1、工程建設(shè)項目文件歸檔的要求和檔案整理規(guī)范 鄭永仙工程建設(shè)項目文件歸檔的要求和檔案整理規(guī)范 鄭永仙對工程文件歸檔要求 基本要求 工程文件最基本的質(zhì)量要求是：工程文件應(yīng)與工程實際相一致、工程文件整理應(yīng)符合規(guī)范規(guī)定。 對工程文件歸檔要求 基本要求一、工程文件內(nèi)容的質(zhì)量要求 工程檔案的質(zhì)量主要體現(xiàn)在歸檔的各種文件和圖紙內(nèi)容真實、完整上，因此要對歸檔工程文件的內(nèi)容提出嚴(yán)格的質(zhì)量要求。 工程文件和圖紙的內(nèi)容、深度和簽署都應(yīng)滿足有關(guān)規(guī)范要求，內(nèi)容要真實、簽署要齊全、深度要符合標(biāo)準(zhǔn)。 （一）內(nèi)容真實 （二）簽署齊全 （三）深度符合專業(yè)規(guī)定 一、工程文件內(nèi)容的質(zhì)量要求 工程檔案的質(zhì)量主要體二、文件材料的數(shù)量齊全

2、、內(nèi)容完整 構(gòu)成工程檔案的文件材料數(shù)量和內(nèi)容的齊全、完整是指按照基本建設(shè)程序應(yīng)當(dāng)產(chǎn)生的文件一定要齊全，而每一份文件的內(nèi)容、形式、規(guī)格均應(yīng)完整。 工程文件種類、數(shù)量齊全 1）文件材料.要注意種類的完整和數(shù)量的齊全。 2）竣工圖。建設(shè)工程竣工圖包括綜合圖和專業(yè)圖兩部分。 工程文件格式、內(nèi)容完整 對于一份文件、對于一個表格、對于一張竣工圖、對于一幅照片、對于一盤錄像（音）帶（盤）均應(yīng)檢查其格式、內(nèi)容是否完整。 二、文件材料的數(shù)量齊全、內(nèi)容完整 構(gòu)成工程檔案的三、工程檔案系列化 工程文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是工程檔案系列化的基礎(chǔ)。 （一）文件名稱的規(guī)范化 工程文件的名稱應(yīng)當(dāng)反映出文件的內(nèi)容和性質(zhì)，盡量采用

3、工程建設(shè)實踐中習(xí)慣用的名字。 （二）文件形式的標(biāo)準(zhǔn)化 各種文件材料的格式、表格的形式、竣工圖的編繪等，均力爭實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，既能正確全面地表述其內(nèi)容，又能簡單明了，易于操作。 （三）工程檔案的系列化 工程檔案是由形成單位產(chǎn)生的工程文件匯集整理立卷而成。 三、工程檔案系列化 工程文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是工工程文件材質(zhì)的質(zhì)量要求 工程文件材質(zhì)的質(zhì)量要求 一、紙質(zhì)文件的材質(zhì)要求 （一）紙張材料 紙質(zhì)文件的材質(zhì)應(yīng)符合強度要求，宜采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙強。（二）書寫材料 1、原件的書寫、繪圖和簽字要采用耐久性強的書寫材料。 2、復(fù)印件和復(fù)寫件要采用不易褪色的復(fù)印墨粉。 3、計算機輸出件視同原件

4、。 4、傳真件視同復(fù)印件。 5、竣工圖紙一般采用藍(lán)曬圖（重氮鹽圖），視同原件。 一、紙質(zhì)文件的材質(zhì)要求 （一）紙張材料（三）紙張規(guī)格 1、工程文件應(yīng)使用國家規(guī)定的公文用紙。工程文件用紙幅面尺寸：A4（297mm210mm）幅面。 2、工程圖紙的幅面應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 （三）紙張規(guī)格二、膠片、光盤、磁帶的材質(zhì)要求 記錄聲像和影像的材料為膠片、磁帶、光盤等介質(zhì)，對于光盤目前工程檔案一般使用一次性寫入光盤。 二、膠片、光盤、磁帶的材質(zhì)要求 記錄聲像和影像的三、模型、實物的材質(zhì)要求 制作模型、實物的材料性質(zhì)不同，其耐久性不同，保存年限也不相同。 三、模型、實物的材質(zhì)要求 制作模型、實物的材料性工程文

