1、運(yùn)營管理工作手冊目錄一基 礎(chǔ) 篇21.原則22.指導(dǎo)思想23.工作分類24.產(chǎn)品編碼、批次號、序列號在物流環(huán)節(jié)中的重要性25.系統(tǒng)的主要基礎(chǔ)設(shè)置26.基本信息維護(hù)分工3二銷售業(yè)務(wù)31.流程32.操作33.輔助業(yè)務(wù)44.單據(jù)存檔55.報表5三采購業(yè)務(wù)61.流程62.操作63.輔助業(yè)務(wù)64.單據(jù)75.報表7四存貨管理71.貨物的常規(guī)出入72.門店物流73.貨物調(diào)撥84.借貨95.盤點(diǎn)及其差異的處理96.單據(jù)107.報表10五貨運(yùn)的管理101.承運(yùn)商的管理102.發(fā)貨管理10六資金管理101、付款112、收款113、收支兩條線11七門店業(yè)務(wù)的管理（待補(bǔ)充）11八單據(jù)匯總11九附件一：編號規(guī)則13十附

2、件二：采購業(yè)務(wù)流程14八、附件三：銷售業(yè)務(wù)流程15一基礎(chǔ)篇原則從三方位全面關(guān)注業(yè)務(wù)。三方位：物流、資金流、信息流2. 指導(dǎo)思想分門別類、對號入座; 流程化、系統(tǒng)化思維; 及時處理工作分類1） 按內(nèi)容分：商務(wù)：采購商務(wù)、銷售商務(wù)物流：存貨管理、貨運(yùn)管理財(cái)務(wù)：資金管理、帳務(wù)管理2） 按業(yè)務(wù)流程分銷售及應(yīng)收業(yè)務(wù)、采購及應(yīng)付業(yè)務(wù)、費(fèi)用業(yè)務(wù)、輔助業(yè)務(wù)產(chǎn)品編碼、批次號、序列號在物流環(huán)節(jié)中的重要性產(chǎn)品編碼：某種產(chǎn)品的唯一身份證號。在物流各環(huán)節(jié)，只有確認(rèn)產(chǎn)品編碼一致，才能確認(rèn)產(chǎn)品的一致性。只有產(chǎn)品編碼保持一致，才能保證采購訂單、入庫、存貨、銷售訂單、出庫各環(huán)節(jié)所采、所供、所退、所存貨物的一致性。批次號其產(chǎn)品出

3、庫的時間。主要用于生產(chǎn)廠家，確認(rèn)保修保質(zhì)期。序列號：其個產(chǎn)品的唯一身份證號。在物流各環(huán)節(jié)，只有產(chǎn)品序列號得到了確認(rèn)，才能確認(rèn)產(chǎn)品的獨(dú)一無二。主要用于退換貨及維修等環(huán)節(jié)中，對產(chǎn)品來源的確認(rèn)。若代理或客戶退回的貨物與我們供出貨物序列號不一致，就可確認(rèn)所退貨物不是我方所供。序列號可在采購到貨后采集備案。5. 系統(tǒng)的主要基礎(chǔ)設(shè)置倉庫設(shè)置：實(shí)際的物理倉庫：中心庫通過五個倉庫的設(shè)置來完成不同狀態(tài)貨物的分帳管理。） . 景泰倉：新貨ii ） . 舊貨倉：舊貨iii ） . 壞貨倉：壞貨ii. 分庫 -門店庫i ） . XXXXii ） . Xxxiii ） . xxb)虛擬倉庫：i. 直發(fā)客戶倉： 用于廠家

4、直發(fā)我方客戶時的虛擬物流處理，的體現(xiàn)以達(dá)到進(jìn)銷信息固定資產(chǎn)待領(lǐng)倉： 為期初上線數(shù)據(jù)處理而設(shè)。 存貨轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)時未及時辦理帳務(wù)處理，屬待處理臨時使用的非真實(shí)倉庫鋪貨倉庫 -宏力借出庫：庫存商品借出給相關(guān)企業(yè)返修庫：庫存商品返廠商維修不允許負(fù)庫存數(shù)出庫不允許零值出入庫，以贈送單和獲贈單來實(shí)現(xiàn)零值的出入?；拘畔⒕S護(hù)分工規(guī)則會計(jì)部門職員地區(qū)供應(yīng)客戶倉庫商品品牌項(xiàng)目會計(jì)設(shè)置期間商科目財(cái)務(wù)組YY系統(tǒng)組YYYYYYYYYY二 銷售業(yè)務(wù)1. 流程詳見附件三2. 操作發(fā)貨審核訂單的售價及信用審批生效依生效定單錄入 “銷售訂單” 對于紙質(zhì)訂單， 將產(chǎn)生的訂單號反寫至訂單上創(chuàng)建“銷售單”編制銷售出庫單、發(fā)貨簽收單

