1、青島市企業(yè)電子文件歸檔與管理規(guī)則 青島市企業(yè)適用于企業(yè)、科技事業(yè)單位對電子文件的歸檔與管理 1 范圍 2 引用標準電子文件歸檔與管理規(guī)范 GBT 188942002 適用于企業(yè)、科技事業(yè)單位對電子文件的歸檔與管理 1 范圍 3 定義 電子文件： 指在數字設備及環(huán)境中生成的以數碼形式存 儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳遞的文件。 歸檔電子文件： 指具有參考和利用價值并作為檔案保存的 電子文件。 3 定義舉例各單位所產生的電子文件類型: 制發(fā)的公文接收的公文數碼照片數碼影像數字音頻CAD制圖數據文件掃描文件隨機文件其它舉例各單位所產生的電子文件類型:制

2、發(fā)的公文 真實性 完整性 有效性 背景信息 元數據 電子文件應該具備的特性: 真實性電子文件應該具備的特性:4 收集 要求一：電子文件的收集積累由文件形成部門指定專人負責，檔案部門負責其監(jiān)督和指導工作。 要求二：用文字處理技術形成的文本文件，收集時應注明文件存儲格式及其屬性，收集時應轉換為XML或TXT格式。 (注:現階段支持word、pdf)要求三：用掃描儀、數碼相機等設備獲得的靜態(tài)圖像文件，收集時應轉換為JPEG、TIFF或PDF格式 4 收集 要求一：電子文件的收集積累由文件形成部門指定專人要求四: 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數據，如果與數據庫

3、連接應將數據庫文件一并收集整理 如autocad,illastaotor等設計軟件的版本要求五: 用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件，收集時應按MPEG2方式壓縮 要求六: 用音頻設備獲得的聲音文件，收集時應轉換為MP3格式 要求四: 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形文件，收集時應要求七: 由計算機多媒體技術制作的多媒體文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應保證參數準確、數據完整 .如:powerpoint軟件制的課件應該注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的課件的格式都是PPT,但有可能顯示有異樣要求八: 通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集軟件型號和相關參

4、數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集 要求七: 由計算機多媒體技術制作的多媒體文件，其中包含前面所要求九: 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的各類參數、管理數據等數據文件，應與電子文件一同收集 ,如:數據庫的日志文件等要求十: 計算機使用的自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件等計算機程序，收集時必須收集軟件的源程序及其開發(fā)、編譯工具 要求十一: 歸檔的電子文件收集時應轉換成本規(guī)范要求的格式，因技術原因無法轉換的，必須將相關軟件一并收集 要求九: 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處要求十二:歸檔的電子文件均應在歸檔電子文件登記表中登記。對于跨

5、年度完成的項目，要分段積累、歸檔 相當于交接目錄歸檔電子文件登記表序號檔號題名責任者保管期限形成年度備注要求十二:歸檔的電子文件均應在歸檔電子文件登記表中登記。要求十三:積累過程中應采取備份制，及時按照要求制作電子文件備份 要求十四:歸檔電子文件登記表應由經檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)形成，并與備份文件一同保存 要求十三:積累過程中應采取備份制，及時按照要求制作電子文件備5 整理 整理方法 1 歸檔的電子文件由形成部門負責整理、編輯，并按要求寫入光盤或磁帶，檔案部門予以協(xié)助、指導 2 管理類文件形成的靜態(tài)圖像、文本等電子文件應以不同的保管期限為單元，按照電子文件形成時間的順序分別拷

6、貝至相應載體 5 整理 整理方法 1 歸檔的電子文件由形成部門負責整理3 產品研制或工程設計過程形成的電子文件應以產品型號、研究課題或建設項目為單元，按照歸檔電子文件類別分別整理。 產品圖形、圖像類文件按其隸屬或分類編號順序排列；建設項目按前期文件、監(jiān)理文件、施工文件等順序排列拷貝至一盤或多盤載體中。 底圖電子文件的管理應按照圖幅或實體分類的管理方式排列 整理方法 3 產品研制或工程設計過程形成的電子文件應以產品型號、研究課 整理方法 4 照片、聲像類文件形成的圖像、聲音等電子文件，按照形成時間的順序排列拷貝至一盤或多盤載體中 5 計算機程序按形成時間順序排列拷貝至一盤或多盤載體中 整理方法