5、件外觀的質(zhì)量要求 工程文件外觀應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，這是對文件外觀質(zhì)量提出的應(yīng)達到的標(biāo)準(zhǔn)。 一、字跡清楚 二、圖樣清晰 三、圖表整潔 四、簽字蓋章手續(xù)完備 工程文件外觀的質(zhì)量要求 工程文件外觀應(yīng)字跡清楚、電子工程檔案的要求 工程文件宜采用計算機進行整理，形成電子文件，電子文件按檔案歸檔立卷原則予以整理、組卷、便形成電子工程檔案。 電子工程文件的歸檔要求 電子工程文件形成后，把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。應(yīng)對歸檔文件的內(nèi)容、歸檔時間、歸檔份數(shù)等提出要求。 電子工程檔案的要求 工程文件宜采用計算機進行整理（一）歸檔文件歸檔文件包括文字、圖形、聲像、多媒

6、體等材料。（二）歸檔的補助文件歸檔的補助文件是指元數(shù)據(jù)和背景信息。（三）歸檔文件的性質(zhì)歸檔的電子文件應(yīng)保證其真實性、完整性和有效性。（四）歸檔時間竣工驗收后3個月內(nèi)。（五）歸檔份數(shù)電子工程檔案歸檔或移交最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查閱。（六）歸檔要求電子工程檔案要達到符合歸檔條件，并按檔案管理要求將其存儲到符合要求的脫機載體上。電子工程檔案的管理與紙質(zhì)工程檔案的管理程序基本一致，遵循著收集、整理、保管、鑒定、利用的模式。 （一）歸檔文件工程檔案立卷整理 組卷原則：遵循形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系。成套、系統(tǒng)，便于保管利用。工程檔案立卷整理 工程建設(shè)一般程序工程準(zhǔn)備階段監(jiān)理階段施工階段編制竣

7、工圖竣工驗收階段工程建設(shè)一般程序工程準(zhǔn)備階段工程準(zhǔn)備階段文件1、立項文件2、建設(shè)用地、征地、拆遷文件3、勘察、測繪、設(shè)計文件4、招投標(biāo)文件5、開工審批文件、6、財務(wù)文件7、建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人工程準(zhǔn)備階段文件1、立項文件監(jiān)理文件1、監(jiān)理規(guī)劃2、質(zhì)量控制3、進度控制4、造價控制5、分保資質(zhì)6、全同及其他事項管理監(jiān)理文件1、監(jiān)理規(guī)劃施工階段文件（一）以土建與結(jié)構(gòu)為例1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件（施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、施工日志等）2、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備（工程定位測量、環(huán)保、安全措施等）3、地基處理4、工程圖紙變更5、施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明施工階段文件（一）以土建與結(jié)構(gòu)為例6、施工試驗記錄

8、7、隱蔽工程檢查記錄8、施工記錄9、工程質(zhì)量事故處理記錄6、施工試驗記錄電氣、給排水、消防、暖通等程序基本同上電氣、給排水、消防、暖通等程序基本同上室外工程1、室外安裝（雨污水、熱力、燃?xì)?、電力照明等?、室外建筑環(huán)境（建筑小品、園林綠化等）室外工程1、室外安裝（雨污水、熱力、燃?xì)?、電力照明等）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程程序基本同上（略）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程程序基本同上（略）竣工圖（以建筑工程為例）1、綜合圖（總平面布置圖、室外專業(yè)圖給排水、管網(wǎng)線等）2、專業(yè)竣工圖（建筑、結(jié)構(gòu)、裝修、消防、暖通等）竣工圖（以建筑工程為例）竣工驗收文件1、工程竣工總結(jié)2、竣工驗收記錄3、財務(wù)文件（決算、交付使用財產(chǎn)表）4、聲

9、像、電子檔案竣工驗收文件1、工程竣工總結(jié)（一）工程準(zhǔn)備階段文件立卷 工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。 1、按建設(shè)程序 工程準(zhǔn)備階段文件依次劃分為提出項目建議書、可行性研究、工程規(guī)劃設(shè)計、 工程計劃安排、開工審批等項，其文件是按建設(shè)程序各階段工作順序形成的。 可以歸納為：提出項目建議書可行性研究工程規(guī)劃設(shè)計工程計劃安排開工審批. （一）工程準(zhǔn)備階段文件立卷 工程準(zhǔn)備階段文件可按2、按專業(yè) 按專業(yè)劃分工程準(zhǔn)備階段文件，有四個問題需要明確。 （1）土地文件：土地規(guī)劃、審批、拆遷、發(fā)國有土地使用證等一系列工作中形成的同一專業(yè)性質(zhì)的文件。 （2）財務(wù)文件：按專業(yè)集中匯集、整理、立卷。