5、傳單據(jù)給物流欠款發(fā)貨時注意銷售單應(yīng)結(jié)清日期的錄入， 以方便統(tǒng)計(jì)控制應(yīng)收款的到期情況收款依收款憑據(jù)錄入 “收款單” 收款匹配銷售單， 視付款信息或手動或自動分配至銷售單貨款管理：跟催付款憑證、跟催貨款、跟催發(fā)貨單的簽收返回編號規(guī)則： 詳見附件一輔助業(yè)務(wù)銷售返利的管理產(chǎn)生銷售政策出臺的同時出臺對應(yīng)的銷售返利政策政策應(yīng)包括如下內(nèi)容：與銷售業(yè)績的關(guān)系與應(yīng)收的關(guān)系與銷售退貨的關(guān)系返利執(zhí)行的原則依政策按實(shí)際銷售情況計(jì)算具體的返利數(shù)額，并與相關(guān)代理核對， 書面確認(rèn)上述事項(xiàng)應(yīng)按公司審批政策報批方能生效，生效后備案至商務(wù)執(zhí)行兩種形式：沖歷史應(yīng)收扣減下次訂貨貨款，其中，返利是一次性全沖還是按貨款比例使用注：一般情

6、況下不建議采用沖歷史應(yīng)收的形式，若沖則按欠款發(fā)貨的審批要求辦理審批系統(tǒng)中操作依上述形式或應(yīng)收調(diào)減或直接在銷售訂單金額上體現(xiàn)備案執(zhí)行返利需有代理的書面確認(rèn)一次執(zhí)行不完的返利要記錄各次返利實(shí)施：日期、金額及余額。銷售退換貨：發(fā)生原因：因各種原因收到客戶或代理退回的銷售貨物操作流程及要求：退貨驗(yàn)貨（序列號、狀態(tài)）報批依指令錄入“銷售退貨單” （摘要中錄入退貨原因、 審批人及驗(yàn)貨情況） 打印銷售退貨檢驗(yàn)入庫單 （根據(jù)貨物情況進(jìn)不同倉庫）單據(jù)移交庫房出新貨同銷售業(yè)務(wù)操作注：對于銷售退貨 ，做完退貨后， 不再出新貨。同時要視客戶付款情況辦理相應(yīng)的退貨退發(fā)票手續(xù)。應(yīng)收帳款的管理應(yīng)收款帳期（應(yīng)結(jié)清日期）應(yīng)收責(zé)

7、任人客戶往來帳的核對：月底理往來對帳，月初與代理對帳應(yīng)收款統(tǒng)計(jì)表：客戶、金額、催收責(zé)任人、應(yīng)結(jié)清日期、超期情況帳齡分析超期應(yīng)收需指明重點(diǎn)跟催責(zé)任人，并定期通報催收進(jìn)展無法確認(rèn)到款的處理建立虛擬客戶 -待確認(rèn)付款單位按此客戶錄入到款待核查清楚后，紅沖后重新錄入單據(jù)存檔）訂單及發(fā)貨單存放按單號順序與相對應(yīng)的銷售出庫單一起存放每月裝訂一次，每月的銷售訂單統(tǒng)計(jì)表要打印出來裝訂在第一冊第一頁一個訂單的組成：訂單、收款憑據(jù)、發(fā)貨簽收單（對于欠款放貨有客戶或承運(yùn)商簽字尤其重要） 。對自提客戶無需打印發(fā)貨單， 但一定要讓客戶在領(lǐng)取出庫單時，在出庫單上簽字。）銷售出庫單存根存放對于客戶自提的，需在單據(jù)上簽字出庫