7、4 照片、聲像類文件形成的圖像、聲音等電子文件6 電子文件應與其相對應的歸檔電子文件登記表、說明文件及由檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)形成的著錄文件同時拷貝至載體中。其構成如下圖所示 整理方法 根目錄說明 歸檔電子 著錄 電子 文件 文件登記表 文件 文件子目錄一件電子 一件電子 文件子目錄 文件子目錄電子文件 注：如果沒有軟件，應手工建立與要求內容一致的要目錄6 電子文件應與其相對應的歸檔電子文件登記表、說明文件及解釋：說明文件以“readme.TXT”命名內容包括項目名稱、任務來源、主要技術(指標)要求、完成任務過程情況、歸檔材料完整性、完成單位、負責人、參加人、起止日期、密級、

8、制作人、檢查人、制作時間、電子文件類別代碼 G圖形文件 I圖像文件 D數據文件 T文本文件 P計算機程序歸檔電子文件登記表以“djb.XLS”命名，內容由計算機檔案管理系統(tǒng)形成 解釋：歸檔電子文件登記表電子文件子目錄-文件夾以“data”命名，內容由存放每件電子文件的子目錄組成 一件電子文件子目錄以“檔號”命名，一件電子文件保存在一個子目錄中 著錄文件以“descript.DBF或是”descript.xml命名內容應是該盤載體中存儲的電子文件的機讀目錄，由計算機檔案管理系統(tǒng)形成 解釋：掃描儀或數碼相機形成的電子文件，以“頁號”命名；字處理軟件形成的電子文件，以“電子文件內容所反映的主題”命名

9、。 電子文件子目錄-文件夾一件電子文件子目錄以“檔號”CD-R是一種一次寫入、永久讀的標準。CD-R光盤寫入數據后，該光盤就不能再刻寫了?？啼浀玫降墓獗P可以在CD-DA或CD-ROM驅動器上讀取。7 歸檔的電子文件應使用CD_R光盤、磁帶作為保存載體。禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體 整理方法CD-R是一種一次寫入、永久讀的標準。CD-R光盤寫入數據后CD-R盤片的選擇一、盡量選擇金盤二、選擇兼容性好的盤片選擇品牌知名度較大的產品，如SONY、BenQ等可能避免與主流刻錄軟件的沖突 三、選擇A級盤 品牌四、非萬不得已，不要超刻 提示：光盤表面除了要用光盤專用筆標注“檔號”外不允許寫

10、其它內容CD-R盤片的選擇一、盡量選擇金盤 整理方法8存儲歸檔電子文件的載體封面式樣 與盤面內容一致例：P.SP-1 GP.SW-1 GP.JJ6-1 GP.KJ-1 GP.QT-1青檔字200574號關于公布青島市檔案館第二批接收檔案單位和檔案門類的通知 與檔案實體對應或是QT用大寫英文字母A、B、C表示。A表示封存保管；B表示查閱利用；C表示異地存放 ，進館時需要兩套1用1、2、3分別表示永久、長期、短期除了光盤外無其他載體應該放在GP.QT里面如安裝程序，數據備份，各種隨機文件，課件等等。包括不保存磁帶的數碼攝像和數字音頻.但現階段數碼照片檔案除外,因為它有單獨的整理辦法 整理方法8存儲

11、歸檔電子文件的載體封面式樣 與盤面內容一致存儲歸檔電子文件的載體背面式樣 注意脊背用大寫漢字填寫 整理方法GL存儲歸檔電子文件的載體背面式樣 注意脊背用大寫漢字填寫 整 整理要求 歸檔電子文件的整理，應按內容、項目、保管期限、密級等因素相對集中 不同保管期限、不同類別的電子文件不應存儲在同一盤載體中把擬歸檔的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。對于加密的電子文件，應待其解密后再完成上述工作 整理要求 歸檔電子文件的整理，應按內容、項目、保管期限 歸檔電子文件必須與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開

12、發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上保存與紙質文件內容相同的電子文件時，應與經檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)所形成的機讀目錄建立準確、可靠的關聯標識在軟件上標識出該電子文件所存儲的光盤檔號符合歸檔條件的電子文件應定期按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。 光盤或磁盤 歸檔電子文件必須與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自6 歸檔 電子文件的歸檔范圍參照紙質文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并包括相應的背景信息和元數據。 歸檔的電子文件，在其生命周期內應保持完整性、有效性和安全性。 歸檔說明應與電子文件同時積累，一同歸檔管理，保證歸檔電子文件的完整性。 歸檔電子文件

