召公司全體員工向王秘書(shū)學(xué)習(xí)。第7頁(yè)第7頁(yè)寫(xiě)總結(jié)秘訣18/14 某處辦公室秘書(shū)郝蘭，這幾天始終愁眉不展，走路也是一副冥思苦想樣子。本來(lái)，處里年終要召開(kāi)總結(jié)會(huì)，處長(zhǎng)要郝蘭為他寫(xiě)一份工作總結(jié)。 郝秘書(shū)知道總結(jié)很難寫(xiě)，要總結(jié)出成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)，也要指出問(wèn)題和教訓(xùn)，還要指出努力和改進(jìn)方向，要寫(xiě)出深度。以前，年終總結(jié)普通都是汪秘書(shū)寫(xiě)，汪秘書(shū)寫(xiě)得不錯(cuò)，每次都得處處長(zhǎng)表彰。今年處長(zhǎng)故意鍛煉新人，就把這個(gè)在全處露臉光榮差事交給了她。 郝秘書(shū)這幾天已經(jīng)寫(xiě)了好幾稿了，在電腦上寫(xiě)了刪，刪了寫(xiě)，總覺(jué)得稿子寫(xiě)得沒(méi)有深度，要么像一本流水賬，要么像蜻蜓點(diǎn)水，思緒也不大清楚。連自己都覺(jué)得不滿(mǎn)意，怎么能交給處長(zhǎng)呢？必定要挨批評(píng)。郝秘

6、書(shū)只好去找汪秘書(shū)取經(jīng)，郝秘書(shū)說(shuō)：“汪姐，您得幫幫我，您總結(jié)寫(xiě)得那么好，是不是有什么秘訣？我怎么也寫(xiě)不好，沒(méi)法跟處長(zhǎng)交差啊！”汪秘書(shū)笑道：“你不是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)高材生么？怎么天下尚有難倒我們郝大秘書(shū)事？”郝秘書(shū)說(shuō)：“我都急死了，您尚有心開(kāi)玩笑。其實(shí)，總結(jié)第8頁(yè)第8頁(yè) 應(yīng)當(dāng)包括內(nèi)容、慣用格式，我都清楚，但不知道為何，就是寫(xiě)不出要深度東西來(lái)?！蓖裘貢?shū)收起笑容，很正經(jīng)拿出一個(gè)小本子，放在郝秘書(shū)手上說(shuō)：“秘訣都在這里。”郝秘書(shū)打開(kāi)一看，小本子里統(tǒng)計(jì)都是這一年里發(fā)生大事，有好事，有壞事，有詳細(xì)事情通過(guò)，也有數(shù)據(jù)，有地方尚有汪秘書(shū)自己感受，內(nèi)容非常豐富。郝秘書(shū)明白了，之因此她寫(xiě)文章沒(méi)有深度，像流水賬，像蜻蜓點(diǎn)

7、水，就是她缺乏典型、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和事例。郝秘書(shū)高興說(shuō)：“這小本子真是個(gè)好寶貝。汪姐，謝謝您，您真有心，怪不得您總結(jié)寫(xiě)得那么好，看來(lái)我向您學(xué)習(xí)地方還多著呢！我現(xiàn)在馬上回去寫(xiě)，寫(xiě)完了請(qǐng)您給我指點(diǎn)一下行嗎?送佛送到西嘛！”郝秘書(shū)耍賴(lài)般地說(shuō)完，就回去寫(xiě)了。 在汪秘書(shū)指點(diǎn)和幫助下，郝秘書(shū)又在其它同事朋友那里搜集了各個(gè)部門(mén)年度工作情況，對(duì)總結(jié)所需要數(shù)據(jù)信息作了進(jìn)一步充實(shí)和完善，最后寫(xiě)出了一篇格式規(guī)范、內(nèi)容充實(shí)、條理清楚、思想深刻總結(jié)，得到了處長(zhǎng)好評(píng)，并勉勵(lì)她繼續(xù)努力。郝秘書(shū)心想：是得好好努力，自己要學(xué)東西多著呢！ 利用所學(xué)信息知識(shí)分析此案例，你從中受到了什么啟示？第9頁(yè)第9頁(yè)作業(yè)：1、什么是信息？信息類(lèi)別有哪

8、些？2、信息含有哪些基本特性？3、當(dāng)代社會(huì)信息工作基本特性有哪些？4、信息載體發(fā)展趨勢(shì)是如何？5、信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中有哪些作用？第10頁(yè)第10頁(yè)第二節(jié) 秘書(shū)信息工作特點(diǎn)、原則和要求第11頁(yè)第11頁(yè)一、秘書(shū)信息工作特點(diǎn)1、針對(duì)性 信息作為一個(gè)資源，含有使用價(jià)值，即有用性（1）結(jié)合業(yè)務(wù)，即注意信息工作專(zhuān)業(yè)性（2）圍繞中心，即圍繞政策落實(shí)落實(shí)與中心工作進(jìn)行（3）針對(duì)問(wèn)題，即按領(lǐng)導(dǎo)批示、意圖，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查，這是秘書(shū)部門(mén)一項(xiàng)經(jīng)常性工作2、綜合性 領(lǐng)導(dǎo)決議，大都需要帶有全局性或綜合性信息，并且領(lǐng)導(dǎo)層次越高，對(duì)信息綜合性廣度與深度要求也越高。3、時(shí)效性及時(shí)性：強(qiáng)調(diào)信息要保持新鮮度適時(shí)性：講究提供信息要選擇