8、單號要連續(xù)，聯(lián)數(shù)齊全方能作廢，作廢需留存序號所在位置按月裝訂成冊，封面需注明出庫起止日期及單據(jù)起止號報表1） 形式：銷售及應(yīng)收日報、周報、月報2） 內(nèi)容：數(shù)量、型號、金額、應(yīng)收到期提醒、超期天數(shù)、超期原因3） 分析：上述內(nèi)容在地區(qū)、縣、代理商的分布；在產(chǎn)品型號的分布；實(shí)際完成情況與同方所給任務(wù)的比較與時間的比較。三 采購業(yè)務(wù)1. 流程詳見附件二2. 操作采貨及貨款支付按指令在廠商系統(tǒng)中下單打印采購定單對打印采購單編號審批簽字生效辦理付款手續(xù)依生效定單錄入“進(jìn)貨訂單” ，并將廠商訂單號錄至摘要中。跟進(jìn)將到貨通知， 了解具體到貨情況創(chuàng)建 “進(jìn)貨單” 打印采購檢驗(yàn)入庫單傳單據(jù)給庫房庫房驗(yàn)貨物外觀，并

9、記錄依入庫單辦理入庫核對并轉(zhuǎn)換廠商到貨產(chǎn)品編碼與采購訂單上產(chǎn)品編碼依付款憑據(jù)錄入“付款單”付款匹配進(jìn)貨單廠商貨運(yùn)管理：跟蹤廠商發(fā)貨、及時通知庫房做接貨準(zhǔn)備欠款訂貨時注意進(jìn)貨單應(yīng)結(jié)清日期的錄入，以方便統(tǒng)計(jì)應(yīng)付帳款的到期情況編號規(guī)則詳見附件一輔助業(yè)務(wù)采購?fù)素洠涸颍焊鶕?jù)具體情況將采購來的產(chǎn)品退回供應(yīng)商操作流程及要求：退廠商并跟催廠商換貨退貨款 沖應(yīng)付采購返利的管理采購返利的計(jì)算返利的使用記錄及返利余額備案操作流程：i.依憑證錄入應(yīng)付調(diào)減單，借方科目，其它業(yè)務(wù)收入-采購返利與采購單匹配4. 單據(jù)訂單存放按月分夾存放，每夾前附一當(dāng)月采購訂單統(tǒng)計(jì)表按單號順序存放一個訂單的組成：訂單付款憑證-到貨簽收一個

10、月裝訂一冊，視情況及時裝訂2） 采購入庫單存根存放入庫單號要連續(xù)，聯(lián)數(shù)齊全方能作廢，作廢需留存序號所在地視情況裝訂成冊后，封面需注明入庫起止日期及單據(jù)起止號報表采購定單統(tǒng)計(jì)表四 存貨管理基本要求：帳實(shí)相符，安全管理貨物的常規(guī)出入采購進(jìn)貨依廠商的到貨簽收單，清點(diǎn)數(shù)量、型號，驗(yàn)明狀態(tài)后，暫存庫房通知采購辦理入庫單核對入庫單與實(shí)物入庫的匹配在系統(tǒng)中做倉庫入庫確認(rèn)銷售出貨依銷售出庫單辦理出庫：核對發(fā)貨數(shù)量、型號，交承運(yùn)在系統(tǒng)中做倉庫出庫確認(rèn)門店物流門店樣機(jī)門店經(jīng)理與物流經(jīng)理共同擬定門店樣機(jī)備貨量按備貨量辦理調(diào)撥手續(xù)確保樣機(jī)及其包裝保存完好定期更新調(diào)撥樣機(jī)至中心庫，確保先進(jìn)先出的銷售出貨門店銷售：物流按