13、的完整性、有效性和安全性 6 歸檔 電子文件的歸檔范圍參照紙質文件材料歸檔的有關規(guī)定 在符合軟、硬件平臺要求的條件下，應保證歸檔電子文件能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。 歸檔電子文件應不被非正常改動，保證其載體安全和信息安全。 在符合軟、硬件平臺要求的條件下，應保證歸檔電子文件能正常歸檔電子文件的鑒定與檢查 鑒定歸檔電子文件的完整性、準確性和有效性。鑒定歸檔電子文件內容的實用價值，參照紙質文件材料的劃分規(guī)定，確定電子文件的保管期限和密級。檢查載體有無病毒、劃痕。歸檔電子文件的鑒定與檢查 鑒定歸檔電子文件的完整性、準確 檢測在指定存在的環(huán)境平臺上能否準確讀出電子文件。 檢查存儲歸檔電子

14、文件的介質是否符合歸檔要求。 檢查存儲歸檔電子文件的介質和軟、硬件平臺技術條件的一致性。 檢測在指定存在的環(huán)境平臺上能否準確讀出電子文件。歸檔的電子文件經過鑒定、檢查，移交給檔案室作為檔案保存,檔案管理部門將檢查結論填寫在歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，雙方簽字蓋章，一式二份，一份交電子文件形成部門，一份存檔案室。 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表移交部門： 接收部門：檢驗項目檢驗結果載體外觀檢驗病毒檢驗完整性檢驗準確性檢驗有效性檢驗檢查人：年 月 日審核人：年 月 日歸檔的電子文件經過鑒定、檢查，移交給檔案室作為檔案保存,檔歸檔電子文件的狀態(tài) 歸檔的電子文件應為本階段的最終版本。歸檔的計算

15、機程序不應加密 歸檔電子文件的狀態(tài) 歸檔的電子文件應為本階段的最終版本。歸檔電子文件的程序電子文件形成部門將按本規(guī)范要求整理好移交檔案部門驗收。歸檔的電子文件若需作“使用權限保護”，應填寫歸檔電子文件使用權限保護清單歸檔電子文件使用權限保護清單序號檔號題 名類別代號載體代號實施日期解除日期歸檔電子文件的程序電子文件形成部門將按本規(guī)范要求整理好移歸檔要求單位內各部門應指定專門人員負責電子文件的鑒定、歸檔等工作。電子文件形成部門應按照國家、省、市關于現行文件歸檔范圍的規(guī)定，結合本單位工作實際，及時將應歸檔的電子文件整理歸檔。電子文件歸檔前，應參照國家關于電子文件現行的有關規(guī)定組織鑒定工作，鑒定結果

16、應在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。歸檔要求單位內各部門應指定專門人員負責電子文件的鑒定、歸電子文件歸檔前，由文件形成部門對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署審核意見。采用某些技術方法保證電子文件有效性和完整性的，應把其技術方法和相關軟件一并歸檔。電子文件歸檔時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括硬件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等，對不合格的歸檔載體，應退回形成單位重新制作。（在移交登記中雙方簽字）歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。電子文件歸檔前，由文件形成部門對電子文件的有效性和完整性進作為永久、長期保存的電子文件

17、，必須形成相應的紙質文件一并歸檔。記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應與其正式文件一并歸檔。應保證歸檔電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。作為永久、長期保存的電子文件，必須形成相應的紙質文件一并歸產品研制、工程設計的電子文件在各研制階段結束、產品定型、工程竣工后，由相關責任部門進行系統(tǒng)整理，并在3個月內歸檔?？蒲姓n題的電子文件應在課題驗收或評審、鑒定測試合格后立即歸檔。其它類目的電子文件歸檔時間，按各類目現行文件歸檔時間要求執(zhí)行。歸檔時間產品研制、工程設計的電子文件在各研制階段結束、產品定型、工歸檔電子文件應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性、有效性。 歸檔電子文件的保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應具備一些特殊條件。 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。 載體應直立存放，做到防塵、防形變； 環(huán)境溫度范圍：17-20，相對濕度范圍：35%-45%； 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。 完成電子文件歸檔后，保