10、 （3）招投標(biāo)文件：應(yīng)單獨劃為一項。 （4）建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)負(fù)責(zé)人：參加建設(shè)的單位和人員變化情況。 2、按專業(yè)3、按形成單位：一種是將同一類文件按形成單位分開立卷。另一種是將幾類文件按形成單位合起來立卷。4、綜合上述按建設(shè)程序、按專業(yè)、按形成單位立卷的分析，可將工程準(zhǔn)備階段文件分成七大類。即：（1）工程立項文件；（2）土地（建設(shè)用地征地拆遷）文件；（3）規(guī)劃設(shè)計（勘察、測繪、設(shè)計）文件；（4）招投標(biāo)文件（5）開工審批文件（6）財務(wù)文件；（7）建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人。 3、按形成單位：一種是將同一類文件按形成單位分開立卷。另一種（二）監(jiān)理文件立卷 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、

11、階段等立卷。 1、按單位工程立卷 2、按分部工程立卷 3、按專業(yè)立卷 4、按階段立卷 5、監(jiān)理文件立卷順序 （二）監(jiān)理文件立卷 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工（三）施工文件立卷 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等立卷。 1、按單位工程立卷 施工文件應(yīng)遵守工程檔案的立卷原則，按單位工程整理立卷。 2、按分部工程立卷 在工程施工過程中，分部工程是獨立組織施工的基本單位，因此施工文件按分部工程整理立卷是普遍適用的。 3、按專業(yè)立卷 施工文件能按專業(yè)分開施工的，就應(yīng)按專業(yè)整理立卷。 4、按階段立卷 工程施工過程根據(jù)施工性質(zhì)和時間可分成若干階段，分階段收集整理施工文件，完成立卷工作是符合立卷原則

12、和施工進度要求的。 5、施工文件立卷 施工文件立卷，首先按分部工程劃分，其次在分部工程中分專業(yè)（系統(tǒng)），最后每一個專業(yè)（系統(tǒng)）按階段整理立卷。 （三）施工文件立卷 施工文件可按單位工程、分部工（四）竣工驗收文件立卷 竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)立卷。 1、按單位工程立卷 按單位工程整理立卷是工程檔案立卷的基本原則，竣工驗收文件立卷也不例外。 2、按專業(yè)立卷 單位工程中每一個專業(yè)（或分部）工程施工完成后，應(yīng)進行本專業(yè)（分部）工程的竣工驗收，形成本專業(yè)（或分部）的工程驗收文件。 （四）竣工驗收文件立卷 竣工驗收文件按單位工程、 3、竣工驗收文件立卷 竣工驗收文件一般有三部分：第一部分為竣工驗收時的

13、記錄文件，包括工程竣工驗收時的竣工驗收報告、證明書和工程質(zhì)量竣工驗收記錄等；第二部分是竣工驗收備案材料，包括竣工驗收備案表及各種驗收文件、專項驗收認(rèn)可文件等；第三部分為有關(guān)財務(wù)竣工文件，有工程交付使用財產(chǎn)清單、工程決算等材料。 3、竣工驗收文件立卷（五）竣工圖立卷 竣工圖應(yīng)按單位工程、專業(yè)等立卷 1、按單位工程立卷 竣工圖的立卷應(yīng)遵守工程檔案按單位工程整理立卷的原則。 2、按專業(yè)立卷 竣工圖組卷采用的最基本的方法是按專業(yè)進行。 3、竣工圖立卷 建設(shè)項目竣工圖，以建筑安裝工程為例，一般分成二部分，一是綜合竣工圖部分，二是專業(yè)竣工圖部分。 綜合竣工圖指的是建設(shè)項目平面圖及豎向布置圖，室外管網(wǎng)綜合圖