11、門店要求將貨物送至門店門店收貨人簽收后，辦理門店銷售手續(xù)依門店銷售手續(xù)到總部補(bǔ)辦正式的銷售出貨門店貨物的退回是樣機(jī)，辦理樣機(jī)的調(diào)撥回庫手續(xù)。是銷售提貨的，辦理銷售退貨。退貨均需驗(yàn)貨貨物調(diào)撥貨物在發(fā)生轉(zhuǎn)移時，銷售要約并未真實(shí)產(chǎn)生門店樣機(jī)詳見門店物流管理銷售鋪貨依審批通過的鋪貨訂單辦理貨物調(diào)撥， 銷售實(shí)現(xiàn)時轉(zhuǎn)走銷售流程， 從鋪貨倉庫出貨。貨物狀態(tài)調(diào)整貨物因壞損而發(fā)生狀態(tài)調(diào)整時需將貨物從倉調(diào)撥至倉貨物因壞損的狀態(tài)調(diào)整。若調(diào)往舊或壞倉，需辦理損失審批對于調(diào)往壞舊的，原因及審批人錄入到摘要中固定資產(chǎn)領(lǐng)用領(lǐng)用庫存商品用于辦公,而財(cái)務(wù)又不能及時做帳務(wù)處理時,用此操作 .對于能及時做帳務(wù)處理的,應(yīng)用出庫核算單

12、來完成.操作流程依指令錄入“同價調(diào)撥單”打印貨物調(diào)撥單交庫房借貨分銷商間臨時缺貨的拆借，日后再以同型號形式的貨物還回。） 我方借他方的貨借：辦理入庫單核算，業(yè)務(wù)類型選借他方貨物，打印入庫核算單交庫房還：辦理出庫單核算，業(yè)務(wù)類型選還他方貨物，打印出庫核算單交庫房轉(zhuǎn)采購：先辦虛擬還回手續(xù)，再辦以供貨方為供應(yīng)商的采購手續(xù)。注：轉(zhuǎn)采購時，需按采購審批要求進(jìn)行審批，方能采購。） 他方借我方的貨設(shè)立借出貨倉庫借：辦理同價調(diào)撥單，從正式庫往借出庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房出貨還：辦理同價調(diào)撥單，從借出庫往正式庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房入貨轉(zhuǎn)銷售：錄入銷售訂單，銷售單從借出庫直接出庫。注：他方借我方貨物，按欠款發(fā)貨的要

13、求辦理審批。注：上述兩種操作中，摘要中錄入出入原因，并注意出入時應(yīng)借應(yīng)還日期借物的跟催及還回貨物的檢驗(yàn)返廠商維修設(shè)立返修庫返廠商：辦理同價調(diào)撥單，從正式庫往返修庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房出貨廠商返回：辦理同價調(diào)撥單，從返修庫往正式庫調(diào)。打印調(diào)撥單交庫房入貨6.盤點(diǎn)及其差異的處理1）盤點(diǎn)制度：日盤：當(dāng)天發(fā)生過進(jìn)出的產(chǎn)品周盤：全面盤點(diǎn)月盤：財(cái)務(wù)與庫房共同盤點(diǎn)2）差異處理：報損報溢均需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方能辦理。報損：帳面數(shù)量多于實(shí)盤數(shù)時，調(diào)減帳面數(shù)量報溢：帳面數(shù)量少于實(shí)盤數(shù)時，調(diào)增帳面數(shù)量操作流程及要求：依指令錄入報損或報溢單( 摘要處錄入報損報溢原因，及審批人 )打印報損單或報溢單補(bǔ)審批手續(xù)。注：上述

14、業(yè)務(wù)中，系統(tǒng)中的經(jīng)辦人均視為業(yè)務(wù)發(fā)生的申請人， 單據(jù)均需編號。 編號規(guī)則詳見附件一單據(jù)按單據(jù)類型，分類順序存放報表各種存貨非正常情況報表舊貨，壞貨統(tǒng)計(jì)表：型號、數(shù)量、金額及舊或壞損原因報損報溢統(tǒng)計(jì)表：型號、數(shù)量、金額及損溢原因借貨統(tǒng)計(jì)表：該還的借他方貨物，該收回的借出貨物存貨帳齡分析表五 貨運(yùn)的管理承運(yùn)商的管理承運(yùn)協(xié)議的簽定承運(yùn)商的評價發(fā)貨管理欠款發(fā)貨 -由信用管理來控制，應(yīng)收管理來補(bǔ)充電話通知發(fā)貨 -通過對承運(yùn)商送貨上門的時間點(diǎn)控制來實(shí)現(xiàn)欠款出貨，到款給貨的目的，則貨運(yùn)管理環(huán)節(jié)來控制發(fā)貨簽收單在欠款發(fā)貨中的重要性六 資金管理基本原則：帳實(shí)相符，規(guī)則有序1)出納負(fù)責(zé)銀行及現(xiàn)金日記帳的記錄， 確