9、最佳時(shí)機(jī)4、經(jīng)常性第12頁(yè)第12頁(yè)二、秘書(shū)信息工作原則1、追蹤標(biāo)準(zhǔn) 2、超前標(biāo)準(zhǔn) 3、選優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)三、秘書(shū)信息工作基本要求1、準(zhǔn)確 即信息內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可靠。準(zhǔn)確是信息生命，是信息全部意義所在，是信息工作靈魂。2、及時(shí) 即信息搜集、處理、傳遞、反饋要及時(shí)快速，考究時(shí)效3、全方面 即信息搜集和處理要注意廣泛性，真實(shí)地反應(yīng)事物各方面情況。4、合用（1）要服務(wù)于中心工作（2）要依據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和不同領(lǐng)導(dǎo)人不同要求提供信息（3）要尤其注意，只要是新發(fā)生帶有主要?jiǎng)酉蛐?、傾向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性問(wèn)題第13頁(yè)第13頁(yè)作業(yè)：1、秘書(shū)信息工作有何特點(diǎn)、原則和基本要求？2、秘書(shū)信息工作針對(duì)性包括哪幾方面內(nèi)

10、容？3、秘書(shū)信息工作要做到“合用”這項(xiàng)要求，其詳細(xì)內(nèi)容包括哪幾方面？第14頁(yè)第14頁(yè)第三節(jié) 信息搜集第15頁(yè)第15頁(yè)一、信息搜集內(nèi)容 信息搜集十分廣泛，既有綜合性，也有技術(shù)業(yè)務(wù)性。1、系統(tǒng)內(nèi)信息：機(jī)關(guān)單位所管轄和從屬系統(tǒng)內(nèi)信息 它是機(jī)關(guān)單位進(jìn)行宏觀控制、調(diào)整和制定決議，以取得最佳效果和實(shí)現(xiàn)既定目的依據(jù)2、上級(jí)信息：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下達(dá)信息，是各級(jí)機(jī)關(guān)工作依據(jù)3、平行信息：不相從屬機(jī)關(guān)單位相關(guān)信息4、社會(huì)信息：社會(huì)上含有普遍性、傾向性信息5、歷史信息：與本單位工作和主管業(yè)務(wù)相關(guān)一切歷史檔案資料6、國(guó)際信息：來(lái)自國(guó)際社會(huì)信息第16頁(yè)第16頁(yè)二、信息搜集渠道1、依據(jù)獲取信息方式 （1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道 特點(diǎn)

11、：全方位、多層次、多渠道、多觸角、及時(shí)靈便，能夠廣泛搜集最新信息（2）行政組織渠道（3）科研渠道（4）社會(huì)團(tuán)隊(duì)渠道（5）調(diào)查渠道：是積極搜集信息主要辦法（6）媒體渠道：通過(guò)各種印刷品取得信息渠道2、依據(jù)獲取信息起源（1）外部渠道（2）內(nèi)部渠道 總之，秘書(shū)人員要有信息意識(shí)，要積極搜集，注意積累，做搜集信息有心人。第17頁(yè)第17頁(yè)三、信息搜集辦法1、觀測(cè)法最基本辦法 類(lèi)型：參與觀測(cè)和非參與觀測(cè) 有結(jié)構(gòu)觀測(cè)和無(wú)結(jié)構(gòu)觀測(cè) 自然狀態(tài)中觀測(cè)和人為情景中觀測(cè) 最明顯特點(diǎn)：所獲信息含有直接性2、問(wèn)卷法 分為自填問(wèn)卷和訪(fǎng)問(wèn)問(wèn)卷長(zhǎng)處：節(jié)約時(shí)間、經(jīng)費(fèi)和人力，有助于搜集真實(shí)信息，所得信息資料便于定量處理和分析，能夠避

12、免信息搜集者主觀偏見(jiàn)，減少人為誤差。缺點(diǎn)：回收率難以確保，被調(diào)查者必須含有一定文化及相關(guān)知識(shí)水平才干作答。第18頁(yè)第18頁(yè)3.閱讀法、收聽(tīng)法4、詢(xún)?cè)L法（1）依據(jù)采用方式及手段分為：面談詢(xún)?cè)L、電話(huà)詢(xún)?cè)L、書(shū)面詢(xún)?cè)L（2）依據(jù)詢(xún)?cè)L有無(wú)固定格式與意圖顯隱性情況分為A、有固定詢(xún)?cè)L格式，意圖公開(kāi)B、有固定詢(xún)?cè)L格式，意圖不公開(kāi)C、無(wú)有固定詢(xún)?cè)L格式，意圖公開(kāi)D、無(wú)有固定詢(xún)?cè)L格式，意圖不公開(kāi)5、索取法 通過(guò)發(fā)函發(fā)電、打電話(huà)及派人向相關(guān)單位免費(fèi)索取信息或向信息單位有償購(gòu)買(mǎi)信息第19頁(yè)第19頁(yè)6、網(wǎng)絡(luò)法 通過(guò)上網(wǎng)，一方面可以更好宣傳自己，另一方面可以更及時(shí)全面地獲取各種信息。7、量表法 合用：較精確地調(diào)查人們主觀態(tài)度