14、和電氣（電力、電訊、電視等系統(tǒng)）綜合圖，以及室外各專業(yè)圖紙。 專業(yè)竣工圖是指建設(shè)項目各專業(yè)圖紙，如公用建筑工程竣工圖為建筑、結(jié)構(gòu)、給水排水、電氣、智能化等專業(yè)圖紙。 （五）竣工圖立卷 竣工圖應(yīng)按單位工程、專業(yè)等立卷立卷要求 對工程檔案立卷的要求，主要有兩點：一是對工程文件實施質(zhì)量檢查的要求，二是對案卷內(nèi)文件合理組織的要求。 立卷要求 對工程檔案立卷的要求，主要有兩點：一是一、對工程文件實施檢查的要求 工程文件的檢查主要是對組成工程檔案的文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況的檢查，因此，在組卷前，要提出對工程文件內(nèi)容、形式、材質(zhì)的質(zhì)量實施檢查的要求。 （一）檢查工程文件是立卷人員的職責(zé) （二）逐一檢查工

15、程檔案案卷內(nèi)容 立卷的工作人員應(yīng)對工程檔案室的工程文件的種類、數(shù)量、內(nèi)容、材質(zhì)等按有關(guān)規(guī)范規(guī)定進行嚴(yán)格檢查。 一、對工程文件實施檢查的要求 工程文件的檢查主要二、對案卷內(nèi)文件的組織要求 工程檔案卷內(nèi)文字材料按事項、專業(yè)順序排列，圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。 二、對案卷內(nèi)文件的組織要求 工程檔案卷內(nèi)文字材料（一）卷內(nèi)文件的排列 1、文件排列 工程檔案卷內(nèi)文字材料的排列應(yīng)按事項、按專業(yè)劃分，并確定排列順序。 2、竣工圖的排列 竣工圖應(yīng)按專業(yè)分開，按圖號順序排列。 3、文字材料和圖紙混裝時的排列 即有文字材料，又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 4、案卷的排列 組成工程檔案的案卷

16、，其卷內(nèi)構(gòu)成排列順序為：內(nèi)封面、目錄、文字（圖紙）材料、備考表和封底。 （一）卷內(nèi)文件的排列 1、文件排列（二）分卷與合卷 1、分卷 分卷就是一個專業(yè)的文件或圖紙由于數(shù)量多，分成二卷或二卷以上組卷。 2、合卷 合卷就是不同形式，不同專業(yè)的文件和圖紙合并成一卷。 （二）分卷與合卷 1、分卷案卷編目 案卷的編目是指卷內(nèi)文件的頁號、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷脊背的編制規(guī)定和要求。 案卷編目 案卷的編目是指卷內(nèi)文件的頁號、案卷封面一、編制卷內(nèi)文件頁號 頁號是卷內(nèi)文件所在位置的標(biāo)記 （一）頁面編號 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編寫頁號，頁號從“1”開始。 （二）頁號編寫位置 卷內(nèi)

17、文件頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。 （三）成套圖紙和印刷成冊的工程文件頁號的編寫 成套的圖紙和印刷成冊的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。 一、編制卷內(nèi)文件頁號 頁號是卷內(nèi)文件所在位置的標(biāo)二、編制卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄為登記卷內(nèi)文件題名及其他特征，并固定文件次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。 （一）序號：是以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。 （二）責(zé)任者：責(zé)任者填寫文件的直接形成單位或個人，有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用等代替。 （三）文件編號：應(yīng)填寫工程文件原有的文號或圖號。 （四）文件題名：

18、填寫文件標(biāo)題的全稱。 （五）日期：文件的形成日期?？⒐D，填寫本級竣工圖形成日期，即竣工圖章（標(biāo)）上的日期。 （六）頁次：頁次填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。 二、編制卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄為登記卷內(nèi)文件題名及其三、編制卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀態(tài)的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。 三、編制卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表是卷內(nèi)文件狀態(tài)的記四、編制案卷封面 案卷封面是本案卷名稱和案卷內(nèi)容有關(guān)事項的說明，以及保存單位特征項的標(biāo)注。 （一）案卷封面的形式 （二）案卷封面的內(nèi)容（檔號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級等） （三）檔號的填寫：全宗號、分類號、（項目代號、目錄號）案卷號組成（四）案卷題名：案卷題名是本案卷的名稱，案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，工程檔案案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、文件類型名稱等。 四、編制