15、保實(shí)際存款余額與帳目一致， 有差異及時查找解決。收付款、款項(xiàng)調(diào)撥業(yè)務(wù)均需會計(jì)審核方能辦理。1、付款流程：事由報批審批后生效會計(jì)審核系統(tǒng)賬務(wù)處理出納付款操作申請人完整填寫請款單 ，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批審批人審核事由會計(jì)審核付款有效性并編制憑證出納依憑證支付相關(guān)款項(xiàng)款項(xiàng)申請人辦完相關(guān)業(yè)務(wù)后， 應(yīng)及時取得相關(guān)發(fā)票、 單據(jù)報銷、 還回借款余額注：對于榮智代管業(yè)務(wù)，應(yīng)返回榮智的相關(guān)憑單為準(zhǔn)確反映經(jīng)營情況，請申請人及時報銷，欠款不清，后款不借依費(fèi)用發(fā)票請款的， 無需辦理請款單， 直接填寫報銷單， 辦理報銷支款手續(xù)即可。店員費(fèi)用在系統(tǒng)中全部按“一般費(fèi)用”處理2、收款流程：出納收款提交收款憑據(jù)銷售商務(wù)錄入收款單會計(jì)

16、審核操作出納開出到款收據(jù)商務(wù)依收據(jù)錄收款單3、收支兩條線每天收到的貨款必須當(dāng)日存交銀行，不允許坐支七 門店業(yè)務(wù)的管理（待補(bǔ)充）1、 店面及店員管理2、 存貨管理3、 銷售管理4、 贈品管理八 單據(jù)匯總業(yè)務(wù)類型功能界面序號單據(jù)名稱用途采購進(jìn)貨單1采購入庫單采購入庫憑證進(jìn)貨退貨單2進(jìn)貨退貨單退貨給供應(yīng)商的出庫憑證銷售銷售單3銷售出庫單銷售出庫憑證4發(fā)貨簽收單銷售發(fā)貨憑證銷售退貨單5銷售退貨檢驗(yàn)入庫單銷售退貨入庫憑證存貨同價調(diào)撥單6調(diào)撥單向賣點(diǎn)鋪貨或貨物狀態(tài)調(diào)整報損、報溢單78報損、報溢單盤點(diǎn)差異處理入庫核算單9入庫核算單借物的借回，還回出庫核算單10出庫核算單借物的借出，借來的退出，固定資產(chǎn)或耗材

17、的自用調(diào)價單11調(diào)價單成本差異的調(diào)整獲贈單、贈送單暫不啟用。直接用“ 0”值進(jìn)貨或銷售來實(shí)現(xiàn)九 附件一：編號規(guī)則原則：自動編號，摘要做補(bǔ)充。規(guī)則：一種單據(jù)連續(xù)編號，每月編號遞增樣式：單據(jù)前綴-YY-MM-DD-0000特殊情況：采購訂單手工編號，使用廠商電子商務(wù)系統(tǒng)中的編號。單 據(jù)銷售訂單銷 售 出銷售退貨采購訂單采購檢驗(yàn)采購?fù)素涁浳镎{(diào)撥盤點(diǎn)報損盤點(diǎn)報溢收款單付款名稱庫單檢驗(yàn)入庫入庫單出庫單單單單單單補(bǔ) 數(shù) 四位“客戶代碼”據(jù) 時 八位“年月出的 規(guī) 庫日”兩位“當(dāng)則月順序號”自 動 生銷售訂單廠商系統(tǒng)自動生成采購訂單自動產(chǎn)生自動產(chǎn)生自動產(chǎn)生自動產(chǎn)生自動成編號產(chǎn)生編號編號產(chǎn)生十 附件二：采購業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)流程主流程編制編制商采購及付款申請單訂貨應(yīng)付款申請單務(wù)Y審編制進(jìn)貨計(jì)劃批審批審批下達(dá)人進(jìn)貨指令YY物流財(cái)支付