13、和潛在特性，可間接測(cè)量人們對(duì)某些問(wèn)題見(jiàn)解。分類(lèi)： 按內(nèi)容分：態(tài)度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等 按作用分：調(diào)查量表、測(cè)驗(yàn)量表8、互換法 一般是限制發(fā)行或內(nèi)部發(fā)行印刷、聲像材料.檢索法手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索 二次文獻(xiàn)檢索法：目錄、索引、文摘 三次文獻(xiàn)檢索法：年鑒、手冊(cè)、百科全書(shū) 第20頁(yè)第20頁(yè)作業(yè)：1、信息搜集內(nèi)容和渠道分別是什么？2、信息搜集方式有哪幾種？除本文所述之外，尚有哪些方式？3、問(wèn)卷法搜集信息優(yōu)缺點(diǎn)是什么？4、詢(xún)?cè)L法形式有哪些？第21頁(yè)第21頁(yè)第四節(jié) 信息處理第22頁(yè)第22頁(yè) 信息處理就是對(duì)獲取各種信息進(jìn)行加工、分析、綜合、歸類(lèi)、過(guò)濾，從中獲取有用情況、數(shù)據(jù)，進(jìn)而提煉

14、出新思想、理論，用以指導(dǎo)工作實(shí)踐全過(guò)程。信息處理包括信息整理加工、儲(chǔ)存、傳遞三部分。一、信息整理加工 是整個(gè)信息工作關(guān)鍵信息整理加工對(duì)搜集到原始信息在數(shù)量上加以濃縮，質(zhì)量上加以提升，在形式上加以改變，使之便于儲(chǔ)存和傳遞，即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里改造制作過(guò)程。信息整理加工產(chǎn)物是信息資料。四道程序：篩選、校核、加工、編制第23頁(yè)第23頁(yè)1、篩選基本任務(wù)：剔除無(wú)用或用處不大，只允許有用通過(guò)要求：符合“實(shí)、新、精、準(zhǔn)”2、校核 篩選是過(guò)粗篩子，把有用信息挑選出來(lái)，校核是過(guò)細(xì)篩子，把“有用”水分?jǐn)D干。辦法：（1）分析法長(zhǎng)處：普通不需要借助于其它手段，僅從原始信息本身就能發(fā)覺(jué)一些差錯(cuò)（2）

15、核對(duì)法 關(guān)鍵是要掌握直接、最新權(quán)威性材料（3）調(diào)查法 花費(fèi)人力和時(shí)間較多，普通只對(duì)主要原始信息進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查判別第24頁(yè)第24頁(yè)3、加工 是對(duì)信息創(chuàng)造性整理階段（1）充實(shí)內(nèi)容 慣用縱深法進(jìn)行這類(lèi)信息加工（2）綜合分析 慣用歸納法進(jìn)行這類(lèi)信息加工（3）提出意見(jiàn)這既是信息整理工作中主要一環(huán)，也是秘書(shū)信息工作與其它部門(mén)信息工作明顯區(qū)別之一。（4）修飾潤(rùn)色慣用濃縮法進(jìn)行這類(lèi)信息加工 第25頁(yè)第25頁(yè)4、編制 是對(duì)信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理最后階段，其質(zhì)量如何，直接影響到信息作用發(fā)揮。辦法：A、縱深法B、歸納法C、轉(zhuǎn)換法 注意：一要找出適當(dāng)轉(zhuǎn)換對(duì)象，轉(zhuǎn)換對(duì)象之間要有可比性 二是轉(zhuǎn)換對(duì)象要通俗易懂，不能越轉(zhuǎn)越深?yuàn)WD、對(duì)比法E、圖表法 為了使信息發(fā)揮最大效益，注意：（1）要多樣化（2）要把好文印關(guān) 文字上不能出差錯(cuò)，要形成制度 把好印刷關(guān)第26頁(yè)第26頁(yè)二、信息儲(chǔ)存 指秘書(shū)、秘書(shū)部門(mén)把已使用過(guò)或尚未使用信息作為資料入庫(kù)儲(chǔ)存起來(lái)。 儲(chǔ)存目的是供以后使用。1、分類(lèi) 學(xué)科分類(lèi)法、主題分類(lèi)法2、著錄 A、名稱(chēng)項(xiàng) B、著者項(xiàng) C、出版項(xiàng) D、稽核項(xiàng) E、附注項(xiàng) F、提綱項(xiàng) G、業(yè)務(wù)注記3、建立儲(chǔ)存檢索系統(tǒng)4、保管第27頁(yè)第27頁(yè)三、信息傳遞1